Σε αυτό το άρθρο, θα θέλαμε να εξηγήσουμε 3 τρόπους για μαζική προώθηση ή υποβάθμιση επιπέδων επικεφαλίδων στο έγγραφο του Word.
Η σωστή χρήση των επικεφαλίδων κάνει μια καλή δομή σε ένα έγγραφο. Και μιλώντας για την ιδιοκτησία, είναι αναπόφευκτο να αλλάζουμε τα επίπεδα της επικεφαλίδας τώρα και ξανά. Για παράδειγμα, ενώ συγχωνεύετε πολλά μεμονωμένα έγγραφα σε ένα, θα πρέπει να προωθήσετε ή να υποβιβάσετε ορισμένα επίπεδα επικεφαλίδας.
Βεβαίως, δεν είναι επιστήμη πυραύλων να προωθήσει ή να υποβιβάσει ένα επίπεδο επικεφαλίδας ταυτόχρονα. Όμως, όταν πρόκειται για μαζική επεξεργασία, πρέπει να βρείτε τον σωστό τρόπο. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Μέθοδος 1: Προώθηση ή υποβιβασμός όλων των επικεφαλίδων του ίδιου επιπέδου
Ιδιαίτερα σε ένα μακρύ έγγραφο, μπορεί να υπάρχουν πολλές επικεφαλίδες του ίδιου επιπέδου. Εδώ είναι ο τρόπος μαζικής προώθησης ή υποβιβασμού τους χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Εύρεση και αντικατάσταση".
- Αρχικά, πατήστε "Ctrl + H" για να ανοίξετε το πλαίσιο "Εύρεση και αντικατάσταση".
- Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο "Εύρεση τι" και κάντε κλικ στο "Περισσότερα" για να λάβετε περισσότερες επιλογές.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Μορφοποίηση" και επιλέξτε "Στυλ" στο αναπτυσσόμενο μενού.
- Στο πλαίσιο "Εύρεση στυλ", επιλέξτε το επίπεδο επικεφαλίδας που θέλετε να προωθήσετε ή να υποβιβάσετε και κάντε κλικ στο "OK".
- Τώρα τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με" και επαναλάβετε το βήμα 3.
- Στη συνέχεια στο πλαίσιο "Αντικατάσταση στυλ", επιλέξτε επίπεδο επικεφαλίδας και κάντε κλικ στο "OK".
- Τέλος, κάντε κλικ στο "Αντικατάσταση όλων" στο πλαίσιο "Εύρεση και αντικατάσταση".
Σημείωση:
- Για να προωθήσετε επίπεδα επικεφαλίδων, θα πρέπει να ξεκινήσετε με το υψηλότερο επίπεδο. Για παράδειγμα, πρέπει πρώτα να αντικαταστήσετε το επίπεδο 3 με το επίπεδο 2 και, στη συνέχεια, το επίπεδο 4 με το επίπεδο 3.
- Για να υποβαθμίσετε τα επίπεδα επικεφαλίδων, θα πρέπει να ξεκινήσετε με το χαμηλότερο επίπεδο. Για παράδειγμα, πρέπει πρώτα να αντικαταστήσετε το επίπεδο 7 με το επίπεδο 8 και, στη συνέχεια, το επίπεδο 6 με το επίπεδο 7.
Μέθοδος 2: Προώθηση ή υποβάθμιση του επιπέδου όλων των επικεφαλίδων
- Πρώτα απ 'όλα, κάντε κλικ στο "Προβολή" και στη συνέχεια επιλέξτε "Περίγραμμα".
- Στην προβολή "Περίγραμμα", πατάτε "Ctrl + A" για να επιλέξετε ολόκληρο το έγγραφο.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μονό δεξί βέλος στο "Εργαλεία διάρθρωσης" υποβιβασμός του επιπέδου όλων των επικεφαλίδων στο έγγραφο. Ή κάντε κλικ στο μόνο αριστερό βέλος για να προωθήσετε το επίπεδο επικεφαλίδας. Κάθε κλικ προωθεί ή υποβιβάζει ένα επίπεδο κάθε φορά. Επομένως, κάντε ένα ή περισσότερα κλικ αναλόγως.
- Τέλος, κάντε κλικ στο «Κλείσιμο προβολής διάρθρωσης» για έξοδο.
Εκτός αυτού, μπορείτε επίσης να θυμάστε συντομεύσεις για να το κάνετε γρήγορα.
- Αρχικά, πατήστε "Ctrl + A" για να επιλέξετε έγγραφο.
- Στη συνέχεια, πατήστε "Alt + Shift + δεξί βέλος" για υποβιβασμό και "Alt + Shift + αριστερό βέλος" για προώθηση.
Μέθοδος 3: Εκτέλεση μακροεντολής
Όπως βλέπετε, η μέθοδος 2 μπορεί να κάνει την τέλεια δουλειά για να πάρει αυτό που θέλετε. Ωστόσο, απαιτεί μερικά κλικ και εναλλαγή μεταξύ της προβολής "Διάρθρωση" και "Διάταξη εκτύπωσης". Και ακόμη και με τη συντόμευση, πρέπει πρώτα να θυμάστε τον συνδυασμό πλήκτρων.
Ωστόσο, με μακροοικονομικό τρόπο, δεν θα υπήρχαν τέτοια προβλήματα. Μπορείτε να καθορίσετε προώθηση ή υποβιβασμό με ένα γράμμα.
- Πρώτα απ 'όλα, πατήστε "Alt + F11" για να ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA στο Word.
- Στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Normal" και "Insert".
- Στη συνέχεια, επιλέξτε "Ενότητα".
- Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε νέα ενότητα.
- Επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς:
Sub PromoteOrDemoteParagraph()
Dim strRule As String
Selection.WholeStory
strRule = InputBox("To promote heading level, enter p" & vbNewLine & "To demote heading level, enter d")
If strRule = "p" Then
Selection.Paragraphs.OutlinePromote
Else
Selection.Paragraphs.OutlineDemote
End If
Selection.Collapse wdCollapseStart
End Sub
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση".
- Τώρα θα υπάρχει ένα πλαίσιο εισαγωγής. Το γράμμα «p» αντιπροσωπεύει την προώθηση και «d» για υποβιβασμό. Εισαγάγετε το γράμμα στο πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο "OK" για να συνεχίσετε.
Η εκτέλεση της μακροεντολής μία φορά σημαίνει υποβιβασμό ή προώθηση ενός επιπέδου κάθε φορά. Επομένως, επαναλάβετε όπως χρειάζεστε.
Να είστε προετοιμασμένοι όλη την ώρα
Όσον αφορά την προετοιμασία για μια καταστροφή εγγράφου, ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να σκεφτούμε είναι να δημιουργήσουμε ένα τακτικό σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Μας παρέχει το αντίγραφο του αρχείου, ώστε να μην υποφέρουμε πολύ από την απώλεια δεδομένων. Ωστόσο, ο πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι να αποκτήσουμε ένα εργαλείο για να ανακτήστε τη λέξη, για αυτό μας προσφέρει την τελευταία έκδοση ενός εγγράφου.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vera Chen είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επισκευή xls και pdf επισκευή προϊόντων λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com