วิธีป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจในเอกสาร Word ของคุณโดยการล็อก

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงวิธีการล็อคเอกสาร Word ของคุณเพื่อป้องกันความปลอดภัยของไฟล์

ทางเลือกอื่นในการรักษาความปลอดภัยไฟล์ Word

ในการทำงานในสำนักงานในแต่ละวัน สิ่งหนึ่งที่เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้คือการสร้างเอกสาร Word ต่างๆ แต่ในสภาพแวดล้อมสำนักงานที่ผู้คนเข้าๆ ออกๆ และบางคนถึงกับใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันร่วมกัน คุณจะรับประกันความปลอดภัยของไฟล์และป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปลี่ยนโดยไม่ได้ตั้งใจได้อย่างไร แน่นอนว่าการใช้รหัสผ่านสามารถป้องกันเอกสารของคุณไม่ให้ถูกแก้ไขได้ แต่คุณต้องยอมรับว่าการเข้าถึงไฟล์ด้วยการป้อนรหัสผ่านทุกครั้งอาจไม่สะดวกเล็กน้อย แม้ว่าผลการรักษาความปลอดภัยของไฟล์จะดีเยี่ยมก็ตาม

อันที่จริงแล้ว มีอีกวิธีหนึ่งคือการล็อกเอกสารของคุณ วิธีนี้ควรใช้เมื่อคุณต้องการปกป้องเอกสารของคุณชั่วคราวในสถานการณ์ฉุกเฉิน เช่น การออกไปข้างนอกสักครู่ และเมื่อคุณกลับมา คุณไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านที่ซับซ้อน เพียงแค่คลิกหรือกดปุ่มลัดบนแป้นพิมพ์ คุณก็สามารถกลับมาทำงานกับเอกสารได้อีกครั้งอย่างรวดเร็ว

เพิ่มคำสั่ง “Lock” ให้กับ “Quick Access Toolbar”

ดังที่แสดงในหัวข้อ การล็อกเอกสารต้องใช้คำสั่ง “ล็อก” ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการเพิ่มลงใน "แถบเครื่องมือด่วน"

1. ขั้นแรก คลิกแท็บ "ไฟล์" ใน Word
2. จากนั้นคลิก“ ตัวเลือก”    
3. ถัดไปในกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือกคำ" ขั้นแรกให้คุณเลือก "คำสั่งที่ไม่อยู่ใน Ribbon" สำหรับกล่องรายการ "เลือกคำสั่งจาก"
4. ต่อไปคุณไปหาคำสั่ง "ล็อค" แล้วคลิกในกล่องกลุ่ม
5. จากนั้นคลิกปุ่ม "เพิ่ม"
6. สุดท้ายคลิก“ ตกลง” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้ คุณจะเห็นคำสั่ง "ล็อค" ที่มีอยู่ใน "แถบเครื่องมือด่วน"

2 วิธีในการล็อคเอกสาร Word ของคุณ

ที่จริงแล้ว มี 2 วิธีในการล็อคไฟล์ของคุณ เมื่อคุณเพิ่มคำสั่ง “ล็อค” ไปที่ “แถบเครื่องมือด่วน” เรียบร้อยแล้ว

1. วิธีแรกคือการคลิกคำสั่ง "ล็อค" บน "แถบเครื่องมือด่วน" เมื่อคุณต้องการล็อคไฟล์ จากนั้นคุณจะสังเกตเห็นว่าพื้นที่ Ribbon เปลี่ยนเป็นสีเทาและคุณไม่สามารถใช้ตัวเลือกที่นั่นได้อีกต่อไป
2. วิธีที่สองคือการใช้แป้นพิมพ์ลัด กด “Alt” แล้วคุณจะเห็นหมายเลขที่กำหนดให้กับแต่ละคำสั่งบน “Quick Access Toolbar” และมีการกำหนดตัวอักษรให้กับแต่ละแท็บบน Ribbon ในกรณีนี้ หมายเลข “6” จะอยู่ด้านล่างคำสั่ง “ล็อค”ดังนั้น ในกรณีนี้ “Alt+ 6” จึงเป็นแป้นพิมพ์ลัดสำหรับคำสั่ง “Lock” โดยการกด “Alt+ 6” คุณสามารถล็อคไฟล์ได้ ผลจะเหมือนกับวิธีแรก หมายเหตุ: “Alt+ 6” ใช้งานได้ในกรณีนี้เท่านั้น คุณจะได้รับหมายเลขอื่นที่กำหนดให้กับคำสั่ง “ล็อค” ตามจำนวนคำสั่งบน “แถบเครื่องมือด่วน” ของคุณ

เมื่อคุณล็อกไฟล์และบันทึกแล้ว คุณจะต้องปลดล็อกไฟล์ก่อนจึงจะเริ่มทำงานกับไฟล์นั้นได้อีกครั้ง แม้ว่าจะเปิดไฟล์นั้นในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็ตาม

3 วิธีในการปลดล็อกเอกสาร Word ของคุณ

มี 3 วิธีในการปลดล็อกไฟล์ Word ที่ถูกล็อก

1. อันดับแรกให้คลิกคำสั่ง "ล็อค" บน "แถบเครื่องมือด่วน" จากนั้น คุณจะสามารถใช้ตัวเลือกบนริบบิ้นได้

2. วิธีที่สองคือการกด “Alt+ 6” ในกรณีนี้เพื่อปลดล็อกไฟล์ที่ถูกล็อก

         อีกครั้ง “Alt+ 6” เป็นแป้นพิมพ์ลัดในกรณีนี้ คุณต้องแน่ใจว่าหมายเลขที่กำหนดให้กับคำสั่ง “ล็อค” ใน Word ของคุณ

3. อันที่สามคือการคลิกแท็บ "รีวิว" จากนั้นคลิก “จำกัดการแก้ไข” ในกลุ่ม “ป้องกัน”

ตอนนี้คุณจะเห็นบานหน้าต่างงานเปิดอยู่ที่ด้านขวาของหน้าต่าง Word ในบานหน้าต่างมีคำที่ระบุว่านี่คือไฟล์ที่ถูกล็อก คุณสามารถคลิกปุ่ม "หยุดการป้องกัน" ที่ด้านล่างของบานหน้าต่าง จากนั้นคุณจะสามารถแก้ไขในไฟล์ได้อีกครั้ง

การเปรียบเทียบ 3 วิธีในการปลดล็อกไฟล์

เครื่องมือซ่อมแซมที่ซับซ้อนใช้งานได้กับไฟล์ Word

เมื่อพบไฟล์ Word ที่เสียหาย คุณสามารถใช้ฟังก์ชันในตัวของ Word เพื่อลองกู้คืนไฟล์ได้ แต่ในกรณีส่วนใหญ่ มักจะไม่ได้ผล ดังนั้น ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณไม่ควรลังเลที่จะหาเครื่องมือเฉพาะทางมาช่วย ซ่อมแซมเอกสารที่เสียหาย โดยด่วน

บทนำผู้เขียน:

Vera Chen เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ การซ่อมแซมปัญหา Excel xlsx และ pdf ซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.