Εάν χρειάζεται συχνά να πληκτρολογείτε το ίδιο περιεχόμενο όταν προωθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, η προώθηση με ένα πρότυπο θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Αυτό το άρθρο θα παρουσιάσει δύο απλά μέσα για αυτό.
Στην καθημερινή μου εργασία, συχνά καλούμαι να προωθήσω πολλά email από ανώτερους συναδέλφους. Και στα email προώθησης, συνήθως χρειάζεται να πληκτρολογώ το ίδιο κείμενο στο σώμα του μηνύματος, κάτι που είναι εντελώς επαναλαμβανόμενο και αναποτελεσματικό έργο. Επομένως, έχω κάνει μερικές έρευνες σχετικά με το πώς να προωθήσω γρήγορα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πρότυπο. Εδώ είναι 2 από τις λύσεις μου.
Μέθοδος 1: Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πρότυπο μέσω Γρήγορων Βημάτων
- Αρχικά, κάντε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία νέου» στην ομάδα «Γρήγορα βήματα».
- Στη συνέχεια, στο νέο πλαίσιο διαλόγου του "Επεξεργασία Γρήγορου Βήματος", θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
- Αρχικά, ορίστε ένα όνομα σε αυτό το γρήγορο βήμα, όπως "Προώθηση με πρότυπο".
- Στη συνέχεια, στο πεδίο "Ενέργειες", επιλέξτε "Προώθηση".
- Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Εμφάνιση επιλογών".
- Στη συνέχεια, στις επιλογές που εμφανίζονται στη συνέχεια, μπορείτε να συνθέσετε ένα πρότυπο στο τμήμα "Κείμενο".
- Τέλος, μετά τη σύνθεση του προτύπου, πατήστε το κουμπί "Τέλος" για να ολοκληρώσετε το γρήγορο βήμα, κλείστε το πλαίσιο διαλόγου και επιστρέψτε στην κύρια διεπαφή του Outlook.
- Τώρα μπορείτε να δοκιμάσετε. Επιλέξτε ένα email από τη λίστα αλληλογραφίας και κάντε κλικ στο γρήγορο βήμα "Προώθηση με πρότυπο". Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο μηνύματος, στο οποίο το σώμα του μηνύματος έχει συμπληρωθεί με το προκαθορισμένο πρότυπο.
Μέθοδος 2: Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πρότυπο μέσω υπογραφών
- Στην αρχή, θα πρέπει να ανοίξετε το πρότυπο προέλευσης του Outlook. Κάντε κλικ στα «Νέα στοιχεία» > «Περισσότερα» > «Επιλογή φόρμας».
- Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε «Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων» στο πεδίο «Αναζήτηση μέσα». Στη συνέχεια, από την ακόλουθη λίστα, προσθέστε το πρότυπο πηγής και πατήστε το κουμπί "Άνοιγμα" για πρόσβαση σε αυτό.
- Το πρότυπο θα ανοίξει στο νέο παράθυρο μηνύματος. Θα πρέπει να επιλέξετε όλα τα περιεχόμενα με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου "Ctrl + A", κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Αντιγραφή".
- Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Εισαγωγή» και κάντε κλικ στο «Υπογραφή» > «Υπογραφές».
- Στο παράθυρο διαλόγου "Υπογραφές και χαρτικά", κάντε κλικ στο "Νέο" και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα υπογραφή. Κάντε κλικ στο "OK".
- Στην ενότητα "Επεξεργασία υπογραφών", μπορείτε να πατήσετε "Ctrl + V" για να επικολλήσετε τα περιεχόμενα του προτύπου που αντιγράφηκαν προηγουμένως.
- Αργότερα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τη νέα υπογραφή στο "Απαντήσεις/προώθηση".
- Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και το παράθυρο μηνύματος.
- Τώρα επιλέξτε ένα email και πατήστε το κουμπί "Προώθηση" στην ομάδα "Απάντηση" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Στο παράθυρο προώθησης μηνύματος, το πρότυπο πρέπει να βρίσκεται στο σώμα ως υπογραφή.
Ωστόσο, με αυτή τη μέθοδο, στις απαντήσεις θα μπαίνει και η συγκεκριμένη υπογραφή. Εάν δεν σας αρέσει αυτό, μπορείτε να εγκαταλείψετε το βήμα 7 και να επιλέξετε μη αυτόματα τη συγκεκριμένη υπογραφή κατά την προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το εργαλείο επισκευής πρέπει να είναι χρήσιμο
Λόγω του γεγονότος ότι το Outlook είναι ευάλωτο, θα πρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων του Outlook σε τακτική βάση. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να προμηθευτείτε ένα Ανάκτηση του Outlook επίσης, όπως DataNumen Outlook Repair. Χωρίς αμφιβολία, θα σας φανεί χρήσιμο ακόμα κι αν δεν μπορείτε να προβλέψετε πότε και πού θα συμβούν βλάβες στο Outlook.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com