Kuinka käyttää kyselyehtoja MS Accessissa tehokkaasti

Tässä artikkelissa selitetään kyselykriteerien merkitys ja käyttö MS Accessissa ja samalla selitetään oikea tapa käyttää sitä.

Kyselykriteereitä käytetään tiettyjen kohteiden hakemiseen Access-tiedostosta. Käyttäjät käyttävät kyselykriteerejä haettaessa hakuja ja tarkastelemalla tietoja suorittamatta perusteellista hakua tietokannasta. Jos kohde tai tieto vastaa kaikkia käyttäjän antamia ehtoja, se näkyy automaattisesti kyselytuloksissa. Tämä säästää käyttäjän aikaa ja energiaa. Käyttäjät käyttävät kyselyehtoja, kun he haluavat rajoittaa kyselyn tuloksia tietokantakenttien tiettyjen arvojen perusteella.

Kyselykriteerien ominaisuus ja toiminnot

• Query Criteria on Access-lauseke, joka vertaa kyselykentän arvoja sen selvittämiseksi, onko jokaisen arvon sisältävä tietue sisällytettävä vai ei.
• Kyselykriteerien avulla käyttäjät voivat nollata tietyn tiedon Access-tietokannoistaan.
• Tarkempaa kyselyhakua varten käyttäjien tulisi käyttää kyselyssä useita ehtoja. Käyttäjät voivat lisätä kyselyehtoihinsa useita kenttiä tarkentaakseen kyselyä tietyn tietokantaosan kohdalle.
• Jotkut kriteerit ovat monimutkaisia, kun taas jotkut ovat yksinkertaisia, ja ne toimivat vakioiden ja operaattoreiden kautta. Monimutkaiset kriteerit saattavat vaatia käyttäjiä käyttämään erityisiä operaattoreita, toimintoja tai jopa vaatia heitä lisäämään kenttäviittauksia.
• Ehtojen lisäämiseksi kyselyyn käyttäjän on avattava se suunnittelunäkymällä. Suunnittelunäkymän avulla käyttäjät voivat helposti lisätä niin monta kenttää hänen kriteereihinsä ilman vaivaa tai hämmennystä.
• Käyttäjät voivat tunnistaa tietyt kriteerit tarkastelemalla tai analysoimalla kyselyn tulosta.

Vaiheet kyselykriteerien käyttämiseen MS Accessissa

• Vaihe 1: Avaa Access Database -tiedosto, josta haluat noutaa tiedot. Siirry sitten Luo-välilehdelle ja valitse kyselyn suunnittelu.
• Vaihe 2: Siirry nyt Taulukko-valintaikkunaan ja valitse taulukko, jonka tiedot haluat noutaa.
• Vaihe 3: Nyt käyttäjän on luotava kysely lisäämällä joitain kenttiä pito-osioon tietokannastaan. Jos käyttäjä esimerkiksi käyttää CustomerData-taulukkoa, hän voi lisätä maan, Etunimi, Sukunimi ja Sähköposti ruudukkoon.
• Vaihe 4: Kun kysely on luotu, käyttäjän on suoritettava se, mikä luo kyselyn tuloksen automaattisesti.

Jos käyttäjien on haettava tiettyä luokkaa, he voivat hakea sitä lisäämällä hakukohteensa kyselykriteereihin. Esimerkiksi jos käyttäjä haluaa etsiä asiakkaita, jotka asuvat Ranskassa, Isossa-Britanniassa tai Yhdysvalloissa, hän voi tehdä sen lisäämällä nämä maat asiakkaiden kriteeririville. Tämä hakee vain yllä mainittujen kriteerien tiedot.

Käyttäjät voivat myös etsiä useita kenttiä lisäämällä sen ehtoihinsa.

Kyselykriteerit on yksinkertainen tapa, jonka avulla käyttäjät voivat käyttää tietojaan suorittamatta sisäistä hakua. Kyselykriteerit tuottavat tuloksia erityistiedoille. Kysely on kuin suodatin, joka käyttää käyttäjien määrittelemiä tietoja hänen kriteeriensä perusteella. Tämä tarkoittaa, että Query Criterian koko toiminnallisuus riippuu siitä, miten käyttäjä määrittelee hakuehtojensa kriteerit.

Vaikka MS Accessilla on runsaasti ominaisuuksia, se ei toisinaan ole vankkaa. Jos käytät MS Accessia yritystoimintaan, on järkevää sijoittaa Käytä palautussovellusta.

Tekijän esittely:

Vivian Stevens on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien sql-palautus ja Excel-palautusohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com