3 είδη χρήσιμων υπενθυμίσεων στο Word που δημιουργήθηκαν μέσω VBA

Σε αυτό το άρθρο, θα θέλαμε να σας παρουσιάσουμε 3 διαφορετικά είδη υπενθυμίσεων στο Word που μπορείτε να δημιουργήσετε μέσω VBA.

Δεδομένου ότι ορισμένοι από εμάς πρέπει να αντιμετωπίζουμε πολλά αρχεία στο Word σε καθημερινή βάση, είναι πιθανό να ζαλιστούμε με το τι πρέπει να κάνουμε και μερικές φορές να αφήνουμε κάποιες δουλειές ακυρωμένες. Σε αυτή την περίπτωση, μια υπενθύμιση θα είναι χρήσιμη. Επομένως, σας παρουσιάζουμε 3 είδη εύχρηστων υπενθυμίσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε.

The First Kind: The Daily Reminder

Για παράδειγμα, αν προτιμάτε να κάνετε ένα σχέδιο για αύριο στο τέλος της σημερινής ημέρας, θα χρειαστείτε μια καθημερινή υπενθύμιση. Στον επεξεργαστή VBA του Word, μπορείτε να προσθέσετε μια μακροεντολή με το όνομα "AutoExec". Στη συνέχεια, κάθε φορά που ανοίγετε μια εφαρμογή Word, η μακροεντολή θα ξεκινά να εκτελείται αυτόματα και θα εμφανίζεται ένα παράθυρο μηνύματος, που θα υποδεικνύει ότι όλες οι εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν εκείνη την ημέρα.

1. Αρχικά, ανοίξτε το Word και πατήστε "Alt+ F11" για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Normal".
3. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Εισαγωγή".
4. Και επιλέξτε "Module" στο μενού για να εισαγάγετε μια νέα στο "Normal" έργο.
5. Τώρα κάντε διπλό κλικ στη μονάδα για να μπείτε στην περιοχή επεξεργασίας και να επικολλήσετε τους ακόλουθους κωδικούς εκεί:

Sub AutoExec()
  Dim dtDate As Date
 
  dtDate = #2/20/2017#
  If Date = dtDate Then
    MsgBox "Tasks to be done today:" & vbCr & "1: Send fileXX to John Smith " & vbCr & "2: Finish file YY"
  End If
End Sub

6. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση Κανονικής" για να αποθηκεύσετε την αλλαγή.

Ως αποτέλεσμα, κάθε φορά που ανοίγετε το Word, θα υπάρχει ένα πλαίσιο μηνύματος, το οποίο θα αναφέρει όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε. Κάνοντας κλικ στο "OK", μπορείτε να ανοίξετε και να συνεχίσετε την επεξεργασία σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.

:

1. Στη γραμμή κώδικα "dtΗμερομηνία = #2/20/2017#”, η ημερομηνία είναι η ημέρα που πρέπει να εκτελέσετε όλες τις ενέργειες. Θυμηθείτε να αλλάξετε ανάλογα.
2. Στη γραμμή κώδικα "MsgBox "Εργασίες που πρέπει να γίνουν σήμερα:" & vbCr & "1: Αποστολή αρχείουXX στον John Smith " & vbCr & "2: Ολοκλήρωση αρχείου YY"”, όλα τα περιεχόμενα μεταξύ εισαγωγικών είναι η λίστα εργασιών που πρέπει να ακολουθήσετε. Αντικαταστήστε το με τις δικές σας συγκεκριμένες αποστολές. Θα πρέπει να βάλετε κάθε στοιχείο της λίστας μέσα σε εισαγωγικά και να το ενώσετε στο προηγούμενο με «& vbCr &” (χωρίς εισαγωγικά).

Το δεύτερο είδος: Υπενθυμίσεις για επαναλαμβανόμενες εργασίες

Η Εβδομαδιαία Υπενθύμιση

Εδώ έρχεται η εβδομαδιαία υπενθύμιση, ειδοποιώντας πράγματα που πρέπει να κάνετε την ίδια μέρα κάθε εβδομάδα.

1. Αρχικά, επαναλάβετε τα πρώτα 4 βήματα παραπάνω.
2. Μόνο αυτή τη φορά, επικολλάτε την παρακάτω μακροεντολή:

Sub AutoExec()
  Dim dtWeekDay As Date

  dtWeekDay = vbMonday
 
  If dtWeekDay = Weekday(Date) Then
    MsgBox "Back up today of each week."
  End If
End Sub

3. Ομοίως, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση κανονικού" στο τέλος.

Ομοίως, θα υπάρχει ένα πλαίσιο μηνύματος. Κάντε κλικ στο "OK" για να συνεχίσετε να γράφετε στο Word.

:

Στη γραμμή κώδικα "dtWeekDay = vbΔευτέρα", μπορείς να αλλάξεις "vbΔευτέρα"Προς"vbΤρίτη","vbΤετάρτη","vbΠέμπτη","vbΠαρασκευή","vbΣάββατο", ή "vbΚυριακή" αναλόγως.

Η Μηνιαία Υπενθύμιση

Με τον ίδιο τρόπο, υπάρχει η μηνιαία υπενθύμιση, που σας υπενθυμίζει τη μηνιαία εργασία.

1. Κάνε ακόμα τα πρώτα 4 βήματα στο "The First Kind: The Daily Reminder".
2. Στη συνέχεια, επικολλήστε τους κωδικούς εκεί:

Sub AutoExec()
  Dim dtDay As Date

  dtDay = 20
 
  If dtDay = Day(Date) Then
    MsgBox "Back up today of each month."
  End If
End Sub

3. Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση κανονικού".

Ομοίως, ένα πλαίσιο μηνύματος θα εμφανίζεται κάθε φορά που ανοίγετε το Word.

Σημείωση:

Στη γραμμή κώδικα "dtΗμέρα = 20”, ο αριθμός είναι η ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να εκπληρώσετε τη μηνιαία εργασία. Θυμηθείτε να το αλλάξετε πριν εκτελέσετε τη μακροεντολή.

Το τρίτο είδος: Υπενθυμίσεις για διαφορά ημερομηνίας ή ώρας

Δεδομένου ότι υπάρχει προθεσμία για σχεδόν τα πάντα, είναι απαραίτητο να έχετε κατά νου τις ακριβείς ημέρες ή τον χρόνο που απομένει. Επομένως, οι επόμενες 2 μακροεντολές μπορούν να υπολογίσουν αυτόματα τη διαφορά μεταξύ της τρέχουσας ημερομηνίας ή ώρας και της ημερομηνίας ή ώρας προθεσμίας. Και αυτό είναι ορατό όταν ανοίγετε το Word, εμφανίζοντας το αποτέλεσμα σε ένα πλαίσιο μηνύματος.

Τα βήματα για την εκτέλεση και την αποθήκευση της μακροεντολής είναι τα ίδια με τα παραπάνω.

Εδώ είναι η μακροεντολή για να λάβετε τη διαφορά ημέρας:

Sub Autoexec()
  Dim dtDeadlineDay As Date
  Dim nDaysLeft As Long

  'Specify the deadline date and calculate the days left.
  dtDeadlineDay = #2/20/2017#
  nDaysLeft = DateDiff("d", Now, dtDeadlineDay)
 
  ' Show the days left before deadline.
  If nDaysLeft > 1 Then
    MsgBox "There are " & nDaysLeft & " days left before " & dtDeadlineDay & "."
  ElseIf nDaysLeft = 1 Then
    MsgBox "There is 1 day left before " & dtDeadlineDay & "."
  ElseIf nDaysLeft = 0 Then
    MsgBox "Today is the deadline!"
  End If
End Sub

Και το αποτέλεσμα είναι:

Σημείωση:

Θυμηθείτε να τροποποιήσετε τη γραμμή κώδικα "dtDeadlineDay = #2/20/2017#". Απλώς αλλάξτε την ημερομηνία όπως θέλετε.

Στη συνέχεια, ακολουθεί η μακροεντολή για να λάβετε τη διαφορά ώρας:

Sub Autoexec()
  Dim dtCurrentTime As Date
  Dim dtDeadlineTime As Date
  Dim nTimeLeft As Long, nHour As Long, nMinute As Long, nSecond As Long
 
 
  ' Specify the current time and the deadline time.
  dtCurrentTime = TimeValue(Now)
  dtDeadlineTime = TimeValue("16:40:00 PM")
 
  ' Calculate and show the time difference.
  nTimeLeft = DateDiff("s", dtCurrentTime, dtDeadlineTime)
  nHour = nTimeLeft \ 3600
  nTimeLeft = nTimeLeft - nHour * 3600
  nMinute = nTimeLeft \ 60
  nSecond = nTimeLeft - nMinute * 60
 
  MsgBox "There are " & nHour & " hours " & nMinute & " minutes " & nSecond & " seconds left before " & dtDeadlineTime & "."
End Sub

Και το αποτέλεσμα είναι:

Σημείωση:

Αντικαταστήστε την ώρα σε "dtDeadlineTime = TimeValue ("16:40:00 PM")” με ένα νόημα.

Ένα αξιόλογο αντίγραφο ασφαλείας

Δεν θα υποτιμήσουμε ποτέ τη σημασία και το τι μπορεί να κάνει μετά την καταστροφή του αρχείου. Επιπλέον, μας συμβουλεύουμε να βγάζουμε ένα εφεδρικό σχέδιο σε καθημερινή ή εβδομαδιαία ή μηνιαία τουλάχιστον βάση. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι η ακριβής προετοιμασία που πρέπει να κάνουμε για να αποτρέψουμε την καταστροφή των δεδομένων μας. Διαφορετικά, η τελευταία προσπάθεια που μπορούμε να διαθέσουμε είναι να αποκτήσουμε ένα κατεστραμμένο εργαλείο ανάκτησης δεδομένων του Word.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Vera Chen είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων κατεστραμμένο εργαλείο επιδιόρθωσης του Excel xls και pdf επισκευή προϊόντων λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com