Yhteystietoryhmän luominen nopeasti kaikista Outlook-yhteystiedoista, joilla on tietty tehtävänimike

Jotta voit kommunikoida helpommin tietyn ammattinimikkeen kontaktien kanssa, sinun kannattaa luoda nopeasti yhteystietoryhmä näistä yhteystiedoista. Nyt tässä artikkelissa jaamme nopean menetelmän kanssasi.

Jos lähetät usein joukkona sähköposteja, tehtäviä tai kokouskutsuja tietyn työnimikkeen omaaville kontakteille, on paljon kätevämpää luoda yhteystietoryhmä heistä. Yleensä tavallisella tavalla sinun on ensin luotava uusi yhteystietoryhmä ja sen jälkeen lisättävä yhteystiedot ryhmään jäseniksi yksitellen. Se on vähän hankalaa. Siksi seuraavassa opetamme sinulle paljon nopeamman tavan saada se.

Luo yhteystietoryhmä kaikista yhteystiedoista, joilla on tietty tehtävänimike

1. Valitse ensin Yhteystiedot-kansiosta yhteystieto, jolla on tietty tehtävänimike.
2. Paina sitten "Alt + F11" päästäksesi Outlook VBA -editoriin.
3. Kopioi seuraavaksi seuraava VBA-koodi tyhjään moduuliin tai projektiin.

Dim objContact As Outlook.ContactItem
Dim strJobTitle As String
Dim objNewGroup As Outlook.DistListItem
Dim objTempMail As Outlook.MailItem

Sub CreateContactGroupfromContactsSameJobTitle()
    Dim objStore As Outlook.Store
    Dim objOutlookFile As Outlook.Folder
    Dim objFolder As Outlook.Folder
 
    Set objContact = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection(1)
    strJobTitle = objContact.JobTitle
 
    Set objNewGroup = Outlook.Application.CreateItem(olDistributionListItem)
    Set objTempMail = Outlook.Application.CreateItem(olMailItem)
 
    'Process all Contacts folders
    For Each objStore In Outlook.Application.Session.Stores
        Set objOutlookFile = objStore.GetRootFolder
        For Each objFolder In objOutlookFile.Folders
            If objFolder.DefaultItemType = olContactItem Then
               Call ProcessContactsFolders(objFolder)
            End If
        Next
    Next
 
    objNewGroup.AddMembers objTempMail.Recipients
    objNewGroup.Display
End Sub

Sub ProcessContactsFolders(ByVal objCurFolder As Outlook.Folder)
    Dim objItem As Object
    Dim objSubfolder As Outlook.Folder
 
    For Each objItem In objCurFolder.Items
        If objItem.Class = olContact Then
           If objItem.JobTitle = strJobTitle Then
              'Add the contact having the specific job title to the new group
              objTempMail.Recipients.Add (objItem.Email1Address)
              objTempMail.Recipients.ResolveAll
           End If
        End If
    Next
 
    'Process all subfolders recursively
    If objCurFolder.Folders.Count > 0 Then
       For Each objSubfolder In objCurFolder.Folders
           Call ProcessContactsFolders(objSubfolder)
       Next
    End If
End Sub

4. Siirrä sen jälkeen kohdistin ensimmäiseen aliohjelmaan.
5. Lopuksi napauta "F5"-näppäintä suorittaaksesi tämän makron.
6. Kun makro on valmis, uusi yhteystietoryhmä tulee näkyviin. Se sisältää kaikki yhteystiedot, joilla on sama tehtävänimike vaiheessa 1 valitulla yhteyshenkilöllä.

Suojaa Outlook-tiedot tehokkaasti

Vaikka Outlook on monipuolinen, se ei voi päästä eroon siitä, että se on haavoittuvainen. Joten jos et halua menettää arvokkaita Outlook-tietojasi, sinun on yritettävä suojata ne. Sinun on esimerkiksi tehtävä varmuuskopiot Outlook-tiedoista säännöllisin väliajoin. Lisäksi, jos edullinen, on suositeltavaa hankkia huippuluokan PST-korjaustyökalu, kuten DataNumen Outlook Repair, joka voi korjaa PST tiedot hetkessä.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien vioittunut sql ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com