如何将您的访问报告导出到 PDF 通过 VBA 文件

访问解决方案 2025 年 9 月 29 日
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了解如何创建 VBA 函数，使您可以将 Access Report 另存为 PDF 只需点击一个按钮。 无需每次都去访问功能区！

访问报告可以手动另存为 PDF 文件。 您所要做的就是：手动另存为 PDF 文件

  1. 打开报告。
  2. 转到访问功能区：外部数据 > PDF 或 XPS。
  3. 选择要保存的文件名和文件夹路径。
  4. 单击发布，您就完成了。

容易，对吧？ 但是，如果您需要重复导出报告，比如每天，这可能会有点费力。

不用担心。 有一个更简单的方法。 只需单击一个按钮，您的报告就可以立即导出到您指定的文件夹中。 这可以在 VBA 的帮助下完成。 只需按照以下步骤操作。

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如果您想尽快开始使用此功能，您可以：

立即下载带有 VBA 代码的示例数据库

否则，如果你想DIY，你可以阅读下面的内容。

创建将 Access 报表另存为的 VBA 函数的步骤 PDF 文件

1.在你的报告中添加一个命令按钮

本文假定您已经创建了访问报告。 在设计视图中打开它并在报表标题中添加一个按钮（如下所示）。在报告中添加命令按钮

将按钮重命名为 cmd_exportPDF。 去做这个：

  1. 在设计视图中，选择按钮。
  2. 打开属性表 (ALT + Enter)。
  3. 转到其他选项卡 > 名称。
  4. 将名称值更改为 cmd_exportPDF。

2.添加命令按钮的代码

要添加代码，您必须首先向按钮添加一个 On Click 事件。

  1. 选择命令按钮后，再次转到属性表。
  2. 单击“事件”选项卡。
  3. 查找“单击时”并选择……
  4. 当 Choose Builder 菜单弹出时，选择 Code Builder 并单击 OK。
  5. 这将打开 VBA 编辑器。

现在，复制下面的代码。

不要忘记更新文件名和 fldrPath 的值。 他们在评论部分都有星号 (*)。

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
  Dim value As Boolean
  value = False
  If Dir(FileFullPath) <> "" Then
    value = True
  End If
  FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()
 
  Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
  Dim answer As Integer
 
  fileName = "Member Contact Details" 'filename for PDF file*
  fldrPath = "C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports" 'folder path where pdf file will be saved *
 
  filePath = fldrPath & "\" & fileName & ".pdf"
 
  'check if file already exists
  If FileExist(filePath) Then
    answer = MsgBox(prompt:="PDF file already exists: " & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
      "Would you like to replace existing file?", buttons:=vbYesNo, Title:="Existing PDF File")
    If answer = vbNo Then Exit Sub
  End If
 
  On Error GoTo invalidFolderPath
  DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath
 
  MsgBox prompt:="PDF File exported to: " & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:="Report Exported as PDF"
  Exit Sub
 
  invalidFolderPath:
  MsgBox prompt:="Error: Invalid folder path. Please update code.", buttons:=vbCritical
 
End Sub

这些代码行将：

  1. 首先检查是否 PDF 指定文件夹中已存在具有相同文件名的文件。 如果是这样，将出现一条提示，询问您是否要将其替换为新的。

如果选择“是”，报告将继续导出。否则，文件将不会转换为 PDF 格式。

  1. 如果您输入的文件夹路径不存在，则会出现提示，要求您更新代码中指定的文件夹路径。 在更正此问题之前，导出过程不会继续。
  2. 成功导出报告后，将出现一个提示，指示导出位置 PDF 文件已保存。

就是这样！ 现在是时候测试您的按钮了。

无法打开 Access 数据库

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作者简介：

Jayme Stack 是一位数据恢复专家 DataNumen, Inc.，它是数据恢复技术领域的世界领先者，包括 sql恢复 和 excel 恢复软件产品。 欲了解更多信息，请访问 datanumen.com

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