Τρόπος αυτόματης καταγραφής κάθε εκτυπωμένου email Outlook στο βιβλίο εργασίας του Excel

Ορισμένοι χρήστες ελπίζουν να αποθηκεύσουν αυτόματα αρχεία καταγραφής τυπωμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Ωστόσο, δεν υπάρχει μια τέτοια άμεση δυνατότητα. Ως εκ τούτου, σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε έναν τρόπο αυτόματης καταγραφής κάθε εκτυπωμένου email σε ένα συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας του Excel.

Για ορισμένους λόγους, ενδέχεται να χρειαστεί να εγγράψετε τις πληροφορίες ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν το εκτυπώνετε. Προφανώς, το Outlook δεν παρέχει μια εγγενή δυνατότητα που υποστηρίζει αυτό. Έτσι, σε γενικές γραμμές, πρέπει να εκτελέσετε χειροκίνητα αυτήν την εργασία. Ωστόσο, με τη βοήθεια του κώδικα VBA, μπορείτε ακόμα να αφήσετε το Outlook σας να αναλάβει αυτή την αποστολή με ευκολία. Τώρα, εδώ θα αποκαλύψουμε ένα τέτοιο κομμάτι κώδικα VBA και λεπτομερή βήματα για εσάς.

Αυτόματη καταγραφή κάθε εκτυπωμένου email στο βιβλίο εργασίας του Excel

1. Για ωςtart, ξεκινήστε την εφαρμογή Outlook.
2. Στη συνέχεια, αποκτήστε πρόσβαση στον επεξεργαστή VBA κάνοντας κλικ στο κουμπί "Visual Basic" στην καρτέλα "Προγραμματιστής".
3. Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον ακόλουθο κώδικα VBA σε μια μονάδα που δεν χρησιμοποιείται.

Sub RecordPrintedEmails()
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim strExcelFile As String
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nNextEmptyRow As Integer
 
    'Get the mail
    Select Case Outlook.Application.ActiveWindow.Class
           Case olInspector
                Set objMail = ActiveInspector.CurrentItem
           Case olExplorer
                Set objMail = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End Select
 
    objMail.PrintOut
 
    On Error Resume Next
    Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    objExcelApp.Visible = True
 
    'Change the path to the specific excel file
    strExcelFile = "E:\Emails\Printed Emails.xlsx"
    Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
    Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets(1)
    objExcelWorksheet.Activate
 
    nNextEmptyRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
    'Change the details as per your own case
    With objExcelWorksheet
         .Cells(nNextEmptyRow, 1) = Date
         .Cells(nNextEmptyRow, 2) = objMail.Subject
         .Cells(nNextEmptyRow, 3) = objMail.Sender
         .Cells(nNextEmptyRow, 4) = objMail.SentOn
         .Cells(nNextEmptyRow, 5) = objMail.Size
         .Cells(nNextEmptyRow, 6) = objMail.Attachments.Count
         .Columns("A:E").AutoFit
    End With
 
    objExcelWorkbook.Close True
    objExcelApp.Quit
End Sub

4. Μετά από αυτό, βγείτε από τον επεξεργαστή VBA.
5. Στη συνέχεια, σύμφωνα με το "Προαιρετικό βήμα" στη σελίδαost "Τρόπος εκτέλεσης κώδικα VBA στο Outlook", Προσθέστε αυτήν τη μακροεντολή στην κορδέλα ή στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
6. Από τότε, κάθε φορά που θέλετε να εκτυπώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί μακροεντολής που προστέθηκε πρόσφατα αντί για το τυπικό "Εκτύπωση".
7. Με αυτόν τον τρόπο, το Outlook θα καταγράφει αυτόματα την εκτυπωμένη αλληλογραφία στο προκαθορισμένο φύλλο εργασίας του Excel.

Διατηρήστε προσβάσιμο το αρχείο Outlook

Μερικές φορές, μετά το σφάλμα του Outlook, ενδέχεται να λάβετε το σφάλμα που υποδηλώνει ότι το αρχείο PST δεν είναι προσβάσιμο. Εκείνη τη στιγμή, θα πρέπει να ηρεμήσετε και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο επιδιόρθωσης εισερχομένων επιδιορθώστε το Outlook. Ωστόσο, το ενσωματωμένο βοηθητικό πρόγραμμα δεν είναι ευέλικτο. Μπορεί επίσης να αποτύχει. Επομένως, εάν το αρχείο PST εξακολουθεί να μην είναι διαθέσιμο μετά την επιδιόρθωση του Scanpst, η τελευταία σας λύση είναι ένα πιο αποτελεσματικό και αξιόπιστο εξωτερικό εργαλείο, όπως DataNumen Outlook Repair.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση MDF και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com