2 способи експорту всіх електронних листів від певного відправника у файл Excel

Якщо ви хочете швидко експортувати електронні листи від певного відправника у файл Excel, ви можете скористатися двома наведеними нижче способами, описаними в цій статті.

З певних причин, таких як створення зведення, іноді може знадобитися експортувати певні електронні листи, наприклад, листи від певного відправника, до файлу Excel. Коли справа доходить до експорту, більшості користувачів спочатку спадає на думку вбудована функція «експорт». Але, чесно кажучи, використання Outlook VBA буде набагато зручнішим, ніж традиційна функція «Експорт». Зараз ми детально розглянемо ці два способи.

Спосіб 1: Використовуйте функцію «Експорт».

1. З самого початку запустіть програму Outlook.
2. Потім клацніть поле пошуку в списку електронної пошти, щоб увімкнути стрічку «Інструменти пошуку».
3. Натисніть кнопку «Від» на стрічці.
4. Потім замініть символ «ім’я відправника» на ім’я конкретного відправника.
5. Після цього в списку відображатимуться лише листи від конкретного відправника. Тепер натисніть «Ctrl + A», щоб вибрати їх усі.
6. Потім клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Перемістити» > «Інша папка».
7. Згодом у спливаючому діалоговому вікні «Перемістити елементи» створіть нову папку та виберіть цю папку для переміщення певних електронних листів.
8. Після цього ви можете перейти до «Файл» > «Відкрити» > «Імпортувати».
9. Потім у наступному діалоговому вікні виберіть «Експортувати у файл» > «Далі» > «Microsoft Excel 97 – 2003» > «Далі».
10. Далі виберіть конкретну папку, у якій зберігаються електронні листи від конкретного відправника, і натисніть «Далі».
11. Потім натисніть «Огляд», щоб вибрати файл Excel або створити новий файл Excel.
12. Пізніше натисніть «Далі» > «Готово».
13. Нарешті Outlook працюватиме для експорту. Після завершення процесу експорту ви зможете знайти та відкрити цей файл Excel.

Спосіб 2: Використовуйте Outlook VBA

1. В першу чергу натисніть клавіші “Alt + F11”.
2. Потім у спливаючому вікні відкрийте новий модуль і скопіюйте в нього наступні коди.

Sub ExportEmailsfromSpecificSender()
    Dim objEmails, objSpecificEmails As Outlook.Items
    Dim objItem As Object
    Dim strSpecificSender As String
    Dim strFilter As String
    Dim objExcelApplication As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nRow As Integer
    Dim strFilePath As String
 
    On Error Resume Next
    'Get the emails from a specific sender
    Set objEmails = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
    strSpecificSender = InputBox("Input the name of the specific sender:", "Specify Sender")
    strFilter = "[From] = '" & strSpecificSender & "'"
    Set objSpecificEmails = objEmails.Restrict(strFilter)
 
    Set objExcelApplication = CreateObject("Excel.Application")
    Set objExcelWorkbook = objExcelApplication.Workbooks.Add
 
    'Export the specific emails to worksheet
    Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Worksheets(1)
    With objExcelWorksheet
         .Cells(1, 1) = "Subject"
         .Cells(1, 2) = "Received"
         .Cells(1, 3) = "Body"
         .Cells(1, 4) = "Categories"
         .Cells(1, 5) = "Size"
    End With
 
    nRow = 2
    For Each objItem In objSpecificEmails
        With objExcelWorksheet
             .Name = "From " & strSpecificSender
             .Cells(nRow, 1) = objItem.Subject
             .Cells(nRow, 2) = objItem.ReceivedTime
             .Cells(nRow, 3) = objItem.Body
             .Cells(nRow, 4) = objItem.Categories
             .Cells(nRow, 5) = objItem.Size
        End With
        nRow = nRow + 1
    Next
 
    objExcelWorksheet.Columns("A:E").AutoFit

    'Save the Excel workbook
    strFilePath = "C:\Report\Emails from " & strSpecificSender & ".xlsx"
    objExcelWorkbook.Close True, strFilePath
 
    'Notify you of the export complete
    MsgBox ("Export Complete!")
End Sub

3. Після цього клацніть значок «Виконати» на панелі інструментів.
4. Після цього вам потрібно буде ввести ім'я конкретного відправника.
5. Пізніше натисніть “OK”.
6. Відразу Outlook почне експортувати електронні листи від певного відправника та зберігати файл Excel у заздалегідь визначеній папці призначення.
7. Після завершення експорту ви можете перейти до папки призначення, щоб відкрити та перевірити її.

Гнучко позбавляйтеся від проблем Outlook

Через те, що Outlook сприйнятливий до різноманітних помилок, рекомендується зберігати потужний Виправлення в Outlook інструмент поблизу, наприклад DataNumen Outlook Repair. У цьому випадку для вирішення невеликих помилок можна просто скористатися Scanpst.exe. Але для серйозних неприємностей можна вдатися до більш надійного інструменту.

Вступ автора:

Ширлі Чжан - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі пошкоджений SQL Server та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com