2 nopeaa tapaa jakaa Word-asiakirja useiksi

Tässä artikkelissa keskitymme tarjoamaan sinulle kaksi nopeaa tapaa jakaa Word-asiakirja useiksi.

Toisinaan meillä on melko pitkä asiakirja, joka vaatii ryhmätyötä. Sitten on melko välttämätöntä jakaa se useampaan lyhyempään työnkulun nopeuttamiseksi. Sen sijaan, että tekisimme sen vanhanaikaisella tavalla, kuten leikkaamalla ja liittämällä, meillä on nopeammat menetelmät tähän tylsään tehtävään. Lue vain nähdäksesi lisää.

Tapa 1: Toimi "Näkymässä"

1. Ensinnäkin, ota tarvittavat varmuuskopiot tiedostoistasi siltä varalta, että niille voi tehdä väärinkäytöksiä prosessin aikana.
2. Toiseksi, tarkista, onko jaettava tekstin osa sijoitettu tasootsikon alle, kuten Otsikko 2, 3, 4 jne. Jos on, voit siirtyä suoraan kolmanteen vaiheeseen. Jos ei kuitenkaan vielä, sinun tulee syöttää joitakin merkkisanoja sekä tekstin alkuun että loppuun ja asettaa nämä sanat otsikkoon "Otsikko 1". Jos sijoitamme nämä sanat esimerkiksi otsikkoon "Otsikko 3", et saa tekstiä ulos, kun tekstissä on korkeamman tason otsikkotyyli, kuten "Otsikko 2". Tässä on esimerkkimme:
3. Kolmanneksi napsauta Näytä-välilehteä.
4. Napsauta sitten "Outline" kohdassa "Document Views".
5. Siirry nyt Outlining-välilehdessä kohtaan Outline Tools -ryhmään ja valitse merkkisanojesi taso Näytä taso -luettelosta. Täällä valitaan "Taso 1", sillä asetamme ne juuri otsikkoon 1. Ja kaikki tason 1 tekstit näytetään.
6. Napsauta seuraavaksi "Näytä asiakirja" "Perusasiakirja" -ryhmässä. Ja huomaat, että sekä Luo- että Lisää-vaihtoehto ovat nyt käytettävissä.
7. Napsauta sitten plusmerkkiä ensimmäisen merkkisanan edessä valitaksesi tämän osan tekstistä.
8. Lopuksi napsauta "Luo" aloittaaksesi asiakirjan jakamisen.
9. Voit toistaa vaiheet 7 ja 8 lopettaaksesi muun asiakirjan erottamisen. Muista tallentaa tiedosto, kun olet valmis. Siirry sitten alkuperäisen tiedoston sijaintiin ja löydät kaikki uudet asiakirjat. Alla on mitä voit saavuttaa:

Tapa 2: Käytä VBA-koodeja

Jos haluat mieluummin kopiointi- ja liittämistavan, voit todennäköisesti antaa Word-makron tehdä työn puolestasi. Ja mikä parasta, voit lisätä makron "Pikatyökaluriville", jotta voit käyttää sitä helposti toistuvasti. Katso vaiheet sen tekemiseksi edellisestä artikkelistamme: Kuinka nopeasti kutsua toinen sovellus MS Wordista

1. Aloita painamalla "Alt + F8" avataksesi VBA-editorin.
2. Liitä seuraavat koodit oikealla olevalla muokkausalueella:

Sub SaveSelectedTextToNewDocument()
    If Selection.Words.Count > 0 Then
    'Copy the selected text
    Selection.Copy            

    'Open a new document and paste the copied text into it
    Dim objNewDoc As Document
    Set objNewDoc = Documents.Add
    Selection.Paste

    'Get the first 10 characters as the filename of the new document and save them
    Dim objFileName As Range
    Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)
    objNewDoc.SaveAs FileName:="C:\Users\Test\Desktop\" & objFileName & ".docx"
    Else

    End If
End Sub

3. Tallenna sitten koodit ja lisää makro “Quick Access Toolbar” -ohjelmaan.
4. Valitse seuraavaksi teksti ja napsauta makropainiketta. Saat uuden asiakirjan.

Huomautuksia:

1. Koodien joukossa "C: \ Users \ Test \ Desktop \" viittaa polkuun, johon uudet asiakirjat tallennetaan. Voit muuttaa sitä haluamallasi tavalla.
2. Koodit ”Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)” tarkoittavat, että valitun tekstin 10 ensimmäistä merkkiä käytetään uuden tiedoston nimenä. Voit todennäköisesti muuttaa tätä osaa vastaavasti.

Muuten saatat joutua myös yhdistämään tai yhdistämään nämä tarkistetut asiakirjat yhdeksi. Sitten voit käyttää seuraavissa 2 artikkelissa tarjottuja tapoja:

Kuinka yhdistää ja yhdistää useita Word-asiakirjoja yhdeksi

Kuinka luoda pääasiakirja, joka linkittää useisiin aliasiakirjoihin Wordissasi

Välttämätön katastrofi

Hyperliitetyssä maailmassa eläminen on nykyään kaiken datan piirissä. Kun käytämme Wordia päivittäin suuressa määrässä tietoja, jokaisen on pidettävä mielessä tiedostovauriot, sillä kukaan ei voi sanoa, milloin seuraava datakatastrofi tapahtuu. Niin väistämätöntä kuin se onkin, meidän on valmistauduttava hankkimalla tehokas työkalu korjata vioittuneet Word-tiedot etukäteen.

Tekijän esittely:

Vera Chen on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien Excel-datan ongelmien korjaustyökalu ja pdf korjata ohjelmistotuotteita. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com