Як архівувати електронні листи в Outlook: повний посібник [2026]

Архівування електронних листів в Outlook – це процес переміщення листів з основної папки «Вхідні» до призначеного місця зберігання, щоб ваша поштова скринька була впорядкованою та зручною для керування. На відміну від видалення листів, архівування зберігає їх для подальшого використання, одночасно звільняючи активний робочий простір. У цьому посібнику ми покажемо вам, як архівувати електронні листи в Outlook різними методами.

1.2 Навіщо архівувати електронні листи в Outlook?

Архівування електронних листів пропонує кілька важливих переваг:

Підтримує організацію: Зберігає чистоту вашої поштової скриньки та дозволяє зосередитися на поточних електронних листах, не втрачаючи назавжди старі повідомлення.
Покращує продуктивність: Зменшує кількість завантажених листів у папці "Вхідні", роблячи Outlook швидшим та зручнішим для реагування.
Зберігає важливу інформацію: Зберігає доступ до електронних листів, які можуть знадобитися вам для довідки, забезпечення відповідності вимогам або ведення обліку.
Керує сховищем: Залежно від методу архівування, ви можете звільнити місце в поштовій скриньці та не перевищувати обмеження сховища.
Полегшує пошук: Архівні електронні листи залишаються доступними для пошуку, що дозволяє вам знайти їх за потреби.

2. Розуміння різних методів архівування в Outlook

Outlook пропонує чотири різні методи архівування електронних листів, кожен з яких розроблений для різних випадків використання та вимог до зберігання.

2.1 Ручне архівування до вбудованої папки (кнопка архівування)

Кнопка «Архів» переміщує електронні листи до вбудованої папки «Архів» у вашій поштовій скриньці. Вона зберігає електронні листи в основній поштовій скриньці та ідеально підходить для впорядкування вхідних повідомлень без зменшення використання сховища. Архівні елементи залишаються доступними на всіх пристроях.

2.2 Ручне архівування до зовнішнього файлу (інструмент очищення старих елементів)

Інструмент «Очистити старі елементи» переміщує електронні листи до окремого архівного файлу, що зберігається локально на вашому комп’ютері. Цей метод фактично видаляє електронні листи з вашої поштової скриньки, звільняючи місце на сервері. Це кращий варіант, коли вам потрібно зменшити розмір поштової скриньки.

2.3 Автоматичне архівування

Автоархівування автоматично переміщує старіші електронні листи до локального PST-файлу на основі налаштованих параметрів та періодів старіння. Ця функція працює за розкладом та керує розміром поштової скриньки без ручного втручання, що робить її ідеальною для користувачів, які отримують великі обсяги електронної пошти.

2.4 Онлайн-архів Exchange Server (функція Enterprise)

Онлайн-архів Exchange Server, також відомий як архівування на місці, – це хмарне рішення корпоративного класу Microsoft 365, яке працює як окрема поштова скринька на сервері. Адміністратори вмикають і керують цією функцією, яка забезпечує додаткове сховище, зберігаючи доступ до архівованих електронних листів з будь-якого пристрою. Коли онлайн-архів увімкнено, автоархівування автоматично вимикається.

3. Ручне архівування до вбудованої папки (кнопка архівування)

3.1 Архів у новому Outlook

Щоб архівувати електронні листи за допомогою кнопки «Архівувати» в новому Outlook:

Виберіть електронний лист або листи, які потрібно архівувати.
Натисніть архів на панелі інструментів.
З’явиться повідомлення з підтвердженням. Ви можете натиснути розстібати якщо це необхідно.

Примітка: Новий Outlook не підтримує функцію автоархівування.

3.2 Архів у класичному Outlook

3.2.1 Кнопка архівування

Щоб архівувати електронні листи за допомогою кнопки «Архів» у класичному Outlook:

Виберіть електронні листи, які потрібно архівувати.
Відповідно до Головна розділ, в видаляти групу клацніть архів.
Outlook перемістить електронні листи до папки «Архів».

Якщо ви помилково архівували електронний лист, перейдіть до папки «Архів» і перемістіть лист назад до його початкової папки.

3.2.2 Використання комбінацій клавіш (клавіша Backspace)

Ви можете швидко архівувати вибрані електронні листи за допомогою клавіатури:

Виберіть електронні листи для архівування.
Натисніть Повернення на одну позицію .
Вибрані електронні листи будуть негайно архівовані.

Важливо: Якщо ви відкриваєте електронний лист у новому вікні, вам потрібно закрити вікно, а потім виконати наведені вище кроки для архівування.

3.2.3 Як вимкнути архівування клавіші Backspace

Деякі користувачі вважають за краще вимкнути функцію архівування клавіші Backspace з таких причин:

Випадкове архівування: Користувачі, незнайомі з цією функцією, можуть випадково або з інших причин натиснути Backspace, що призведе до несподіваного зникнення електронних листів з їхньої поштової скриньки.
Плутанина з клавішею Delete: Клавіша Backspace близька до клавіші Delete, але має невідповідну поведінку, що може заплутати.
Організаційна політика: Деякі організації надають перевагу контролю методів архівування та забороняють співробітникам використовувати комбінації клавіш.
Невикористання функції архівування: Користувачі, які не використовують папку «Архів», можуть вважати цей ярлик марним.

Щоб запобігти архівуванню елементів за допомогою клавіші Backspace, потрібно виконати такі дії:

Повністю закрийте Outlook.
Натисніть Windows + R щоб відкрити діалогове вікно Виконати.
тип змерзатися і натисніть Enter, щоб відкрити редактор реєстру.
Перейдіть до: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Клацніть правою кнопкою миші на правій панелі та виберіть Нові -> DWORD (32 біта).
Назвіть значення Вимкнути архівування одним кліком.
Двічі клацніть нове значення та встановіть його на 1.
Натисніть OK і закрийте редактор реєстру.
Restart Outlook.

Примітка: Це виправлення реєстру стосується Microsoft 365 Outlook і не працює з постійними версіями.

3.2.4 Клацніть правою кнопкою миші для архівування

Щоб архівувати за допомогою контекстного меню:

Клацніть правою кнопкою миші на електронному листі, який потрібно архівувати.
Виберіть архів з спливаючого меню.
Листи будуть переміщені до папки «Архів».

3.2.5 Перетягування до папки архіву

Для ручного керування архівуванням:

Знайдіть архів папку в області навігації.
Натисніть і утримуйте електронний лист, який потрібно архівувати.
Перетягніть його до папки «Архів» і скиньте.

3.3 Архівні елементи за певними критеріями

За замовчуванням функція архівування Outlook може очищати старі елементи лише за датою. Якщо ви хочете архівувати всі елементи, які відповідають певним критеріям, будь ласка, виконайте такі дії.

Перейдіть на вкладку Розширений пошук діалог, клацніть Переглянути ... щоб вибрати папку, де потрібно знайти елементи.
Встановіть критерії пошуку.
Натисніть Знайдіть зараз знайти всі елементи, що відповідають критеріям.
Вибрати всі знайдені елементи.
Клацніть правою кнопкою миші на вибраних елементах і виберіть Рухатисяі виберіть папку архіву як tarотримати.
Усі знайдені елементи будуть переміщені до папки архіву.

Приклад 1: Архів усіх електронних листів розміром понад 10 КБ:

Перейдіть на вкладку Розширений пошук діалогове вікно, натисніть Переглянути ... щоб вибрати папку, де потрібно знайти елементи.
Натисніть Більше вибору таб
Установка Розмір (кілобайти) до більше 10
Натисніть Знайдіть зараз

Приклад 2: Архівуйте всі прострочені електронні листи:

Перейдіть на вкладку Розширений пошук діалогове вікно, натисніть Переглянути ... щоб вибрати папку, де потрібно знайти елементи.
Натисніть Розширені налаштування таб
In Визначте більше критеріїв розділ, виберіть Закінчується від Усі поля Mail.
Встановіть умову, наприклад, Завтра.
Натисніть Додати до списку
Натисніть Знайдіть зараз

Приклад 3: Архівуйте всі електронні листи з позначками завершено:

Приклад 4: Архів усіх електронних листів із певною кольоровою категорією:

Приклад 5: Архів усіх електронних листів без подальшої відповіді:

прапор:

4. Ручне архівування до зовнішнього файлу (інструмент очищення старих елементів)

4.1 Використання інструмента «Очищення старих елементів»

Щоб вручну архівувати електронні листи Outlook у PST-файлі в Outlook:

Натисніть Файл .
Натисніть Інформація, потім натисніть кнопку Інструменти.
Виберіть Очистіть старі предмети.
Команда архів з’явиться діалогове вікно.
Оберіть Архівуйте цю папку та всі підпапки варіант.
Виберіть папку, яку потрібно архівувати (наприклад, «Вхідні»). Щоб архівувати всі елементи, виберіть кореневу папку вашої поштової скриньки.
під Архівувати предмети, старші за, введіть дату. Елементи, старіші за цю дату, будуть архівовані.
під Архівний файл, прийміть розташування за замовчуванням або натисніть Вклеїти щоб вибрати інше місце та ім'я файлу.
За бажанням, перевірте Включити елементи з позначенням «Не автоархівувати» якщо ви хочете архівувати елементи, які раніше були виключені з автоматичного архівування.
Натисніть OK до сtart архівування.

Після завершення поштова скринька «Архів» з’явиться на лівій панелі, що дозволить вам отримати доступ до архівованих електронних листів.

4.2 Архівування кількох папок з різними термінами зберігання.

Щоб архівувати елементи в різних папках з різними термінами зберігання, зберігаючи їх в одному PST-файлі:

Відкрийте діалогове вікно «Архів» (Файл -> Інформація -> Інструменти -> Очистіть старі предмети).
Виберіть першу папку (наприклад, «Вхідні») та встановіть дату на 6 місяців тому. Поки що не натискайте кнопку «ОК».
Виберіть іншу папку (наприклад, «Надіслані») та встановіть іншу дату (наприклад, «1 рік тому»). Поки що не натискайте кнопку «ОК».
Продовжуйте вибирати папки та встановлювати різні дати за потреби.
Переконайтеся, що всі папки використовують однаковий шлях до архівного файлу.
Натисніть OK після того, як усі папки налаштовано.

5. Автоматичне архівування електронних листів в Outlook

5.1 Увімкнення автоархівування

Щоб увімкнути та налаштувати автоархівування в класичному Outlook:

Натисніть Файл -> Опції.
Оберіть Розширені налаштування .
Відповідно до Автоархівування розділ, натисніть кнопку Налаштування автоархівування Кнопка:
Оберіть Запускати автоархівування кожні N днів коробка
Вкажіть, як часто потрібно запускати автоархівування (наприклад, кожні 14 днів).
Налаштуйте додаткові параметри, такі як місце розташування архіву та період старіння. Ми детально пояснимо ці параметри в наступному розділі.
Натисніть OK щоб зберегти свої настройки.

Автоархівування тепер запускатиметься автоматично на основі налаштованого вами розкладу.

5.2 Пояснення налаштувань автоархівування

Розуміння кожного параметра автоархівування допомагає ефективно контролювати процес архівування:

Запускати автоархівування кожні N днів: Керує розкладом автоматичного архівування. Частий запуск (наприклад, щотижня) обробляє менші пакети електронних листів, що працює краще, ніж архівування тисяч елементів одночасно. Щоб повністю зупинити автоархівування, зніміть позначку з цього параметра.
Запит перед запуском автоархівування: Якщо ви хочете отримати попередження перед архівуваннямtarts, увімкніть цю опцію. Ви побачите сповіщення, яке дозволить вам скасувати операцію, якщо це необхідно.
Видалити елементи, термін дії яких минув (лише папки електронної пошти): Це видаляє повідомлення з минулим терміном дії. Зверніть увагу, що елементи з минулим терміном дії відрізняються від старих елементів – термін дії встановлюється вручну під час написання електронних листів у розділі Опції вкладка. Будьте обережні з цим налаштуванням, оскільки воно видаляє елементи, а не архівує їх.
Архів або видалення старих елементів: Цей головний перемикач активує вашу власну конфігурацію автоархівування. Не прапорець можна використовувати вбудовані налаштування Outlook за замовчуванням.
Показати папку архіву у списку папок: Якщо цю функцію ввімкнено, ваші архівні папки автоматично відображатимуться в області навігації. Без цього вам потрібно буде вручну відкривати архівний PST-файл щоразу, коли ви захочете отримати доступ до архівних елементів.
Очистіть предмети, які стали старше: Встановлює граничний вік для архівування. Елементи, старші за цей поріг, переміщуються до архівного файлу. Діапазон гнучкий – від 1 дня до 60 місяців, у днях, тижнях або місяцях.
Перемістити старі елементи до: Вказує Outlook, де зберігати архівовані елементи. За замовчуванням файл archive.pst створюється в папці Документи\Файли Outlook. Натисніть Вклеїти щоб вибрати інше місце або ім’я файлу. Вибір цієї опції вимикає налаштування остаточного видалення, наведене нижче.
Видалити елементи назавжди: Замість збереження архівних копій, цей параметр повністю видаляє старі елементи, щойно вони досягнуть певного вікового обмеження. Використовуйте це обережно – видалені елементи неможливо відновити. Увімкнення цього параметра вимикає опцію архівування, описану вище.
Застосуйте ці налаштування до всіх папок зараз: Ця кнопка негайно застосовує поточну конфігурацію до всіх папок Outlook. Пропустіть цю кнопку, якщо ви хочете встановити різні правила для окремих папок – ви можете налаштувати їх через властивості кожної папки.

5.3 Стандартні періоди старіння для папок Outlook

Outlook застосовує різні періоди старіння за замовчуванням до різних типів папок:

Вхідні та чернетки: 6 місяців
Надіслані та видалені елементи: 2 місяців
Вихідні: 3 місяців
Календар, завдання, нотатки та журнал: 6 місяців
Контакти: Не архівується автоматично за замовчуванням

Папки, які ви створюєте, успадковують термін старіння аналогічних папок за замовчуванням. Наприклад, користувацькі папки пошти отримують 6-місячний термін старіння, як і папка «Вхідні».

5.4 Як визначається вік предмета

Різні типи елементів Outlook використовують різні критерії дати, щоб визначити, чи вони достатньо старі для архівування:

Повідомлення електронної пошти: Система перевіряє як дату отримання повідомлення, так і дату його останньої зміни, а потім використовує пізнішу дату. Навіть прості дії, такі як позначка прочитаного/непрочитаного або переміщення електронного листа, оновлюють позначку часу зміни.
Елементи календаря: Для зустрічей та домовленостей відповідна дата – це коли виost нещодавно відредагував та зберіг запис. Елементи з шаблонами повторення звільняються від автоматичного архівування. Важливо, що архівуванню підлягають лише минулі події – майбутні зустрічі залишаються незалежно від дати їхньої останньої зміни.
Завдання: Тут мають значення дві дати: дата завершення та дата останньої зміни. Право на участь визначає та, яка з них новіша. Завдання, які все ще відображаються як незавершені, ніколи не архівуються автоматично. Для делегованих завдань архівування відбувається лише після того, як хтось позначить їх як завершені.
Примітки: Дата, коли виost нещодавно відредаговані та збережені визначають, коли нотатка стає придатною для архівування.
Записи в журналі: Або дата оригінального створення, або мost застосовується дата останньої зміни, причому пріоритет має новіша дата.
Контакти: Функція автоархівування повністю пропускає контакти. Якщо вам потрібно архівувати папку «Контакти», скористайтеся інструментом «Очистити старі елементи» вручну.

5.5 Налаштування автоархівування для певних папок

Щоб налаштувати власні параметри автоархівування для певної папки:

У списку папок області навігації клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно налаштувати.
Натисніть властивості.
Натисніть Автоархівування .
Виберіть Заархівуйте цю папку, використовуючи ці налаштування.
Налаштуйте період старіння та інші параметри, характерні для цієї папки.
Натисніть OK щоб зберегти налаштування.

Примітка: Використовувати Остаточно видалити старі елементи опція автоматичного видалення застарілих електронних листів у Видалені елементи та Небажаної пошти папки після закінчення визначеного періоду зберігання.

5.6 Виключення/включення елементів з автоархівування

Іноді НЕ потрібно архівувати деякі елементи, які часто використовуватимуться. Нижче наведено рішення для 3 різних сценаріїв. Звичайно, ви також можете скасувати операцію та включити елементи з автоархівування.

5.6.1 Виключення одного елемента

Виберіть конкретний елемент.
Натисніть Alt + Enter ключі.
A властивості з’явиться діалогове вікно.
Оберіть Не автоматично архівувати цей елемент варіант.

5.6.2 Виключення кількох елементів

1. Перейти до вид таб
2. Натисніть Переглянути налаштування
3. Перейдіть на вкладку Розширені налаштування перегляду діалогове вікно натисніть кнопку Колони:
4. Команда Показати стовпці З’явиться діалогове вікно. Виконайте наведені нижче кроки, щоб додати Не автоархівувати стовпчик:
  - Виберіть Усі поля Mail.
  - Виберіть Не автоархівувати у доступних колонках.
  - Натисніть додавати
  - Якщо ви хочете змінити його порядок, виберіть його та скористайтеся Вгору or Рухатися вниз.
  - Натисніть OK
5. Після натискання OK, ви повернетеся до Розширені налаштування перегляду діалогове вікно, де потрібно натиснути Інші установки.
6. Перейдіть на вкладку Інші установки діалогове вікно, перевірте Дозволити внутрішньоклітинне редагування варіант.
7. Натисніть на серію OK щоб зберегти зміни та повернутися до головного вікна Outlook. Тепер, щоб виключити певні елементи з автоматичного архівування, просто поставте прапорець Не автоархівувати колонка для них:

5.6.3 Виключення папки

Клацніть правою кнопкою миші папку в області навігації.
Виберіть властивості.
Натисніть Автоархівування .
Виберіть Не архівуйте елементи в цій папці.
Натисніть OK.

6. Автоматичне архівування електронних листів в Outlook за допомогою правил

Правила Outlook дозволяють автоматично архівувати електронні листи від певних відправників або за певними критеріями. Щоб створити правило архівування:

Клацніть правою кнопкою миші на електронному листі, який потрібно архівувати.
Натисніть Правила -> Створити правило у спливаючому меню.
Команда Створити правило з’явиться діалогове вікно.
Перейдіть на вкладку Коли я отримую електронного листа з усіма вибраними умовами розділі вкажіть умову правила, наприклад З, Тема міститьабо ВідправленоДля складніших умов натисніть Додаткові параметри у правому нижньому куті.
Перейдіть на вкладку Виконайте наступне розділ, виберіть Перемістити елемент до папки: та вкажіть папку архіву, натиснувши Вибрати папку… .
Натисніть OK щоб зберегти правило.

Тепер Outlook автоматично переміщуватиме всі електронні листи, які відповідають умовам, до папки «Архів».

7. Архівування на основі дати отримання

За замовчуванням Outlook AutoArchive використовує дату зміни або дату отримання, залежно від того, що настає пізніше. Якщо ви хочете, щоб Outlook архівував електронні листи виключно на основі дати отримання (ігноруючи зміни), вам потрібно змінити реєстр Windows:

Повністю закрийте Outlook.
Відкрийте редактор реєстру.
Перейдіть до: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ \Налаштування.
Клацніть правою кнопкою миші переваги і виберіть Нові -> DWORD (32 біта).
Назвіть нове значення Архів ІгноруватиЧасОстанньоїЗміни.
Клацніть правою кнопкою миші щойно створене значення та виберіть Змінювати.
Встановити значення до 1 і натисніть кнопку OK.
Закрийте редактор реєстру та відновітьtart Outlook.

Після цих змін Outlook архівуватиме електронні листи на основі дати їх отримання, а не зміненої дати.

8. Додатково: Автоматичне архівування за допомогою VBA

Якщо вам потрібні розширеніші елементи керування автоматичне архівування, ви можете використовувати макроси Outlook VBA. Нижче наведено кілька прикладів сценаріїв:

Автоматичне архівування виконаних завдань в Outlook
Архівувати електронні листи, розмір яких перевищує певний
Автоматичне архівування старих електронних листів, більших за конкретний розмір
Автоматична класифікація та архівування електронних листів за місяцем
Автоматична класифікація та архівування вхідних електронних листів за іменем відправника
Автоматичне архівування відхилених зустрічей до певного календаря
Автоматично архівувати найстаріший електронний лист, коли надходить новий
Автоматичне архівування вхідних електронних листів без прапорців подальших дій
Автоматичне архівування старих повідомлень, коли у папці "Вхідні" забагато повідомлень
Архівувати всі прострочені призначення та завдання
Архівувати всі прострочені електронні листи
Автоматично архівувати позначений електронний лист після позначення його як завершеного
Автоматичне архівування елементів, термін дії яких минув, коли файл Outlook перевищує певний розмір
Архів усіх прочитаних RSS-елементів
Архівуйте прочитані електронні листи до різних папок на основі відправників
Пакетне вимкнення опції «Автоархівування» для всіх папок Outlook
Пакетне застосування однакового параметра «Автоархівування» до всіх папок Outlook
Пакетне ввімкнення опції «Не автоматично архівувати цей елемент» для кількох електронних листів Outlook
Пакетне вимкнення параметра «Автоархівувати» для всіх повторюваних елементів календаря

9. Онлайн-архів Exchange Server

Онлайн-архів Exchange Server (також званий архівуванням на місці) – це функція архівування корпоративного рівня для Microsoft 365, яка надає користувачам додатковий простір для зберігання поштових скриньок, архівуючи старі електронні листи в архівні поштові скриньки. На відміну від методів архівування на стороні клієнта, ця функція повністю керується адміністраторами та працює на сервері.

9.1 Вимоги до налаштування адміністратора

Тільки адміністратори можуть увімкнути або вимкнути онлайн-архів Exchange Server. Щоб налаштувати поштові скриньки архіву, адміністратори повинні:

Отримати роль одержувачів пошти в Exchange Online
Доступ до центру адміністрування Exchange (EAC)
Мати відповідну ліцензію Microsoft 365 для користувачів

9.2 Як адміністратори вмикають архівні поштові скриньки

Адміністратори можуть увімкнути архівування поштових скриньок через Центр адміністрування Exchange:

Увійдіть до центру адміністрування Exchange (EAC) і перейдіть до Одержувачі -> Поштові скриньки.
Виберіть користувача, щоб увімкнути архівування його поштової скриньки.
У розкривній області виберіть інші, і під Архів поштових скриньоквиберіть Керування архівом поштової скриньки.
Включити Архів поштових скриньок, потім натисніть кнопку Зберегти.

Стан архівної поштової скриньки відображатиметься як Active для вибраного користувача.

9.3 Автоматичне ввімкнення архівних поштових скриньок

Адміністратори можуть використовувати PowerShell для автоматичного ввімкнення архівування поштових скриньок, коли основна поштова скринька досягає 90% своєї квоти:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Поетапне виведення з архівних поштових скриньок

Якщо ви хочете поступово відмовитися від архівних поштових скриньок з різних причин, таких як обмежений простір, ви можете зробити наступне:

Експортуйте архівні поштові скриньки.
Вимкнути архівування.

9.5 Вплив на інші функції архіву

Коли для користувача ввімкнено онлайн-архів Exchange Server:

Інструменти автоархівування та очищення старих елементів стають недоступними в класичному Outlook
Кнопка «Архів» в Outlook продовжує працювати нормально
Політики збереження, призначені поштовим скринькам Exchange Online, контролюють поведінку архівування

Примітка: Ця функція недоступна в хмарних сервісах Microsoft 365 Government, Microsoft 365, що надається компанією 21Vianet, або Microsoft 365 Germany.

10. Пошук та керування архівованими електронними листами в Outlook

10.1 Пошук папки та файлу архіву

Щоб знайти архівовані електронні листи:

Папка архіву: Вбудована папка архіву відображається у списку папок області навігації. Виберіть вид -> Панель папок -> нормальний щоб відобразити список папок, якщо він прихований.
Поштова скринька архівів (PST-файл): Під час використання засобу автоархівування або очищення старих елементів поштова скринька архівів відображається як окремий елемент у списку папок, якщо ви вибрали Показати архівну папку в списку папок у налаштуваннях автоархівування.

Якщо поштова скринька архівів не відображається, ви можете відкрити її вручну, виконавши такі дії:

Перейдіть до Файл -> Параметри -> Додатково
Відповідно до Автоархівування розділ, натисніть кнопку Налаштування автоархівування .
Повний шлях до архівного PST-файлу можна знайти за адресою Перемістіть старі речі до.
Натисніть Файл -> Відкрити та експортувати -> Відкрийте файл даних Outlook та виберіть архівний PST-файл, вказавши його повний шлях.

10.2 Переміщення архівного файлу

Закрийте архівний PST-файл у програмі Outlook.
Перемістіть файл у нове місце.
Знову відкрийте його в Outlook.
Змінити шлях у Файл -> Параметри -> Додатково -> Автоархівування -> Налаштування автоархівування -> Перемістити старі елементи до

10.3 Пошук в архівованих електронних листах

Щоб знайти архівовані електронні листи в папці «Архів»:

За замовчуванням, коли ви вводите пошуковий термін у поле пошуку у верхній частині Outlook, виконується пошук у всіх папках поштової скриньки, включаючи архівні елементи.
Щоб обмежити пошук лише папкою «Архів», спочатку виберіть архів папку в області навігації.
Потім введіть пошуковий термін у поле пошуку.
У результатах пошуку відображатимуться лише елементи з папки «Архів».

Щоб знайти архівовані електронні листи в архівному файлі:

Натисніть на файл архіву на лівій панелі.
Натисніть на поле пошуку посередині.
З’явиться вкладка «Пошук».
Натисніть Пошук таб
Натисніть Інструменти пошуку -> Розширений пошук …
Команда Розширений пошук з’явиться діалогове вікно.
Натисніть Переглянути ... .
Перейдіть на вкладку Виберіть папку діалогове вікно, перевірте файл архіву
Оберіть Шукати в папках
Натисніть OK
Потім Outlook будеtarпошук у файлі архіву, включаючи всі його підпапки:

10.4 Відновлення архівованих електронних листів у папці "Вхідні"

Щоб перемістити архівовані електронні листи назад до папки «Вхідні»:

Перейдіть до папки «Архів» або поштової скриньки «Архів».
Виберіть електронну пошту або електронні листи, які потрібно відновити.
Перетягніть електронні листи до папки "Вхідні" або клацніть правою кнопкою миші та виберіть Рухатися -> Вхідні.

Електронні листи буде переміщено назад до вашої папки "Вхідні" та видалено з архіву.

11. Обмеження розміру архівних файлів та керування ними

11.1 Обмеження розміру PST-файлу за замовчуванням

PST-файл Outlook має обмеження розміру за замовчуванням:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 та 2013: 50 GB
Outlook 2010 та попередні версії: 20 GB

Коли розмір архівного PST-файлу наближається до цього ліміту або досягає його, Outlook може припинити архівування нових елементів або поводитися непередбачувано.

11.2 Керування великими архівними файлами

Коли розмір вашого архівного файлу наближається до ліміту, розгляньте такі варіанти:

Створення нових архівних файлів: Створіть новий архівний PST-файл таtarархівування електронних листів в Outlook до нього. Ви можете зберігати кілька архівних файлів, упорядкованих за роком або проектом.
Видалення непотрібних елементів: Перегляньте архівовані електронні листи та назавжди видаліть непотрібні елементи, а потім стиснути архівний файл.

11.3 Збільшення ліміту розміру PST-файлу (не рекомендується)

Хоча ви можете збільшити стандартне обмеження в 50 ГБ до 100 ГБ шляхом внесення змін до реєстру, це не рекомендується. Величезні PST-файли уповільнять роботу Outlook і збільшать ризик пошкодження. Якщо вам потрібно збільшити обмеження, ви можете виконати такі дії: Це керівництво .

Замість збільшення обмеження розміру, спробуйте створити нові архівні файли або скористатися онлайн-архівом.

12. Виправлення неполадок з архівом Outlook

12.1 Автоархівування недоступне

Якщо параметри автоархівування недоступні або неактивні, причиною може бути:

Увімкнено онлайн-архівування Exchange Server: Якщо у вашій організації ввімкнено онлайн-архівування Exchange Server, автоматичне архівування автоматично вимикається. Онлайн-архівування слугує корпоративною заміною автоматичного архівування. Зверніться до свого адміністратора, щоб використовувати онлайн-архівування замість нього.
Функція, вимкнена адміністратором: Можливо, ваш мережевий адміністратор вимкнув автоархівування за допомогою групової політики або політик збереження, які замінюють функціональність автоархівування. Зверніться до системного адміністратора, щоб дізнатися про політики керування електронною поштою вашої організації.
Нові обмеження Outlook: Новий Outlook не підтримує автоархівування та засіб «Очищення старих елементів». Для доступу до цих функцій використовуйте класичний Outlook.

12.2 Автоархівування не працює

Якщо автоархівування перестало працювати, перевірте наступне:

Перевірка налаштувань автоархівування: Відкрити налаштування автоархівування (Файл -> Опції -> Розширені налаштування -> Налаштування автоархівування) та перевірте правильність конфігурації.
Прапорець «Запустити автоархівування»: Переконайтеся, що Запускати автоархівування кожні N днів опція позначена. Якщо позначку знято, автоархівування не запускатиметься автоматично.

12.3 Певні елементи, які не архівуються

Якщо деякі елементи не архівуються, причини можуть бути такими:

Дата зміни занадто недавня: За замовчуванням Outlook використовує дату отримання або дату зміни, залежно від того, що настає пізніше. Якщо ви нещодавно змінили електронний лист, його не буде архівовано, доки не мине інший період старіння.
«Не виконувати автоархівування» Властивість увімкнено: Для цих елементів може бути ввімкнено властивість «Не автоархівувати цей елемент».
- Щоб вибрати один елемент, двічі клацніть його, щоб відкрити в новому вікні, а потім натисніть Файл -> властивості, і перевірте Не автоархівуйте цей елемент варіант.
- Щоб перевірити кілька елементів одночасно, додайте стовпець «Не автоархівувати» до налаштувань перегляду, а потім збільште ширину списку розсилки, щоб він міг відображати цей стовпець.

12.4 Папка архіву не відображається

Якщо Архівні папки (Архівний файл поштової скриньки) не відображається на лівій панелі Outlook. Спробуйте ці рішення:

Увімкнення показу папки архіву: Відкрийте налаштування автоархівування та переконайтеся, що Показати архівну папку в списку папок перевіряється
Додавання архівного файлу вручну: Якщо поштова скринька архівів все ще не відображається, відкрийте її вручну, натиснувши Файл -> Відкрити та експортувати -> Відкрийте файл даних Outlook та вибір архівного PST-файлу.
Оновлення Outlook: Для облікових записів Microsoft 365, Exchange, Exchange Online та Outlook.com папка «Архів» має існувати за замовчуванням. Якщо ви не бачите її в Outlook 2016 або Outlook для Microsoft 365, перейдіть до Файл -> Офісний рахунок -> параметри поновлення -> Оновити Зараз.

12.5 Архівний PST-файл пошкоджено

Якщо архівний PST-файл пошкоджено, Outlook не може переносити до нього нові електронні листи. Ви можете виправити PST-файл, виконавши такі дії:

Використання засобу відновлення папки "Вхідні" (scanpst.exe)
Використання сторонніх інструментів відновлення

Див наш повний путівник за вищезазначеними методами, а також іншими методами ремонту.

13. Найкращі практики архівування електронної пошти

13.1 Які електронні листи архівувати

Певні типи електронних листів слід архівувати, а не видаляти, щоб зберегти важливі записи:

Фінансові записи: Архівуйте електронні листи, що містять банківські виписки, рахунки, рахунки-фактури, квитанції та податкову інформацію, для подальшого використання та складання бюджету.
Робочі розмови: Зберігайте важливі обговорення, рішення, деталі проекту та документи, пов’язані з роботою, для довідки або оцінки ефективності.
Квитанції та підтвердження: Зберігайте підтвердження покупок, бронювання, підписки на послуги та квитанції замовлень на випадок виникнення проблем.
Юридичні документи: Архівуйте електронні листи, що містять контракти, угоди, юридичні повідомлення або будь-яке листування, що слугує юридичними документами.
Файли проекту: Зберігайте електронні листи, пов’язані з поточними або завершеними проектами, включаючи обговорення, чернетки, відгуки та пропозиції, для подальшого використання.
Особисті віхи: Зберігайте електронні листи з відзначеннями важливих життєвих подій, таких як пропозиції роботи, листи про прийняття та кар'єрні досягнення, для емоційної цінності.
Проїзні документи: Архів квитків, бронювання готелів та маршрутів подорожейrarякі можуть слугувати юридичними документами історії ваших подорожей.

13.2 Посібник з рішень щодо архівування та видалення

Вирішуючи, чи архівувати, чи видаляти електронний лист, враховуйте його майбутню цінність. Архівуйте повідомлення, які можуть знадобитися вам пізніше для довідки, забезпечення відповідності вимогам або ведення обліку. Видаляйте електронні листи, які неактуальні або більше не потрібні, такі як застарілі розсилки, спам або повідомлення про тимчасові зміни.rarсповіщення y. Якщо ви не впевнені, архівуйте його – ви завжди можете видалити його пізніше, але ви не можете відновити остаточно видалені електронні листи.

13.3 Регулярне обслуговування архіву

Регулярно ведіть свій архів, періодично переглядаючи архівні елементи та видаляючи ті, які вам більше не потрібні. Це запобігає перевантаженню архіву, як у поштовій скриньці, та забезпечує керований розмір файлів. Плануйте щоквартальні або щорічні перевірки архіву, щоб переконатися, що він містить лише цінну інформацію.

13.4 Резервне копіювання архівних файлів

Захистіть свої архівовані електронні листи, створюючи резервні копії:

Локальні резервні копії: Скопіюйте архівний PST-файл на зовнішній жорсткий диск або USB-накопичувач. Зберігайте резервну копію в безпечному місці окремо від комп’ютера.
Резервне копіювання хмарного сховища: Завантажте свій архівний PST-файл до хмарних сховищ, таких як OneDrive, Dropbox або Google Drive, для резервного копіювання поза межами сайту та захисту від збоїв обладнання.

Пам’ятайте, що архівні файли – це не те саме, що резервні копії. Завжди зберігайте окремі резервні копії вашого архівного PST-файлу.

13.5 Оптимальна частота автоархівування

Налаштуйте автоархівування на достатню частоту, щоб запобігти великим накопиченням невиконаних завдань, але не настільки часто, щоб це впливало на продуктивність. Для most Користувачам добре працює запуск автоархівування кожні 14 днів. Якщо ви щодня отримуєте великі обсяги електронної пошти, подумайте про налаштування щотижневого запуску. Архівування менших пакетів частіше краще, ніж одночасна обробка тисяч елементів, що може уповільнити роботу комп’ютера.

14. Важливі факти про архів Outlook

14.1 Формат PST-файлу

Формат файлу PST (персональне сховище) – це тип файлу даних Outlook, який використовується для зберігання електронних листів, елементів календаря, контактів та інших даних Outlook локально на вашому комп’ютері. Файли PST можна відкривати в Outlook та переміщувати між комп’ютерами. Вони зберігаються окремо від вашої поштової скриньки у вказаному вами місці, зазвичай у C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Архівування проти експортування

Архівування та експорт – це різні процеси. Архівування переміщує елементи з їхнього початкового розташування до архівного файлу, видаляючи їх з основного PST-файлу та звільняючи місце. Експорт створює копію вибраних елементів, але не видаляє їх з початкового розташування та не зменшує розмір поштової скриньки. Використовуйте архівування для керування розміром поштової скриньки, а експорт – для створення резервних копій.

14.3 Архів проти резервного копіювання

Архівний файл – це не те саме, що резервна копія. Архіви призначені для довготривалого зберігання старих елементів, до яких вам не потрібен регулярний доступ. Резервні копії – це дублікати даних, що зберігаються окремо для аварійного відновлення. Якщо ви хочете створити резервну копію архівних електронних листів, зробіть копію архівного PST-файлу та збережіть її в безпечному місці, такому як OneDrive, Dropbox або зовнішній диск.

Дивіться наш вичерпний посібник з як створити резервну копію електронних листів Outlook.

14.4 Контакти, які не архівуються автоматично

Outlook не архівує контакти автоматично за замовчуванням. Хоча функція автоархівування обробляє папки електронної пошти, календарі, завдання, нотатки та журнали, папка «Контакти» виключається. Однак, за потреби, ви можете архівувати папку «Контакти» вручну за допомогою інструмента «Очистити старі елементи».

15. Часті питання

З: Як архівувати електронні листи в Outlook?

A: Щоб архівувати електронні листи в Outlook, виберіть електронний лист або листи, які потрібно архівувати, і натисніть кнопку «Архівувати» на панелі інструментів. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші та вибрати «Архівувати» в контекстному меню, натиснути клавішу Backspace або перетягнути електронні листи до папки «Архів». Для автоматичного архівування налаштуйте автоархівування або скористайтеся правилами для архівування електронних листів від певних відправників.

З: Як архівувати тисячі електронних листів в Outlook?

A: Щоб архівувати великі обсяги електронних листів, використовуйте функцію «Автоархівування», щоб запланувати регулярне архівування старих повідомлень, або інструмент «Очищення старих елементів», щоб вручну архівувати електронні листи, старіші за певну дату. Ви також можете експортувати електронні листи до PST-файлу, перейшовши до меню Файл -> Відкрити та експортувати -> Імпорт/експорт -> Експортувати до файлу та вибравши «Файл даних Outlook (.pst)». Ці методи ефективно керують масовими повідомленнями без необхідності ручного сортування.

З: Чи звільняє архівування електронних листів місце в Outlook?

В: Це залежить від методу архівування. Якщо ви використовуєте кнопку «Архівувати», архівовані електронні листи переміщуються до вбудованої папки «Архів», яка все ще знаходиться у вашій основній поштовій скриньці, тому це не звільняє місце. Однак використання автоархівування або інструмента «Очищення старих елементів» для переміщення електронних листів до окремого архівного файлу звільняє сховище основної поштової скриньки. Онлайн-архів також звільняє місце у вашій основній поштовій скриньці, переміщуючи електронні листи до окремої поштової скриньки на стороні сервера.

З: Як знайти архівовані електронні листи в Outlook?

A: Щоб знайти архівовані електронні листи, перейдіть до папки «Архів» у списку папок або до поштової скриньки «Архів», якщо використовується автоархівація. Використовуйте рядок пошуку у верхній частині Outlook, щоб шукати певні електронні листи за відправником, темою, датою або ключовими словами. За замовчуванням Outlook шукає в усіх папках, включаючи архівовані елементи. Щоб обмежити пошук лише архівованими електронними листами, виберіть папку «Архів» перед пошуком.

З: Що краще: архівувати чи видаляти електронні листи в Outlook?

A: Архівуйте електронні листи, які можуть знадобитися вам пізніше для довідки, для дотримання вимог або ведення обліку. Видаляйте електронні листи, які неактуальні або більше не потрібні. Якщо є ймовірність, що вам знадобиться посилання на електронний лист у майбутньому, архівуйте його, а не видаляйте. Архівні електронні листи залишаються доступними для пошуку та можуть бути відновлені будь-коли, тоді як видалені листи зрештою зникають назавжди.

З: Чи можна автоматично архівувати електронні листи в Outlook?

В: Так, функція автоархівування дозволяє налаштовувати розклади архівування електронних листів на основі віку, папки або інших критеріїв. Це дозволяє упорядкувати вашу поштову скриньку без необхідності ручного втручання. Ви також можете створювати правила Outlook для автоматичного переміщення електронних листів, які відповідають певним умовам, до папки «Архів». Зверніть увагу, що функція автоархівування доступна лише в класичному Outlook, а не в новому Outlook або веб-версії.

З: Чи вплине архівування на результати пошуку моєї електронної пошти?

В: Ні, архівовані електронні листи залишаються доступними для пошуку в Outlook. За замовчуванням під час пошуку в Outlook виконується пошук у всіх папках вашої поштової скриньки, включаючи папку «Архів» і поштову скриньку «Архів». Ви можете знайти архівовані електронні листи так само легко, як і електронні листи у папці «Вхідні».

З: Як змінити tarотримати місцезнаходження архіву?

A: Для облікових записів Microsoft 365, Exchange, Exchange Online або Outlook.com не можна змінити розташування вбудованої папки архіву – це системна папка за замовчуванням, яку не можна перейменувати, перемістити або видалити. Для облікових записів POP та IMAP можна змінити розташування папки архіву, вибравши Файл -> Параметри поштової скриньки -> Інструменти -> Установити папку архіву. Під час використання автоархівування або очищення старих елементів можна вказати місце збереження архівного PST-файлу, натиснувши кнопку Огляд у налаштуваннях архіву.

З: Який зв’язок між автоархівуванням та онлайн-архівуванням Exchange Server?

A: Автоархівування – це старіша функція Outlook, яка автоматично переміщує старі електронні листи до локального PST-файлу. Це означає, що повідомлення видаляються із сервера та їх важче знайти за допомогою пошуку. Якщо жорсткий диск, що містить PST-файл автоархівування, стає непридатним для використання, ці повідомлення зберігаються.ostExchange Server Online Archive – це корпоративна заміна AutoArchive, яка зберігає архівовані електронні листи на сервері, забезпечуючи доступ до них з будь-якого пристрою. AutoArchive все ще можна використовувати, якщо у вас немає Exchange Server Online Archive, і ваш ІТ-відділ не вимкнув цю функцію.

З: Що робити, якщо мій PST-файл автоархівування пошкоджено або не відкривається?

A: Якщо ваш PST-файл автоархівування пошкоджений і Outlook не може його відкрити, ви можете скористатися спеціалізованим Інструмент відновлення Outlook PST щоб відновити архівовані електронні листи та інші дані. Перш ніж намагатися відновити, завжди створюйте резервну копію пошкодженого архівного файлу. Щоб запобігти проблемам у майбутньому, регулярно перевіряйте, чи можна відкрити архівні файли, і, якщо можливо, розгляньте можливість переміщення важливих архівів до онлайн-архіву Exchange Server.

З: Як вимкнути архівування за допомогою клавіші Backspace?

A: Щоб запобігти архівуванню елементів за допомогою клавіші Backspace, потрібно додати запис реєстру. Перейдіть до розділу HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (або шляху OCT), створіть параметр DWORD з назвою DisableOneClickArchive та встановіть для нього значення 1. Це виправлення реєстру стосується Microsoft 365 Outlook і не працює з постійними версіями. Завжди створюйте резервну копію реєстру, перш ніж вносити зміни.

З: Як вимкнути автоархівування періодичних елементів календаря

В: Ви можете виключити ці елементи трьома способами:

Виключити всю папку «Календар».
Виключити окремий елемент календаря.
Виключити кілька елементів календаря.

Більш детальну інформацію ви можете отримати в цей розділ.

16. Висновок

16.1 Порівняння методів архівування

Розуміння відмінностей між методами архівування допоможе вам вибрати правильний підхід для ваших потреб:

Метод	Архівне місце призначення	Client / Server	Новий Outlook	Класичний Outlook	Сайт	Коли використовувати	Вплив на розмір поштової скриньки
Ручний архів (кнопка архівування)	Вбудована папка архіву	Операції на стороні клієнта	Так	Так	Так	Швидка організація вхідних повідомлень без зменшення обсягу пам’яті	Без скорочення – електронні листи залишаються у поштовій скриньці
Ручне архівування (очищення)	Локальний PST-файл	Операції на стороні клієнта	Немає	Так	Немає	Одноразове архівування для звільнення місця в поштовій скриньці	Значно зменшує розмір поштової скриньки
Автоархів	Локальний PST-файл	Операції на стороні клієнта	Немає	Так	Немає	Автоматичне поточне керування поштовою скринькою	Зменшує розмір поштової скриньки з часом
Онлайн-архів Exchange Server	Окрема поштова скринька сервера	Операції на стороні сервера	Так	Так	Так	Корпоративні користувачі з великими поштовими скриньками	Зменшує розмір основної поштової скриньки

Примітка: Щоб зменшити розмір поштової скриньки, потрібно ущільнити його після архівування старих електронних листів.

16.2 Підтримка чистоти вхідних повідомлень

Архівування – це лише одна частина ефективного управління електронною поштою. Розробіть послідовну процедуру обробки електронних листів, архівуйте або видаляйте листи одразу після їх обробки та регулярно переглядайте свій архів, щоб видаляти елементи, які вам більше не потрібні. Застосовуючи ці методи разом із відповідними налаштуваннями архівування, ви підтримуватимете чистоту та ефективність папки "Вхідні", що допоможе вам залишатися продуктивними та зосередженими на важливих повідомленнях.

Посилання

Про автора

Сю Сін — досвідчений ІТ-фахівець з понад 8-річним досвідом роботи з корпоративними системами електронної пошти та усуненням несправностей Microsoft Office. Він допоміг тисячам користувачів вирішити складні проблеми з Outlook у різних корпоративних середовищах.

Сю спеціалізується на міграції систем електронної пошти, відновленні даних та оптимізації програмного забезпечення для підвищення продуктивності. Його практичний досвід включає керування розгортаннями Exchange Server, усунення проблем із підключенням MAPI та впровадження надійних стратегій резервного копіювання для критично важливих систем електронної пошти.

Завдяки своїм технічним текстам Сю прагне зробити складні ІТ-рішення доступними для звичайних користувачів. Він постійно стежить за останніми розробками Office 365 та Exchange Online, а також новими технологіями електронної пошти. Коли Сю не розгадує таємниці електронної пошти, він із задоволенням ділиться практичними технічними порадами, які допомагають людям працювати ефективніше.

Маєте запитання щодо цього посібника або потрібна додаткова допомога з проблемами Outlook? Сю вітає. відгуки та пропозиції для покращення цих ресурсів для усунення несправностей.