Koska Outlookissa on monia sähköposteja, meidän on vaikea löytää haluamiamme sähköposteja. Opitaan nyt, kuinka sähköpostit luokitellaan automaattisesti.
Arjessamme käytämme Outlookia vain sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Yksilöille Outlook voi olla vain itsenäinen sähköpostiohjelma. Nykyään organisaatiot kuitenkin käyttävät Outlookia useiden sähköpostitilien hallintaan. Joka päivä he vastaanottavat ja lähettävät paljon sähköposteja. Outlookissa on varmasti satoja sähköposteja. Kohdesähköpostien löytäminen on epäilemättä vaikeaa.
Yksi menetelmä on käyttää hakutoimintoa kohdesähköpostien löytämiseen. Käyttäjien on kuitenkin kirjoitettava hakusanat joka kerta, mikä on tarpeetonta toistuvaa toimintoa. Jos sähköpostit voitaisiin luokitella automaattisesti, kohdesähköpostien löytäminen olisi paljon helpompaa.
Sähköpostien automaattiseen luokitteluun on monia tapoja. Käyttäjät voivat esimerkiksi luoda uusia sääntöjä, jotta sähköpostit siirtyvät automaattisesti vastaavaan kansioon. Mutta tämä menetelmä on hieman hankala. Itse asiassa on olemassa toinenkin helpompi tapa. Tämä tapahtuu hakukansioista, joka on vain 2 päävaihetta.
Ensimmäinen vaihe: Luo uusi hakukansio
- Napsauta "Etusivulla" hiiren kakkospainikkeella "Hakukansiot" -kohdetta luodaksesi uuden hakukansion.
- Uuden hakukansion ponnahdusikkunassa käyttäjät voivat nähdä monia vaihtoehtoja. Eri hakutavoitteiden mukaan käyttäjät voivat valita vastaavat vaihtoehdot. Tässä kohdassa esittelen pääasiassa tietyiltä ihmisiltä tulevien sähköpostien automaattisen luokittelun. Siten etsi ja valitse "posti tietyiltä ihmisiltä" -vaihtoehto.
Toinen vaihe: Mukauta hakukansiota
- Edelleen "Uusi hakukansio" -ikkunassa voit nähdä "Valitse" -painikkeen. Napsauta sitä, niin se avautuu toiseen ikkunaan, jossa voimme valita tietyt yhteystiedot.
- Tässä "Valitse nimet: Yhteystiedot" -ikkunassa voit valita minkä tahansa sähköpostitileistäsi ja niihin liittyvistä sähköpostiyhteystiedoistasi. Kaksoisnapsauta kontakteja pitaaksesi niitä.
- Napsauta lopuksi "OK" tallentaaksesi uuden hakukansion määritelmän. Sitten huomaat, että sähköpostit sijaitsevat aiheeseen liittyvissä hakukansioissa tiettyjen lähettäjien mukaan. Siitä lähtien olet onnistuneesti luokittelemaan sähköpostit automaattisesti.
Outlookissa on monia sähköpostin hallintaan liittyviä ominaisuuksia. Koska yhä enemmän tiedostoja rakennetaan jatkuvasti, Outlook saattaa vioittua aiempaa helpommin. Kun Outlook on vaurioitunut, kaikki Outlook-tiedostot joutuvat menettämään paljon tietoja. Mutta älä huoli. Voit käyttää Microsoft Outlook -korjaustyökalua - scanpst.exe korjata Outlook. Lisäksi, jos scanpst.exe ei toimi, kolmannen osapuolen Outlook-korjaustyökalu, kuten DataNumen Outlook repair tulee olemaan myös hyvä valinta.
Tekijän esittely:
Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien sql-palautus ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com