এই নিবন্ধটি আপনাকে শেখায় যে কীভাবে একটি সভার আমন্ত্রণ প্রেরণের আগে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি উপস্থিতির গণনা পেতে আউটলুক ভিবিএ ব্যবহার করতে হয়।
ইমেল পাঠানোর আগে প্রাপকদের সংখ্যা গণনা করার মতোই, কিছু ব্যবহারকারী মিটিংয়ের আমন্ত্রণ পাঠানোর আগে অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যাও গণনা করতে চান। স্বাভাবিকভাবেই, এর উদ্দেশ্য হলো প্রস্তাবিত মিটিংয়ের মোট খরচ অনুমান করা এবং তারপর অংশগ্রহণকারীদের কাছে সেই মিটিংয়ের আমন্ত্রণ পাঠানো হবে কিনা, সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া। তাছাড়া, যেহেতু আউটলুক ব্যবহারকারীদের অংশগ্রহণকারীদের আবশ্যক বা ঐচ্ছিক হিসেবে সেট করার সুযোগ দেয়, তাই কেউ কেউ বিভিন্ন ধরনের অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা গণনা করতে চান। আর মিটিংয়ের রিসোর্স এবং সময়কালও যদি এর সাথে অন্তর্ভুক্ত করা যায়, তবে তা আরও ভালো হয়। যদিও আউটলুকে সরাসরি এমন কোনো ফিচার নেই, তবুও আপনি এটি বাস্তবায়নের জন্য ভিবিএ (VBA) কোড ব্যবহার করতে পারেন।
একটি সভা আমন্ত্রণ প্রেরণের আগে উপস্থিতদের অটো গণনা করুন
- প্রথমে আপনার Outlook প্রোগ্রামটি চালু করুন।
- তারপরে মূল আউটলুক উইন্ডোতে, “Alt + F11” কী শর্টকাটগুলি টিপুন।
- এরপরে আপনি আউটলুক ভিবিএ সম্পাদক সফলভাবে প্রবেশ করবেন। এখন আপনার "হিট আউটলোকসেশন" প্রকল্পটি অনুসন্ধান এবং খোলার দরকার।
- পরবর্তীকালে, এই প্রকল্পে নিম্নলিখিত ভিবিএ কোডগুলি অনুলিপি করুন এবং আটকান।
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
Dim objAttendees As Outlook.Recipients
Dim objAttendee As Outlook.recipient
Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
Dim strMsg As String
Dim nPrompt As Integer
If TypeOf Item Is MeetingItem Then
Set objMeetingInvitation = Item
Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
End If
lRequiredAttendeeCount = 0
lOptionalAttendeeCount = 0
lResourceCount = 0
'Count the required & optional attendees and resources, etc.
For Each objAttendee In objAttendees
If objAttendee.Type = olRequired Then
lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
lResourceCount = lResourceCount + 1
End If
Next
'Double check the meeting invitation details
strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
"Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
"Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
"Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
"Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
"Are you sure to send this meeting invitation?"
nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
If nPrompt = vbYes Then
Cancel = False
Else
Cancel = True
End If
End Sub
Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
'Convert minute to hour
If objCurMeeting.Duration > 60 Then
GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
End If
End Function
- এর পরে, আপনার এই কোডটি সাইন করতে হবে।
- পরে নিশ্চিত করুন যে আপনার আউটলুক ডিজিটালি স্বাক্ষরিত ম্যাক্রোগুলিকে অনুমতি দিয়েছে।
- এখন থেকে, আপনি যখনই আমন্ত্রণগুলি পূরণের জন্য "প্রেরণ" বোতামটি ক্লিক করেন, আপনি নীচের চিত্রের মতো উপস্থিতি, সংস্থান এবং সময়কাল গণনা সহ একটি বার্তা পাবেন:
হতাশাজনক আউটলুক দুর্নীতি নমনীয়ভাবে মোকাবেলা করুন
সম্ভবত আপনি এর আগে আউটলুক সংক্রান্ত সমস্যার মুখোমুখি হয়ে গেছেন, যেমন জমে থাকা, বিভিন্ন ত্রুটি বার্তা ইত্যাদি। ভাগ্যক্রমে, আউটলুক একটি ইনবক্স মেরামত সরঞ্জাম সহ পূর্বেই ইনস্টলড আসে, যাকে বলা হয় স্ক্যানপস্ট, যা ছোট সমস্যাগুলি সমাধান করতে সক্ষম। তবে যদি সমস্যাটি গুরুতর হয় তবে আপনাকে আরও বিশেষায়িত সরঞ্জাম, যেমন - এর পুনরাবৃত্তি করতে হবে DataNumen Outlook Repair.
লেখকের ভূমিকা:
শিরলে জাং একটি ডেটা রিকভারি বিশেষজ্ঞ DataNumen, ইনক। যা তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রযুক্তিগুলির সহ বিশ্বের শীর্ষস্থানীয় দূষিত এমডিএফ এবং আউটলুক মেরামত সফ্টওয়্যার পণ্য। আরো তথ্যের জন্য, যান WWW.datanumen.com