Εάν θέλετε να συμπιέσετε το αρχείο δεδομένων του Outlook, γενικά, θα επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Συμπαγής τώρα" στο Outlook. Αλλά έχει κάποια μειονεκτήματα. Έτσι, σε αυτό το άρθρο, θα σας διδάξουμε να δημιουργήσετε ένα πιο ισχυρό συμπαγές εργαλείο PST μέσω VBA.
Όπως όλοι γνωρίζουμε, το αρχείο Outlook θα είναι ευαίσθητο σε σφάλματα και καταστροφή καθώς το αρχείο γίνεται όλο και μεγαλύτερο. Επομένως, πρέπει να δώσετε μεγάλη προσοχή στο μέγεθος του αρχείου Outlook για να το διατηρήσετε σε μικρό μέγεθος. Εκτός από την αφαίρεση των άχρηστων και παλαιών στοιχείων, μπορείτε επίσης να συμπιέσετε το αρχείο δεδομένων του Outlook για να μειώσετε το μέγεθός του.
Σχετικά με το ενσωματωμένο χαρακτηριστικό "Compact Now"
Ίσως έχετε διαπιστώσει ότι το Outlook συνοδεύεται από μια εγγενή δυνατότητα "Compact Now". Αφού ξεκινήσετε το πρόγραμμα Outlook, στο παράθυρο περιήγησης αλληλογραφίας, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο δεδομένων του Outlook που θέλετε να συμπιέσετε. Στη συνέχεια, από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε "Ιδιότητες αρχείου δεδομένων". Στη συνέχεια, στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, πατήστε το κουμπί "Για προχωρημένους". Αργότερα θα μπορείτε να βρείτε το "Compact Now". Αν και ένα τέτοιο χαρακτηριστικό είναι βολικό, εξακολουθεί να έχει πολλές ελλείψεις.
Το τεράστιο μειονέκτημα είναι ότι εάν το αρχείο δεδομένων προέλευσης Outlook είναι αρκετά μεγάλο, θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συμπίεσης. Επιπλέον, το αρχείο δεδομένων προέλευσης Outlook πρέπει να έχει χρησιμοποιηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα, επομένως, μπορεί να περιέχει πολλά κρυφά σφάλματα. Η συνάρτηση "Compact Now" δεν μπορεί να σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από αυτά τα εσωτερικά σφάλματα.
Σε σύγκριση με αυτό το ενσωματωμένο βοηθητικό πρόγραμμα, ένα άλλο συμπαγές εργαλείο PST, το οποίο θα σας διδάξουμε να κάνετε στα ακόλουθα, δεν έχει αυτά τα μειονεκτήματα. Μπορεί να λειτουργήσει πολύ πιο γρήγορα ακόμα και αν το αρχείο προέλευσης είναι μεγάλο. Τώρα διαβάστε παρακάτω. Θα εκθέσουμε τα περίπλοκα βήματα και τους κωδικούς VBA.
Δημιουργήστε ένα δωρεάν εργαλείο Compact PST για αρχείο Outlook
- Πρώτα, πατήστε τα πλήκτρα "Alt + F11" στο κύριο παράθυρο του Outlook.
- Στη συνέχεια μπορείτε να ανοίξετε μια ενότητα που δεν χρησιμοποιείται ή να εισαγάγετε μια νέα ενότητα.
- Στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς VBA σε αυτήν την ενότητα.
Private Sub CompactPSTFile()
Dim objSourceFileFolders As Outlook.Folders
Dim objFolder As Outlook.Folder
Dim objNewPSTFileFolder As Outlook.Folder
'Create a new PST file in the predefined local folder and file name
Outlook.Application.Session.AddStore "E:\NewPST.pst"
Set objNewPSTFileFolder = Session.Folders.GetLast()
'Get all the folders of the source PST file
'Change the "Personal" to the source PST file display name
Set objSourceFileFolders = Outlook.Application.Session.Folders("Personal").Folders
For Each objFolder In objSourceFileFolders
objFolder.CopyTo objNewPSTFileFolder
Next
End Sub
- Μετά από αυτό, πρέπει να ορίσετε το επίπεδο ασφάλειας μακροεντολής του Outlook σε χαμηλό.
- Τέλος, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την υπορουτίνα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Εκτέλεση" ή πατώντας το πλήκτρο F5 στο παράθυρο μακροεντολών,
- Αμέσως, ένα νέο αρχείο δεδομένων του Outlook θα εμφανιστεί στο παράθυρο περιήγησης, το οποίο συμπιέζεται από το αρχείο προέλευσης του Outlook.
Αποφύγετε την άθλια καταστροφή δεδομένων PST
Όπως ανέφερα στην αρχή αυτού του άρθρου, το αρχείο Outlook PST θα είναι επιρρεπές σε καταστροφή όταν είναι πολύ μεγάλο. Επομένως, εκτός από το να το διατηρείτε σε μικρό μέγεθος, πρέπει να το δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας τακτικά. Με αυτόν τον τρόπο, ακόμη και αν το αρχείο πάσχει από σφάλματα ή καταστροφή, μπορείτε ακόμα να επιστρέψετε εύκολα κατεστραμμένο PST δεδομένα από αντίγραφα ασφαλείας. Θα είναι πολύ βολικό.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων κατεστραμμένο mdf και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com