Понякога ще видите информация, която ви пита дали искате да запазите промените или не. Но всъщност не правите промени във файла. Защо тази информация все още се появява?
Ако направите някои промени във файл на Excel и след това го затворите, без да запазите, той ще ви попита дали искате да запазите промените. Това наистина е много добра функция, която може да избегне загуба на данни до известна степен.
Въпреки това, когато отворите друга работна книга и проверите определени стойности, вместо да ги промените, пак ще видите информацията. Може да се чудите коя стойност се е променила. Можете да щракнете върху бутона „Отказ“ и да намерите във файла. Най-лесният начин е да проверите дали бутонът „Отмени“ е наличен. Но ще видите, че този бутон също е невалиден.
За да разберете причината, можете да продължите да се позовавате на останалата част от статията.
Причината зад феномена
В Excel с много данни, той със сигурност ще съдържа формули. Някои формули не трябва да препращат към друга клетка. Например функцията RAND. Понякога ще го използвате в работния си лист, за да получите някои произволни числа. Други функции също включват СЕГА, ДНЕС и други.
А сега проверете опциите за изчисление на текущата работна книга.
- Щракнете върху раздела „Формули“ в лентата.
- След това щракнете върху бутона „Опции за изчисления“.
На това изображение можете да видите, че опциите за изчисление са „Автоматични“.
Сега можем да направим заключението. Ако има определени функции и опциите за изчисление са „Автоматични“, всеки път, когато отворите файла, тези функции ще се преизчислят автоматично и ще изведат нови резултати. От друга страна, ако това е работна книга с макроси, някои кодове също ще имат същия ефект. По този начин, дори ако не сте направили промяна в работната книга и бутонът „Отмяна“ е невалиден, все още има промени във файла. Следователно следващия път, когато видите информацията, трябва да решите дали да запазите промените на тези функции според действителната нужда.
Избягвайте автоматичното изчисляване чрез опциите за изчисление
Ако намирате тази функция за досадна, можете също да я затворите. За да направите данните в работната книга по-точни, трябва да промените опциите на Excel.
- Щракнете върху „Файл“ в лентата.
- И след това щракнете върху „Опции“.
- В „Опции на Excel“ изберете „Формули“.
- И след това в „Опции за изчисление“ отметнете опцията „Ръчно“.
Има и две различни условия за опцията под „Ръководство“.
- Ако поставите отметка на опцията „Преизчисляване на работната книга преди запазване“, следващия път, когато отворите работната книга, формулите няма да се преизчислят. Ако не правите промени в работната книга и я затворите, формулата няма да се преизчисли и няма да видите информацията. Но ако запишете работната книга ръчно, дори ако все още не правите промени във файла, формулата ще се преизчисли и след това ще се запази.
- От друга страна, ако премахнете отметката от опцията, тя няма да преизчисли, когато отворите работната книга. Когато запишете работната книга, съответната формула пак няма да се преизчисли. Точно това е разликата на опцията. И няма да видите информацията, когато затворите файла.
Сега проверявате „Ръчно“, само когато ръчно преизчислите работния лист (натиснете F9) или работната книга (натиснете Shift+F9), формулата ще се преизчисли. Следователно трябва да решите дали да проверите опцията според вашите действителни нужди.
- И след това щракнете върху „OK“ в прозореца.
- След това запазете работната книга.
Освен това тази настройка влиза в сила само в текущата работна книга, така че няма да засегне други файлове на Excel. И сега никога няма да се притеснявате от същия проблем.
Можете също така да обърнете внимание, че всички формули в работната книга няма да се преизчисляват автоматично. Да предположим, че има формула, която се отнася до определена клетка. Когато промените стойността в клетката, формулата няма да се преизчисли. Ако махнете отметката от опцията „Преизчисляване на работна книга преди запазване“ и забравите да преизчислите ръчно, резултатът от формулата всъщност ще се превърне в грешка, дори ако запишете файла. Това е много важен момент, на който трябва да внимавате.
Вашите данни са уникални
Данните, съхранявани в Excel, със сигурност са най-уникалният елемент, защото никой друг няма същите данни като вашите. Следователно, резултатът може да бъде катастрофален, ако загубите файла си. Затова можете да подготвите софтуера предварително. След като вашият Excel се повреди, можете да използвате този инструмент веднага, за да... поправете Excel. Така загубата ви може да бъде намалена до минимум.
Въведение на автора:
Ана Ма е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително възстановяване на думи и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com