Tiettyjen tiedostojen automaattinen liittäminen tiettyjä sähköposteja lähetettäessä Outlookissa

Onko sinun usein liitettävä tiettyjä tiedostoja, kun lähetät tiettyjä sähköposteja Outlookissa? Jos näin on, saatat tuntea tylsää lisätä ne manuaalisesti joka kerta. Tämä artikkeli opettaa sinulle nopean tavan saavuttaa se Outlook VBA: lla.

Päivittäisissä töissäni vaaditaan usein liittämään tiettyjä tiedostoja, kun lähetän tiettyjä sähköposteja. Esimerkiksi joka viikko minun on lähetettävä esimiehilleni sähköposti ilmoittaakseni viikoittaisesta työstäni. Tähän sähköpostiin minun on liitettävä joitain erityisiä tiedostoja, mukaan lukien työlokit, joitain tietotilastoraportteja ja niin edelleen. Päivitän nämä tiedostot yleensä joka viikko. Aiemmin olen yleensä kirjoittanut ensin viestin rungon ja lisännyt sitten nämä tiedostot manuaalisesti. Tällä hetkellä löydän kuitenkin älykkäämpi temppu. Se käyttää Outlook VBA: ta sen automatisointiin. Jos sinulla on samanlaiset vaatimukset, lue lisää oppiaksesi konkreettiset VBA-koodit ja yksityiskohtaiset toiminnot.

Liitä tietyt tiedostot automaattisesti, kun lähetät tiettyjä sähköposteja

1. Aloita käynnistämällä Outlook ja siirtymällä "Kehittäjä"-välilehdelle.
2. Sitten löydät ja napsautat Visual Basic -painiketta, joka tuo VBA-editori-ikkunan esiin kerralla.
3. Seuraavassa ikkunassa sinun pitäisi kaksoisnapsauttaa “ThisOutlookSession” -projektia vasemmanpuoleisessa projektiluettelossa.
4. Seuraavaksi sinun pitäisi kopioida ja liittää seuraavat VBA-koodit siihen.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strPrompt As String
    Dim nRes As Integer
 
    'Check the email subject and recipient
    If InStr(LCase(Item.Subject), "worklog") > 0 And InStr(Item.To, "frank") > 0 Then
       strPrompt = "Do you want to attach the worklog related files?"
       nRes = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Attach Files")
       If nRes = vbYes Then
          'Attach the specific files
          With Item
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\WorkLog.docx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 1.xlsx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 2.xlsx")
          End With
       End If
    End If
End Sub

5. Sen jälkeen sinun on määritettävä digitaalinen varmenne uudelle projektille.

• Napsauta ensin työkalurivin "Työkalu" -painiketta ja valitse "Digitaalinen allekirjoitus".
• Napsauta sitten ponnahdusikkunassa "Digitaalinen allekirjoitus" -valintaikkunassa "Valitse" -painiketta,
• Tämän jälkeen voit valita olemassa olevan varmenteen.
• Napsauta lopuksi joukko “OK” määrittääksesi sen onnistuneesti.

6. Myöhemmin sinun on muokattava makroasetuksia sallimaan vain digitaalisesti allekirjoitetut makrot.
7. Lopulta voit kokeilla.

• Kun napsautat Lähetä, lähetä tietty sähköposti, joka sisältää aiheen tietyt sanat tai lähetetään tietylle yhteyshenkilölle, näet viestiruudun, kuten alla oleva kuva.
• Tämän jälkeen voit tarkistaa lähetetyn sähköpostin. Löydät varmasti valmiiksi asetetut tiedostot liitettyinä lähetettyyn postiin.

Älä koskaan lykkää Outlook-virheiden korjaamista

Joskus, vaikka olet havainnut virheilmoituksen Outlookissa, saatat silti pystyä jatkamaan työskentelyäsi, vaikka suljet viestin. Mutta itse asiassa se ei ole suositeltava toimenpide. Sinun pitäisi poistaa ne mahdollisimman pian sen sijaan, että jätät ne syrjään. Kertyneet ongelmat johtavat vakavaan kaatumiseen. Jos Outlook kaatuu, Outlook PST -tietosi ovat vaarassa. Sinun pitäisi tietää se vioittuneet Outlook PST -tiedot on melko oksainen. Tuolloin sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin käyttää kokenutta ja hyvämaineista korjaustyökalua, kuten DataNumen Outlook Repair.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien korjaus vaurioitunut SQL Server tiedosto ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com