Σε περίπτωση που χειρίζεστε
πολλά έργα στο γραφείο σας, είναι πολύ πιθανό να λάβετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με αυτά τα έργα στο γραμματοκιβώτιό σας. Σε μια χρονική περίοδο καθίσταται όλο και πιο δύσκολο για εσάς να παρακολουθείτε τις συνομιλίες που είχατε σχετικά με ένα μεμονωμένο έργο. Ωστόσο, με το Outlook είναι εύκολο να οργανώσετε τις συνομιλίες σας και να καταχωρήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τακτοποιημένο τρόπο. Ας δούμε μερικές πρακτικές συμβουλές για να πετύχουμε το ίδιο.
Δημιουργήστε ξεχωριστούς φακέλους για αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε έργο στο οποίο εργάζεστε
Αρχικά, πρέπει να δημιουργήσετε ξεχωριστούς φακέλους για κάθε τρέχον έργο που χειρίζεστε αυτήν τη στιγμή στο Outlook. Μόλις λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο, μπορείτε στη συνέχεια να το διαχωρίσετε από τα Εισερχόμενα και να το μετακινήσετε στο σχετικό φάκελό του.
Χρησιμοποιήστε κανόνες για να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σχετικούς φακέλους
Στο Ms Outlook μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για τη μεταφορά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φέρουν μια συγκεκριμένη γραμμή θέματος. Ιδανικά θα πρέπει να ενθαρρύνετε όλα τα μέλη της ομάδας να συμπεριλάβουν το όνομα του έργου στη γραμμή θέματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αυτό θα επιτρέψει τον αυτόματο διαχωρισμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη βοήθεια κανόνων.
Δημιουργήστε κατηγορίες για κάθε έργο και συσχετίστε τις με μοναδικά χρώματα
Η εφαρμογή Ms Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργείτε κατηγορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταχεία αναγνώριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να συσχετίσετε συγκεκριμένο χρώμα σε μια δεδομένη κατηγορία που θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποτελεσματικό τρόπο. Ωστόσο, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μοναδικές κατηγορίες για την οργάνωση των email σας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Κατηγοριοποίηση στο μενού της γραμμής εργαλείων και, στη συνέχεια, να πατήσετε Όλες οι κατηγορίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις υπάρχουσες κατηγορίες και να τις μετονομάσετε με ένα ουσιαστικό όνομα. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε να αλλάξετε το χρώμα που σχετίζεται με την εν λόγω κατηγορία. Το Outlook σας επιτρέπει ακόμη και να συσχετίσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης σε μια μεμονωμένη κατηγορία. Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια κατηγορία για κάθε συνεχές έργο σας, ώστε να μπορείτε να τα επισημάνετε με ευκολία. Μόλις τοποθετηθεί η λίστα κατηγοριών σας, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κάνετε κλικ σε κατηγορίες. Από την αναδυόμενη οθόνη μπορείτε να επιλέξετε τη σχετική κατηγορία και να την εφαρμόσετε στο email. Παρεμπιπτόντως, η αναδυόμενη οθόνη περιέχει έναν σύνδεσμο προς τη λίστα κύριας κατηγορίας, σε περίπτωση που επιθυμείτε να τροποποιήσετε κάποιο από τα στοιχεία της.
Μην χάσετε τα email σας λόγω σφάλματος του Outlook - Ανακτήστε τα ξανά
Σε περίπτωση που συναντήσετε ποτέ ένα πλήρες σφάλμα του Outlook, τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ενδέχεται να γίνουν απρόσιτα. Σε ένα τέτοιο σενάριο, η μόνη επιλογή πριν από εσάς περιλαμβάνει την ανάκτηση των δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη βοήθεια ενός επισκευή pst εργαλείο σαν DataNumen Outlook RepairΑυτή η ευέλικτη εφαρμογή διαθέτει τον πιο εύχρηστο και προηγμένο αλγόριθμο που έχει σχεδιαστεί για την ανάκτηση δεδομένων PST από εντελώς προβληματικά αρχεία. Η εφαρμογή είναι επίσης εξοπλισμένη για να χειρίζεται μια πληθώρα τύπων μέσων και λειτουργεί άψογα ακόμη και σε μονάδες εικονικής μηχανής.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Ο Alan Chen είναι Πρόεδρος & Πρόεδρος της DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com