2 Γρήγορες μέθοδοι για τη δημιουργία νέων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα πρότυπο με το Outlook VBA

Δεδομένου ότι πολλοί χρήστες πιστεύουν ότι είναι δύσκολο να βρίσκουν και να χρησιμοποιούν πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, θα παρουσιάσουμε 2 γρήγορες μεθόδους για τη δημιουργία νέων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο με το Outlook VBA σε αυτό το άρθρο.

Τις περισσότερες φορές, για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο email του Outlook, πρέπει πρώτα να το βρείτε κάνοντας κλικ στα "Νέα στοιχεία" > "Περισσότερα στοιχεία" > "Επιλογή φόρμας". Στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογή φόρμας", εντοπίστε και ανοίξτε τα πρότυπα-στόχους στα "Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων", όπως στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης.

Προφανώς, είναι πράγματι πολύ ενοχλητικό. Επομένως, εδώ θα εισαγάγουμε 2 γρήγορα μέσα, τα οποία μπορούν να δημιουργήσουν γρήγορα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας πρότυπα με τη βοήθεια του Outlook VBA. Διαβάστε παρακάτω για να τα βρείτε αναλυτικά.

Μέθοδος 1: Δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο email απευθείας από το Outlook VBA

1. Αρχικά, μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής" στο κύριο παράθυρο του Outlook.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Visual Basic", το οποίο θα εμφανίσει ένα νέο παράθυρο.
3. Στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς VBA σε μια λειτουργική μονάδα.

Sub CreateNewMail()
    Dim obApp As Object
    Dim NewMail As MailItem
 
    Set obApp = Outlook.Application
    Set NewMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
 
    'You can change the concrete info as per your needs
    With NewMail
         .Subject = Date & " Test Email"
         .To = "example@mail.com"
         .Body = "Dear Johnny," & vbCrLf & vbCrLf & "I'm glad to write this email to you .......... " & vbCrLf & vbCrLf & "This is just a test email template with Outlook VBA" & vbCrLf & vbCrLf & vbCrLf & "Yours Truly," & vbCrLf & vbCrLf & "John Smith"
         .Attachments.Add ("C:\Attachments\Test File.docx")
         .Importance = olImportanceHigh
         .Display
    End With
 
    Set obApp = Nothing
    Set NewMail = Nothing
End Sub

4. Μετά από αυτό, βγείτε από το παράθυρο "Visual Basic". Τώρα ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προσθέσετε αυτήν τη μακροεντολή στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης:

• Αρχικά, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε "Περισσότερες εντολές".
• Στη συνέχεια, στο νέο αναδυόμενο παράθυρο, ορίστε το "Choose commands from" σε "Macros".
• Μετά από αυτό, παίξτε στο σωστό.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη".
• Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνισή του. Κάντε κλικ στο κουμπί «Τροποποίηση». Στο νέο παράθυρο διαλόγου, δώστε του ένα νέο όνομα και καθορίστε ένα εικονίδιο για αυτό.
• Τέλος, κάντε κλικ σε δύο "OK".

5. Τέλος, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο μακροεντολής στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Αμέσως, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο μηνύματος, όπως η παρακάτω εικόνα.

Μέθοδος 2: Δημιουργήστε ένα νέο email από ένα υπάρχον πρότυπο από το Outlook VBA

1. Πρώτον, θα πρέπει να έχετε ένα έτοιμο πρότυπο email στο χέρι. Δημιουργήστε ένα νέο email στην επιθυμητή μορφή, χαρτικά και αποθηκεύστε το ως πρότυπο του Outlook. Για λεπτομερή βήματα, ανατρέξτε στο άρθρο "Πώς να βελτιώσετε την αποδοτικότητα της εργασίας σας μέσω προτύπων του Outlook". Επίσης, σημειώστε τη διαδρομή του φακέλου αποθήκευσης αυτού του αρχείου προτύπου.
2. Στη συνέχεια, αποκτήστε πρόσβαση στο παράθυρο "Visual Basic" και ανοίξτε μια νέα ενότητα όπως η Συμβουλή 1.
3. Στη συνέχεια, θα πρέπει να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης:

Sub CreateEmailfromTemplate()
    Dim obApp As Application
    Dim NewMail As Outlook.MailItem
 
    Set obApp = Outlook.Application
    'Change the template file folder path according to your case
    Set NewMail = obApp.CreateItemFromTemplate("C:\Users\Test\Documents\Test Mail.oft")
    NewMail.Display
 
    Set obApp = Nothing
    Set NewMail = Nothing
End Sub

4. Μετά από αυτό, ακολουθήστε το Βήμα 5 στην παραπάνω Συμβουλή 1 για να προσθέσετε τη νέα μακροεντολή στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
5. Τελικά μπορείτε να δοκιμάσετε. Θα λάβετε το νέο email χρησιμοποιώντας το πρότυπο, όπως η παρακάτω εικόνα:

Σύγκριση των 2 μεθόδων

Αντιμετωπίστε περιστασιακά σφάλματα Outlook

Παρόλο που το Outlook είναι πλούσιο σε λειτουργίες, εξακολουθεί να είναι ευάλωτο σε διάφορα προβλήματα. Επιπλέον, το πιο ενοχλητικό είναι ότι οι χρήστες δεν μπορούν να ξεκινήσουν το Outlook. Γενικά, μπορεί να προκύψει από κατεστραμμένο Outlook. Έτσι, μπορείτε να μεταβείτε στον "Πίνακα Ελέγχου" για να επισκευάσετε τη σουίτα γραφείου. Εάν το πρόβλημα παραμένει, τότε πρέπει να καταφύγετε σε ένα έμπειρο εργαλείο επισκευής, όπως π.χ DataNumen Outlook Repair.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επισκευή SQL Server MDF και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com