Saapuvien Outlook-sähköpostiviestien liitetietojen automaattinen vienti Excel-työkirjaan

Jotkut käyttäjät haluavat tallentaa liitteiden tiedot automaattisesti jokaiseen saapuvaan sähköpostiin. Tässä artikkelissa jaetaan nopea aika ymmärtää se helposti.

Jos olet tottunut viemään jokaisen saapuvan Outlook-sähköpostin liitetiedot Excel-tiedostoon, ehkä kaipaat joitain lähestymistapoja, joiden avulla Outlook voi suorittaa tämän työn automaattisesti. Siten voit päästä eroon liitteiden seurannasta manuaalisesti. Onneksi, vaikka Outlook ei tarjoa niin suoraa ominaisuutta, voit silti saavuttaa sen pienellä komentosarjalla. Opetamme nyt askel askeleelta.

Vie saapuvien sähköpostien liitetiedot automaattisesti Exceliin

1. Käynnistä aluksi Outlook-sovellus.
2. Siirry sitten VBA-editoriin Alt + F11: n kautta.
3. Kopioi seuraavaksi seuraava VBA-koodi moduuliin.

Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem)
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nLastRow As Integer
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
 
    If objMail.Attachments.Count > 0 Then
       'Change the path to the specific Excel file
       strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx"
 
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
       objExcelApp.Visible = True
       Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
       Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
 
       'Export Attachment info to Excel
       For Each objAttachment In objMail.Attachments
           nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
           With objExcelWorksheet
                .Cells(nLastRow, 1) = objMail.Subject
                .Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress
                .Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName
                .Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime
           End With
       Next
 
       objExcelWorksheet.Columns("A:C").AutoFit
       objExcelWorkbook.Close True
       objExcelApp.Quit
    End If
End Sub

4. Tämän jälkeen sulje VBA-editori.
5. Luo sitten sääntö tämän makron suorittamiseksi automaattisesti jokaisessa saapuvassa sähköpostissa.

• Ensinnäkin, mene "File" -valikkoon.
• Napsauta sitten "Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia" -painiketta.
• Napsauta Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Uusi sääntö.
• Valitse ohjattu säännönvalintaikkunassa Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä ja napsauta Seuraava.
• Aseta seuraavaksi sääntöehdot tarpeidesi mukaan ja paina Seuraava.
• Valitse Valitse toiminnot -vaiheessa Suorita komentosarja ja valitse komento AutoExportAttachmentInfo.
• Viimeistele sääntöjen määritys noudattamalla ohjattuja ohjattuja toimintoja.

6. Tästä lähtien joka kerta, kun uusi sähköposti saapuu postilaatikkoon, jos sillä on liitteitä, Outlook vie liitetiedot automaattisesti ennalta määritettyyn Excel-tiedostoon.

Älä koskaan lataa epäilyttäviä liitteitä

Oletko koskaan saanut tuntemattomilta lähettäjiltä tulevia sähköposteja, jotka sisältävät liitteitä? Yleensä on suositeltavaa olla luottamatta sellaisiin liitteisiin, koska ne saattavat olla virusten kanssa. Niin kauan kuin lataat ne, Outlook-tiedot voivat saada tartunnan. Siinä vaiheessa sinun täytyy korjaa Outlook tiedosto. Se on tosin solmumainen, ellet turvaudu ammattitaitoiseen korjaustyökaluun, kuten DataNumen Outlook Repair.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien toipua Sql Server ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com