Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook: Guía completa [2026]

1. Introducción

1.1 ¿Qué es la copia de seguridad de correo electrónico de Outlook?

La copia de seguridad del correo electrónico de Outlook consiste en crear copias de sus correos electrónicos de Outlook y almacenarlas en una ubicación segura, separada de su buzón principal. Esto garantiza que pueda recuperar sus mensajes, contactos y otros datos importantes si los datos originales se pierden.ost, dañado o eliminado accidentalmente.

1.2 Por qué debería hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook

La copia de seguridad periódica del correo electrónico de Outlook protege sus comunicaciones críticas y datos comerciales contra diversos riesgos:

• Protección contra la pérdida de datos: Fallas de hardware, eliminaciones accidentales o fallas del sistema pueden destruir años de correos electrónicos importantes sin previo aviso.
• Seguridad y protección contra ransomware: Los ataques de ransomware pueden cifrar o destruir los datos de su correo electrónico. Las copias de seguridad ofrecen una vía de recuperación sin pagar rescates.
• Cumplimiento y requisitos legales: Muchas industrias requieren que las empresas conserven las comunicaciones por correo electrónico para auditorías, descubrimientos legales y cumplimiento normativo.
• Continuidad del negocio: La copia de seguridad del correo electrónico garantiza que las comunicaciones críticas permanezcan accesibles durante migraciones, actualizaciones del sistema o transiciones de oficina.
• Migración y transferencia de correo electrónico: Las copias de seguridad simplifican el traslado de correos electrónicos entre computadoras, cuentas o plataformas de correo electrónico sin pérdida de datos.

2. Copia de seguridad de correos electrónicos de Outlook.com (cuentas personales basadas en la web)

2.1 Guardar correos electrónicos individuales (como PDF(EML/MSG, etc.)

Para los usuarios de Outlook.com que necesitan hacer una copia de seguridad de correos electrónicos importantes específicos, pueden guardar mensajes individuales como PDF, archivos EML o MSG directamente desde la interfaz web.

Para guardar como PDF:

1. Abra Outlook.com en su navegador web e inicie sesión en su cuenta.
2. Abra el correo electrónico que desea respaldar.
3. Haga clic en el menú de tres puntos en la parte superior del correo electrónico.
4. Seleccione Imprimir.
5. En el cuadro de diálogo de impresión, seleccione Guardar como PDF or Microsoft Imprimir a PDF como su impresora.
6. Haga clic en Imprimir or Guardar y elige tu carpeta de destino.

Para guardar como archivo EML/MSG:

1. Abra el correo electrónico en Outlook.com.
2. Haga clic en el menú de tres puntos.
3. Seleccione Guardar.
4. El correo electrónico se descarga como un archivo .eml/.msg que se puede abrir en most clientes de correo electrónico.

Este método funciona bien para archivar algunos mensajes importantes, pero no es práctico para realizar copias de seguridad de grandes volúmenes de correos electrónicos.

2.2 Solicitar exportación de datos a través del equipo de privacidad de Microsoft

Los usuarios de Outlook.com que necesitan exportar los datos completos de su buzón de correo, pueden solicitar una exportación de datos completa a través del sistema de soporte de privacidad de Microsoft.

1. Comuníquese con el equipo de privacidad de Microsoft by Realizar una solicitud relacionada con una cuenta personal de Microsoft.
2. De las opciones disponibles, seleccione Exportar mis datos.
3. Siga las instrucciones para completar y enviar su solicitud de exportación de datos.
4. Espere a que Microsoft procese su solicitud. Esto puede tardar hasta 30 días, dependiendo del tamaño de los datos y la cola de procesamiento.
5. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando su exportación de datos esté lista.
6. Visitar https://account.microsoft.com/privacy/download-data para descargar sus datos exportados.
7. La exportación incluye sus correos electrónicos en un formato que se puede importar a Outlook Desktop.

Este método exporta todos los datos de tu cuenta Microsoft, no solo los correos electrónicos. El proceso es más largo que otros métodos de copia de seguridad, pero proporciona una exportación oficial completa desde los servidores de Microsoft.

2.3 Use la aplicación de escritorio para recibir y exportar correos electrónicos de Outlook.com

Puede agregar su cuenta de Outlook.com a Outlook Desktop y exportar sus correos electrónicos a un archivo PST para realizar una copia de seguridad completa.

1. 1. Abra Outlook Desktop y vaya a Archivo -> Agregar Cuenta.
   2. Ingrese su dirección de correo electrónico de Outlook.com y haga clic en Conecta.
   3. Ingrese su contraseña y complete la autenticación de dos factores si es necesario.
   4. Espere a que Outlook sincronice su buzón. Esto puede tardar entre varios minutos y horas, dependiendo del tamaño del buzón.
   5. Una vez sincronizado, siga los pasos para exportar los correos electrónicos a un archivo PST.

Este método crea una copia de seguridad local completa de sus correos electrónicos de Outlook.com que usted controla por completo.

3. Copia de seguridad de correos electrónicos de Microsoft 365/Outlook 365/Buzón de Exchange (Cuentas profesionales/escolares)

3.1 Opciones de copia de seguridad a nivel de usuario

3.1.1 Guardar correos electrónicos individuales (como PDF(EML/MSG, etc.)

Los usuarios de Microsoft 365 pueden guardar correos electrónicos individuales utilizando los mismos métodos descritos en sección 2.1El proceso es similar si accede a su cuenta a través de Outlook en la web o Outlook Desktop.

3.1.2 Usar la aplicación de escritorio para recibir y exportar correos electrónicos de Microsoft 365 a un archivo PST

El proceso para exportar correos electrónicos de Microsoft 365 a PST es el mismo que se describe en sección 2.3Agregue su cuenta laboral o educativa a Outlook Desktop y utilice el asistente de importación/exportación para crear una copia de seguridad.

Nota importante: Consideraciones sobre el modo de intercambio en caché

Las cuentas de Microsoft 365 y Exchange usan el modo caché de Exchange, que normalmente almacena en caché solo los correos electrónicos de los últimos 12 meses de forma predeterminada. Antes de exportar a PST, asegúrese de tener todos los correos electrónicos en caché:

1. Vaya a Archivo -> Configuración -> Configuración.
2. Seleccione su cuenta de Microsoft 365 y haga clic en CAMBIAR.
3. Arrastrar el Correo para mantener fuera de línea deslizador para Todos.
4. Haga clic en Siguiente -> Acabado.
5. Espere a que Outlook sincronice todo su buzón antes de exportar. Esto puede tardar varias horas.

Sin este paso, su exportación PST solo incluirá correos electrónicos almacenados en caché recientemente, no su historial de correo electrónico completo.

3.1.3 Archivar correos electrónicos

Microsoft 365 incluye funciones de archivado integradas que permiten mover automáticamente correos electrónicos antiguos a carpetas o buzones de archivo. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar y usar la función de archivado de Outlook, consulte nuestra guía completa: Cómo archivar correos electrónicos en Outlook.

3.1.4 OST Copia de seguridad de archivos (no recomendada)

Las cuentas de Exchange y Microsoft 365 almacenan datos en OST Archivos de tabla de almacenamiento sin conexión. Si bien se pueden copiar, no se recomiendan para realizar copias de seguridad.

Para localizar su OST archivo:

1. Cierre Outlook por completo.
2. Abra el Explorador de archivos y navegue hasta: C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\AppData\Local\Microsoft\Outlook
3. Busque archivos con la extensión .ost extensión.
4. Copia el OST archivo a su ubicación de respaldo.

Por qué OST No se recomienda realizar copias de seguridad:

• Depende de la cuenta del servidor y no se puede abrir directamente como un archivo PST.
• Para acceder directamente a los datos en un OST archivo, es necesario convertir el OST a un archivo PST de antemano.

Para realizar copias de seguridad confiables, utilice siempre la exportación PST en lugar de OST copia de archivos

3.2 Opciones de copia de seguridad a nivel de administrador

3.2.1 Exportación de eDiscovery

Hay dos métodos para que los administradores exporten datos de buzones mediante eDiscovery, según su entorno de Exchange.

3.2.1.1 A través del Portal de cumplimiento de Microsoft Purview (para Microsoft 365)

1. Inicie sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview en https://compliance.microsoft.com con credenciales de administrador.
2. Navegue a descubrimiento electrónico -> Estándar or Premium.
3. Haga clic en + Crear para crear un caso y proporcionar un nombre y una descripción.
4. Abra el estuche y vaya a la Búsquedas .
5. Haga clic en Nueva búsqueda y especifique los buzones de correo que desea respaldar.
6. Configure los criterios de búsqueda o déjelo en blanco para exportar todo el contenido.
7. Haga clic en Guardar y ejecutar para ejecutar la búsqueda.
8. Una vez finalizada la búsqueda, vaya a la Exportaciones .
9. Haga clic en Nueva exportación, seleccione los resultados de su búsqueda y configure las opciones de exportación.
10. Haga clic en Exportar y espera a que se complete el proceso.
11. Descargue los archivos PST exportados utilizando la herramienta de exportación de eDiscovery.

3.2.1.2 A través del Centro de administración de Exchange (para Exchange Server o híbrido)

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange (EAC).
2. Navegue a Gestión de cumplimiento -> eDiscovery y retención local.
3. Seleccione la búsqueda cuyos resultados desea exportar.
4. Haga clic en Exportar a un archivo PST 
5. En el cuadro de diálogo Herramienta de exportación PST de eDiscovery ventana:
   • Haga clic en Explorar para establecer la ubicación del archivo de exportación.
   • Marcar opcionalmente Habilitar la deduplicación para excluir elementos duplicados.
   • Marcar opcionalmente Incluir elementos que no se puedan buscar para incluir elementos que no se pudieron indexar.
6. Haga clic en Inicie para iniciar la exportación.
7. Espere a que se complete la exportación y descargue los archivos PST.

Nota: El método EAC se utiliza principalmente para entornos de Exchange Server. Los usuarios de Microsoft 365 deben usar el portal de cumplimiento de Purview (3.2.1.1) para...ost Características actualizadas.

3.2.2 Suspensión de litigios

La retención por litigio preserva el contenido del buzón al evitar la eliminación permanente de correos electrónicos, pero no es un método de respaldo.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange o en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
2. Navegue a Destinatarios -> buzones (Administrador de Exchange) o Gestión del ciclo de vida de los datos. -> Retención por juicio (Competencia).
3. Seleccione el buzón que desea poner en espera.
4. Active Retención por juicio y especifique la duración de la retención si es necesario.
5. Guarde los cambios.

Limitaciones importantes:

• La retención por litigio evita la eliminación, pero no crea una copia de seguridad.
• Si el buzón está dañado o eliminado, Litigation Hold no puede recuperar los datos.
• Esta función está diseñada para el cumplimiento legal, no para la recuperación ante desastres.
• Utilice siempre la retención por litigio en combinación con métodos de respaldo reales, como la exportación de eDiscovery o las copias de seguridad de PST.

4. Copia de seguridad de correos electrónicos de Outlook en Windows (escritorio)

4.1 Exportar a archivo PST (Asistente de importación/exportación)

El asistente de importación/exportación es el most Método confiable para realizar copias de seguridad de correos electrónicos de Outlook en el escritorio de Windows.

1. Abra Outlook Desktop en su computadora Windows.
2. Haga clic en Archivo -> Abrir y Exportar -> Import / Export.
   
3. Seleccione Exportar a un archivo y hacer clic en Siguiente.
   
4. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) y hacer clic en Siguiente.
   
5. Selecciona la carpeta que quieres respaldar. Para respaldar todos los correos electrónicos, selecciona la carpeta de nivel superior.
6. Comprobar Incluir subcarpétas para hacer una copia de seguridad de todas las carpetas anidadas y hacer clic Siguiente.
   
7. Haga clic en Explorar para elegir dónde guardar su archivo de respaldo.
8. Ingrese un nombre de archivo descriptivo como “Outlook-Backup-2026-01-03.pst” y haga clic OK.
9. Haga clic en Acabado.
10. Si se le solicita, ingrese una contraseña para proteger su copia de seguridad (opcional pero recomendada para datos confidenciales).
11. Haga clic en OK y esperar a que se complete la exportación.

El archivo PST exportado contiene todos sus correos electrónicos, archivos adjuntos, contactos, elementos del calendario y tareas de las carpetas seleccionadas.

4.2 Copiar manualmente el archivo PST

Puede copiar manualmente su archivo PST para obtener una copia de seguridad completa que incluya todos los datos y configuraciones de Outlook.

1. Primero, localice su archivo PST yendo a Archivo -> Configuración -> Configuración.
2. Haga clic en la pestaña Los archivos de datos .
3. Seleccione su archivo PST y anote la ubicación del archivo que se muestra en la parte inferior de la ventana.
   
4. Cierre Outlook por completo. Esto es fundamental para evitar la corrupción de archivos.
5. Abra el Explorador de archivos y navegue hasta la ubicación del archivo PST (normalmente C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\Documentos\Archivos de Outlook or C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\AppData\Local\Microsoft\Outlook).
6. Copie el archivo PST a su destino de respaldo, como un disco duro externo o un almacenamiento en la nube.

Copiar manualmente archivos PST es más rápido que usar el Asistente de exportación para buzones de correo grandes, pero debe asegurarse de que Outlook esté completamente cerrado antes de copiar para evitar daños.

4.3 Función de autoarchivo

Autoarchivar mueve automáticamente los correos electrónicos antiguos a una carpeta de archivo independiente o a un archivo PST según criterios de antigüedad. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar y usar Autoarchivar, consulte nuestra guía completa: Cómo archivar correos electrónicos en Outlook.

Tenga en cuenta que Autoarchivar solo está disponible en Outlook de escritorio para Windows y no está disponible en Outlook para Mac ni en las versiones web.

4.4 Guardar correos electrónicos individuales (como PDF(EML/MSG, etc.)

Los usuarios de Outlook de escritorio pueden guardar correos electrónicos individuales utilizando métodos similares a los descritos en sección 2.1.

5. Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac

5.1 Exportar a archivo OLM

Outlook para Mac utiliza archivos OLM (Outlook para Mac) en lugar de archivos PST para las copias de seguridad.

1. Abra Outlook para Mac.
2. En la barra de herramientas, haga clic en Accesorios -> Exportar.
   
3. En la ventana Exportar, seleccione los elementos que desea respaldar: Correo electrónico, Contacto, Calendario, tareas y Notas.
4. Haga clic en Continuar.
5. Elija dónde guardar su archivo de respaldo.
6. Ingrese un nombre de archivo como “Outlook-Mac-Backup-2026.olm”.
7. Haga clic en Guardar.
8. Espere a que se complete la exportación. Outlook mostrará un indicador de progreso.
9. Cuando termine, haga clic en Terminado.

El archivo OLM exportado contiene todos los datos de Outlook seleccionados y se puede volver a importar a Outlook para Mac.

5.2 Copia manual de archivo OLM

Puede copiar manualmente la carpeta de identidad de Outlook para obtener una copia de seguridad completa que incluya todas las configuraciones y los datos.

1. Cierre Outlook para Mac por completo.
2. Abra el Finder y haga clic en Go -> Ir a la carpeta (o presione Cmd + Shift + G).
3. Pegue esta ruta: ~/library/Contenedores de grupo/UBF8T346G9.Office/Outlook/Perfiles de Outlook 15/Perfil principal
4. Presione Devoluciones.
5. Copia el Dato carpeta a su ubicación de respaldo.
6. Alternativamente, para versiones más nuevas, navegue a: ~/library/Contenedores de grupo/UBF8T346G9.Office/Outlook/Datos locales de Outlook
7. Copie la carpeta completa a su destino de respaldo.

Si no puedes ver la Librarcarpeta y, mantenga presionada la Opción tecla mientras hace clic en el Go Menú en Finder y Library aparecerá.

La copia manual conserva todas las configuraciones, reglas y firmas además de sus correos electrónicos y es más rápida para buzones de correo grandes.

5.3 Guardar correos electrónicos individuales (como PDF(EML/MSG, etc.)

Los usuarios de Outlook para Mac pueden guardar correos electrónicos individuales utilizando métodos similares a los descritos en sección 2.1.

6. Métodos de copia de seguridad alternativos

6.1 Copia de seguridad en Gmail

Gmail puede servir como destino de respaldo para sus correos electrónicos de Outlook y también puede proporcionar sus propias capacidades de exportación a través de Google Takeout.

6.1.1 Configurar Gmail para recibir correos electrónicos de Outlook

Puedes configurar Gmail para recuperar correos electrónicos de tu cuenta de Outlook, creando una copia de seguridad automática en el almacenamiento en la nube de Gmail.

1. Inicie sesión en su cuenta de Gmail en https://mail.google.com/.
2. Haga clic en el icono del engranaje y seleccione Ver todas las configuraciones.
3. Vaya a la  Cuentas e importación .
4. En la sección “Consultar el correo de otras cuentas”, haga clic en Agregar una cuenta de correo.
5. Ingrese su dirección de correo electrónico de Outlook y haga clic en Siguiente.
6. Seleccione  Importar correos electrónicos desde mi otra cuenta (POP3)  y hacer clic en  Siguiente.
7. Ingrese la contraseña de su cuenta de Outlook.
8. Para el servidor POP, utilice el servidor apropiado para su tipo de cuenta (por ejemplo, outlook.office365.com para Microsoft 365).
9. Puerto: 995y verificar Utilice siempre una conexión segura (SSL).
10. Marcar opcionalmente Etiquetar los mensajes entrantes para organizar correos electrónicos importados.
11. Haga clic en Agregar Cuenta.
12. Gmail ahora recuperará correos electrónicos de su cuenta de Outlook periódicamente.

Tenga en cuenta que este método suele importar los correos electrónicos nuevos. Para hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos existentes, es posible que deba usar el Exportar a PST método.

6.1.2 Exportar correos electrónicos de Gmail mediante Google Takeout

Una vez que tus correos estén en Gmail, puedes exportarlos como un archivo descargable con Google Takeout. Esto crea una copia de seguridad sin conexión en formato MBOX.

1. Visitar https://takeout.google.com e inicie sesión en su cuenta de Google.
2. Haga clic en Deseleccionar todo para desmarcar todos los servicios de Google.
3. Desplácese hacia abajo y marque solo EMAIL.
4. Opcionalmente haga clic en Todos los datos de correo incluidos para seleccionar etiquetas o carpetas específicas si no desea exportar todo.
5. Desplácese hasta la parte inferior y haga clic en El próximo paso.
6. Elige tu método de envío:
   • Enviar enlace de descarga por correo electrónico (recomendado)
   • Agregar a Google Drive, Dropbox o OneDrive
7. Seleccionar frecuencia de exportación:
   • Exportar una vez (copia de seguridad única)
   • Exportar cada 2 meses durante 1 año (copias de seguridad automáticas)
8. Elija el tipo de archivo: .zip or . Tgz.
9. Seleccione el tamaño del archivo. Si su buzón es grande, elija tamaños más pequeños (por ejemplo, 2 GB) para dividir en varios archivos.
10. Haga clic en Crear exportación.
11. Google procesará tu solicitud. Esto puede tardar varias horas o días, dependiendo del tamaño del buzón.
12. Cuando esté listo, recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga.
13. Haga clic en el enlace y descargue sus archivos.
14. Extraer el .zip o archivo .tgz para acceder a sus correos electrónicos en formato MBOX.

Los archivos MBOX exportados se pueden importar a muchos clientes de correo electrónico, incluido Thunderbird, o convertir al formato PST mediante herramientas de terceros para usar con Outlook.

6.2 Exportar a CSV/Excel

Puede exportar metadatos de correo electrónico a formato CSV para mantener registros y realizar análisis, aunque esto no realiza una copia de seguridad del contenido real del correo electrónico ni de los archivos adjuntos.

1. Abra Outlook Desktop.
2. Vaya a Archivo -> Abrir y Exportar -> Import / Export.
3. Seleccione Exportar a un archivo y hacer clic en Siguiente.
4. Elija Valores separados por comas y hacer clic en Siguiente.
5. Seleccione la carpeta de correo electrónico que desea exportar y haga clic en Siguiente.
6. Elija dónde guardar el archivo CSV y haga clic Siguiente.
7. Opcionalmente haga clic en Campos personalizados del mapa para seleccionar columnas de datos específicas.
8. Haga clic en Acabado.

El archivo CSV exportado contiene metadatos del correo electrónico, como remitente, destinatario, asunto, fecha y tamaño, pero no incluye el cuerpo del mensaje ni los archivos adjuntos. Esto es útil para crear registros e informes de correo electrónico, pero no para realizar copias de seguridad y recuperación de correo electrónico.

6.3 Soluciones de almacenamiento en la nube

Después de crear archivos de respaldo PST u OLM, puede almacenarlos en servicios en la nube para protección y accesibilidad fuera del sitio.

• Google Drive: Sube tus archivos de respaldo PST/OLM a Google Drive para un almacenamiento seguro en la nube con 15 GB de almacenamiento gratuito y fácil acceso desde cualquier dispositivo.
• OneDrive: El almacenamiento en la nube de Microsoft se integra perfectamente con Windows y Office, ofreciendo 5 GB de almacenamiento gratuito y sincronización automática para sus copias de seguridad de Outlook.
• Dropbox: Proporciona sincronización automática e historial de versiones para sus archivos de respaldo, con 2 GB de almacenamiento gratuito y capacidades de uso compartido fácil.

Al utilizar el almacenamiento en la nube para copias de seguridad de Outlook, asegúrese de que los archivos de copia de seguridad estén protegidos con contraseña si contienen información confidencial y verifique que los archivos se hayan cargado completamente antes de eliminar las copias locales.

6.4 Copia de seguridad mediante Thunderbird

Mozilla Thunderbird es un cliente de correo electrónico gratuito y de código abierto que puede conectarse a su cuenta de Outlook y exportar correos electrónicos al formato universal MBOX para realizar copias de seguridad y portabilidad a largo plazo.

1. Descargue e instale Mozilla Thunderbird desde https://www.thunderbird.net.
2. Abra Thunderbird y haga clic en Configurar una cuenta o ir a Accesorios -> Configuración -> Acciones de cuenta -> Agregar cuenta de correo.
3. Ingrese su nombre, dirección de correo electrónico de Outlook y contraseña, luego haga clic en Continuar.
4. Thunderbird detectará automáticamente la configuración de tu servidor de Outlook. Si es necesario, selecciona IMAP para el tipo de cuenta y haga clic en Terminado.
5. Espera a que Thunderbird sincronice tus correos. Esto puede tardar de minutos a horas, dependiendo del tamaño del buzón.
6. Una vez sincronizado, haga clic derecho en la carpeta que desea respaldar (por ejemplo, Buzón).
7. Seleccione  Exportar mensajes o utilice el complemento ImportExportTools NG para obtener más opciones de exportación.
8. Si usa el complemento: Instale ImportExportTools NG desde Complementos y temas, luego haga clic derecho en una carpeta y seleccione Herramientas de importación y exportación NG -> Carpeta de exportación -> Exportar como archivo MBOX.
9. Elija su ubicación de guardado y haga clic Guardar.
10. Repita este procedimiento para cada carpeta de la que desee hacer una copia de seguridad o exporte la cuenta completa.

Los archivos MBOX se pueden importar de nuevo a Thunderbird o convertir a otros formatos. Este método funciona con todos los tipos de cuentas de Outlook, incluidas las de Outlook.com, Microsoft 365 y Exchange.

6.5 Copia de seguridad mediante VBA

Para escenarios de copias de seguridad complejos, se pueden usar códigos VBA. Por ejemplo:

• Realice una copia de seguridad de todas las carpetas de la sección “Favoritos” en un nuevo archivo PST de Outlook.
• Realizar una copia de seguridad y restaurar la lista de carpetas de la sección “Favoritos” en Outlook

7. Copia de seguridad de otros elementos de Outlook

7.1 Copia de seguridad del calendario, contactos, tareas, notas y diarios de Outlook

Para realizar copias de seguridad del calendario, contactos, tareas, notas y diarios de Outlook se utiliza el mismo asistente de importación y exportación que para realizar copias de seguridad del correo electrónico.

1. Vaya a Archivo -> Abrir y Exportar -> Import / Export.
2. Seleccione Exportar a un archivo y hacer clic en Siguiente.
3. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) para una copia de seguridad completa o Valores separados por comas Para el formato CSV, haga clic en Siguiente.
4. Seleccione el correspondiente Calendario/Contactos/Tareas/Notas/Diarios carpeta debajo de su cuenta de correo electrónico.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Elija dónde guardar su archivo de respaldo y haga clic Acabado.

Nota: También puede exportar el calendario como un archivo iCalendar (.ics) para compatibilidad con otras aplicaciones de calendario haciendo clic derecho en un calendario y seleccionando Guardar calendario.

7.2 Reglas de Outlook para copias de seguridad

7.2.1 Exportar a archivo RWZ

Puede exportar reglas de Outlook a un archivo RWZ independiente para realizar una copia de seguridad o transferirlas a otro buzón.

1. Vaya a Archivo -> Administrar reglas y alertas.
2. Haga clic en Opciones Botón en el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
3. Haga clic en Reglas de exportación.
4. Elija dónde guardar el archivo e ingrese un nombre de archivo como “Outlook-Rules-Backup.rwz”.
5. Haga clic en Guardar.

Para restaurar las reglas, vaya a la misma ubicación y haga clic en Importar reglas, luego seleccione su archivo RWZ.

7.2.2 Incluido en la copia de archivos PST

Al copiar manualmente su archivo PST (como se describe en la sección 4.2), las reglas se incluyen automáticamente en la copia de seguridad. Sin embargo, estas reglas NO se incluyen al usar el asistente de importación/exportación para exportar a PST.

Para realizar una copia de seguridad de las reglas junto con los correos electrónicos mediante el método manual:

1. Localice la ubicación de su archivo PST a través de Archivo -> Configuración -> Los archivos de datos.
   
2. Cierre Outlook por completo.
3. Copie el archivo PST completo a su ubicación de respaldo.
4. Cuando restaure este archivo PST reemplazando el original, sus reglas se restaurarán automáticamente.

Para obtener la máxima seguridad, utilice ambos métodos: exporte las reglas a RWZ para facilitar la transferencia entre buzones de correo e inclúyalas en su copia de archivo PST para realizar una copia de seguridad completa.

7.3 Copia de seguridad de firmas de correo electrónico

Las firmas de correo electrónico se almacenan como archivos separados en su computadora y se debe realizar una copia de seguridad de ellas manualmente.

1. Cerrar Outlook.
2. Abra el Explorador de archivos y navegue hasta: C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Firmas
3. Copie toda la carpeta Firmas a su ubicación de respaldo.
4. La carpeta contiene las versiones HTML, TXT y RTF de cada firma, junto con las imágenes incrustadas. Debe copiar las tres versiones al realizar una copia de seguridad o transferir una firma.

Para restaurar las firmas, copie la carpeta Firmas respaldada a la ubicación original.

7.4 Plantillas de correo electrónico de respaldo

Las plantillas de correo electrónico se almacenan como archivos OFT en Outlook.

1. Navegue a C:\Usuarios\[Sunombredeusuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates en el Explorador de archivos.
2. Copie todos los archivos .oft a su ubicación de respaldo.

Alternativamente, puede exportar plantillas individualmente abriendo Outlook y yendo a Archivo -> Guardar como, Seleccionando Plantilla de Outlook como el tipo de archivo y guardarlo en su ubicación de respaldo.

7.5 Copia de seguridad de papelería/temas

La papelería y los temas personalizados se almacenan en carpetas específicas.

1. Navegue a C:\Usuarios\[Sunombredeusuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery Para papelería.
2. Navegue a C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Temas de documento 16 or C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas\Temas de documentos para temas.
3. Copie estas carpetas a su ubicación de respaldo.

7.6 Copia de seguridad de formularios personalizados

Los formularios personalizados de Outlook se almacenan en la carpeta Formularios.

1. Navegue a C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\AppData\Local\Microsoft\Forms.
2. Copie toda la carpeta Formularios a su ubicación de respaldo.

Para realizar una copia de seguridad completa de Outlook que incluya todos estos elementos automáticamente, utilice el método de copia manual de archivos PST descrito en la sección 4.2 combinado con la copia de seguridad de las carpetas AppData.

7.7 Copia de seguridad de la configuración personalizada de la cinta y la barra de tareas

Si ha personalizado la Cinta o la Barra de herramientas de acceso rápido (QAT) de Outlook, puede hacer una copia de seguridad de estas configuraciones para transferirlas a otra computadora o conservarlas antes de reinstalar Outlook.

1. Abra Outlook y vaya a Archivo -> Opciones.
2. En la ventana Opciones de Outlook, seleccione Personalizar cinta de opciones.
3. En la esquina inferior derecha del panel derecho, haga clic en el Import / Export .
4. Seleccione  Exportar todas las personalizaciones  en el menú desplegable.
5. En el cuadro de diálogo para guardar archivos, elija la ubicación de la copia de seguridad.
6. Ingrese un nombre de archivo descriptivo como “Outlook-Ribbon-Customizations.exportedUI”.
7. Haga clic en Guardar.

Para restaurar estas configuraciones en otra computadora, vaya a la misma ubicación y haga clic en Import / Export -> Importar archivo de personalización, luego seleccione el archivo guardado.

Se puede hacer una copia de seguridad de la configuración de la barra de herramientas de acceso rápido utilizando el mismo método seleccionando el icono Acceso rapido a la barra de herramientas pestaña en Opciones de Outlook en lugar de Personalizar cinta de opciones.

7.8 Copia de seguridad de perfiles de Outlook

Los perfiles de Outlook contienen la configuración de su cuenta, la configuración del servidor y la ubicación de los archivos de datos. Realizar una copia de seguridad de su perfil le ahorra tiempo al configurar Outlook en un equipo nuevo o al recuperarse de un perfil dañado.

1. Cierre Outlook por completo.
2. Presione  Win + R para abrir el cuadro de diálogo Ejecutar.
3. Tipo regedit y pulse entrar:.
4. Si el Control de cuentas de usuario lo solicita, haga clic en Sí.
5. En el Editor del Registro, navegue hasta la clave Perfiles según su versión de Outlook:
   • Perspectivas 2007/2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Subsistema de mensajería de Windows\Perfiles
   • Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Perfiles
   • Outlook 2016/2019/Microsoft 365: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Perfiles
6. Haga clic derecho en Perfiles tecla y seleccionar Exportar.
7. Elija una ubicación para guardar e ingrese un nombre de archivo como “Outlook-Profile-Backup.reg”.
8. Haga clic en Guardar.
9. Cierre el Editor del Registro.

Para restaurar el perfil en otra computadora, cierre Outlook, luego haga doble clic en el archivo .reg exportado y haga clic en Sí para importarlo al registro.

8. Cómo restaurar correos electrónicos de Outlook desde una copia de seguridad

8.1 Restauración mediante el Asistente de importación/exportación

El asistente de importación/exportación le permite restaurar correos electrónicos desde un archivo de respaldo PST.

1. Abra Outlook Desktop.
2. Vaya a Archivo -> Abrir y Exportar -> Import / Export.
   
3. Seleccione Importar desde otro programa o archivo y hacer clic en Siguiente.
   
4. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) y hacer clic en Siguiente.
5. Haga clic en Explorar y localice su archivo PST de respaldo.
6. Elija cómo gestionar los duplicados:
   • Reemplazar duplicados con elementos importados (recomendado para restaurar desde una copia de seguridad)
   • Permitir la creación de duplicados
   • No importar elementos duplicados
7. Haga clic en Siguiente.
8. Introduzca la contraseña si su copia de seguridad está protegida con contraseña.
9. Seleccione Importar elementos a la misma carpeta en y elija su buzón actual del menú desplegable.
   
10. Haga clic en Acabado y esperar a que se complete la importación.

Outlook fusionará los datos de respaldo en su buzón actual, preservando sus correos electrónicos existentes mientras restaura los elementos respaldados.

8.2 Restauración mediante copia de archivo PST

Para una restauración completa que reemplace todos los datos actuales, puede copiar su archivo PST de respaldo directamente.

1. Primero, anote la ubicación actual de su archivo PST yendo a Archivo -> Configuración -> Los archivos de datos.
   
2. Cierre Outlook por completo.
3. Navegue a la ubicación de su archivo PST en el Explorador de archivos.
4. Cambie el nombre de su archivo PST actual (por ejemplo, agregue “.old” al final) en lugar de eliminarlo inmediatamente, en caso de que necesite recuperar algo.
5. Copie su archivo PST de respaldo en esta ubicación.
6. Cambie el nombre del archivo de respaldo para que coincida exactamente con el nombre del archivo PST original.
7. Start Outlook. Ahora utilizará su archivo PST de respaldo.

Este método reemplaza completamente los datos actuales con la copia de seguridad. Úselo solo si desea restaurar completamente a un estado anterior.

8.3 Restauración en Mac (archivos OLM)

Para restaurar una copia de seguridad de OLM en Outlook para Mac:

1. Abra Outlook para Mac.
2. Haga clic en Accesorios -> Importar.
   
3. Seleccione Archivo de almacenamiento de Outlook para Mac (.olm) y hacer clic en Continuar.
4. Busque su archivo OLM de respaldo y selecciónelo.
5. Haga clic en Importar.
6. Espere a que se complete la importación. Outlook mostrará el progreso.
7. Haga clic en Terminado cuando termine.

Los elementos importados aparecerán en una carpeta llamada "Elementos Importados" en su buzón. Después, podrá moverlos a la ubicación que desee.

8.4 Restauración de carpetas específicas

Si solo necesita restaurar una carpeta específica en lugar de la copia de seguridad completa, puede seleccionarla durante el proceso. proceso de importación.

8.5 Verificación de la integridad de los datos después de la restauración

Después de restaurar su copia de seguridad, verifique que todos los datos se hayan recuperado correctamente:

• Compruebe que los correos electrónicos importantes estén presentes y accesibles
• Verificar que los archivos adjuntos se abran correctamente
• Confirmar que los contactos y las entradas del calendario estén completos
• Pruebe que las reglas de correo electrónico funcionen si se incluyeron en la restauración.
• Compare la cantidad de elementos en las carpetas restauradas con sus registros de respaldo, si están disponibles.
• Revise correos electrónicos de diferentes períodos de tiempo para garantizar una restauración completa.

8.6 Solución de problemas comunes de restauración

Si encuentra problemas durante la restauración, los problemas más comunes incluyen:

• Errores de contraseña: asegúrese de estar utilizando la contraseña de respaldo correcta
• Aparecen elementos duplicados: utilice la opción “No importar elementos duplicados” en el asistente de importación/exportación.
• Archivo PST dañado: Use ScanPST.exe o una herramienta de terceros para solucionarlo. Consulte nuestra guía completa.
• Elementos faltantes después de la importación: Verifique que haya seleccionado “Incluir subcarpetas” y haya importado la carpeta correcta.

Si la importación falla por completo, asegúrese de tener suficiente espacio en disco y de que el archivo PST no esté dañado.

9. Mejores prácticas de copia de seguridad

Seguir estas prácticas recomendadas garantiza que las copias de seguridad de su correo electrónico de Outlook sean efectivas y confiables:

• Crear programas de copias de seguridad regulares: Configure copias de seguridad semanales para los buzones activos y mensuales para las cuentas de archivo. La consistencia evita la pérdida de datos. Puede crear una nueva tarea recurrente como recordatorio.
• Utilice varias ubicaciones de copia de seguridad: Sigue la regla 3-2-1: mantén 3 copias de tus datos en 2 tipos de soportes diferentes, con una copia almacenada externamente. Guarda las copias de seguridad en tu ordenador, un disco duro externo y almacenamiento en la nube.
• Pruebe sus copias de seguridad periódicamente: Verifique el funcionamiento de las copias de seguridad restaurando periódicamente los archivos de prueba. Una copia de seguridad que no se puede restaurar no sirve de nada. Las pruebas trimestrales detectan la corrupción antes de que se necesite la copia de seguridad.
• Proteger con contraseña las copias de seguridad confidenciales: Cifre siempre los archivos PST y OLM que contengan comunicaciones comerciales confidenciales o información personal. Utilice contraseñas seguras y únicas y guárdelas de forma segura.
• Administrar el espacio de almacenamiento: Supervise el tamaño de los archivos de respaldo y la capacidad de almacenamiento. Elimine los respaldos obsoletos después de verificar las versiones más recientes y comprima los respaldos antiguos si el almacenamiento es limitado.
• Mantenga actualizado el software de respaldo: Utilice la última versión de Outlook y herramientas de respaldo para evitar problemas de compatibilidad y vulnerabilidades de seguridad que podrían comprometer sus copias de seguridad.
• Documente sus procedimientos de respaldo: Anote su proceso de copia de seguridad, la ubicación de los archivos, las contraseñas (almacenadas de forma segura) y los pasos de restauración. La documentación es útil en situaciones de emergencia cuando el estrés afecta la memoria.
• Etiquetar y organizar archivos de respaldo: Utilice nombres de archivo descriptivos con fechas como “Outlook-Backup-2026-01-03.pst” y organice las copias de seguridad en carpetas claramente etiquetadas por año y mes para una fácil recuperación.

10. Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo hacer una copia de seguridad de todos mis correos electrónicos desde Outlook?

R: Sí, puedes hacer una copia de seguridad de todos tus correos electrónicos de Outlook con el método Exportar a PST. Ve a Archivo -> Abrir y Exportar -> Import / Export, seleccione Exportar a un archivo, escoger Archivo de datos de Outlook (.pst), y seleccione su carpeta de buzón principal con Incluir subcarpétas marcado. Esto crea una copia de seguridad completa de todos los correos electrónicos en todas las carpetas.

P: ¿Cuál es la diferencia entre archivar y realizar copias de seguridad en Outlook?

R: Archivar mueve los correos electrónicos antiguos de su buzón principal a una carpeta de archivo independiente para liberar espacio, pero los correos permanecen en Outlook y se pueden buscar. Al hacer una copia de seguridad, se crea una copia independiente de sus correos electrónicos almacenada fuera de Outlook (como un archivo PST) que puede usar para restaurar datos si el original está dañado.ostEl archivado administra el tamaño del buzón, mientras que la copia de seguridad protege contra la pérdida de datos.

P: ¿Puedo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en un disco duro externo?

R: Sí, puede hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en un disco duro externo exportándolos a formato PST y guardándolos directamente en el disco duro externo, o copiando un archivo PST existente en el disco. Esto le proporciona una copia de seguridad sin conexión, protegida contra ransomware y fallos del sistema que afecten a su ordenador.

P: ¿Cómo puedo hacer una copia de seguridad sólo de carpetas específicas en Outlook?

R: Durante el proceso de Exportación a PST, en lugar de seleccionar todo el buzón, expanda el árbol de carpetas y seleccione solo la carpeta específica que desea respaldar (como Bandeja de entrada o Elementos enviados). Desmarque Incluir subcarpétas si solo desea esa carpeta sin subcarpetas anidadas.

P: ¿Puedo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Gmail?

R: Sí, puedes configurar Gmail para que obtenga correos electrónicos de tu cuenta de Outlook a través de POP3. En Gmail, ve a Configuración -> Cuentas e importación -> Consultar el correo de otras cuentas Añade tu dirección de Outlook. Gmail descargará tus correos periódicamente. También puedes exportar tus correos de Outlook a PST, añadir tu cuenta de Gmail a Outlook Desktop e importar el PST a Gmail.

P: ¿Dónde se almacenan todos mis correos electrónicos de Outlook?

R: Los correos electrónicos de Outlook se almacenan en archivos PST (Windows) u OLM (Mac). Para las cuentas POP3 e IMAP, la ubicación predeterminada es C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\Documentos\Archivos de OutlookPara cuentas de Exchange y Microsoft 365, OST Los archivos de caché suelen estar en C:\Usuarios\[Su nombre de usuario]\AppData\Local\Microsoft\OutlookPuede encontrar la ubicación exacta en Archivo -> Configuración -> Los archivos de datos.

P: ¿Qué es un archivo PST en Outlook?

R: PST significa Tabla de Almacenamiento Personal. Es el formato de archivo de Outlook para almacenar correos electrónicos, contactos, elementos del calendario y otros datos en equipos con Windows. Se pueden realizar copias de seguridad de los archivos PST, transferirlos entre equipos e importarlos a Outlook para restaurar datos. Es el formato principal de copia de seguridad para Outlook en Windows.

P: ¿Puedo automatizar las copias de seguridad del correo electrónico de Outlook?

R: Outlook no incluye la exportación automatizada de archivos PST. Sin embargo, puede usar Autoarchivar para mover automáticamente los correos electrónicos antiguos a un archivo PST de archivo según una programación. Para realizar copias de seguridad verdaderamente automatizadas, considere soluciones de copia de seguridad de terceros compatibles con las copias de seguridad programadas de Outlook o cree una tarea del Programador de tareas de Windows para ejecutar un script de copia de seguridad que copie sus archivos PST.

P: ¿Con qué frecuencia debo realizar copias de seguridad de mis correos electrónicos de Outlook?

R: Para uso empresarial, realice copias de seguridad semanales o incluso diarias si recibe correos electrónicos importantes. Para uso personal, las copias de seguridad mensuales suelen ser suficientes. Ajuste la frecuencia según el volumen y la importancia de los correos electrónicos. Cree siempre una copia de seguridad antes de realizar cambios importantes, como actualizaciones del sistema operativo o reemplazos de computadoras.

P: ¿Existen herramientas seguras para realizar copias de seguridad del correo electrónico de Outlook?

R: La función integrada de Outlook para exportar a PST es segura y confiable. Para mayor seguridad, proteja sus archivos PST con contraseña durante la exportación. Herramientas de terceros como Acronis Cyber ​​Protect, Veeam Backup para Microsoft 365 y AvePoint Cloud Backup ofrecen seguridad de nivel empresarial, cifrado y programación automatizada para las cuentas de Microsoft 365.

P: ¿Cómo puedo recuperar todos mis correos electrónicos de Outlook desde una copia de seguridad?

A: Utilice el asistente de importación/exportación: Archivo -> Abrir y Exportar -> Import / Export -> Importar desde otro programa o archivo -> Archivo de datos de Outlook (.pst). Seleccione su archivo de respaldo, elija Reemplazar duplicados con elementos importadose impórtalos a tu buzón actual. Todos los correos respaldados se restaurarán a sus carpetas originales.

P: ¿Autoarchivar elimina correos electrónicos de mi buzón?

R: De forma predeterminada, Autoarchivar mueve (no elimina) los correos electrónicos con una antigüedad superior a la especificada a un archivo PST independiente. Los correos no se eliminan, sino que se reubican en el archivo, donde permanecen accesibles en Outlook. Puede configurar Autoarchivar para que elimine en lugar de archivar, pero la configuración predeterminada conserva los correos electrónicos trasladándolos.

P: ¿Puedo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook sin tener Outlook instalado?

R: Para las cuentas de Outlook.com, puede usar el Panel de Privacidad de Microsoft para descargar sus correos electrónicos como archivo PST sin tener instalado Outlook Desktop. Para otros tipos de cuenta, generalmente necesita Outlook Desktop o una herramienta de terceros para crear copias de seguridad. Una vez que tenga una copia de seguridad PST, puede almacenarla y administrarla sin Outlook.

P: ¿Qué sucede si pierdo mi contraseña de respaldo?

R: Si pierde la contraseña de un archivo PST protegido, recuperarla es extremadamente difícil y podría ser imposible sin herramientas especializadas. No existe una herramienta oficial de Microsoft para restablecer contraseñas de archivos PST. Guarde siempre las contraseñas PST de forma segura, como en un administrador de contraseñas, y considere mantener una copia de seguridad sin protección en un lugar seguro.

P: ¿Qué debo hacer si mi archivo de respaldo PST está dañado?

R: Si su archivo de respaldo PST se daña y no se puede abrir en Outlook, puede utilizar herramientas especializadas. Software de reparación de PST de Outlook Para recuperar sus datos. Antes de intentar repararlo, haga una copia de seguridad del archivo PST original dañado.

P: ¿Cuánto tiempo lleva realizar una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook?

R: El tiempo de copia de seguridad depende del tamaño del buzón y de la velocidad del ordenador. Un buzón pequeño (1-2 GB) suele tardar entre 5 y 15 minutos en exportar. Los buzones más grandes (10-20 GB) pueden tardar entre 1 y 2 horas. Los buzones empresariales muy grandes (más de 50 GB) pueden tardar varias horas. Copiar manualmente los archivos PST es más rápido que usar el Asistente de exportación para buzones grandes.

11. Conclusión

11.1 Resumen de puntos clave

Realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook es esencial para proteger sus comunicaciones importantes, datos comerciales y correspondencia personal contra pérdidas debido a fallas de hardware, borrados accidentales o amenazas cibernéticas.ost método de respaldo confiable para most Los usuarios exportan a archivos PST en Windows o a archivos OLM en Mac mediante el asistente de importación y exportación integrado de Outlook. Para una protección integral, combine las copias de seguridad PST periódicas con la copia manual de archivos y el almacenamiento externo en servicios en la nube.

11.2 Mantenerse proactivo con las copias de seguridad del correo electrónico

No esperes a que llegue una crisis para...tarNo haga copias de seguridad de sus correos electrónicos de Outlook. Cree su primera copia de seguridad hoy mismo, establezca un programa de copias de seguridad regular y documente sus procedimientos para futuras consultas. Recuerde que las copias de seguridad solo son útiles si funcionan cuando se necesitan, así que pruebe su proceso de restauración antes de enfrentarse a una emergencia de pérdida de datos. Con hábitos de copia de seguridad adecuados, puede garantizar que sus comunicaciones importantes por correo electrónico permanezcan seguras y recuperables durante años.

Recursos

Referencias

• Documento oficial de Microsoft: Realice una copia de seguridad de su correo electrónico de Outlook
• Documento oficial de Microsoft: Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de mi buzón web de Outlook

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Sobre el Autor

xiu xing Es un profesional de TI con más de 8 años de experiencia en sistemas de correo electrónico empresarial y resolución de problemas de Microsoft Office. Ha ayudado a miles de usuarios a resolver problemas complejos de Outlook en diversos entornos corporativos.

Xiu se especializa en migraciones de sistemas de correo electrónico, recuperación de datos y optimización de software de productividad. Su experiencia práctica incluye la gestión de implementaciones de Exchange Server, la resolución de problemas de conectividad MAPI y la implementación de sólidas estrategias de backup para sistemas de correo electrónico críticos.

A través de sus escritos técnicos, Xiu se compromete a hacer accesibles soluciones informáticas complejas a los usuarios habituales. Se mantiene al día con los últimos desarrollos de Office 365 y Exchange Online, así como con las tecnologías de correo electrónico emergentes. Cuando no está resolviendo problemas con el correo electrónico, Xiu disfruta compartiendo consejos técnicos prácticos que ayudan a las personas a trabajar de forma más eficiente.

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