Outlookda elektron pochta xabarlarini qanday arxivlash mumkin: to'liq qo'llanma [2026]

1. kirish

1.1 Outlookda elektron pochtalarni arxivlash nima?

Outlookda elektron pochtalarni arxivlash - bu pochta qutingizni tartibli va boshqariladigan holda saqlash uchun elektron pochtalarni asosiy kirish qutingizdan belgilangan saqlash joyiga ko'chirish jarayonidir. Elektron pochtalarni o'chirishdan farqli o'laroq, arxivlash ularni kelajakda foydalanish uchun saqlaydi va faol ish joyingizni tartibsizlantiradi. Ushbu qo'llanmada biz sizga Outlookda elektron pochtalarni turli usullar bilan qanday arxivlashni ko'rsatamiz.

1.2 Nima uchun Outlookda elektron pochta xabarlarini arxivlash kerak?

Elektron pochtalarni arxivlash bir qancha muhim afzalliklarni taqdim etadi:

• Tashkiliylikni saqlaydi: Eski xabarlarni butunlay yo'qotmasdan, kiruvchi xabarlar qutingizni toza va joriy elektron pochtalarga yo'naltirilgan holda saqlaydi.
• Ishlash samaradorligini oshiradi: Outlookni tezroq va moslashuvchanroq qilish uchun kiruvchi xabarlar qutisidagi tartibsizlikni kamaytiradi.
• Muhim ma'lumotlarni saqlaydi: Malumotnoma, muvofiqlik yoki yozuvlarni yuritish uchun kerak bo'lishi mumkin bo'lgan elektron pochta xabarlariga kirish huquqini saqlab qoladi.
• Saqlashni boshqaradi: Arxivlash usuliga qarab, siz pochta qutisidagi joyni bo'shatishingiz va saqlash chegaralarida qolishingiz mumkin.
• Qidiruvni osonlashtiradi: Arxivlangan elektron pochta xabarlarini qidirish mumkin bo'lib qoladi, bu sizga kerak bo'lganda ularni topish imkonini beradi.

2. Outlookda turli arxivlash usullarini tushunish

Outlook elektron pochta xabarlarini arxivlashning to'rtta alohida usulini taqdim etadi, ularning har biri turli foydalanish holatlari va saqlash talablari uchun mo'ljallangan.

2.1 Ichki papkaga qo'lda arxivlash (Arxivlash tugmasi)

Arxivlash tugmasi elektron pochta xabarlarini pochta qutingizdagi o'rnatilgan Arxiv papkasiga ko'chiradi. U elektron pochta xabarlarini asosiy pochta qutingizda saqlaydi va xotira sarfini kamaytirmasdan kirish qutingizni tartibga solish uchun juda mos keladi. Arxivlangan elementlarga barcha qurilmalarda kirish mumkin bo'ladi.

2.2 Tashqi faylga qo'lda arxivlash (Eski narsalarni tozalash vositasi)

Eski buyumlarni tozalash vositasi elektron pochta xabarlarini kompyuteringizda mahalliy saqlangan alohida arxiv fayliga ko'chiradi. Bu usul aslida pochta qutingizdagi elektron pochta xabarlarini olib tashlaydi va server xotirasini bo'shatadi. Pochta qutingiz hajmini kamaytirish kerak bo'lganda, bu afzal variant.

2.3 Avtomatik arxivlash

AutoArchive eski elektron pochta xabarlarini sozlanishi mumkin bo'lgan sozlamalar va eskirish davrlariga asoslanib avtomatik ravishda mahalliy PST fayliga ko'chiradi. Ushbu funksiya jadval asosida ishlaydi va pochta qutisi hajmini qo'lda aralashuvsiz boshqaradi, bu esa uni ko'p miqdordagi elektron pochta xabarlarini oladigan foydalanuvchilar uchun ideal qiladi.

2.4 Exchange Server Onlayn Arxivi (Korxona Xususiyati)

Exchange Server Online Archive, shuningdek, In-Place Archive deb ham ataladi, bu serverda alohida pochta qutisi sifatida ishlaydigan Microsoft 365 bulutga asoslangan, korporativ darajadagi yechimdir. Administratorlar ushbu funksiyani yoqadilar va boshqaradilar, bu esa arxivlangan elektron pochtalarni istalgan qurilmadan kirish mumkin bo'lgan holda qo'shimcha xotirani ta'minlaydi. Onlayn arxiv yoqilganda, Avtomatik arxivlash avtomatik ravishda o'chiriladi.

3. Ichki papkaga qo'lda arxivlash (Arxivlash tugmasi)

3.1 Yangi Outlookda arxivlash

Yangi Outlook-dagi Arxivlash tugmasi yordamida elektron pochta xabarlarini arxivlash uchun:

1. Arxivlamoqchi bo'lgan elektron pochta yoki elektron pochta xabarlarini tanlang.
2. bosing Archive asboblar panelida.
3. Tasdiqlash xabari paydo bo'ladi. Siz bosishingiz mumkin Bekor qilish agar kerak bo'lsa.

Eslatma: Yangi Outlook AutoArchive funksiyasini qo'llab-quvvatlamaydi.

3.2 Classic Outlook’da arxivlash

3.2.1 Arxivlash tugmasi

Klassik Outlook-da Arxivlash tugmasi yordamida elektron pochta xabarlarini arxivlash uchun:

1. Arxivlanadigan elektron pochta xabarlarini tanlang.
2. Ostida Bosh sahifa bo'limda, o'chirish guruhiga bosing Archive.
3. Outlook elektron pochta xabarlarini Arxiv papkasiga ko'chiradi.

Agar siz elektron pochta xabarini tasodifan arxivlasangiz, Arxiv papkasiga o'ting va elektron pochtani asl papkasiga qaytaring.

3.2.2 Klaviatura yorliqlaridan foydalanish (Backspace tugmasi)

Tanlangan elektron pochta xabarlarini klaviatura orqali tezda arxivlashingiz mumkin:

1. Arxivlanadigan elektron pochta xabarlarini tanlang.
2. Tugmasini bosing Backspace kalit.
3. Tanlangan elektron pochta xabarlari darhol arxivlanadi.

muhim: Agar siz elektron pochtani yangi oynada ochsangiz, oynani yopishingiz va keyin uni arxivlash uchun yuqoridagi amallardan foydalanishingiz kerak.

3.2.3 Backspace kalit arxivini qanday o'chirish mumkin

Ba'zi foydalanuvchilar quyidagi sabablarga ko'ra Backspace kalit arxivlash xususiyatini o'chirib qo'yishni afzal ko'rishadi:

• Tasodifiy arxivlash: Ushbu funksiya bilan tanish bo'lmagan foydalanuvchilar xato bilan yoki boshqa maqsadlar uchun Backspace tugmasini bosishlari mumkin, bu esa elektron pochta xabarlarining kutilmaganda ularning pochta qutisidan yo'qolishiga olib kelishi mumkin.
• O'chirish tugmasi bilan chalkashlik: Backspace tugmasi Delete tugmachasiga yaqin, ammo chalkashtirib yuborishi mumkin bo'lgan nomuvofiq xatti-harakatlarga ega.
• Tashkiliy siyosatlar: Ba'zi tashkilotlar arxivlash usullarini nazorat qilishni va xodimlarning klaviatura yorliqlaridan foydalanishiga yo'l qo'ymaslikni afzal ko'rishadi.
• Arxiv funksiyasidan foydalanmaslik: Arxiv papkasidan foydalanmaydigan foydalanuvchilar ushbu yorliqni foydasiz deb topishlari mumkin.

Backspace tugmachasining elementlarni arxivlashiga yo'l qo'ymaslik uchun quyidagilarni bajarishingiz kerak:

1. Outlook-ni butunlay yoping.
2. matbuot Windows + R Ishga tushirish oynasini ochish uchun.
3. Shrift regedit va Registry Editorni ochish uchun Enter tugmasini bosing.
4. o'tish: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. O'ng panelda sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing va tanlang yangi -> DWORD (32-bit) qiymati.
6. Qiymatni nomlang OneClickArchive’ni o‘chirib qo‘yish.
7. Yangi qiymatni ikki marta bosing va uni quyidagicha o'rnating 1.
8. bosing OK va Ro'yxatga olish kitobi muharririni yoping.
9. Restart Outlook.

Eslatma: Ushbu registr tuzatishi Outlookning Microsoft 365 versiyasiga tegishli va doimiy versiyalari bilan ishlamaydi.

3.2.4 Arxivlash uchun sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing

Kontekst menyusi yordamida arxivlash uchun:

1. Arxivlamoqchi bo'lgan elektron pochtangizni o'ng tugmasini bosing.
2. tanlang Archive ochiladi menyudan.
3. Elektron pochta xabarlari Arxiv papkasiga ko'chiriladi.

3.2.5 Arxiv papkasiga sudrab tashlang

Arxivlashni qo'lda boshqarish uchun:

1. Toping Archive Navigatsiya panelidagi papka.
2. Arxivlamoqchi bo'lgan elektron pochtani bosing va ushlab turing.
3. Uni Arxiv papkasiga torting va tashlang.

3.3 Muayyan mezonlar bo'yicha arxiv elementlarini

Odatiy bo'lib, Outlook arxivlash funksiyasi faqat eski elementlarni sana bo'yicha tozalay oladi. Agar siz ma'lum mezonlarga javob beradigan barcha elementlarni arxivlamoqchi bo'lsangiz, iltimos:

1. In Kengaytirilgan qidiruv muloqot oynasini bosing Ko'rib chiqish ... elementlarni topmoqchi bo'lgan papkani tanlash uchun.
2. Qidiruv mezonlarini o'rnating.
3. bosing Hozir toping mezonlarga javob beradigan barcha elementlarni topish uchun.
4. Barcha topilgan elementlarni tanlang.
5. Tanlangan elementlarni o'ng tugmasini bosing va ustiga bosing Move, va Arxiv papkangizni tanlang tarolish.
6. Barcha topilgan elementlar arxiv papkasiga ko'chiriladi.

1-namuna: 10 KB dan katta barcha elektron pochta xabarlarini arxivlash:

1. In Kengaytirilgan qidiruv muloqot oynasi, bosing Ko'rib chiqish ... elementlarni topmoqchi bo'lgan papkani tanlash uchun.
2. bosing Ko'proq tanlovlar tab
3. o'rnating Hajmi (kilobayt) uchun dan katta 10
4. bosing Hozir toping
   

2-namuna: Muddati o'tgan barcha elektron pochta xabarlarini arxivlash:

1. In Kengaytirilgan qidiruv muloqot oynasi, bosing Ko'rib chiqish ... elementlarni topmoqchi bo'lgan papkani tanlash uchun.
2. bosing ilg'or tab
3. In Ko'proq mezonlarni aniqlang -ni tanlang Muddati tugaydi dan Barcha pochta maydonlari.
4. Shartni o'rnating, masalan Ertaga.
5. bosing Ro'yxatga qo'shish
6. bosing Hozir toping

3-namuna: Barcha bayroq bilan to'ldirilgan elektron pochta xabarlarini arxivlash:

4-namuna: Barcha elektron pochta xabarlarini ma'lum bir rang toifasiga ega arxivlash:

5-namuna: Barcha elektron pochta xabarlarini keyingi xabarlarsiz arxivlash:

bayroq:

 

4. Tashqi faylga qo'lda arxivlash (Eski narsalarni tozalash vositasi)

4.1 Eski buyumlarni tozalash vositasidan foydalanish

Outlook elektron pochta xabarlarini Outlook-da PST fayliga qo'lda arxivlash uchun:

1. bosing Fayl yorlig'ini bosing.
2. bosing ma'lumot, so'ng bosing Asboblar.
3. tanlang Eski narsalarni tozalang.
   
4. The Archive dialog oynasi ko'rsatiladi.
5. Tanlang Ushbu jildni va barcha pastki papkalarni arxivlang variant.
6. Arxivlamoqchi bo'lgan papkani tanlang (masalan, Inbox). Barcha elementlarni arxivlash uchun pochta qutingizning asosiy papkasini tanlang.
7. ostida Arxivlangan elementlar eskiroq, sana kiriting. Ushbu sanadan eskiroq elementlar arxivlanadi.
8. ostida Arxiv fayli, standart joylashuvni qabul qiling yoki bosing Qidirish boshqa joylashuv va fayl nomini tanlash uchun.
9. Majburiy emas, tekshiring “Avtomatik arxivlash taqiqlangan” katakchali elementlarni qo‘shish agar siz ilgari avtomatik arxivdan chiqarib tashlangan elementlarni arxivlamoqchi bo'lsangiz.
10. bosing OK s gatart arxivlash.
    

Tugallangandan so'ng, chap panelda Arxivlar pochta qutisi paydo bo'ladi, bu sizga arxivlangan elektron pochtalaringizga kirish imkonini beradi.

4.2 Turli saqlash muddatlariga ega bir nechta papkalarni arxivlash.

Turli xil saqlash muddatlari bilan turli papkalardagi elementlarni bir xil PST faylida saqlash uchun:

1. Arxiv dialog oynasini oching (Fayl -> ma'lumot -> Asboblar -> Eski narsalarni tozalang).
2. Birinchi papkani tanlang (masalan, Inbox) va sanani 6 oy oldin qilib belgilang. Hali OK tugmasini bosmang.
3. Boshqa papkani tanlang (masalan, Yuborilgan narsalar) va boshqa sanani o'rnating (masalan, 1 yil oldin). Hali OK tugmasini bosmang.
4. Papkalarni tanlashda davom eting va kerak bo'lganda turli sanalarni belgilang.
5. Barcha papkalar bir xil arxiv fayl yo'lidan foydalanishiga ishonch hosil qiling.
6. bosing OK barcha papkalar sozlangandan so'ng.

5. Outlookda elektron pochta xabarlarini avtomatik arxivlash

5.1 Avtomatik arxivlashni yoqish

Classic Outlook’da AutoArchive’ni yoqish va sozlash uchun:

1. bosing Fayl -> Options.
2. Tanlang ilg'or yorlig'ini bosing.
3. Ostida Avtomatik arxiv bo'limida, tugmasini bosing Avtomatik arxiv sozlamalari tugmasi:
   
4. nazorat Har N kunda AutoArchive ni ishga tushiring quti.
5. AutoArchive qanchalik tez-tez ishlashini xohlayotganingizni ko'rsating (masalan, har 14 kunda).
6. Arxiv joylashuvi va qarish davri kabi qo'shimcha sozlamalarni sozlang. Ushbu sozlamalarni keyingi bo'limda batafsil tushuntirib beramiz.
7. bosing OK sozlamalaringizni saqlash uchun.
   

Avtomatik arxivlash endi siz sozlagan jadval asosida avtomatik ravishda ishga tushadi.

5.2 Avtomatik arxivlash sozlamalari tushuntirildi

Har bir Avtomatik Arxivlash sozlamasini tushunish arxivlash jarayonini samarali boshqarishga yordam beradi:

• Har N kunda AutoArchive ni ishga tushiring: Avtomatik arxivlash jadvalini boshqaradi. Uni tez-tez ishga tushirish (masalan, haftalik) kichikroq elektron pochta xabarlarini qayta ishlaydi, bu esa bir vaqtning o'zida minglab elementlarni arxivlashdan ko'ra yaxshiroq ishlaydi. Avtomatik arxivlashni butunlay to'xtatish uchun ushbu parametrdan belgini olib tashlang.
• Avtomatik arxivlash ishga tushirilishidan oldin so'rov: Agar arxivlashdan oldin ogohlantirishni xohlasangiztarts, ushbu parametrni yoqing. Agar kerak bo'lsa, operatsiyani bekor qilish imkonini beruvchi bildirishnomani ko'rasiz.
• Muddati o'tgan elementlarni o'chirish (faqat elektron pochta papkalari): Bu amal qilish muddati tugagan xabarlarni olib tashlaydi. Eslatma: muddati tugagan elementlar eski elementlardan farq qiladi – elektron pochta xabarlarini yozishda amal qilish muddati qo'lda o'rnatiladi Options yorlig'i. Ushbu sozlama bilan ehtiyot bo'ling, chunki u elementlarni arxivlash o'rniga ularni o'chiradi.
• Eski elementlarni arxivlash yoki o'chirish: Ushbu asosiy tugma sizning maxsus Avtomatik Arxivlash konfiguratsiyangizni faollashtiradi. Buning o'rniga Outlookning o'rnatilgan standart sozlamalaridan foydalanish uchun uni belgilamasdan qoldiring.
• Papkalar ro'yxatida arxiv papkasini ko'rsatish: Yoqilganda, arxiv papkalaringiz Navigatsiya panelida avtomatik ravishda paydo bo'ladi. Bu funksiyasiz, arxivlangan elementlarga kirish uchun har safar arxiv PST faylini qo'lda ochishingiz kerak bo'ladi.
• Eskirgan buyumlarni tozalash: Arxivlash uchun chegara yoshini belgilaydi. Ushbu chegaradan eski elementlar arxiv fayliga ko'chiriladi. Diapazon moslashuvchan - 1 kundan 60 oygacha, kunlar, haftalar yoki oylarda ko'rsatilgan.
• Eski buyumlarni ko'chirish: Outlookga arxivlangan elementlarni qayerda saqlash kerakligini aytadi. Odatiy bo'lib, u Hujjatlar\Outlook Files papkasida archive.pst yaratadi. Bosing Qidirish boshqa joylashuv yoki fayl nomini tanlash uchun. Ushbu parametrni tanlash quyidagi doimiy o'chirish sozlamasini o'chirib qo'yadi.
• Elementlarni butunlay o'chirish: Arxivlangan nusxalarni saqlash o'rniga, bu sozlama eski elementlar yosh chegarasiga yetgandan so'ng ularni butunlay o'chiradi. Bundan ehtiyotkorlik bilan foydalaning - o'chirilgan elementlarni tiklab bo'lmaydi. Buni yoqish yuqoridagi arxivlash opsiyasini o'chirib qo'yadi.
• Ushbu sozlamalarni hozir barcha papkalarga qo'llang: Ushbu tugma joriy konfiguratsiyangizni barcha Outlook papkalariga darhol qo'llaydi. Agar siz alohida papkalar uchun turli xil qoidalarni o'rnatmoqchi bo'lsangiz, buni o'tkazib yuboring - buning o'rniga ularni har bir papkaning xususiyatlari orqali sozlashingiz mumkin.

5.3 Outlook papkalari uchun standart qarish davrlari

Outlook turli xil papka turlariga turli xil standart qarish davrlarini qo'llaydi:

• Kiruvchi xabarlar qutisi va qoralamalar: 6 oy
• Yuborilgan va o'chirilgan elementlar: 2 oy
• Chiquvchi quti: 3 oy
• Taqvim, vazifalar, eslatmalar va jurnal: 6 oy
• Kontaktlar: Sukut bo'yicha avtomatik arxivlanmagan

Siz yaratgan papkalar shunga o'xshash standart papkalarning qarish davrini meros qilib oladi. Masalan, maxsus pochta papkalari Inbox kabi 6 oylik qarish davrini oladi.

5.4 Buyumning yoshi qanday aniqlanadi

Turli xil Outlook elementlari arxivlash uchun yetarlicha eski ekanligini aniqlash uchun turli xil sana mezonlaridan foydalanadi:

• Elektron pochta xabarlari: Tizim xabarni qachon olganingizni va uni oxirgi marta qachon o'zgartirganingizni tekshiradi, keyin keyingi sanadan foydalanadi. Hatto o'qilgan/o'qilmagan deb belgilash yoki elektron pochtani ko'chirish kabi oddiy harakatlar ham o'zgartirish vaqt tamg'asini yangilaydi.
• Taqvim elementlari: Uchrashuvlar va uchrashuvlar uchun tegishli sana siz ... ni tanlagan vaqtingizdir.ost yaqinda tahrirlangan va yozuvni saqlagan. Takrorlanish naqshlariga ega elementlar avtomatik arxivlashdan ozod qilingan. Muhimi, faqat o'tgan voqealar arxivlash uchun mos keladi - kelajakdagi uchrashuvlar oxirgi o'zgartirilgan sanasidan qat'i nazar, o'z joyida qoladi.
• Vazifalar: Bu yerda ikkita sana muhim: tugallangan sana va oxirgi marta o'zgartirilgan sana. Qaysi biri yangiroq bo'lsa, u muvofiqlikni belgilaydi. Hali ham tugallanmagan deb ko'rsatilayotgan vazifalar hech qachon avtomatik ravishda arxivlanmaydi. Vakolatli topshiriqlar uchun arxivlash faqat kimdir ularni tugallangan deb belgilaganidan keyingina amalga oshiriladi.
• Eslatmalar: Siz m bo'lgan sanaost yaqinda tahrirlangan va saqlangan ma'lumotlar eslatma qachon arxivlanishi mumkinligini belgilaydi.
• Jurnal yozuvlari: Asl yaratilgan sana yoki most yaqinda kiritilgan o'zgartirish sanasi qo'llaniladi, yangi sana ustunlik qiladi.
• Kontaktlar: Avtomatik arxivlash funksiyasi kontaktlarni butunlay o'tkazib yuboradi. Agar siz Kontaktlar papkangizni arxivlashingiz kerak bo'lsa, Eski elementlarni tozalash vositasidan qo'lda foydalaning.

5.5 Muayyan papkalar uchun avtomatik arxivlashni sozlash

Muayyan papka uchun maxsus avtomatik arxivlash sozlamalarini sozlash uchun:

1. Navigatsiya panelidagi papkalar ro'yxatida sozlashni xohlagan papkani o'ng tugmasini bosing.
2. bosing xususiyatlari.
3. bosing Avtomatik arxiv yorlig'ini bosing.
4. tanlang Ushbu sozlamalardan foydalanib, ushbu papkani arxivlang.
5. Ushbu papkaga xos bo'lgan qarish davri va boshqa parametrlarni sozlang.
6. bosing OK sozlamalarni saqlash uchun.

Eslatma: foydalaning Eski elementlarni butunlay o'chirish eski elektron pochta xabarlarini avtomatik ravishda o'chirish imkoniyati O'chirilgan ma'lumotlar va Keraksiz elektron pochta belgilangan saqlash muddati tugaganidan keyin papkalar.

5.6 Avtomatik arxivdan elementlarni chiqarib tashlash/qo'shish

Ba'zan, tez-tez ishlatiladigan ba'zi elementlarni arxivlashni xohlamaysiz. Quyida 3 xil stsenariy uchun yechimlar keltirilgan. Albatta, siz operatsiyani bekor qilishingiz va AutoArchive'dan elementlarni qo'shishingiz mumkin.

5.6.1 Bitta elementni chiqarib tashlash

1. Muayyan elementni tanlang.
2. matbuot Alt + Enter kalitlari.
3. A xususiyatlari dialog oynasi ko'rsatiladi.
4. nazorat Bu elementni avtomatik arxivlamang variant.

5.6.2 Bir nechta elementlarni chiqarib tashlash

1. 1. Ga boring ko'rinish tab
   2. bosing Sozlamalarni ko'rish
   3. In Kengaytirilgan ko'rish sozlamalari muloqot oynasidagi ni bosing ustunlar:
   4. The Ustunlarni ko'rsatish muloqot oynasi paydo bo'ladi. Qo'shish uchun quyidagi amallarni bajaring Avtomatik arxivlash amalga oshirilmasin ustun:
      • tanlang Barcha pochta maydonlari.
      • tanlang Avtomatik arxivlash amalga oshirilmasin mavjud ustunlarda.
      • bosing qo'shish
      • Agar uning tartibini o'zgartirmoqchi bo'lsangiz, uni tanlang va foydalaning Yuqoriga harakatlanmoq or Pastga siljiting.
      • bosing OK
   5. Kliklagandan so'ng OK, siz qaytib borasiz Kengaytirilgan ko'rish sozlamalari bosishingiz kerak bo'lgan dialog oynasi Boshqa Sozlamalar.
   6. In Boshqa Sozlamalar muloqot oynasida belgilang Hujayra ichida tahrirlashga ruxsat bering variant.
   7. Bir qator bosing OK O'zgarishlarni saqlash va asosiy Outlook oynasiga qaytish uchun. Endi, Avtomatik arxivlashdan ma'lum elementlarni chiqarib tashlash uchun shunchaki belgilang Avtomatik arxivlash amalga oshirilmasin ular uchun ustun:

5.6.3 Jildni chiqarib tashlash

1. Navigatsiya panelidagi papkani o'ng tugmasini bosing.
2. tanlang xususiyatlari.
3. bosing Avtomatik arxiv yorlig'ini bosing.
4. tanlang Bu papkadagi elementlarni arxivlamang.
5. bosing OK.

6. Outlookda qoidalar bilan elektron pochta xabarlarini avtomatik arxivlash

Outlook qoidalari sizga ma'lum jo'natuvchilardan yoki ma'lum mezonlarga mos keladigan elektron pochta xabarlarini avtomatik ravishda arxivlash imkonini beradi. Arxiv qoidasini yaratish uchun:

1. Arxivlamoqchi bo'lgan elektron pochtangizni o'ng tugmasini bosing.
2. bosing qoidalari -> Qoida yaratish qalqib chiquvchi menyuda.
3. The Qoida yaratish dialog oynasi ko'rsatiladi.
4. In Tanlangan barcha shartlar haqida elektron pochta xabarini olganimda bo'limda qoida shartini belgilang, masalan From, Mavzu o'z ichiga oladiyoki ga yuborildiMurakkabroq shartlar uchun bosing ilg'or Options pastki o'ng burchakda.
5. In Quyidagilarni bajaring -ni tanlang Elementni papkaga ko'chiring: va tugmasini bosish orqali Arxiv papkasini belgilang Jildni tanlang… tugmasini bosing.
6. bosing OK qoidani saqlab qolish uchun.

Outlook endi shartlarga javob beradigan barcha elektron pochta xabarlarini avtomatik ravishda Arxiv papkasiga ko'chiradi.

7. Qabul qilingan sana asosida arxivlash

Odatiy bo'lib, Outlook AutoArchive o'zgartirilgan sana yoki qabul qilingan sanadan foydalanadi, qaysi biri keyinroq bo'lsa. Agar Outlook elektron pochta xabarlarini faqat qabul qilingan sana asosida arxivlashini istasangiz (o'zgartirishlarni e'tiborsiz qoldirsangiz), Windows registrini o'zgartirishingiz kerak:

1. Outlook-ni butunlay yoping.
2. Ro'yxatdan o'tish kitobi muharririni oching.
3. o'tish: HKEY_CURRENT_USER\Dasturiy ta'minot\Microsoft\Office\ \Sozlamalar.
4. O'ng tugmasini bosing Eng afzal va tanlash yangi -> DWORD (32-bit) qiymati.
5. Yangi qiymatni nomlang ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
6. Yangi yaratilgan qiymatni o'ng tugmasini bosing va ustiga bosing O'zgartiring.
7. Qiymatni quyidagicha o'rnating 1 bosing OK.
8. Ro'yxatga olish kitobi muharririni yoping va restart Outlook.

Ushbu o'zgarishlardan so'ng, Outlook elektron pochta xabarlarini o'zgartirilgan sana o'rniga ularning qabul qilingan sanasi asosida arxivlaydi.

8. Kengaytirilgan: VBA bilan avtomatik arxivlash

Agar sizga yanada rivojlangan boshqaruv elementlari kerak bo'lsa avtomatik arxivlash, siz Outlook VBA makroslaridan foydalanishingiz mumkin. Quyida ba'zi misol stsenariylar keltirilgan:

• Outlookda bajarilgan vazifalarni avtomatik arxivlash
• Muayyan o'lchamdan kattaroq elektron pochta xabarlarini arxivlash
• Muayyan o'lchamdan kattaroq eski elektron pochta xabarlarini avtomatik arxivlash
• Oy bo'yicha elektron pochtalarni avtomatik tasniflash va arxivlash
• Kiruvchi elektron pochta xabarlarini jo'natuvchi nomi bo'yicha avtomatik tasniflash va arxivlash
• Avtomatik arxivlash rad etilgan uchrashuvlarni ma'lum bir taqvimga o'tkazish
• Yangi elektron pochta xabari kelganda eng eski elektron pochtani avtomatik arxivlash
• Kiruvchi elektron pochta xabarlarini keyingi bayroqlarsiz avtomatik arxivlash
• Kiruvchi xabarlar qutisi juda ko'p elementlarga ega bo'lganda eski narsalarni avtomatik arxivlash
• Barcha kechiktirilgan uchrashuvlar va vazifalarni arxivlash
• Muddati o'tgan barcha elektron pochta xabarlarini arxivlash
• Belgilangan elektron pochta xabarini tugallangan deb belgilagandan keyin avtomatik arxivlash
• Outlook fayli ma'lum bir o'lchamdan kattaroq bo'lganda muddati o'tgan elementlarni avtomatik arxivlash
• Barcha o'qilgan RSS elementlarini arxivlash
• Yuboruvchilarga asoslangan turli papkalarga elektron pochta xabarlarini arxivlash
• Barcha Outlook papkalari uchun "Avtomatik arxivlash" opsiyasini ommaviy ravishda o'chirib qo'ying
• Barcha Outlook papkalariga bir xil "Avtomatik arxivlash" sozlamasini ommaviy ravishda qo'llang
• Bir nechta Outlook elektron pochta xabarlari uchun "Ushbu elementni avtomatik arxivlamang" opsiyasini ommaviy ravishda yoqish
• Barcha takrorlanadigan taqvim elementlari uchun "Avtomatik arxivlash" opsiyasini ommaviy ravishda o'chirib qo'yish

9. Exchange Server Onlayn Arxivi

Exchange Server Online Archive (shuningdek, Joyida Arxivlash deb ham ataladi) - bu Microsoft 365 uchun korporativ darajadagi arxivlash funksiyasi bo'lib, foydalanuvchilarga eski elektron pochta xabarlarini arxivlash orqali pochta qutilariga qo'shimcha pochta qutisi saqlash joyini taqdim etadi. Mijoz tomonidan arxivlash usullaridan farqli o'laroq, bu funksiya to'liq administratorlar tomonidan boshqariladi va serverda ishlaydi.

9.1 Administrator sozlamalari talablari

Faqat administratorlar Exchange Server Online Archive ni yoqishi yoki o'chirib qo'yishi mumkin. Arxiv pochta qutilarini sozlash uchun administratorlar quyidagilarni bajarishlari kerak:

• Exchange Online’da pochta qabul qiluvchisi rolini tayinlang
• Exchange boshqaruv markaziga (EAC) kirish
• Foydalanuvchilar uchun tegishli Microsoft 365 litsenziyasiga ega bo'ling

9.2 Administratorlar arxiv pochta qutilarini qanday yoqadi

Administratorlar Exchange boshqaruv markazi orqali arxiv pochta qutilarini yoqishi mumkin:

1. Exchange administrator markaziga (EAC) kiring va quyidagi manzilga o'ting Qabul qiluvchilar -> Pochta qutilari.
2. Pochta qutisini arxivlash uchun foydalanuvchini tanlang.
3. Ochilish oynasida tanlang Boshqalar, va ostida Pochta qutisi arxivi-ni tanlang Pochta pochtasi arxivini boshqarish.
4. Yoqish; ishga tushirish Pochta qutisi arxivi, so'ng bosing saqlash.

Arxiv pochta qutisi holati quyidagicha ko'rsatiladi faol tanlangan foydalanuvchi uchun.

9.3 Arxiv pochta qutilarini avtomatik yoqish

Administratorlar asosiy pochta qutisi kvotasining 90% ga yetganda, arxivlash pochta qutilarini avtomatik ravishda yoqish uchun PowerShell dan foydalanishlari mumkin:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Arxiv pochta qutilarini bosqichma-bosqich o'chirish

Agar siz arxiv pochta qutilarini turli sabablarga ko'ra, masalan, cheklangan joylar tufayli bosqichma-bosqich olib tashlashni xohlasangiz, quyidagilarni qilishingiz mumkin:

1. Arxiv pochta qutilarini eksport qiling.
2. Arxivlashni o'chirib qo'yish.

9.5 Boshqa arxiv xususiyatlariga ta'siri

Foydalanuvchi uchun Exchange Server Online Archive yoqilganda:

• Avtomatik arxivlash va eski narsalarni tozalash vositalari Classic Outlook-da mavjud bo'lmay qoldi
• Outlook-dagi Arxivlash tugmasi normal ishlashda davom etmoqda
• Exchange Online pochta qutilariga tayinlangan saqlash siyosati arxivlash xatti-harakatlarini boshqaradi

Eslatma: Bu funksiya Microsoft 365 Government bulutlarida, 21Vianet tomonidan boshqariladigan Microsoft 365 yoki Microsoft 365 Germaniyada mavjud emas.

10. Outlookda arxivlangan elektron pochtalarni topish va boshqarish

10.1 Arxiv papkasi va faylini topish

Arxivlangan elektron pochta xabarlaringizni topish uchun:

• Arxiv jildi: O'rnatilgan Arxiv papkasi Navigatsiya paneli papkalari ro'yxatida paydo bo'ladi. Tanlang ko'rinish -> Papka paneli -> oddiy agar papkalar ro'yxati yashirin bo'lsa, uni ko'rsatish uchun.
• Arxivlar Pochta qutisi (PST fayli): Avtomatik arxivlash yoki Eski elementlarni tozalash vositasidan foydalanganda, agar siz tanlagan bo'lsangiz, Arxivlar pochta qutisi papkalar ro'yxatida alohida element sifatida ko'rsatiladi Arxiv papkasini papkalar ro'yxatida ko'rsatish Avtomatik arxivlash sozlamalarida.

Agar Arxivlar pochta qutisi ko'rinmasa, uni qo'lda quyidagicha ochishingiz mumkin:

1. o'tish Fayl -> Tanlovlar -> Kengaytirilgan 
2. Ostida Avtomatik arxiv bo'limida, tugmasini bosing Avtomatik arxiv sozlamalari tugmasini bosing.
3. Arxiv PST faylining to'liq yo'lini quyidagi manzildan toping Eski narsalarni boshqa joyga ko'chiring.
4. bosing Fayl -> Ochish va eksport qilish -> Outlook ma'lumotlar faylini oching va arxiv PST faylingizni uning to'liq yo'li orqali tanlang.
   

10.2 Arxiv faylini boshqa joyga ko'chirish

1. Outlook-da arxivlangan PST faylini yoping.
2. Faylni yangi joyga ko'chiring.
3. Uni Outlookda qayta oching.
4. Yo'lni o'zgartiring Fayl -> Variantlar -> Kengaytirilgan -> Avtomatik arxivlash -> Avtomatik arxivlash sozlamalari -> Eski elementlarni ko'chirish

10.3 Arxivlangan elektron pochta xabarlarini qidirish

Arxiv papkasida arxivlangan elektron pochta xabarlarini qidirish uchun:

1. Odatiy bo'lib, Outlook yuqori qismidagi Qidiruv maydoniga qidiruv so'zini kiritganingizda, u arxivlangan elementlarni o'z ichiga olgan holda pochta qutingizdagi barcha papkalarni qidiradi.
2. Qidiruvingizni faqat Arxiv papkasi bilan cheklash uchun avval tanlang Archive Navigatsiya panelidagi papka.
3. Keyin qidiruv so'rovingizni Qidiruv maydoniga kiriting.
4. Qidiruv natijalarida faqat Arxiv papkasidagi elementlar ko'rsatiladi.

Arxiv faylida arxivlangan elektron pochta xabarlarini qidirish uchun:

1. Chap panelda Arxiv faylini bosing.
2. O'rtadagi qidiruv maydonchasini bosing.
3. Qidiruv yorlig'i paydo bo'ladi.
4. bosing Qidirish tab
5. bosing Qidiruv vositalari -> Kengaytirilgan qidiruv…
   
   
6. The Kengaytirilgan qidiruv dialog oynasi ko'rsatiladi.
7. bosing Ko'rib chiqish ... tugmasini bosing.
8. In Papka(lar)ni tanlang muloqot oynasida Arxiv faylini tekshiring
9. nazorat Pastki papkalarni qidirish
10. bosing OK
11. Outlook keyin s bo'laditarArxiv faylida, shu jumladan uning barcha pastki papkalarida qidirish:
    

10.4 Arxivlangan elektron pochta xabarlarini Kiruvchi xabarlar qutisiga tiklash

Arxivlangan elektron pochta xabarlarini pochta qutingizga qaytarish uchun:

1. Arxiv papkasiga yoki Arxivlar pochta qutisiga o'ting.
2. Qayta tiklamoqchi bo'lgan elektron pochta yoki elektron pochta xabarlarini tanlang.
3. Elektron pochta xabarlarini Kiruvchi xabarlar qutingizga sudrab tashlang yoki sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosing va tanlang Move -> Qabul qiling.

Elektron pochta xabarlari pochta qutingizga qaytariladi va arxiv joylashuvidan olib tashlanadi.

11. Arxiv fayli hajmining chegaralari va boshqaruvi

11.1 PST fayl hajmining standart cheklovlari

Outlook PST fayli standart o'lcham chegarasiga ega:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 va 2013: 50 GB
• 2010 va undan oldingi Outlook: 20 GB

Arxiv PST fayli ushbu chegaraga yaqinlashganda yoki yetganda, Outlook yangi elementlarni arxivlashni to'xtatishi yoki oldindan aytib bo'lmaydigan tarzda ishlashi mumkin.

11.2 Katta arxiv fayllarini boshqarish

Arxiv faylingiz hajmi chegarasiga yaqinlashganda, quyidagi variantlarni ko'rib chiqing:

• Yangi arxiv fayllarini yaratish: Yangi arxiv PST faylini yarating va starOutlook-da elektron pochta xabarlarini arxivlash. Siz bir nechta arxiv fayllarini yil yoki loyiha bo'yicha tartiblangan holda saqlashingiz mumkin.
• Foydasiz narsalarni o'chirish: Arxivlangan elektron pochta xabarlaringizni ko'rib chiqing va endi kerak bo'lmagan narsalarni butunlay o'chirib tashlang, keyin arxiv faylini ixchamlashtirish.

11.3 PST fayl hajmi chegarasini oshirish (tavsiya etilmaydi)

Registrni o'zgartirish orqali standart 50 GB chegarasini 100 GB gacha oshirishingiz mumkin bo'lsa-da, bu tavsiya etilmaydi. Katta hajmdagi PST fayllari Outlookni sekinlashtiradi va buzilish xavfini oshiradi. Agar siz chegarani oshirishingiz kerak bo'lsa, quyidagilarga amal qilishingiz mumkin Ushbu qo'llanma .

Hajm chegarasini oshirish o'rniga yangi arxiv fayllarini yaratishni yoki Onlayn arxivdan foydalanishni ko'rib chiqing.

12. Outlook arxivi bilan bog'liq muammolarni bartaraf etish

12.1 Avtomatik arxivlash mavjud emas

Agar Avtomatik Arxivlash parametrlari mavjud bo'lmasa yoki kulrang ko'rinishga ega bo'lmasa, sabab quyidagicha bo'lishi mumkin:

• Exchange Server Onlayn Arxivi Yoqilgan: Agar tashkilotingiz Exchange Server Online Archive’ni yoqsa, AutoArchive avtomatik ravishda o‘chirib qo‘yiladi. Online Archive AutoArchive’ning korporativ darajasidagi o‘rnini bosadi. Buning o‘rniga Online Archive’dan foydalanish uchun administratoringizga murojaat qiling.
• Administrator o'chirib qo'yilgan funksiya: Tarmoq administratoringiz Guruh siyosati yoki Avtomatik arxivlash funksiyasini bekor qiluvchi saqlash siyosati orqali Avtomatik arxivlashni o'chirib qo'ygan bo'lishi mumkin. Tashkilotingizning elektron pochta boshqaruv siyosati uchun tizim administratoriga murojaat qiling.
• Yangi Outlook cheklovlari: Yangi Outlook avtomatik arxivlash va eski elementlarni tozalash vositasini qo'llab-quvvatlamaydi. Ushbu funksiyalarga kirish uchun Classic Outlook-dan foydalaning.

12.2 Avtomatik arxivlash ishlamayapti

Agar AutoArchive ishlamay qolgan bo'lsa, quyidagilarni tekshiring:

• Avtomatik arxivlash sozlamalarini tekshirish: Avtomatik arxivlash sozlamalarini ochish (Fayl -> Options -> ilg'or -> Avtomatik arxiv sozlamalari) va konfiguratsiyangiz to'g'ri ekanligini tekshiring.
• Avtomatik arxivlash katagiga belgi qo'ying: Ta'minlash Har N kunda AutoArchive ni ishga tushiring parametr belgilangan. Agar belgilanmagan bo'lsa, Avtomatik arxivlash avtomatik ravishda ishga tushmaydi.

12.3 Arxivlanmagan aniq elementlar

Agar ba'zi elementlar arxivlanmagan bo'lsa, sabablar quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

• O'zgartirilgan sana juda yaqinda: Odatiy bo'lib, Outlook qabul qilingan sana yoki o'zgartirilgan sanadan foydalanadi, qaysi biri keyinroq bo'lsa. Agar siz yaqinda elektron pochtani o'zgartirgan bo'lsangiz, u boshqa qarish davri o'tmaguncha arxivlanmaydi.
• "Avtomatik arxivlash amalga oshirilmasin" Xususiyat yoqilgan: Elementlarda “Ushbu elementni avtomatik arxivlamang” xususiyati yoqilgan boʻlishi mumkin.
  • Bitta elementni belgilash uchun uni yangi oynada ochish uchun ikki marta bosing, so'ngra bosing Fayl -> xususiyatlari, va tekshiring Bu elementni avtomatik arxivlamang variant.
  • Bir nechta elementlarni ommaviy ravishda tekshirish uchun ko'rish sozlamalaringizga "Avtomatik arxivlash qilmang" ustunini qo'shing, so'ngra elektron pochta ro'yxatining kengligini oshiring, shunda u ushbu ustunni ko'rsatishi mumkin.

12.4 Arxiv papkasi ko'rsatilmayapti

agar Arxiv papkalari (Arxiv pochta qutisi fayli) Outlookning chap panelida ko'rinmayapti. Ushbu yechimlarni sinab ko'ring:

• Arxiv jildini ko'rsatishni yoqish: Avtomatik arxivlash sozlamalarini oching va bunga ishonch hosil qiling Arxiv papkasini papkalar ro'yxatida ko'rsatish tekshiriladi.
• Arxiv faylini qo'lda qo'shish: Agar Arxivlar pochta qutisi hali ham ko'rinmasa, uni qo'lda oching, ustiga bosing Fayl -> Ochish va eksport qilish -> Outlook ma'lumotlar faylini oching va arxiv PST faylingizni tanlang.
• Outlook yangilanmoqda: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online va Outlook.com hisoblari uchun Archive papkangiz sukut bo'yicha mavjud bo'lishi kerak. Agar uni Outlook 2016 yoki Outlook for Microsoft 365 da ko'rmasangiz, quyidagiga o'ting Fayl -> Ofis hisobi -> yangilash Options -> Hozir yangilash.

12.5 Arxiv PST fayli buzilgan

Agar arxiv PST fayli buzilgan bo'lsa, Outlook unga yangi elektron pochta xabarlarini ko'chira olmaydi. Siz PST faylini quyidagicha tuzatishingiz mumkin:

• Inbox ta'mirlash vositasidan foydalanish (scanpst.exe)
• Uchinchi tomon tiklash vositalaridan foydalanish

Iltimos, qarang bizning to'liq qo'llanmamiz yuqoridagi usullar, shuningdek, boshqa ta'mirlash usullari bo'yicha.

13. Elektron pochta arxivlashning eng yaxshi amaliyotlari

13.1 Arxivga qanday elektron pochta xabarlari qo'yiladi

Muhim yozuvlarni saqlab qolish uchun ayrim turdagi elektron pochta xabarlarini o'chirish o'rniga arxivlash kerak:

• Moliyaviy yozuvlar: Kelajakda foydalanish va byudjetlashtirish maqsadlari uchun bank ko'chirmalari, to'lov qog'ozlari, schyot-fakturalar, kvitansiyalar va soliqqa oid ma'lumotlarni o'z ichiga olgan elektron pochta xabarlarini arxivlang.
• Ish suhbatlari: Ish bilan bog'liq muhim muhokamalar, qarorlar, loyiha tafsilotlari va hujjatlarni ma'lumotnoma yoki ish faoliyatini baholash uchun saqlang.
• Cheklar va tasdiqlashlar: Muammolar yuzaga kelganda xarid tasdiqlarini, buyurtma buyurtmalarini, xizmat obunalarini va buyurtma kvitansiyalarini saqlang.
• Huquqiy hujjatlar: Shartnomalar, kelishuvlar, huquqiy aloqalar yoki huquqiy yozuvlar sifatida xizmat qiladigan har qanday yozishmalarni o'z ichiga olgan arxiv elektron pochta xabarlari.
• Loyiha fayllari: Davom etayotgan yoki tugallangan loyihalar bilan bog'liq elektron pochta xabarlarini, jumladan, muhokamalar, qoralamalar, fikr-mulohazalar va kelajakda foydalanish uchun takliflarni saqlang.
• Shaxsiy bosqichlar: Ish takliflari, qabul qilish xatlari va martaba yutuqlari kabi muhim hayot voqealarini eslatuvchi elektron pochta xabarlarini hissiy jihatdan qadrlash uchun saqlang.
• Sayohat hujjatlari: Chiptalarni, mehmonxonalarni bron qilish va sayohat rejasini arxivlashrarsayohat tarixingizning huquqiy yozuvlari bo'lib xizmat qilishi mumkin bo'lgan hujjatlar.

13.2 Arxivlash va o'chirish bo'yicha qaror qabul qilish qo'llanmasi

Elektron pochtani arxivlash yoki o'chirish to'g'risida qaror qabul qilayotganda, uning kelajakdagi qiymatini hisobga oling. Keyinchalik ma'lumot olish, muvofiqlik yoki yozuvlarni yuritish uchun kerak bo'lishi mumkin bo'lgan xabarlarni arxivlang. Eskirgan axborot byulletenlari, spam yoki temp kabi ahamiyatsiz yoki endi kerak bo'lmagan elektron pochta xabarlarini o'chiring.rary bildirishnomalar. Agar ishonchingiz komil bo'lmasa, uni arxivlang – keyinroq uni har doim o'chirib tashlashingiz mumkin, ammo butunlay o'chirilgan elektron pochta xabarlarini tiklay olmaysiz.

13.3 Arxivni muntazam ravishda saqlash

Arxivlangan elementlarni vaqti-vaqti bilan ko'rib chiqish va endi keraksizlarini o'chirish orqali arxivingizni muntazam ravishda saqlang. Bu arxivingizning pochta qutingiz kabi tartibsiz bo'lib qolishining oldini oladi va fayl o'lchamlarini boshqarishni osonlashtiradi. Arxivingizda faqat qimmatli ma'lumotlar mavjudligiga ishonch hosil qilish uchun uni choraklik yoki yillik ko'rib chiqishni rejalashtiring.

13.4 Arxiv fayllarini zaxiralash

Arxivlangan elektron pochta xabarlaringizni zaxira nusxalarini yaratish orqali himoya qiling:

• Mahalliy zaxira nusxalari: Arxiv PST faylingizni tashqi qattiq diskka yoki USB diskka nusxalang. Zaxira nusxasini kompyuteringizdan alohida xavfsiz joyda saqlang.
• Bulutli saqlash zaxira nusxasi: Arxiv PST faylingizni OneDrive, Dropbox yoki Google Drive kabi bulutli saqlash xizmatlariga yuklang, bu esa saytdan tashqarida zaxira nusxasini yaratish va apparat nosozliklaridan himoya qiladi.

Arxiv fayllari zaxira nusxalari bilan bir xil emasligini yodda tuting. Har doim arxiv PST faylingizning alohida zaxira nusxalarini saqlang.

13.5 Optimal avtomatik arxivlash chastotasi

AutoArchive’ni katta miqdordagi ortda qolib ketishlarning oldini olish uchun yetarlicha tez-tez ishga tushirishga sozlang, lekin bu ishlashga ta'sir qiladigan darajada tez-tez emas.ost Foydalanuvchilar uchun AutoArchive’ni har 14 kunda ishga tushirish yaxshi ishlaydi. Agar siz har kuni ko‘p miqdorda elektron pochta xabarlarini olsangiz, uni haftalik ishga tushirishni sozlang. Kichikroq partiyalarni tez-tez arxivlash, bir vaqtning o‘zida minglab elementlarni qayta ishlashdan ko‘ra yaxshiroqdir, bu esa kompyuteringizni sekinlashtirishi mumkin.

14. Outlook arxivi haqida muhim faktlar

14.1 PST fayl formati

PST (Shaxsiy do'kon) fayl formati - bu Outlookning elektron pochta xabarlari, taqvim elementlari, kontaktlar va boshqa Outlook ma'lumotlarini kompyuteringizda mahalliy saqlash uchun ishlatiladigan ma'lumotlar fayli turi. PST fayllarini Outlookda ochish va kompyuterlar o'rtasida ko'chirish mumkin. Ular pochta qutingizdan alohida va siz ko'rsatgan joyda, odatda C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\ da saqlanadi.

14.2 Arxivlash va eksport qilish

Arxivlash va eksport qilish turli jarayonlardir. Arxivlash elementlarni asl joyidan arxiv fayliga ko'chiradi, ularni asosiy PST faylidan olib tashlaydi va joy bo'shatadi. Eksport qilish tanlangan elementlarning nusxasini yaratadi, lekin ularni asl joyidan olib tashlamaydi yoki pochta qutisi hajmini kamaytirmaydi. Pochta qutisi hajmini boshqarish uchun arxivlashdan va zaxira nusxalarini yaratish uchun eksport qilishdan foydalaning.

14.3 Arxivlash va zaxira nusxalash

Arxiv fayli zaxira nusxasi bilan bir xil emas. Arxivlar sizga muntazam kirish huquqini talab qilmaydigan eski narsalarni uzoq muddatli saqlash uchun mo'ljallangan. Zaxira nusxalari - bu falokatdan keyin tiklash uchun alohida saqlangan ma'lumotlarning nusxalari. Agar arxivlangan elektron pochta xabarlaringizni zaxiralashni istasangiz, arxiv PST faylingizning nusxasini yarating va uni OneDrive, Dropbox yoki tashqi disk kabi xavfsiz joyda saqlang.

Bizning batafsil qo'llanmamizga qarang Outlook elektron pochta xabarlarini qanday zaxiralash mumkin.

14.4 Kontaktlar avtomatik arxivlanmagan

Outlook sukut bo'yicha kontaktlarni avtomatik ravishda arxivlamaydi. Avtomatik arxivlash elektron pochta papkalari, taqvimlar, vazifalar, eslatmalar va jurnallarni qayta ishlasa-da, Kontaktlar papkasi bundan mustasno. Biroq, agar kerak bo'lsa, Eski elementlarni tozalash vositasi yordamida Kontaktlar papkasini qo'lda arxivlashingiz mumkin.

15. Tez-tez beriladigan savollar

Savol: Outlookda elektron pochta xabarlarini qanday arxivlashim mumkin?

A: Outlookda elektron pochta xabarlarini arxivlash uchun arxivlamoqchi bo'lgan elektron pochta yoki elektron pochta xabarlarini tanlang va asboblar panelidagi Arxiv tugmasini bosing. Shuningdek, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan kontekst menyusidan Arxivni tanlashingiz, Backspace tugmasini bosishingiz yoki elektron pochta xabarlarini Arxiv papkasiga sudrab borishingiz mumkin. Avtomatik arxivlash uchun Avtomatik arxivlashni sozlang yoki ma'lum jo'natuvchilardan elektron pochta xabarlarini arxivlash uchun qoidalardan foydalaning.

Savol: Outlookda minglab elektron pochta xabarlarini qanday arxivlashim mumkin?

A: Katta hajmdagi elektron pochta xabarlarini arxivlash uchun eski xabarlarni muntazam arxivlashni rejalashtirish uchun AutoArchive dan foydalaning yoki belgilangan sanadan eski elektron pochta xabarlarini qo'lda arxivlash uchun Eski elementlarni tozalash vositasidan foydalaning. Shuningdek, Fayl -> Ochish va eksport qilish -> Import/Eksport -> Faylga eksport qilish bo'limiga o'ting va Outlook ma'lumotlar faylini (.pst) tanlab, elektron pochta xabarlarini PST fayliga eksport qilishingiz mumkin. Ushbu usullar qo'lda saralashni talab qilmasdan ommaviy xabarlarni samarali boshqaradi.

Savol: Elektron pochtalarni arxivlash Outlookda joy bo'shatadimi?

A: Bu arxivlash usuliga bog'liq. Agar siz "Arxivlash" tugmasidan foydalansangiz, arxivlangan elektron pochta xabarlari hali ham asosiy pochta qutingizda bo'lgan o'rnatilgan "Arxivlash" papkasiga ko'chiriladi, shuning uchun u joy bo'shatilmaydi. Biroq, elektron pochta xabarlarini alohida arxiv fayliga ko'chirish uchun "AutoArchive" yoki "Clean Up Old Elements" vositasidan foydalanish asosiy pochta qutisi xotirasini bo'shatadi. Onlayn arxivlash shuningdek, elektron pochta xabarlarini alohida server tomonidagi pochta qutisiga ko'chirish orqali asosiy pochta qutingizdagi joyni bo'shatadi.

Savol: Outlookda arxivlangan elektron pochta xabarlarini qanday topish mumkin?

A: Arxivlangan elektron pochta xabarlarini topish uchun papkalar ro'yxatidagi Arxiv papkasiga yoki agar AutoArchive dan foydalansangiz, Arxivlar pochta qutisiga o'ting. Outlookning yuqori qismidagi Qidiruv satridan foydalanib, jo'natuvchi, mavzu, sana yoki kalit so'zlar bo'yicha ma'lum elektron pochta xabarlarini qidiring. Odatiy bo'lib, Outlook arxivlangan elementlarni o'z ichiga olgan barcha papkalarni qidiradi. Qidiruvni faqat arxivlangan elektron pochta xabarlari bilan cheklash uchun qidirishdan oldin Arxiv papkasini tanlang.

Savol: Outlookda elektron pochta xabarlarini arxivlash yoki o'chirish yaxshiroqmi?

A: Keyinchalik ma'lumotnoma, muvofiqlik yoki yozuvlarni yuritish uchun kerak bo'lishi mumkin bo'lgan elektron pochta xabarlarini arxivlang. Aloqasiz yoki endi kerak bo'lmagan elektron pochta xabarlarini o'chiring. Agar kelajakda elektron pochtaga murojaat qilishingiz kerak bo'lsa, uni o'chirish o'rniga arxivlang. Arxivlangan elektron pochta xabarlarini qidirish mumkin bo'lib qoladi va istalgan vaqtda tiklash mumkin, o'chirilgan elektron pochta xabarlari esa oxir-oqibat butunlay yo'qoladi.

Savol: Outlookda elektron pochta xabarlarini avtomatik arxivlashim mumkinmi?

A: Ha, AutoArchive sizga yosh, papka yoki boshqa mezonlarga asoslanib elektron pochta xabarlarini arxivlash jadvallarini o'rnatish imkonini beradi. Bu sizning pochta qutingizni qo'lda aralashuvni talab qilmasdan tartibli saqlaydi. Shuningdek, ma'lum shartlarga javob beradigan elektron pochta xabarlarini avtomatik ravishda Arxiv papkasiga ko'chirish uchun Outlook qoidalarini yaratishingiz mumkin. Shuni esda tutingki, AutoArchive faqat Classic Outlook-da mavjud, Yangi Outlook yoki veb-versiyasida emas.

Savol: Arxivlash elektron pochta qidiruv natijalarimga ta'sir qiladimi?

A: Yo'q, arxivlangan elektron pochta xabarlarini Outlookda qidirish mumkin bo'lib qoladi. Odatiy bo'lib, Outlookda qidiruv o'tkazganingizda, u pochta qutingizdagi barcha papkalarni, jumladan, Arxiv papkasini va Arxivlar pochta qutisini qidiradi. Arxivlangan elektron pochta xabarlarini pochta qutingizdagi elektron pochta xabarlari kabi osongina topishingiz mumkin.

Savol: Qanday o'zgartirish mumkin tararxiv joylashuvini olish?

A: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online yoki Outlook.com hisoblari uchun o'rnatilgan Arxiv papkasining joylashuvini o'zgartira olmaysiz - bu nomini o'zgartirish, ko'chirish yoki o'chirish mumkin bo'lmagan standart tizim papkasi. POP va IMAP hisoblari uchun Arxiv papkasining joylashuvini Fayl -> Pochta qutisi sozlamalari -> Asboblar -> Arxiv papkasini o'rnatish-ni tanlash orqali o'zgartirishingiz mumkin. Avtomatik arxivlash yoki Eski elementlarni tozalash-dan foydalanganda, arxiv sozlamalarida "Ko'rish" tugmasini bosish orqali arxiv PST fayli qayerda saqlanganligini belgilashingiz mumkin.

Savol: AutoArchive va Exchange Server Online Archive o'rtasida qanday bog'liqlik bor?

A: Avtomatik arxivlash - bu eski elektron pochta xabarlarini avtomatik ravishda mahalliy PST fayliga ko'chiradigan eski Outlook xususiyati. Bu shuni anglatadiki, xabarlar serverdan olib tashlanadi va qidiruv orqali topish qiyinroq. Agar Avtomatik arxivlash PST faylini o'z ichiga olgan qattiq disk yaroqsiz holga kelsa, bu xabarlar o'chiriladi.ostExchange Server Online Archive - bu arxivlangan elektron pochta xabarlarini serverda saqlaydigan va ularga istalgan qurilmadan kirish imkonini beradigan AutoArchive uchun korporativ darajadagi o'rinbosar. Agar sizda Exchange Server Online Archive bo'lmasa va IT bo'limingiz ushbu funksiyani o'chirib qo'ymagan bo'lsa, AutoArchivedan foydalanish mumkin.

Savol: Agar mening AutoArchive PST faylim buzilgan bo'lsa yoki ochilmasa-chi?

A: Agar sizning AutoArchive PST faylingiz buzilgan bo'lsa va Outlook uni ocholmasa, siz ixtisoslashtirilgan dasturdan foydalanishingiz mumkin Outlook PST tuzatish vositasi arxivlangan elektron pochta xabarlaringiz va boshqa ma'lumotlaringizni tiklash uchun. Qayta tiklashga urinishdan oldin, har doim buzilgan arxiv faylining zaxira nusxasini yarating. Kelajakdagi muammolarning oldini olish uchun arxiv fayllaringiz ochilishi mumkinligini muntazam ravishda tekshiring va iloji bo'lsa, muhim arxivlarni Exchange Server Online Archivega ko'chirishni ko'rib chiqing.

Savol: Backspace tugmasi yordamida arxivlashni qanday o'chirib qo'yishim mumkin?

A: Backspace tugmachasi elementlarni arxivlashiga yo'l qo'ymaslik uchun siz registr yozuvini qo'shishingiz kerak. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (yoki OCT yo'li) ga o'ting, DisableOneClickArchive nomli DWORD qiymatini yarating va uni 1 ga o'rnating. Ushbu registr tuzatishi Outlookning Microsoft 365 versiyasiga tegishli va doimiy versiyalari bilan ishlamaydi. O'zgarishlar kiritishdan oldin har doim registringizning zaxira nusxasini yarating.

Savol: Takrorlanuvchi taqvim elementlarining avtomatik arxivini qanday o'chirib qo'yish mumkin

A: Siz ushbu elementlarni 3 usul bilan chiqarib tashlashingiz mumkin:

1. Butun Taqvim papkasini chiqarib tashlang.
2. Alohida taqvim elementini chiqarib tashlang.
3. Bir nechta taqvim elementlarini chiqarib tashlang.

Batafsil ma'lumotni ichkaridan olishingiz mumkin Ushbu bo'lim.

16. Xulosa

16.1 Arxiv usullarini taqqoslash

Arxivlash usullari orasidagi farqlarni tushunish sizga ehtiyojlaringizga mos keladigan to'g'ri yondashuvni tanlashga yordam beradi:

usul	Arxiv manzili	Mijoz/Server	Yangi Outlook	Klassik Outlook	Web	Qachon foydalanish kerak	Pochta qutisi hajmiga ta'siri
Qo'lda arxivlash (Arxivlash tugmasi)	O'rnatilgan arxiv papkasi	Mijoz tomonidagi operatsiya	ha	ha	ha	Saqlash hajmini kamaytirmasdan tezkor pochta qutisini tashkil qilish	Chegirma yo'q – elektron pochta xabarlari pochta qutisida qoladi
Qo'lda arxivlash (tozalash)	Mahalliy PST fayli	Mijoz tomonidagi operatsiya	Yo'q	ha	Yo'q	Pochta qutisidagi joyni bo'shatish uchun bir martalik arxivlash	Pochta qutisi hajmini sezilarli darajada kamaytiradi
Avtomatik arxiv	Mahalliy PST fayli	Mijoz tomonidagi operatsiya	Yo'q	ha	Yo'q	Avtomatik doimiy pochta qutisini boshqarish	Vaqt o'tishi bilan pochta qutisi hajmini kamaytiradi
Exchange Server Onlayn Arxivi	Alohida server pochta qutisi	Server tomonidagi operatsiya	ha	ha	ha	Katta pochta qutilariga ega korporativ foydalanuvchilar	Asosiy pochta qutisi hajmini kamaytiradi

Eslatma: Pochta qutisi hajmini kamaytirish uchun sizga kerak uni ixchamlashtiring eski elektron pochta xabarlarini arxivlagandan so'ng.

16.2 Pochta qutisini toza saqlash

Arxivlash samarali elektron pochta boshqaruvining faqat bir qismidir. Elektron pochtalarni qayta ishlash uchun izchil tartibni ishlab chiqing, elektron pochtalarni qayta ishlagandan so'ng darhol arxivlang yoki o'chiring va endi keraksiz narsalarni olib tashlash uchun arxivingizni muntazam ravishda ko'rib chiqing. Ushbu amaliyotlarni tegishli arxiv sozlamalari bilan birgalikda qo'llash orqali siz samarali bo'lishingizga va muhim xabarlarga diqqatingizni jamlashga yordam beradigan toza va samarali pochta qutisini saqlaysiz.

Manbalar

• Microsoft rasmiy hujjati: Elementlarni qo'lda arxivlash
• Microsoft rasmiy hujjati: Windows uchun Outlook-da arxivlash
• Microsoft rasmiy hujjati: Eski elementlarni avtomatik ravishda arxivlash
• Microsoft rasmiy hujjati: Avtomatik arxivlash sozlamalari tushuntirildi
• Microsoft rasmiy hujjati: Microsoft 365 uchun arxiv pochta qutilarini yoqish

---

Muallif haqida

Xiu Xing korporativ elektron pochta tizimlari va Microsoft Office nosozliklarini bartaraf etishda 8 yildan ortiq tajribaga ega tajribali IT mutaxassisi. U minglab foydalanuvchilarga turli korporativ muhitlarda murakkab Outlook muammolarini hal qilishda yordam berdi.

Xiu elektron pochta tizimini ko'chirish, ma'lumotlarni tiklash va samaradorlik dasturlarini optimallashtirishga ixtisoslashgan. Uning amaliy tajribasiga Exchange Serverni joylashtirishni boshqarish, MAPI ulanish muammolarini bartaraf etish va muhim elektron pochta tizimlari uchun mustahkam zaxira strategiyalarini amalga oshirish kiradi.

Xiu o'zining texnik yozuvlari orqali murakkab IT yechimlarini kundalik foydalanuvchilar uchun ochiq qilishga intiladi. U doimiy ravishda eng so'nggi Office 365 va Exchange Online ishlanmalari va yangi elektron pochta texnologiyalaridan xabardor bo'lib turadi. Elektron pochta sirlarini hal qilmasa, Xiu odamlarga samaraliroq ishlashga yordam beradigan amaliy texnik maslahatlar bilan bo'lishishni yoqtiradi.

Ushbu qo'llanma haqida savollaringiz bormi yoki Outlook muammolari bo'yicha qo'shimcha yordam kerakmi? Xiu tabriklaydi mulohazalar va takliflar ushbu muammolarni bartaraf etish resurslarini yaxshilash uchun.