Cómo archivar correos electrónicos en Outlook: Guía completa [2026]

1. Introducción

1.1 ¿Qué es archivar correos electrónicos en Outlook?

Archivar correos electrónicos en Outlook consiste en moverlos de la bandeja de entrada principal a una ubicación de almacenamiento designada para mantener el buzón organizado y fácil de administrar. A diferencia de eliminar correos electrónicos, archivarlos los conserva para futuras consultas y, al mismo tiempo, ordena el espacio de trabajo activo. En esta guía, le mostraremos cómo archivar correos electrónicos en Outlook con diferentes métodos.

1.2 ¿Por qué archivar correos electrónicos en Outlook?

Archivar correos electrónicos ofrece varios beneficios importantes:

• Mantiene la organización: Mantiene su bandeja de entrada limpia y enfocada en los correos electrónicos actuales sin perder permanentemente los mensajes antiguos.
• Mejora el rendimiento: Reduce el desorden en la bandeja de entrada, lo que hace que Outlook sea más rápido y con mayor capacidad de respuesta.
• Conserva información importante: Conserva el acceso a los correos electrónicos que pueda necesitar para referencia, cumplimiento o mantenimiento de registros.
• Administra el almacenamiento: Dependiendo del método de archivo, puede liberar espacio en el buzón y permanecer dentro de los límites de almacenamiento.
• Facilita la búsqueda: Los correos electrónicos archivados siguen pudiendo buscarse, lo que le permitirá encontrarlos cuando los necesite.

2. Comprensión de los diferentes métodos de archivo en Outlook

Outlook ofrece cuatro métodos distintos para archivar correos electrónicos, cada uno diseñado para diferentes casos de uso y requisitos de almacenamiento.

2.1 Archivar manualmente en una carpeta integrada (botón Archivar)

El botón Archivar mueve los correos a una carpeta de Archivo integrada en tu buzón. Mantiene los correos en tu buzón principal y es ideal para organizar tu bandeja de entrada sin reducir el almacenamiento. Los elementos archivados permanecen accesibles en todos los dispositivos.

2.2 Archivar manualmente en un archivo externo (herramienta para limpiar elementos antiguos)

La herramienta "Limpiar elementos antiguos" mueve los correos electrónicos a un archivo separado, almacenado localmente en su ordenador. Este método elimina los correos electrónicos de su buzón, liberando espacio de almacenamiento en el servidor. Es la opción preferida cuando necesita reducir el tamaño del buzón.

2.3 Archivo automático

Autoarchivar mueve automáticamente los correos electrónicos antiguos a un archivo PST local según parámetros configurables y periodos de caducidad. Esta función se ejecuta de forma programada y gestiona el tamaño del buzón sin intervención manual, lo que la hace ideal para usuarios que reciben grandes volúmenes de correo electrónico.

2.4 Archivo en línea de Exchange Server (función empresarial)

Archivo en línea de Exchange Server, también llamado Archivado local, es una solución empresarial de Microsoft 365 basada en la nube que funciona como un buzón independiente en el servidor. Los administradores habilitan y administran esta función, que proporciona almacenamiento adicional y permite acceder a los correos electrónicos archivados desde cualquier dispositivo. Cuando el Archivo en línea está habilitado, el Autoarchivado se deshabilita automáticamente.

3. Archivar manualmente en carpeta integrada (botón Archivar)

3.1 Archivar en nuevo Outlook

Para archivar correos electrónicos con el botón Archivar en Nuevo Outlook:

1. Seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea archivar.
2. Haga clic en Archive en la barra de herramientas.
3. Aparecerá un mensaje de confirmación. Puedes hacer clic en deshacer si es necesario.

Nota: El nuevo Outlook no admite la función Autoarchivar.

3.2 Archivar en Outlook clásico

3.2.1 Botón de archivo

Para archivar correos electrónicos con el botón Archivar en Outlook clásico:

1. Seleccione los correos electrónicos que desea archivar.
2. En la sección Inicio sección, en el Eliminar grupo, clic Archive .
3. Outlook moverá los correos electrónicos a la carpeta Archivo.

Si archiva un correo electrónico por error, navegue a la carpeta Archivo y mueva el correo electrónico nuevamente a su carpeta original.

3.2.2 Uso de atajos de teclado (tecla de retroceso)

Puede archivar rápidamente correos electrónicos seleccionados mediante el teclado:

1. Seleccione los correos electrónicos que desea archivar.
2. Presione la tecla Retroceso clave.
3. Los correos electrónicos seleccionados se archivarán inmediatamente.

Importante: Si abre un correo electrónico en una nueva ventana, deberá cerrar la ventana y luego seguir los pasos anteriores para archivarlo.

3.2.3 Cómo deshabilitar el archivado de la tecla Retroceso

Algunos usuarios prefieren desactivar la función de archivado de la tecla Retroceso por los siguientes motivos:

• Archivado accidental: Los usuarios que no estén familiarizados con esta función pueden presionar la tecla Retroceso por error o por otros motivos, lo que provoca que correos electrónicos desaparezcan de su bandeja de entrada inesperadamente.
• Confusión con la tecla Supr: La tecla Retroceso es similar a la tecla Eliminar, pero tiene un comportamiento inconsistente que puede resultar confuso.
• Políticas organizacionales: Algunas organizaciones prefieren controlar los métodos de archivo y evitar que los empleados utilicen atajos de teclado.
• No uso de la función de archivo: Los usuarios que no utilizan la carpeta Archivo pueden encontrar este acceso directo inútil.

Para evitar que la tecla Retroceso archive elementos, debe hacer lo siguiente:

1. Cierre Outlook por completo.
2. Presione Windows + R para abrir el cuadro de diálogo Ejecutar.
3. Tipo regedit y presione Enter para abrir el Editor del Registro.
4. Vaya a: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Haga clic derecho en el panel derecho y seleccione New -> DWORD (bits 32) Valor.
6. Nombra el valor DesactivarOneClickArchive.
7. Haga doble clic en el nuevo valor y configúrelo en 1.
8. Haga clic en OK y cierre el Editor del Registro.
9. Restart Perspectiva.

Nota: Esta corrección de registro se aplica a Microsoft 365 de Outlook y no funciona con versiones perpetuas.

3.2.4 Haga clic derecho para archivar

Para archivar utilizando el menú contextual:

1. Haga clic derecho en el correo electrónico que desea archivar.
2. Seleccione Archive en el menú emergente.
3. Los correos electrónicos se moverán a la carpeta Archivo.

3.2.5 Arrastrar y soltar a la carpeta de archivo

Para el control manual del archivado:

1. Localice la opción Archive carpeta en el panel de navegación.
2. Haga clic y mantenga presionado el correo electrónico que desea archivar.
3. Arrástrelo a la carpeta Archivo y suéltelo.

3.3 Archivar elementos según criterios específicos

De forma predeterminada, la función Archivar de Outlook solo puede limpiar elementos antiguos por fecha. Si desea archivar todos los elementos que cumplen criterios específicos, siga estos pasos:

1. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada diálogo, haga clic Vistazo… para seleccionar la carpeta donde desea encontrar elementos.
2. Establecer los criterios de búsqueda.
3. Haga clic en Buscar ahora para encontrar todos los artículos que cumplan los criterios.
4. Seleccionar todos los elementos encontrados.
5. Haga clic derecho en los elementos seleccionados y haga clic Moverse, y elija su carpeta de Archivo como tarconseguir.
6. Todos los elementos encontrados se moverán a la carpeta de archivo.

Ejemplo 1: Archivar todos los correos electrónicos de más de 10 KB:

1. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada diálogo, haga clic Vistazo… para seleccionar la carpeta donde desea encontrar elementos.
2. Haga clic en la pestaña Más elecciones . Puede
3. Establecer Tamaño (kilobytes) a mayor que 10
4. Haga clic en Buscar ahora
   

Ejemplo 2: Archivar todos los correos electrónicos vencidos:

1. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada diálogo, haga clic Vistazo… para seleccionar la carpeta donde desea encontrar elementos.
2. Haga clic en la pestaña Avanzado . Puede
3. In Definir más criterios , seleccione Expira desde Todos los campos de correo.
4. Establezca la condición, como por ejemplo Tomorrow.
5. Haga clic en Agregar a la lista
6. Haga clic en Buscar ahora

Ejemplo 3: Archivar todos los correos electrónicos completados con la bandera:

Ejemplo 4: Archivar todos los correos electrónicos con una categoría de color específica:

Ejemplo 5: Archivar todos los correos electrónicos sin seguimiento:

bandera:

 

4. Archivado manual en archivo externo (herramienta de limpieza de elementos antiguos)

4.1 Uso de la herramienta Limpiar elementos antiguos

Para archivar manualmente correos electrónicos de Outlook en Outlook en un archivo PST:

1. Haga clic en la pestaña Archivo .
2. Haga clic en info, luego haga clic en Accesorios.
3. Seleccione Limpiar artículos viejos.
   
4. La Archive Se mostrará el diálogo.
5. Seleccione la Forma para Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas .
6. Seleccione la carpeta que desea archivar (por ejemplo, Bandeja de entrada). Para archivar todos los elementos, seleccione la carpeta raíz de su buzón.
7. En Archivar elementos anteriores aIntroduce una fecha. Los artículos anteriores se archivarán.
8. En Archivo de archivo, acepte la ubicación predeterminada o haga clic en Explorar para seleccionar una ubicación y un nombre de archivo diferentes.
9. Opcionalmente, marque Incluir elementos con la opción “No archivar automáticamente” marcada Si desea archivar elementos previamente excluidos del archivo automático.
10. Haga clic en OK a start archivo.
    

Una vez completado, el buzón de Archivos aparecerá en el panel izquierdo, lo que le permitirá acceder a sus correos electrónicos archivados.

4.2 Archivar varias carpetas con diferentes períodos de retención.

Para archivar elementos en diferentes carpetas con diferentes períodos de retención mientras se mantienen en el mismo archivo PST:

1. Abra el cuadro de diálogo Archivo (Archivo -> info -> Accesorios -> Limpiar artículos viejos).
2. Seleccione la primera carpeta (por ejemplo, Bandeja de entrada) y configure la fecha en hace 6 meses. No haga clic en Aceptar todavía.
3. Seleccione otra carpeta (por ejemplo, Elementos enviados) y establezca una fecha diferente (por ejemplo, hace 1 año). No haga clic en Aceptar todavía.
4. Continúe seleccionando carpetas y configurando diferentes fechas según sea necesario.
5. Asegúrese de que todas las carpetas utilicen la misma ruta de archivo.
6. Haga clic en OK una vez que todas las carpetas estén configuradas.

5. Archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook

5.1 Habilitación del archivado automático

Para habilitar y configurar Autoarchivar en Outlook clásico:

1. Haga clic en Archivo -> Opciones.
2. Seleccione la Forma para Avanzado .
3. En la sección Archivo automático sección, haga clic en Configuración de Autoarchivar .
   
4. Asegúrate de leer Ejecutar Autoarchivar cada N días .
5. Especifique con qué frecuencia desea que se ejecute Autoarchivar (por ejemplo, cada 14 días).
6. Configure ajustes adicionales, como la ubicación del archivo y el periodo de envejecimiento. Explicaremos estos ajustes en detalle en la siguiente sección.
7. Haga clic en OK para guardar su configuración.
   

Ahora Autoarchivar se ejecutará automáticamente según el cronograma configurado.

5.2 Explicación de la configuración de Autoarchivado

Comprender cada configuración de Autoarchivado le ayudará a controlar el proceso de archivado de manera eficaz:

• Ejecutar Autoarchivar cada N días: Controla la programación del archivado automático. Al ejecutarlo con frecuencia (p. ej., semanalmente), se procesan lotes más pequeños de correos electrónicos, lo que ofrece un mejor rendimiento que archivar miles de elementos a la vez. Para detener el archivado automático por completo, desmarque esta opción.
• Preguntar antes de ejecutar Autoarchivar: Si quieres un aviso antes de archivar starts, activa esta opción. Verás una notificación que te permitirá cancelar la operación si es necesario.
• Eliminar elementos caducados (solo carpetas de correo electrónico): Esto elimina los mensajes con fecha de vencimiento vencida. Tenga en cuenta que los elementos vencidos son diferentes de los antiguos: la fecha de vencimiento se configura manualmente al redactar correos electrónicos en Opciones pestaña. Tenga cuidado con esta configuración, ya que elimina elementos en lugar de archivarlos.
• Archivar o eliminar elementos antiguos: Este interruptor principal activa tu configuración personalizada de Autoarchivado. Déjalo sin marcar para usar los valores predeterminados de Outlook.
• Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas: Al habilitar esta opción, las carpetas de archivo aparecen automáticamente en el panel de navegación. Sin esta opción, deberá abrir manualmente el archivo PST cada vez que desee acceder a los elementos archivados.
• Limpiar artículos más antiguos que: Establece la edad límite para el archivado. Los elementos que superan este umbral se mueven al archivo. El rango es flexible: desde 1 día hasta 60 meses, especificado en días, semanas o meses.
• Mover elementos antiguos a: Indica a Outlook dónde almacenar los elementos archivados. De forma predeterminada, crea archive.pst en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook. Haga clic en Explorar Para seleccionar una ubicación o un nombre de archivo diferente. Al seleccionar esta opción, se desactiva la opción de eliminación permanente que aparece a continuación.
• Eliminar elementos de forma permanente: En lugar de conservar las copias archivadas, esta configuración borra por completo los elementos antiguos una vez que alcanzan el límite de antigüedad. Úselo con precaución: los elementos eliminados no se pueden recuperar. Al activar esta opción, se desactiva la opción de archivado mencionada anteriormente.
• Aplicar estas configuraciones a todas las carpetas ahora: Este botón aplica inmediatamente su configuración actual a todas las carpetas de Outlook. Omítalo si desea establecer reglas diferentes para cada carpeta; puede configurarlas en las propiedades de cada carpeta.

5.3 Periodos de caducidad predeterminados para las carpetas de Outlook

Outlook aplica diferentes períodos de caducidad predeterminados a varios tipos de carpetas:

• Bandeja de entrada y borradores: 6 meses
• Elementos enviados y elementos eliminados: 2 meses
• Bandeja de salida: 3 meses
• Calendario, Tareas, Notas y Diario: 6 meses
• Contactos: No se archiva automáticamente de forma predeterminada

Las carpetas que cree heredan el periodo de caducidad de carpetas predeterminadas similares. Por ejemplo, las carpetas de correo personalizadas tienen un periodo de caducidad de 6 meses, al igual que la Bandeja de entrada.

5.4 Cómo se determina la antigüedad del artículo

Los distintos tipos de elementos de Outlook utilizan distintos criterios de fecha para determinar si son lo suficientemente antiguos para archivarlos:

• Mensajes de correo electrónico: El sistema verifica cuándo recibió el mensaje y cuándo lo modificó por última vez, y luego utiliza la fecha más reciente. Incluso acciones sencillas como marcar como leído o no leído o mover el correo electrónico actualizan la fecha de modificación.
• Elementos del calendario: Para reuniones y citas, la fecha relevante es cuando usted most Editó y guardó la entrada recientemente. Los elementos con patrones de recurrencia están exentos del archivado automático. Es importante destacar que solo los eventos pasados ​​se pueden archivar; las citas futuras se mantienen independientemente de su última fecha de modificación.
• Tareas: Dos fechas son importantes: la fecha de finalización y la fecha de la última modificación. La fecha más reciente determina la elegibilidad. Las tareas que aún se muestran como incompletas nunca se archivan automáticamente. En el caso de las tareas delegadas, el archivado solo se realiza después de que alguien las marque como completadas.
• Notas: La fecha en la que most Recientemente editado y guardado determina cuándo una nota se vuelve elegible para archivar.
• Entradas de diario: Ya sea la fecha de creación original o la most Se aplica la fecha de modificación reciente, teniendo prioridad la fecha más nueva.
• Contactos: La función Autoarchivar omite los contactos por completo. Si necesita archivar su carpeta de Contactos, utilice la herramienta Limpiar elementos antiguos manualmente.

5.5 Personalización del Autoarchivo para carpetas específicas

Para configurar ajustes personalizados de Autoarchivado para una carpeta específica:

1. En la lista de carpetas del Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee personalizar.
2. Haga clic en Propiedades.
3. Haga clic en la pestaña Archivo automático .
4. Seleccione Archivar esta carpeta usando esta configuración.
5. Configure el período de envejecimiento y otras opciones específicas de esta carpeta.
6. Haga clic en OK para guardar la configuración

Nota: Use el botón Eliminar permanentemente elementos antiguos Opción para eliminar automáticamente correos antiguos en el Objetos eliminados más antigua y Correo electrónico no deseado carpetas después de un período de retención especificado.

5.6 Excluir/Incluir elementos del Autoarchivo

A veces, no conviene archivar elementos que se usan con frecuencia. A continuación, se presentan soluciones para tres situaciones diferentes. Por supuesto, también puede deshacer la operación e incluir elementos de Autoarchivar.

5.6.1 Excluir un artículo

1. Seleccione el elemento específico.
2. Presione Alt + Enter llaves.
3. A Propiedades Se mostrará un cuadro de diálogo.
4. Asegúrate de leer No archivar automáticamente este elemento .

5.6.2 Excluir varios elementos

1. 1. Vaya a la Ver . Puede
   2. Haga clic en Ver configuraciones
   3. En el cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada cuadro de diálogo, haga clic en Columnas:
   4. La Mostrar columnas Aparecerá el cuadro de diálogo. Siga los pasos a continuación para agregar el No archivar automáticamente columna:
      • Seleccione Todos los campos de correo.
      • Seleccione No archivar automáticamente en las columnas disponibles.
      • Haga clic en Agregar la extensión de
      • Si desea cambiar su orden, selecciónelo y utilice subir or Bajar.
      • Haga clic en OK
   5. Después de hacer clic OK, volverás a la Configuración de vista avanzada diálogo, donde debe hacer clic Otros ajustes.
   6. En el cuadro de diálogo Otros ajustes cuadro de diálogo, verifique Permitir la edición en la celda .
   7. Haga clic en una serie de OK para guardar los cambios y volver a la ventana principal de Outlook. Ahora, para excluir elementos específicos del archivado automático, simplemente marque la casilla No archivar automáticamente columna para ellos:

5.6.3 Excluir una carpeta

1. Haga clic derecho en la carpeta en el panel de navegación.
2. Seleccione Propiedades.
3. Haga clic en la pestaña Archivo automático .
4. Seleccione No archivar elementos en esta carpeta.
5. Haga clic en OK.

6. Archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook con reglas

Las reglas de Outlook permiten archivar automáticamente correos electrónicos de remitentes específicos o que cumplan ciertos criterios. Para crear una regla de archivo:

1. Haga clic derecho en el correo electrónico que desea archivar.
2. Haga clic en Reglas -> Crear regla en el menú emergente.
3. La Crear regla Se mostrará el diálogo.
4. En el cuadro de diálogo Cuando recibo un correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas sección, especifique la condición de la regla, como De lo , El tema contiene o Enviado a. Para condiciones más complejas, haga clic en Opciones Avanzadas en la esquina inferior derecha.
5. En el cuadro de diálogo Haz lo siguiente , seleccione Mover el elemento a la carpeta: y especifique la carpeta de archivo haciendo clic en el Seleccionar carpeta… .
6. Haga clic en OK para salvar la regla.

Outlook ahora moverá automáticamente todos los correos electrónicos que cumplan las condiciones a la carpeta Archivo.

7. Archivado según la fecha de recepción

De forma predeterminada, Autoarchivar Outlook usa la fecha de modificación o la fecha de recepción, la que sea posterior. Si desea que Outlook archive los correos electrónicos basándose únicamente en la fecha de recepción (ignorando las modificaciones), debe modificar el Registro de Windows:

1. Cierre Outlook por completo.
2. Abra el Editor del Registro.
3. Vaya a: HKEY_USUARIO_ACTUAL\Software\Microsoft\Office\ \Preferencias.
4. Haga clic con el botón Preferencias y seleccione New -> DWORD (bits 32) Valor.
5. Nombra el nuevo valor ArchivoIgnorarÚltimaModificaciónTime.
6. Haga clic derecho en el valor recién creado y haga clic en modificar.
7. Establezca el valor en 1 y hacer clic en OK.
8. Cierre el Editor del Registro y restart Perspectiva.

Después de estos cambios, Outlook archivará los correos electrónicos según la fecha de recepción en lugar de la fecha de modificación.

8. Avanzado: Archivar automáticamente con VBA

Si necesita controles más avanzados sobre el archivado automáticoPuedes usar macros de VBA de Outlook. A continuación, se muestran algunos ejemplos:

• Archivar automáticamente tareas completadas en Outlook
• Archivar correos electrónicos de un tamaño superior a un determinado
• Archivar automáticamente correos electrónicos antiguos que superen un tamaño específico
• Clasificar y archivar automáticamente correos electrónicos por mes
• Clasificar y archivar automáticamente los correos electrónicos entrantes por nombre del remitente
• Archivar automáticamente reuniones rechazadas en un calendario específico
• Archivar automáticamente el correo electrónico más antiguo cuando llega un correo electrónico nuevo
• Archivar automáticamente los correos electrónicos entrantes sin indicadores de seguimiento
• Archivar automáticamente elementos antiguos cuando la bandeja de entrada tiene demasiados elementos
• Archivar todas las citas y tareas vencidas
• Archivar todos los correos electrónicos vencidos
• Archivar automáticamente un correo electrónico marcado después de marcarlo como completo
• Archivar automáticamente elementos caducados cuando el archivo de Outlook supera un tamaño específico
• Archivar todos los elementos RSS leídos
• Archivar correos electrónicos leídos en diferentes carpetas según los remitentes
• Desactivar por lotes la opción “Autoarchivar” para todas las carpetas de Outlook
• Aplicar por lotes la misma configuración de “Autoarchivar” a todas las carpetas de Outlook
• Habilitar por lotes la opción “No archivar automáticamente este elemento” para varios correos electrónicos de Outlook
• Desactivación por lotes de la opción "Archivo automático" para todos los elementos recurrentes del calendario

9. Archivo en línea de Exchange Server

El Archivo Online de Exchange Server (también llamado Archivado Local) es una función de archivado de nivel empresarial para Microsoft 365 que proporciona a los usuarios espacio de almacenamiento adicional en sus buzones de correo mediante el archivado de correos antiguos. A diferencia de los métodos de archivado del lado del cliente, esta función es administrada completamente por los administradores y opera en el servidor.

9.1 Requisitos de configuración del administrador

Solo los administradores pueden habilitar o deshabilitar el Archivo en línea de Exchange Server. Para configurar los buzones de archivo, los administradores deben:

• Se le asignará el rol de Destinatarios de correo en Exchange Online
• Acceder al Centro de administración de Exchange (EAC)
• Disponer de licencias adecuadas de Microsoft 365 para los usuarios

9.2 Cómo los administradores habilitan los buzones de archivo

Los administradores pueden habilitar buzones de archivo a través del centro de administración de Exchange:

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange (EAC) y navegue hasta Destinatarios -> buzones.
2. Seleccione el usuario que desea habilitar su buzón para archivo.
3. En el panel desplegable, seleccione Otros, Y debajo Archivo de buzones de correo, seleccione  Administrar el archivo del buzón.
4. "Permitir" Archivo de buzones de correo, luego haga clic en Guardar.

El estado del buzón de archivo se mostrará como Activo(s) para el usuario seleccionado.

9.3 Habilitar automáticamente los buzones de archivo

Los administradores pueden usar PowerShell para habilitar automáticamente los buzones de archivo cuando un buzón principal alcanza el 90 % de su cuota:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Eliminación gradual de buzones de archivo

Si desea eliminar gradualmente los buzones de archivo por diversos motivos, como espacios limitados, puede hacer lo siguiente:

1. Exportar los buzones de archivo.
2. Deshabilitar archivo.

9.5 Impacto en otras características del archivo

Cuando Exchange Server Online Archive está habilitado para un usuario:

• Las herramientas Autoarchivar y Limpiar elementos antiguos ya no están disponibles en Outlook clásico
• El botón Archivar en Outlook continúa funcionando normalmente
• Las políticas de retención asignadas a los buzones de Exchange Online controlan el comportamiento del archivado

Nota: Esta función no está disponible en las nubes gubernamentales de Microsoft 365, Microsoft 365 operado por 21Vianet ni Microsoft 365 Alemania.

10. Cómo encontrar y administrar correos electrónicos archivados en Outlook

10.1 Ubicación de la carpeta de archivo y el archivo

Para encontrar sus correos electrónicos archivados:

• Carpeta de archivo: La carpeta Archivo incorporada aparece en la lista de carpetas del Panel de navegación. Seleccione Ver -> Panel de carpetas -> Normal para mostrar la lista de carpetas si está oculta.
• Buzón de archivos (archivo PST): Al usar Autoarchivar o la herramienta Limpiar elementos antiguos, el buzón Archivos aparece como un elemento separado en su lista de carpetas, siempre que haya seleccionado Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas en la configuración de Autoarchivar.

Si el buzón de Archivos no aparece, puedes abrirlo manualmente:

1. Vaya a Archivo -> Opciones -> Avanzadas 
2. En la sección Archivo automático sección, haga clic en Configuración de Autoarchivar .
3. Encuentre la ruta completa del archivo PST en Mover elementos antiguos a.
4. Haga clic en Archivo -> Abrir y Exportar -> Abrir archivo de datos de Outlook y seleccione su archivo PST a través de su ruta completa.
   

10.2 Reubicación del archivo comprimido

1. Cierre el archivo PST en Outlook.
2. Mueva el archivo a la nueva ubicación.
3. Vuelva a abrirlo en Outlook.
4. Cambiar la ruta en Archivo -> Opciones -> Avanzadas -> Autoarchivar -> Configuración de Autoarchivar -> Mover elementos antiguos a

10.3 Búsqueda de correos electrónicos archivados

Para buscar correos electrónicos archivados en la carpeta Archivo:

1. De forma predeterminada, cuando escribe un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda en la parte superior de Outlook, se busca en todas las carpetas de su buzón, incluidos los elementos archivados.
2. Para limitar su búsqueda solo a la carpeta Archivo, primero seleccione la Archive carpeta en el panel de navegación.
3. Luego escriba su término de búsqueda en el cuadro de búsqueda.
4. Los resultados de la búsqueda mostrarán únicamente los elementos de la carpeta Archivo.

Para buscar correos electrónicos archivados en el archivo de archivo:

1. Haga clic en el archivo Archivar en el panel izquierdo.
2. Haga clic en el cuadro de búsqueda en el medio.
3. Aparecerá la pestaña Buscar.
4. Haga clic en la pestaña Buscar . Puede
5. Haga clic en Herramientas de búsqueda -> Búsqueda avanzada…
   
   
6. La Búsqueda avanzada Se mostrará el diálogo.
7. Haga clic en la pestaña Vistazo… .
8. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta(s) diálogo, comprobar el archivo de almacenamiento
9. Asegúrate de leer Buscar subcarpetas
10. Haga clic en OK
11. Outlook entonces...tart buscando en el archivo Archive, incluidas todas sus subcarpetas:
    

10.4 Restaurar correos electrónicos archivados en la bandeja de entrada

Para mover correos electrónicos archivados a su Bandeja de entrada:

1. Vaya a la carpeta Archivo o al buzón Archivos.
2. Seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea restaurar.
3. Arrastre y suelte los correos electrónicos en su Bandeja de entrada, o haga clic derecho y seleccione Moverse -> Buzón.

Los correos electrónicos se moverán nuevamente a su Bandeja de entrada y se eliminarán de la ubicación de archivo.

11. Límites y gestión del tamaño de los archivos de almacenamiento

11.1 Límites de tamaño de archivo PST predeterminados

El archivo PST de Outlook tiene un límite de tamaño predeterminado:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013: 50 GB
• Outlook 2010 y versiones anteriores: 20 GB

Cuando el archivo PST se acerca o alcanza este límite, Outlook puede dejar de archivar nuevos elementos o comportarse de manera impredecible.

11.2 Gestión de archivos de gran tamaño

Cuando su archivo se acerque al límite de tamaño, considere estas opciones:

• Creación de nuevos archivos de almacenamiento: Cree un nuevo archivo PST y starArchivar correos electrónicos en Outlook. Puedes mantener varios archivos de archivo organizados por año o proyecto.
• Eliminar elementos inútiles: Revise sus correos electrónicos archivados y elimine permanentemente los elementos que ya no necesite. compactar el archivo comprimido.

11.3 Aumento del límite de tamaño de archivo PST (no recomendado)

Aunque puede aumentar el límite predeterminado de 50 GB a 100 GB mediante modificaciones del registro, no se recomienda. Los archivos PST de gran tamaño ralentizarán Outlook y aumentarán el riesgo de corrupción. Si necesita aumentar el límite, puede seguir estos pasos: esta guía .

Considere crear nuevos archivos de almacenamiento o utilizar el Archivo en línea en lugar de aumentar el límite de tamaño.

12. Solución de problemas del archivo de Outlook

12.1 Autoarchivo no disponible

Si las opciones de Autoarchivar no están disponibles o aparecen en gris, la causa puede ser:

• Archivo en línea de Exchange Server habilitado: Si su organización habilita el Archivo en línea de Exchange Server, Autoarchivado se deshabilita automáticamente. El Archivo en línea funciona como un sustituto empresarial de Autoarchivado. Contacte con su administrador para usar el Archivo en línea en su lugar.
• Función deshabilitada por el administrador: Es posible que su administrador de red haya desactivado Autoarchivado mediante una directiva de grupo o políticas de retención que anulan su funcionalidad. Consulte con el administrador del sistema para conocer las políticas de administración de correo electrónico de su organización.
• Nuevas limitaciones de Outlook: La versión nueva de Outlook no es compatible con Autoarchivar ni con la herramienta Limpiar elementos antiguos. Use la versión clásica de Outlook para acceder a estas funciones.

12.2 Autoarchivar no se ejecuta

Si Autoarchivar ha dejado de ejecutarse, verifique lo siguiente:

• Comprobación de la configuración de Autoarchivado: Abra la configuración de Autoarchivar (Archivo -> Opciones -> Avanzado -> Configuración de Autoarchivar) y verifique que su configuración sea correcta.
• Casilla de verificación Ejecutar Autoarchivar: Asegurar la Ejecutar Autoarchivar cada N días La opción está marcada. Si no está marcada, Autoarchivar no se ejecutará automáticamente.

12.3 Elementos específicos que no se archivan

Si algunos elementos no se archivan, los motivos pueden incluir:

• Fecha de modificación demasiado reciente: De forma predeterminada, Outlook usa la fecha de recepción o la fecha de modificación, la que sea posterior. Si modificó un correo electrónico recientemente, no se archivará hasta que transcurra otro período de caducidad.
• “No archivar automáticamente” Propiedad habilitada: Los elementos pueden tener habilitada la propiedad “No archivar automáticamente este elemento”.
  • Para marcar un elemento, haga doble clic en él para abrirlo en una nueva ventana y luego haga clic en Archivo -> Propiedades, y verifique el campo No archivar automáticamente este elemento .
  • Para verificar varios elementos en un lote, agregue la columna “No archivar automáticamente” a la configuración de vista y luego aumente el ancho de la lista de correo electrónico para que pueda mostrar esta columna.

12.4 La carpeta de archivo no se muestra

Si Carpetas de archivo El archivo del buzón de archivo no aparece en el panel izquierdo de Outlook. Pruebe estas soluciones:

• Habilitar Mostrar carpeta de archivo: Abra la configuración de Autoarchivar y asegúrese de que Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas está chequeado.
• Agregar archivo de almacenamiento manualmente: Si el buzón de Archivos aún no aparece, ábralo manualmente haciendo clic en Archivo -> Abrir y Exportar -> Abrir archivo de datos de Outlook y seleccionando su archivo PST.
• Actualización de Outlook: Para las cuentas de Microsoft 365, Exchange, Exchange Online y Outlook.com, la carpeta Archivo debería existir de forma predeterminada. Si no la ve en Outlook 2016 ni en Outlook para Microsoft 365, vaya a Archivo -> Cuenta de oficina -> Las opciones de actualización -> Actualizar Ahora.

12.5 El archivo PST está dañado

Si el archivo PST está dañado, Outlook no podrá transferirle correos electrónicos nuevos. Puede reparar el archivo PST de la siguiente manera:

• Uso de la herramienta de reparación de la bandeja de entrada (scanpst.exe)
• Uso de herramientas de recuperación de terceros

Por favor mira nuestra guía completa sobre los métodos anteriores, así como otros métodos de reparación.

13. Mejores prácticas para el archivado de correo electrónico

13.1 Qué correos electrónicos archivar

Ciertos tipos de correos electrónicos deben archivarse en lugar de eliminarse para preservar registros importantes:

• Registros financieros: Archivar correos electrónicos que contienen extractos bancarios, facturas, recibos e información relacionada con impuestos para futuras referencias y fines presupuestarios.
• Conversaciones de trabajo: Conserve discusiones, decisiones, detalles del proyecto y documentos importantes relacionados con el trabajo para referencia o evaluaciones de desempeño.
• Recibos y Confirmaciones: Guarde confirmaciones de compra, reservas, suscripciones a servicios y recibos de pedidos en caso de que surjan problemas.
• Documentos legales: Archivar correos electrónicos que contengan contratos, acuerdos, comunicaciones legales o cualquier correspondencia que sirva como registros legales.
• Archivos de proyecto: Conserve correos electrónicos relacionados con proyectos en curso o finalizados, incluidos debates, borradores, comentarios y propuestas para referencia futura.
• Hitos personales: Mantenga correos electrónicos que marquen eventos importantes de la vida, como ofertas de trabajo, cartas de aceptación y logros profesionales, para brindarles valor emocional.
• Documentos de viaje: Archivar entradas, reservas de hotel e itinerarios de viaje.rardocumentos que puedan servir como registros legales de su historial de viajes.

13.2 Guía de decisión sobre archivar o eliminar

Al decidir si archivar o eliminar un correo electrónico, considere su valor futuro. Archive los mensajes que pueda necesitar más adelante para fines de referencia, cumplimiento normativo o mantenimiento de registros. Elimine los correos electrónicos que sean irrelevantes o que ya no necesite, como boletines obsoletos, spam o tempo.rarNotificaciones y. Si no estás seguro, archívalo; siempre puedes eliminarlo más tarde, pero no puedes recuperar los correos electrónicos eliminados permanentemente.

13.3 Mantenimiento regular del archivo

Mantenga su archivo actualizado revisando periódicamente los elementos archivados y eliminando los que ya no necesite. Esto evita que su archivo se sature tanto como su bandeja de entrada y mantiene el tamaño de los archivos bajo control. Programe revisiones trimestrales o anuales de su archivo para asegurarse de que contenga solo información valiosa.

13.4 Copia de seguridad de archivos comprimidos

Proteja sus correos electrónicos archivados creando copias de seguridad:

• Copias de seguridad locales: Copie su archivo PST a un disco duro externo o una unidad USB. Guarde la copia de seguridad en un lugar seguro, lejos de su computadora.
• Copia de seguridad de almacenamiento en la nube: Suba su archivo PST a servicios de almacenamiento en la nube como OneDrive, Dropbox o Google Drive para realizar copias de seguridad externas y protegerse contra fallas de hardware.

Recuerde que los archivos comprimidos no son lo mismo que las copias de seguridad. Mantenga siempre copias de seguridad separadas de su archivo PST comprimido.

13.5 Frecuencia óptima de autoarchivo

Configure Autoarchivar para que se ejecute con la frecuencia suficiente para evitar grandes retrasos, pero no tan a menudo como para afectar el rendimiento. Para most Usuarios, ejecutar Autoarchivar cada 14 días funciona bien. Si recibe un gran volumen de correo electrónico a diario, considere configurarlo para que se ejecute semanalmente. Archivar lotes más pequeños con mayor frecuencia es mejor que procesar miles de elementos a la vez, lo cual puede ralentizar su equipo.

14. Datos importantes sobre el archivo de Outlook

14.1 Formato de archivo PST

El formato de archivo PST (Almacén personal) es el tipo de archivo de datos de Outlook que se utiliza para almacenar correos electrónicos, elementos del calendario, contactos y otros datos de Outlook localmente en su equipo. Los archivos PST se pueden abrir en Outlook y transferir entre equipos. Se encuentran separados de su buzón de correo y se almacenan en la ubicación que usted especifique, generalmente en C:\Usuarios\SuNombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\.

14.2 Archivar vs. exportar

Archivar y exportar son procesos diferentes. Archivar mueve elementos de su ubicación original a un archivo comprimido, eliminándolos del archivo PST principal y liberando espacio. Exportar crea una copia de los elementos seleccionados, pero no los elimina de su ubicación original ni reduce el tamaño del buzón. Utilice el archivado para administrar el tamaño del buzón y la exportación para crear copias de seguridad.

14.3 Archivo vs. Copia de seguridad

Un archivo comprimido no es lo mismo que una copia de seguridad. Los archivos comprimidos sirven para almacenar a largo plazo elementos antiguos a los que no se necesita acceder con frecuencia. Las copias de seguridad son copias duplicadas de los datos que se almacenan por separado para la recuperación ante desastres. Si desea hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos archivados, haga una copia de su archivo PST y guárdela en una ubicación segura, como OneDrive, Dropbox o una unidad externa.

Consulte nuestra guía completa sobre Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook.

14.4 Contactos no archivados automáticamente

Outlook no archiva automáticamente los contactos de forma predeterminada. Aunque Autoarchivar procesa carpetas de correo electrónico, calendarios, tareas, notas y diarios, excluye la carpeta Contactos. Sin embargo, puede archivar manualmente la carpeta Contactos con la herramienta Limpiar elementos antiguos si es necesario.

15. Preguntas frecuentes

P: ¿Cómo puedo archivar correos electrónicos en Outlook?

R: Para archivar correos electrónicos en Outlook, seleccione el correo o los correos que desee archivar y haga clic en el botón Archivar en la barra de herramientas. También puede hacer clic derecho y seleccionar Archivar en el menú contextual, presionar la tecla Retroceso o arrastrar los correos a la carpeta Archivo. Para archivar automáticamente, configure Autoarchivar o use reglas para archivar correos electrónicos de remitentes específicos.

P: ¿Cómo puedo archivar miles de correos electrónicos en Outlook?

R: Para archivar grandes volúmenes de correos electrónicos, use Autoarchivar para programar el archivado regular de mensajes antiguos o use la herramienta Limpiar elementos antiguos para archivar manualmente correos electrónicos anteriores a una fecha específica. También puede exportar correos electrónicos a un archivo PST: vaya a Archivo -> Abrir y exportar -> Importar/Exportar -> Exportar a un archivo y seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst). Estos métodos gestionan mensajes masivos de forma eficiente sin necesidad de ordenarlos manualmente.

P: ¿Archivar correos electrónicos libera espacio en Outlook?

R: Depende del método de archivo. Si usa el botón Archivar, los correos archivados se mueven a la carpeta Archivo integrada, que aún se encuentra en su buzón principal, por lo que no liberará espacio. Sin embargo, usar Autoarchivar o la herramienta Limpiar elementos antiguos para mover correos a un archivo separado sí libera espacio del buzón principal. El Archivo en línea también libera espacio en su buzón principal al mover los correos a un buzón separado en el servidor.

P: ¿Cómo encontrar los correos electrónicos archivados en Outlook?

R: Para encontrar correos electrónicos archivados, diríjase a la carpeta Archivo en su lista de carpetas o al buzón Archivos si usa Autoarchivar. Use la barra de búsqueda en la parte superior de Outlook para buscar correos electrónicos específicos por remitente, asunto, fecha o palabras clave. De forma predeterminada, Outlook busca en todas las carpetas, incluidos los elementos archivados. Para limitar la búsqueda solo a los correos electrónicos archivados, seleccione la carpeta Archivo antes de buscar.

P: ¿Es mejor archivar o eliminar correos electrónicos en Outlook?

R: Archive los correos electrónicos que pueda necesitar más adelante para fines de referencia, cumplimiento normativo o mantenimiento de registros. Elimine los correos electrónicos que sean irrelevantes o que ya no necesite. Si existe la posibilidad de que necesite consultar un correo electrónico en el futuro, archívelo en lugar de eliminarlo. Los correos electrónicos archivados se pueden buscar y restaurar en cualquier momento, mientras que los eliminados desaparecen definitivamente.

P: ¿Puedo archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook?

R: Sí, Autoarchivar le permite programar el archivado de correos electrónicos según su antigüedad, carpeta u otros criterios. Esto mantiene su bandeja de entrada organizada sin necesidad de intervención manual. También puede crear reglas de Outlook para mover automáticamente los correos electrónicos que cumplan ciertas condiciones a la carpeta Archivo. Tenga en cuenta que Autoarchivar solo está disponible en la versión clásica de Outlook, no en la nueva versión de Outlook ni en la versión web.

P: ¿El archivado afectará los resultados de búsqueda de mi correo electrónico?

R: No, los correos archivados se pueden buscar en Outlook. De forma predeterminada, al buscar en Outlook, se buscan en todas las carpetas de su buzón, incluyendo la carpeta Archivo y el buzón Archivos. Puede encontrar los correos archivados con la misma facilidad que los de su bandeja de entrada.

P: ¿Cómo cambiar el tar¿Obtener la ubicación del archivo?

R: En las cuentas de Microsoft 365, Exchange, Exchange Online o Outlook.com, no se puede cambiar la ubicación de la carpeta Archivo integrada; es una carpeta predeterminada del sistema que no se puede renombrar, mover ni eliminar. En las cuentas POP e IMAP, se puede cambiar la ubicación de la carpeta Archivo seleccionando Archivo -> Configuración del buzón -> Herramientas -> Establecer carpeta de archivo. Al usar Autoarchivar o Limpiar elementos antiguos, se puede especificar dónde se guarda el archivo PST haciendo clic en "Examinar" en la configuración del archivo.

P: ¿Cuál es la relación entre AutoArchivo y Exchange Server Online Archive?

R: Autoarchivar es una función antigua de Outlook que mueve automáticamente los correos electrónicos antiguos a un archivo PST local. Esto significa que los mensajes se eliminan del servidor y son más difíciles de encontrar mediante búsquedas. Si el disco duro que contiene el archivo PST de Autoarchivar queda inutilizable, estos mensajes se eliminan.ostExchange Server Online Archive es una alternativa empresarial a Autoarchivado. Almacena los correos electrónicos archivados en el servidor, manteniéndolos accesibles desde cualquier dispositivo. Autoarchivado puede seguir usándose si no tiene Exchange Server Online Archive y su departamento de TI no ha deshabilitado la función.

P: ¿Qué pasa si mi archivo PST de Autoarchivo se daña o no se abre?

R: Si su archivo PST de Autoarchivar está dañado y Outlook no puede abrirlo, puede usar un programa especializado. Herramienta de reparación de Outlook PST Para recuperar sus correos electrónicos archivados y otros datos. Antes de intentar la recuperación, cree siempre una copia de seguridad del archivo dañado. Para evitar problemas futuros, verifique periódicamente que sus archivos se puedan abrir y, si es posible, considere mover los archivos importantes a Exchange Server Online Archive.

P: ¿Cómo desactivo el archivado con la tecla Retroceso?

R: Para evitar que la tecla Retroceso archive elementos, debe agregar una entrada de registro. Vaya a HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (o la ruta OCT), cree un valor DWORD llamado DisableOneClickArchive y establézcalo en 1. Esta corrección del registro se aplica a Microsoft 365 de Outlook y no funciona con versiones perpetuas. Siempre haga una copia de seguridad del registro antes de realizar cambios.

P: ¿Cómo deshabilitar el archivado automático de elementos recurrentes del calendario?

R: Puede excluir estos elementos mediante tres métodos:

1. Excluir toda la carpeta Calendario.
2. Excluir un elemento individual del calendario.
3. Excluir varios elementos del calendario.

Puede obtener más detalles en esta sección.

16. Conclusión

16.1 Comparación de métodos de archivo

Comprender las diferencias entre los métodos de archivo le ayudará a elegir el enfoque adecuado para sus necesidades:

Método	Destino del archivo	Cliente / Servidor	Nueva perspectiva	Perspectiva clásica	Web (Opcional)	Cuándo usar	Impacto en el tamaño del buzón
Archivo manual (botón Archivar)	Carpeta de archivo incorporada	Operación del lado del cliente	Sí	Sí	Sí	Organización rápida de la bandeja de entrada sin reducir el almacenamiento	Sin reducción: los correos electrónicos permanecen en el buzón
Archivo manual (limpieza)	Archivo PST local	Operación del lado del cliente	No	Sí	No	Archivado único para liberar espacio en el buzón	Reduce significativamente el tamaño del buzón
Archivo automático	Archivo PST local	Operación del lado del cliente	No	Sí	No	Gestión automática y continua del buzón de correo	Reduce el tamaño del buzón con el tiempo
Archivo en línea de Exchange Server	Buzón de correo de servidor independiente	Operación del lado del servidor	Sí	Sí	Sí	Usuarios empresariales con buzones de correo grandes	Reduce el tamaño del buzón principal

Nota: Para reducir el tamaño del buzón, es necesario compactarlo después de archivar correos electrónicos antiguos.

16.2 Mantener una bandeja de entrada limpia

Archivar es solo una parte de una gestión eficaz del correo electrónico. Desarrolla una rutina constante para procesar los correos electrónicos, archívalos o elimínalos inmediatamente después de procesarlos y revisa tu archivo con regularidad para eliminar los elementos que ya no necesitas. Al implementar estas prácticas, junto con una configuración de archivo adecuada, mantendrás una bandeja de entrada limpia y eficiente que te ayudará a mantenerte productivo y concentrado en los mensajes importantes.

Referencias

• Documento oficial de Microsoft: Archivar elementos manualmente
• Documento oficial de Microsoft: Archivar en Outlook para Windows
• Documento oficial de Microsoft: Archivar elementos antiguos automáticamente
• Documento oficial de Microsoft: Explicación de la configuración de Autoarchivar
• Documento oficial de Microsoft: Habilitar buzones de archivo para Microsoft 365

---

Sobre el Autor

xiu xing Es un profesional de TI con más de 8 años de experiencia en sistemas de correo electrónico empresarial y resolución de problemas de Microsoft Office. Ha ayudado a miles de usuarios a resolver problemas complejos de Outlook en diversos entornos corporativos.

Xiu se especializa en migraciones de sistemas de correo electrónico, recuperación de datos y optimización de software de productividad. Su experiencia práctica incluye la gestión de implementaciones de Exchange Server, la resolución de problemas de conectividad MAPI y la implementación de sólidas estrategias de backup para sistemas de correo electrónico críticos.

A través de sus escritos técnicos, Xiu se compromete a hacer accesibles soluciones informáticas complejas a los usuarios habituales. Se mantiene al día con los últimos desarrollos de Office 365 y Exchange Online, así como con las tecnologías de correo electrónico emergentes. Cuando no está resolviendo problemas con el correo electrónico, Xiu disfruta compartiendo consejos técnicos prácticos que ayudan a las personas a trabajar de forma más eficiente.

¿Tienes preguntas sobre esta guía o necesitas ayuda con Outlook? Xiu te da la bienvenida. comentarios y sugerencias para mejorar estos recursos de solución de problemas.