Якщо вам часто потрібно вводити один і той же вміст під час пересилання електронних листів у Outlook, пересилання за допомогою шаблону заощадить вам багато часу. Ця стаття продемонструє два простих способи про це.
У своїй щоденній роботі від мене часто вимагають пересилати багато електронних листів від начальника іншим колегам. А в електронних листах для переадресації мені зазвичай потрібно вводити той самий текст у тілі повідомлення, що є повністю повторюваною та неефективною роботою. Таким чином, я провів кілька досліджень щодо того, як швидко переслати ці електронні листи за допомогою шаблону. Ось 2 мої рішення.
Спосіб 1. Пересилання електронних листів із шаблоном за допомогою швидких кроків
- Для початку натисніть кнопку «Створити нову» в групі «Швидкі кроки».
- Потім у новому діалоговому вікні “Редагувати швидкий крок” вам слід виконати наведені нижче дії:
- По-перше, призначте ім'я цьому швидкому кроку, наприклад, «Переслати за допомогою шаблону».
- А потім у полі «Дії» виберіть «Вперед».
- Після цього натисніть на посилання «Показати параметри».
- Далі в наступних параметрах ви можете скласти шаблон у частині «Текст».
- Нарешті, після складання шаблону натисніть кнопку «Готово», щоб завершити швидкий крок, закрийте діалогове вікно і поверніться до основного інтерфейсу Outlook.
- Тепер ви можете спробувати. Виберіть електронний лист зі списку розсилки та натисніть швидкий крок «Переслати за допомогою шаблону». Відкриється нове вікно повідомлення, в якому тіло повідомлення було заповнене заздалегідь заданим шаблоном.
Спосіб 2: Пересилання електронних листів із шаблоном за допомогою підписів
- З самого початку вам слід відкрити вихідний шаблон Outlook. Клацніть «Нові елементи»> «Більше»> «Вибрати форму».
- У наступному діалоговому вікні виберіть “Шаблони користувачів у файловій системі” у полі “Заглянути”. Потім із наведеного нижче списку наведіть на вихідний шаблон і натисніть кнопку «Відкрити», щоб отримати доступ до нього.
- Шаблон відкриється у новому вікні повідомлення. Вам слід вибрати весь вміст за допомогою комбінацій клавіш “Ctrl + A”, клацнути правою кнопкою миші та вибрати “Копіювати”.
- Потім перейдіть на вкладку «Вставка» та натисніть «Підпис»> «Підписи».
- У діалоговому вікні «Підписи та канцтовари» натисніть «Новий» та введіть ім’я нового підпису. Клацніть “OK”.
- У розділі «Редагування підписів» ви можете натиснути «Ctrl + V», щоб вставити скопійований раніше вміст шаблону.
- Пізніше ви можете призначити новостворений підпис “Відповіді / пересилання”.
- Після цього натисніть кнопку «OK», щоб закрити діалогове вікно та вікно повідомлення.
- Тепер виберіть електронний лист і натисніть кнопку «Переслати» в групі «Відповісти» на вкладці «Головна». У вікні повідомлення про переадресацію шаблон повинен бути в тексті як підпис.
Однак цим методом у відповіді буде також вставлено конкретний підпис. Якщо вам це не подобається, ви можете відмовитися від кроку 7 і вручну вибрати конкретний підпис під час пересилання електронних листів.
Інструмент для ремонту повинен стати в нагоді
Через те, що Outlook є вразливим, вам слід регулярно робити резервні копії даних Outlook. Крім того, необхідно придбати Відновлення Outlook теж, наприклад DataNumen Outlook Repair. Без сумніву, це стане в нагоді, навіть якщо ви не можете передбачити, коли і де відбуватимуться пошкодження Outlook.
Вступ автора:
Ширлі Чжан - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі відновлення SQL та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com