У випадку, якщо ви обробляєте
кілька проектів у вашому офісі, дуже ймовірно, що ви отримуватимете численні електронні листи, пов’язані з цими проектами, у свою поштову скриньку. З часом вам стає все важче відстежувати розмови, які ви мали, пов’язані з окремим проектом. Однак за допомогою Outlook можна легко організувати ваші розмови та акуратно зберігати електронні листи. Давайте розглянемо кілька практичних порад, щоб досягти того ж.
Створіть окремі папки для зберігання електронних листів для кожного проекту, над яким ви працюєте
Для початку вам слід створити окремі папки для кожного поточного проекту, яким ви зараз керуєте в Outlook. Отримавши електронний лист, пов’язаний із певним проектом, ви можете відокремити його від папки «Вхідні» та перемістити до відповідної папки.
Використовуйте правила для фільтрації електронних листів у відповідні папки
У M Outlook ви можете створювати правила для передачі електронних листів із певною темою. В ідеалі ви повинні заохотити всіх членів команди включити назву проекту в тему електронного листа, і це дозволить автоматично розділяти електронні листи за допомогою правил.
Створіть категорії для кожного проекту та зв’яжіть їх з унікальними кольорами
Програма Ms Outlook дозволяє створювати категорії, які можна використовувати для швидкої ідентифікації електронних листів. Ви також можете пов’язати певний колір із певною категорією, що дозволить вам ефективніше сортувати електронні листи. Однак спочатку потрібно створити унікальні категорії для впорядкування ваших електронних листів. Для цього ви можете натиснути «Категоризувати» в меню панелі інструментів, а потім натиснути «Усі категорії». Далі ви можете вибрати одну з існуючих категорій і перейменувати їх зі змістовною назвою. Крім того, ви можете змінити колір, пов’язаний із згаданою категорією. Outlook навіть дозволяє пов’язати комбінацію клавіш з окремою категорією. Важливо створити категорію для кожного з ваших безперервних проектів, щоб ви могли легко позначати їх тегами. Коли список категорій створено, ви можете клацнути правою кнопкою миші будь-який електронний лист і вибрати категорії. У спливаючому вікні ви можете вибрати відповідну категорію та застосувати її до електронного листа. До речі, спливаюче вікно містить посилання на основний список категорій, на той випадок, якщо ви бажаєте змінити будь-який із його елементів.
Не втрачайте свої електронні листи через збій Outlook – відновіть їх
У разі повного збою Outlook ваші дані електронної пошти можуть стати недоступними. У такому сценарії єдиним варіантом перед вами є відновлення даних електронної пошти за допомогою a пст ремонт подібний інструмент DataNumen Outlook RepairЦя універсальна програма оснащена найточнішим та найсучаснішим алгоритмом, призначеним для отримання даних PST з повністю пошкоджених файлів. Програма також оснащена для роботи з безліччю типів медіафайлів і працює чудово навіть на дисках віртуальних машин.
Вступ автора:
Алан Чен є президентом та головою DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі відновлення SQL та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com