วิธีการส่งออกข้อมูลสิ่งที่แนบมาของอีเมล Outlook ขาเข้าโดยอัตโนมัติไปยังสมุดงาน Excel

ผู้ใช้บางรายต้องการบันทึกข้อมูลของไฟล์แนบโดยอัตโนมัติในทุกอีเมลที่เข้ามา บทความนี้จะแบ่งปันช่วงเวลาสั้น ๆ เพื่อให้เข้าใจได้อย่างง่ายดาย

หากคุณคุ้นเคยกับการส่งออกข้อมูลสิ่งที่แนบมาของอีเมล Outlook ที่เข้ามาแต่ละฉบับไปยังไฟล์ Excel บางทีคุณอาจต้องการแนวทางบางอย่างที่สามารถให้ Outlook ดำเนินการนี้โดยอัตโนมัติได้ ดังนั้นคุณสามารถกำจัดการติดตามไฟล์แนบด้วยตนเองได้ โชคดีที่แม้ว่า Outlook จะไม่มีคุณลักษณะโดยตรงเช่นนี้ แต่คุณก็ยังสามารถทำได้ด้วยการเขียนสคริปต์เล็กน้อย ตอนนี้เราจะสอนคุณทีละขั้นตอน

ส่งออกข้อมูลไฟล์แนบของอีเมลขาเข้าไปยัง Excel โดยอัตโนมัติ

1. ในตอนแรกเปิดแอปพลิเคชัน Outlook
2. จากนั้นไปที่ตัวแก้ไข VBA ผ่าน“ Alt + F11”
3. จากนั้นคัดลอกรหัส VBA ต่อไปนี้ลงในโมดูล

Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem)
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nLastRow As Integer
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
 
    If objMail.Attachments.Count > 0 Then
       'Change the path to the specific Excel file
       strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx"
 
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
       objExcelApp.Visible = True
       Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
       Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
 
       'Export Attachment info to Excel
       For Each objAttachment In objMail.Attachments
           nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
           With objExcelWorksheet
                .Cells(nLastRow, 1) = objMail.Subject
                .Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress
                .Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName
                .Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime
           End With
       Next
 
       objExcelWorksheet.Columns("A:C").AutoFit
       objExcelWorkbook.Close True
       objExcelApp.Quit
    End If
End Sub

4. หลังจากนั้นออกจากโปรแกรมแก้ไข VBA
5. จากนั้นสร้างกฎเพื่อเรียกใช้แมโครนี้โดยอัตโนมัติในทุกอีเมลที่เข้ามา

• ก่อนอื่นไปที่เมนู "ไฟล์"
• จากนั้นคลิกปุ่ม "จัดการกฎและการแจ้งเตือน"
• ในกล่องโต้ตอบ "กฎและการแจ้งเตือน" คลิก "กฎใหม่"
• ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวช่วยสร้างกฎ” ให้เลือก“ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ” แล้วคลิก“ ถัดไป”
• จากนั้นตั้งเงื่อนไขกฎตามความต้องการของคุณแล้วกด "ถัดไป"
• ในขั้นตอน“ เลือกการดำเนินการ” เลือก“ เรียกใช้สคริปต์” และเลือกสคริปต์“ AutoExportAttachmentInfo”
• สุดท้ายทำตามวิซาร์ดบนหน้าจอเพื่อตั้งค่ากฎให้เสร็จสิ้น

6. นับจากนี้เป็นต้นไปทุกครั้งที่มีอีเมลใหม่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณหากมีไฟล์แนบใด ๆ Outlook จะส่งออกข้อมูลสิ่งที่แนบไปยังไฟล์ Excel ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ

อย่าดาวน์โหลดไฟล์แนบที่น่าสงสัย

คุณเคยได้รับอีเมลจากผู้ส่งที่ไม่รู้จักและมีไฟล์แนบหรือไม่? โดยปกติแล้วขอแนะนำว่าอย่าวางใจในเอกสารแนบดังกล่าวเนื่องจากอาจมีไวรัส ตราบใดที่คุณดาวน์โหลดข้อมูล Outlook ของคุณอาจติดไวรัสได้ เมื่อถึงจุดนั้นคุณจะต้อง แก้ไข Outlook ไฟล์. เป็นเรื่องที่น่ายินดีเว้นแต่คุณจะใช้เครื่องมือซ่อมแซมที่เชี่ยวชาญเช่น DataNumen Outlook Repair.

บทนำผู้เขียน:

Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ กู้ Sql Server และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.