2 méthodes pour retarder l'envoi d'une invitation à une réunion dans Outlook

De nombreux utilisateurs souhaitent programmer l'envoi d'une invitation à une réunion à un autre moment précis au lieu de maintenant. Mais Outlook n'a pas une telle fonctionnalité directe. Dans cet article, nous vous présenterons 2 méthodes pour vous aider à y parvenir.

Comme vous le savez, Outlook dispose de la fonctionnalité "Retarder la livraison" pour les e-mails. Comme le montre la capture d'écran suivante, il vous permet de programmer l'envoi d'un e-mail à l'heure souhaitée au lieu de maintenant.

Dans cette situation, de nombreux utilisateurs espèrent retarder l'envoi d'une invitation à une réunion. Cependant, malheureusement, Outlook n'a pas de fonctionnalité directe pour le prendre en charge. Si vous souhaitez programmer l'envoi d'une demande de réunion ultérieurement, vous devez faire des efforts supplémentaires. Voici 2 solutions de contournement pour l'obtenir.

Méthode 1 : Retarder l'envoi d'un e-mail avec une réunion en pièce jointe

1. Tout d'abord, lancez l'application Outlook.
2. Ensuite, accédez au volet "Calendrier" et cliquez sur le bouton "Nouvelle réunion".
3. Ensuite, dans la fenêtre "Nouvelle réunion" ouverte, vous pouvez composer la réunion selon vos besoins, comme l'image ci-dessous.
4. Après cela, vous devez cliquer sur le bouton "Suivant" dans le ruban et sélectionner "Transférer en tant qu'iCalendar" dans la liste déroulante.
5. Immédiatement, un nouvel e-mail apparaîtra et l'élément de la réunion a été inséré en pièce jointe. Vous pouvez maintenant rédiger l'e-mail.
6. Enfin, vous pouvez passer à l'onglet "Options" et cliquer sur le bouton "Retarder la livraison" pour définir une heure spécifique pour l'envoi de l'e-mail.

Lorsque cet e-mail est envoyé à l'heure prévue, les destinataires peuvent double-cliquer sur l'élément de réunion joint pour apporter des réponses, comme la capture d'écran suivante.

Méthode 2 : Retarder l'envoi d'une invitation à une réunion avec Outlook VBA

1. En premier lieu, accédez au volet "Tâches" dans Outlook.
2. Cliquez ensuite sur le bouton "Nouvelle tâche".
3. Ensuite, vous pouvez composer l'élément de tâche selon vos besoins. Mais notez que l'heure de rappel correspondra à l'heure d'envoi de l'invitation à la réunion. Vous devez le régler avec soin.
4. Après l'avoir enregistré, vous devez appuyer sur "Alt + F11" pour ouvrir l'éditeur VBA.
5. Ensuite, ouvrez le projet "ThisOutlookSession" et copiez-y les codes suivants.

Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
    Dim objMeetingInvitation As AppointmentItem
 
    '"Item.subject" should be the same as your task subject
    If (TypeOf Item Is TaskItem) And (Item.Subject = "send meeting") Then
       Set objMeetingInvitation = Outlook.Application.CreateItem(olAppointmentItem)
       'You can compose the meeting as per your needs
       With objMeetingInvitation
            .MeetingStatus = olMeeting
            .Subject = "DataNumen Test Meeting"
            .Start = #3/20/2017 2:00:00 PM#
            .Duration = 60
            .Location = "DataNumen Room 1"
            .Recipients.Add ("anne@datanumen.com ; mark@datanumen.com")
            .Body = "type body here"
            .ReminderSet = True
            .ReminderMinutesBeforeStart = 20
            .Save
            .Send
       End With
       Item.Complete = True
    End If
End Sub

6. Enfin, vous devez signer ce code et définir vos paramètres de macro Outlook sur bas.

Après les 6 étapes ci-dessus, la prochaine fois que le rappel de l'élément de tâche apparaîtra, Outlook enverra automatiquement l'invitation à la réunion que vous avez spécifiée dans les codes. Mais vous devez ignorer le rappel et marquer la tâche comme terminée manuellement.

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