ในยุคที่ 
การแชร์รูปภาพและวิดีโอเป็นเรื่องปกติ และการส่งอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่หลายไฟล์ก็แพร่หลายเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตส่วนใหญ่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับขนาดของอีเมลที่คุณสามารถส่งออกได้ ในทำนองเดียวกัน แพลตฟอร์มอีเมลหลายแห่งก็จำกัดขนาดของอีเมลที่คุณสามารถรับได้ ดังนั้นจึงควรจำกัดขนาดของอีเมลขาออกของคุณเสมอ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ เช่น อีเมลขนาดใหญ่ค้างอยู่ในกล่องขาออกของ Outlook แม้ว่าคุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่มีขนาดเกิน 15MB แต่คุณอาจไม่ได้คำนึงถึงเรื่องนี้ทุกครั้งที่คุณแชร์อัลบั้มหรือไฟล์รายงานขนาดใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดในการจำกัดขนาดของอีเมลขาออกใน Outlook คือการใช้กฎ
สร้างกฎเพื่อจำกัดขนาดของอีเมลขาออก
- เปิดแอปพลิเคชัน Ms Outlook และไปที่เครื่องมือ
- ตอนนี้คลิกที่กฎและการแจ้งเตือน
- คลิกที่ "สร้างกฎใหม่" จากนั้นเลือก "เริ่มต้นจากกฎว่างเปล่า" ในหน้าต่างถัดไป
- เลือกตัวเลือก “ตรวจสอบข้อความหลังจากส่ง”
- คลิกที่ ถัดไป จากนั้นในหน้าจอถัดไปเลือกตัวเลือก "ที่มีขนาดในช่วงที่กำหนด"
- ตอนนี้ให้คลิกที่ลิงก์ช่วงที่ต้องการ แล้วป้อนขนาดที่ต้องการลงในช่อง "อย่างน้อย" คุณสามารถเลือกตัวเลขที่ใหญ่มากในช่อง "อย่างมาก" ก็ได้
- คลิกที่ ถัดไป และในหน้าจอถัดไป เลือก “เลื่อนการจัดส่งตามจำนวนนาที”
- ตอนนี้คลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์ "จำนวนหนึ่ง" และป้อนนาทีที่คุณต้องการเลื่อนข้อความ ควรเผื่อเวลาไว้ 60 นาทีเพื่อให้โอกาสมากมายแก่ตัวคุณเองในการลบข้อความออกจากกล่องขาออก
- หลีกเลี่ยงการวางข้อยกเว้นใดๆ และคลิกที่เสร็จสิ้นเพื่อบันทึกกฎ
หลีกเลี่ยงการโหลดไฟล์ Inbox ของคุณมากเกินไปเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด PST จากการคืบคลาน
หากกล่องขาเข้าของคุณมีขนาดไฟล์ถึงขนาดที่กำหนดซึ่งมีขนาดหลายกิกะไบต์ มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่า อันที่จริงแล้วการทำซ้ำ Outlook แบบเก่าที่มีเครื่องหมาย 2GB เป็นวิธีที่แน่นอนในการทำให้ไฟล์ PST เสียหาย แม้กระทั่งทุกวันนี้ ด้วย Outlook รุ่นล่าสุด ขอแนะนำให้เปิด Inbox ของคุณไว้ ขณะนี้มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้เช่นเดียวกัน ซึ่งมีตั้งแต่การเก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติไปจนถึงการใช้กฎเพื่อกรองอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง ในบางกรณี คุณสามารถแบ่งไฟล์ Inbox ออกเป็นส่วนๆ โดยขึ้นอยู่กับวันที่ได้รับข้อความ อย่างไรก็ตาม การคุกคามของข้อผิดพลาด PST ไม่ได้หายไปอย่างสมบูรณ์ และด้วยความระมัดระวังอย่างมาก คุณควรลงทุนใน การฟื้นตัวของแนวโน้ม เครื่องมือเช่น DataNumen Outlook Repairเครื่องมือนี้สามารถปกป้องข้อมูลสำคัญของคุณในวันที่คุณอ่อนแอที่สุด และกู้คืนข้อมูลที่เสียหายได้ภายในไม่กี่นาที
บทนำผู้เขียน:
Alan Chen เป็นประธานและประธานของ DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ การกู้คืน sql และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumen.com / products.htm