Ilmoitusviestin automaattinen lähettäminen, kun tietty tehtävä on suoritettu Outlookissa

Suoritettuaan tehtävän Outlookissa monet käyttäjät saattavat haluta lähettää ilmoitussähköpostin ilmoittaakseen jollekin, kuten esimiehelle. Sähköpostin lähettäminen manuaalisesti on aikaa vievää. Tässä artikkelissa esitellään nopea tapa lähettää tällaiset sähköpostit automaattisesti.

Artikkelista “4 nopeaa tehtävän määrittämistä muille Outlookissa”, Voit tietää, että jos tehtävä on annettu esimiehellesi ja he ovat vaatineet tilaraportin etukäteen, kuten alla oleva kuvakaappaus, he voivat vastaanottaa raporttisähköpostin automaattisesti.

Jos tehtävä on kuitenkin luotu vain itse, Outlook ei koskaan lähetä ilmoitussähköpostia kenellekään, kun merkitset sen valmiiksi. Tässä tapauksessa, jos haluat lähettää ilmoitussähköpostin työstäsi ilmoittamiseksi, sinun on tehtävä se manuaalisesti. Seuraavien VBA-koodien avulla voit kuitenkin antaa Outlookin suorittaa sen automaattisesti.

Lähetä ilmoitusviesti automaattisesti, kun tietty tehtävä on suoritettu

1. Ensin sinun tulisi käynnistää Outlook ja siirtyä "Kehittäjä"-välilehdelle.
2. Etsi sitten ja napsauta “Visual Basic” -painiketta. Uusi "Microsoft Visual Basic for Applications" -ikkuna tulee näkyviin.
3. Sen jälkeen kaksoisnapsauta “ThisOutlookSession” -projektia avataksesi sen ja kopioi sitten seuraavat VBA-koodit siihen.

Public WithEvents olItems As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub

Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
    Dim obApp As Outlook.Application
    Dim olMail As Outlook.MailItem
    Dim Recip As String
 
    'Replace "test" as per your needs
    If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
       'Replace with your desired contact
       Recip = "John Smith"
       If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
          Set obApp = Outlook.Application
          Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
          With olMail
               .To = Recip
               .Subject = "Complete: " & Item.Subject
               .Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
               .ReadReceiptRequested = True
               'To directly send it,use ".Send" instead
               .Display
          End With
       End If
    End If
End Sub

4. Jatka sitten tämän koodin allekirjoittamista ja muuta makroasetukset sallimaan vain digitaalisesti allekirjoitetut makrot.
5. Lopuksi voit poistua nykyisestä ikkunasta ja kokeilla.

• Kun merkitset tehtävän suoritetuksi, saat viestin, kuten seuraavan kuvan:
• Kun napsautat Kyllä-painiketta, uusi viesti avautuu, joka näkyy alla olevassa kuvassa:

Huomautus: Jos korvataan .display rivillä .Send, tämä sähköposti lähetetään suoraan ilman näkyvää.

Kiinnitä huomiota tuntemattomien sähköpostiosoitteiden viesteihin

Olet varmasti saanut koskaan useita sähköpostiviestejä tuntemattomista osoitteista. On suositeltavaa varoa tällaisia ​​sähköposteja. Se johtuu siitä, että ne voivat näyttää vaarattomilta, mutta sisältävät haitallisia linkkejä, liitteitä tai makroja. Kun napsautat tai avaat niitä, Outlook voi saada tartunnan. Tuolloin Outlook-tietojen palauttamiseksi sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin käyttää tähtiä vioittunut Outlookin tietojen korjausohjelma, Kuten DataNumen Outlook Repair.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien korjaa SQL mdf -ongelma ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com