Ορισμένοι χρήστες θα ήθελαν να καταγράφουν αυτόματα τις πληροφορίες των συνημμένων σε κάθε εισερχόμενο email. Αυτό το άρθρο θα μοιραστεί έναν γρήγορο χρόνο για να το συνειδητοποιήσετε με ευκολία.
Εάν έχετε συνηθίσει να εξάγετε τις πληροφορίες συνημμένου κάθε εισερχόμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε ένα αρχείο Excel, ίσως θα επιθυμείτε κάποιες προσεγγίσεις που μπορούν να επιτρέψουν στο Outlook να αναλάβει αυτόματα αυτήν την εργασία. Έτσι, μπορείτε να απαλλαγείτε από τα συνημμένα παρακολούθησης με μη αυτόματο τρόπο. Ευτυχώς, αν και το Outlook δεν παρέχει μια τέτοια άμεση δυνατότητα, μπορείτε ακόμα να το επιτύχετε με λίγη δέσμη ενεργειών. Τώρα, θα σας διδάξουμε βήμα προς βήμα.
Αυτόματη εξαγωγή των πληροφοριών συνημμένου των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Excel
- Αρχικά, ξεκινήστε την εφαρμογή Outlook.
- Στη συνέχεια, μεταβείτε στον επεξεργαστή VBA μέσω "Alt + F11".
- Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον ακόλουθο κώδικα VBA σε μια λειτουργική μονάδα.
Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem)
Dim objExcelApp As Excel.Application
Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
Dim nLastRow As Integer
Dim objAttachment As Outlook.Attachment
If objMail.Attachments.Count > 0 Then
'Change the path to the specific Excel file
strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx"
Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
objExcelApp.Visible = True
Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
'Export Attachment info to Excel
For Each objAttachment In objMail.Attachments
nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
With objExcelWorksheet
.Cells(nLastRow, 1) = objMail.Subject
.Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress
.Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName
.Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime
End With
Next
objExcelWorksheet.Columns("A:C").AutoFit
objExcelWorkbook.Close True
objExcelApp.Quit
End If
End Sub
- Μετά από αυτό, βγείτε από το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
- Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν κανόνα για αυτόματη εκτέλεση αυτής της μακροεντολής σε κάθε εισερχόμενο email.
- Πρώτα απ 'όλα, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων".
- Στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις", κάντε κλικ στο "Νέος κανόνας".
- Στο πλαίσιο διαλόγου "Οδηγός κανόνων", επιλέξτε "Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Στη συνέχεια, ορίστε τις συνθήκες κανόνων σύμφωνα με τις ανάγκες σας και πατήστε "Επόμενο".
- Στο βήμα "Select Actions", επιλέξτε "Run a script" και επιλέξτε "AutoExportAttachmentInfo".
- Τέλος, ακολουθήστε τους οδηγούς στην οθόνη για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση κανόνων.
- Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που φθάνει ένα νέο email στο γραμματοκιβώτιό σας, εάν έχει συνημμένα, το Outlook θα εξάγει αυτόματα τις πληροφορίες συνημμένου στο προκαθορισμένο αρχείο Excel.
Ποτέ μην κάνετε λήψη ύποπτων συνημμένων
Έχετε λάβει ποτέ μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από άγνωστους αποστολείς και περιέχουν συνημμένα; Συνήθως, προτείνεται να μην εμπιστεύεστε εύκολα τέτοια συνημμένα καθώς μπορεί να είναι με ιούς. Εφόσον τα κατεβάσετε, τα δεδομένα του Outlook μπορεί να μολυνθούν. Σε εκείνο το σημείο, θα χρειαστεί επιδιορθώστε το Outlook αρχείο. Είναι ομολογουμένως κόμπος εκτός και αν καταφύγετε σε ένα έμπειρο εργαλείο επισκευής, όπως π.χ DataNumen Outlook Repair.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση Sql Server και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com