কিভাবে আউটলুক VBA এর সাথে একটি এক্সেল ফাইলে ইনকামিং ইমেলের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে রপ্তানি করবেন

অনেক ব্যবহারকারী আশা করেন যে Outlook স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি Excel ফাইলে আগত ইমেলের প্রাথমিক তথ্য রপ্তানি করতে পারে। এই নিবন্ধটি এই প্রয়োজনীয়তাটি দেখবে এবং Outlook VBA এর মাধ্যমে একটি দ্রুত পদ্ধতি প্রবর্তন করবে।

কখনও কখনও, কিছু কারণে, যেমন মেল পরিসংখ্যান, আপনাকে প্রায়শই একটি এক্সেল ফাইলে ইমেলগুলি রপ্তানি করতে হতে পারে। সাধারনত, বিদ্যমান প্রাপ্ত ইমেলগুলির জন্য, আপনি কেবলমাত্র "আমদানি এবং রপ্তানি" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে এক্সেল এ এক্সপোর্ট করতে পারেন। যাইহোক, সম্ভবত আপনি এমনও চান যে আউটলুক আপনার মেলবক্সে আসার সাথে সাথে আগত ইমেলগুলিকে Excel এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে রপ্তানি করতে পারে। কোনো সন্দেহ ছাড়াই, আউটলুকে এমন কোনো নেটিভ বৈশিষ্ট্য নেই। অতএব, আপনাকে 3য় পক্ষের অ্যাড-ইন বা আউটলুক VBA এর মতো অন্যান্য পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে। এখানে আমরা আপনাকে আউটলুক VBA এর মাধ্যমে এটিকে কীভাবে স্বয়ংক্রিয় করতে হয় তা শেখাব। পদক্ষেপ এবং কোড অনুযায়ী পেতে পড়ুন.

একটি এক্সেল ফাইলে ইনকামিং ইমেইলের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে রপ্তানি করুন

1. প্রথম স্থানে, আপনাকে একটি এক্সেল ফাইল তৈরি করতে হবে।

• একটি নতুন এক্সেল ফাইল খুলুন।
• তারপর আপনাকে "না" টাইপ করতে হবে। সেল A1-এ, সেল B1-এ "প্রেরকের নাম", সেল C1-এ "প্রেরকের ইমেল ঠিকানা", এবং সেল D1-এ "ইমেল বিষয়" এবং সেল E1-এ "প্রাপ্তির সময়" নিচের ছবির মতো।
• সবশেষে আপনার কাঙ্খিত নাম এবং কাঙ্খিত ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন।

2. এর পরে, আপনার আউটলুক চালু করা উচিত।
3. তারপরে "Alt + F11" কী বোতাম টিপুন, যা আপনাকে VBA সম্পাদকে নিয়ে আসবে।
4. পপআপ উইন্ডোতে পরবর্তী, আপনাকে বাম দিকে "ThisOutlookSession" এ দুবার ক্লিক করতে হবে।
5. পরবর্তীকালে, "ThisOutlookSession" প্রকল্প উইন্ডোতে, আপনাকে নিম্নলিখিত VBA কোডগুলি কপি করে পেস্ট করতে হবে৷

Public WithEvents objMails As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set objMails = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub objMails_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim strExcelFile As String
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkBook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorkSheet As Excel.Worksheet
    Dim nNextEmptyRow As Integer
    Dim strColumnB As String
    Dim strColumnC As String
    Dim strColumnD As String
    Dim strColumnE As String

    If Item.Class = olMail Then
       Set objMail = Item
    End If
 
    'Specify the Excel file which you want to auto export the email list
    'You can change it as per your case
    strExcelFile = "E:\Email\Email Statistics.xlsx"
 
    'Get Access to the Excel file
    On Error Resume Next
    Set objExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
    If Error <> 0 Then
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    End If
    Set objExcelWorkBook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
    Set objExcelWorkSheet = objExcelWorkBook.Sheets("Sheet1")
 
    'Get the next empty row in the Excel worksheet
    nNextEmptyRow = objExcelWorkSheet.Range("B" & objExcelWorkSheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
    'Specify the corresponding values in the different columns
    strColumnB = objMail.SenderName
    strColumnC = objMail.SenderEmailAddress
    strColumnD = objMail.Subject
    strColumnE = objMail.ReceivedTime
 
    'Add the vaules into the columns
    objExcelWorkSheet.Range("A" & nNextEmptyRow) = nNextEmptyRow - 1
    objExcelWorkSheet.Range("B" & nNextEmptyRow) = strColumnB
    objExcelWorkSheet.Range("C" & nNextEmptyRow) = strColumnC
    objExcelWorkSheet.Range("D" & nNextEmptyRow) = strColumnD
    objExcelWorkSheet.Range("E" & nNextEmptyRow) = strColumnE
 
    'Fit the columns from A to E
    objExcelWorkSheet.Columns("A:E").AutoFit
 
    'Save the changes and close the Excel file
    objExcelWorkBook.Close SaveChanges:=True
End Sub

6. পরে আপনাকে এই কোডে স্বাক্ষর করতে হবে।
7. পরবর্তীকালে, রেজিসtarনতুন ভিবিএ প্রকল্পটি সক্রিয় করার জন্য আউটলুক।
8. অবশেষে, এখন থেকে, সমস্ত আগত ইমেলগুলি আপনার ইনবক্স ফোল্ডারে আসার সাথে সাথে প্রিসেট এক্সেল ফাইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রপ্তানি করা হবে। এক্সেল ফাইলটি নিচের ছবির মত দেখাবে:

বেদনাদায়ক PST ডেটা দুর্নীতি এড়ান

Outlook এর বিভিন্ন বৈশিষ্ট্যের কারণে অনেক প্রশংসা অর্জন করেছে। যাইহোক, এর অর্থ এই নয় যে এটি নির্বোধ। এটি এখনও যে কোনো সময় আপস পেতে পারে. উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি প্রায়শই আপনার আউটলুককে অনুপযুক্তভাবে বন্ধ করেন, তাহলে আপনার PST ডেটা বিপদে পড়ার সম্ভাবনা খুব বেশি। এই ক্ষেত্রে, আপনি যদি চান মেরামত পিএসটি ডেটা, আপনাকে একটি অভিজ্ঞ টুলের আশ্রয় নিতে হবে, যেমন DataNumen Outlook Repair.

লেখকের ভূমিকা:

শিরলে জাং একটি ডেটা রিকভারি বিশেষজ্ঞ DataNumen, ইনক। যা তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রযুক্তিগুলির সহ বিশ্বের শীর্ষস্থানীয় এমডিএফ পুনরুদ্ধার এবং আউটলুক মেরামত সফ্টওয়্যার পণ্য। আরো তথ্যের জন্য, যান WWW.datanumen.com