Jos haluat viedä vain valitut Outlook-sähköpostit ulkoiseen tiedostoon, "Import and Export" -ominaisuuden käyttäminen on melko hankalaa. Tämä artikkeli opastaa sinua viemään useat valitut sähköpostit nopeasti teksti-, Excel- tai PST-tiedostoon.
Yleensä, kun haluat viedä Outlook-kohteita ulkoiseen tiedostoon, "Tuonti ja vienti" -ominaisuus tulee mieleesi ensisijaisesti. Voit siirtyä "Tiedosto" -valikkoon, etsiä ja napsauttaa "Tuo" -painiketta "Avaa"-välilehdeltä. Sitten uudessa "Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto" -ikkunassa on "Vie tiedostoon" -ominaisuus, joka näkyy seuraavana kuvakaappauksena.
Tämä ominaisuus todellakin auttaa meitä paljon, kun haluamme viedä lukemattomia Outlook-kohteita. Jos kuitenkin haluat viedä vain joitain kohteita, kuten joitain valittuja sähköposteja. Tällaisessa tapauksessa tämän toiminnon käyttäminen on hankalaa monimutkaisten ja työläiden vaiheiden vuoksi. Itse asiassa on suositeltavaa käyttää seuraavia menetelmiä.
Erävienti tekstitiedostoon
- Aluksi valitse useita lähdesähköposteja, jotka haluat viedä.
- Siirry sitten "Tiedosto" -valikkoon ja valitse "Tallenna nimellä".
- Valitse sitten uudessa "Tallenna nimellä" -valintaikkunassa ensin kohde ja määritä sitten tiedostolle nimi ja aseta seuraavaksi "Tallenna nimellä" -asetukseksi "Vain teksti" ja napsauta lopuksi "Tallenna" -painiketta.
- Lopulta voit kääntyä kohdekansioon ja etsiä tekstitiedoston. Avattuasi sen huomaat, että kaikki valitut sähköpostit on sisällytetty yhteen tiedostoon.
Huomautus: Valittujen sähköpostien sisältö ketjutetaan ilman rajoituksia.
Erävienti Excel-tiedostoon
- Aloita valitsemalla kaikki haluamasi sähköpostit.
- Paina sitten "Ctrl + C" -näppäinpainikkeita kopioidaksesi ne.
- Avaa seuraavaksi uusi Excel-tiedosto ja valitse solu, kuten solu A1.
- Paina sen jälkeen "Ctrl + V" liittääksesi aiemmin kopioidut sähköpostit.
- Lopulta voit tallentaa nykyisen Excel-tiedoston tavalliseen tapaan.
Huomautus: Vain postikansion sarakkeet viedään Excel-laskentataulukkoon. Normaalisti sähköpostin runkoa ei viedä.
Erävienti PST-tiedostoon
Tapa 1: Kopioi suoraan PST-tiedostoon
- Aluksi sinun pitäisi näyttää PST-tiedosto postin navigointiruudussa.
- Jos haluat viedä useat valitut sähköpostit uuteen Outlook-tiedostoon, sinun tulee luoda uusi Outlook-datatiedosto valitsemalla "Uudet kohteet" > "Lisää kohteita" > "Outlook-tietotiedosto".
- Tai jos haluat viedä ne olemassa olevaan PST-tiedostoon, avaa se ensin "Tiedosto"> "Avaa" > "Avaa Outlook-datatiedosto".
- Etsi ja valitse sitten kaikki haluamasi sähköpostit, jotka haluat viedä. Napsauta niitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Siirrä" > "Kopioi kansioon".
- Luo seuraavaksi uudessa "Kopioi kohteet" -valintaikkunassa uusi kansio uuden datatiedoston alle ja paina kaksi "OK" viimeistelläksesi kopioinnin.
- Nyt sinulla on PST-tiedosto, joka sisältää haluamasi sähköpostit.
Tapa 2: Arkistoi PST-tiedostoon
- Valitse heti alussa tarvittavat sähköpostit ja napsauta niitä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse sitten hiiren oikeanpuoleisesta valikosta "Siirrä" > "Kopioi kansioon".
- Luo seuraavaksi uudessa "Kopioi kohteet" -valintaikkunassa uusi sähköpostikansio kopioitujen sähköpostien tallentamista varten.
- Kun olet napsauttanut useita "OK", kohteet kopioidaan onnistuneesti.
- Siirry myöhemmin "Tiedosto" -valikkoon, paina "Cleanup Tools" -painiketta ja valitse "Arkisto".
- Valitse "Arkisto"-valintaikkunassa lähdepostikansio, kirjoita "Huomenna" "Arkistoi kohteita vanhemmat kuin:" -kenttään. Napsauta sitten "Selaa" -painiketta valitaksesi PST-tiedoston.
- Kun olet napsauttanut "OK", saat kehotteen. Voit vain valita "Kyllä".
- Lopuksi sähköpostit viedään valittuun PST-tiedostoon kerralla.
Yllä olevien menetelmien vertailu
| Menetelmät | edut | Haitat | |
| Erävienti tekstitiedostoon | Se on helppo käyttää. | Kaikki valittujen sähköpostien tiedot viedään yhteen tekstitiedostoon. Sähköpostit voivat olla hämmentäviä, koska niitä ei ole selkeästi määritelty. | |
| Erävienti Excel-tiedostoon | Se on myös yksinkertaista. | Tällä menetelmällä voidaan purkaa vain sähköpostiluettelo, eikä se voi viedä sähköpostin runkoja. | |
| Erävienti PST-tiedostoon | Menetelmä 1 | Se on paljon helpompi kuin menetelmä 2. | Sinun on ensin luotava uusi Outlook-tiedosto tai avattava olemassa oleva Outlook-tiedosto ja näytettävä ne navigointiruudussa. |
| Menetelmä 2 | Sinun ei tarvitse avata Outlook-tiedostoa etukäteen. | Se on monimutkaisempi ja työllisempi kuin menetelmä 1. | |
Vastaa Outlookin virheisiin
On tunnettua, että Outlook on virhealtis. Siksi sinun tulisi pysyä rauhallisena, kun kohtaat niitä. Vain tasainen pää voi auttaa sinua pääsemään eroon näistä kiusallisista ongelmista. Yleensä voit käynnistää Outlook-sovelluksen uudelleen vikasietotilassa. Jos virhe jatkuu, on hyvin todennäköistä, että kohtaat Outlook PST -virhe. Tässä tilanteessa voit turvautua sisäänrakennettuun korjaustyökaluun, scanpst.exe.
Tekijän esittely:
Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien korjata vioittunut SQL Server tiedosto ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com