การแจ้งเตือนที่มีประโยชน์ 3 ประเภทใน Word ที่สร้างผ่าน VBA

ในบทความนี้ เราอยากจะแนะนำให้คุณรู้จักกับตัวเตือน 3 ประเภทที่แตกต่างกันใน Word ซึ่งคุณสามารถสร้างได้ผ่าน VBA

เนื่องจากพวกเราบางคนต้องจัดการกับไฟล์จำนวนมากใน Word ในแต่ละวัน เราจึงอาจเวียนหัวกับสิ่งที่ต้องทำและปล่อยให้งานบางอย่างไม่ได้ทำในบางครั้ง ในกรณีนั้นการตักเตือนย่อมเป็นประโยชน์ ดังนั้นเราจึงขอนำเสนอการแจ้งเตือนที่มีประโยชน์ 3 ประเภทที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามสิ่งที่ต้องทำ

แบบที่หนึ่ง: การแจ้งเตือนรายวัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการวางแผนสำหรับวันพรุ่งนี้ในตอนท้ายของวันนี้ การแจ้งเตือนรายวันก็เป็นสิ่งที่คุณต้องการ ในโปรแกรมแก้ไข VBA ของ Word คุณสามารถเพิ่มมาโครที่มีชื่อว่า “AutoExec” จากนั้นทุกครั้งที่คุณเปิดแอปพลิเคชัน Word มาโครจะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติและแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือนพร้อมระบุงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในวันนั้น

1. ขั้นแรก เปิด Word แล้วกด “Alt+ F11” เพื่อเปิดตัวแก้ไข VBA
2. จากนั้นคลิก "ปกติ"
3. จากนั้นคลิก "แทรก"
4. และเลือก "โมดูล" บนเมนูเพื่อแทรกอันใหม่ภายใต้โปรเจ็กต์ "ปกติ"
5. ตอนนี้ดับเบิลคลิกที่โมดูลเพื่อเข้าสู่พื้นที่แก้ไขและวางรหัสต่อไปนี้ที่นั่น:

Sub AutoExec()
  Dim dtDate As Date
 
  dtDate = #2/20/2017#
  If Date = dtDate Then
    MsgBox "Tasks to be done today:" & vbCr & "1: Send fileXX to John Smith " & vbCr & "2: Finish file YY"
  End If
End Sub

6. จากนั้นคลิก "บันทึกปกติ" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ด้วยเหตุนี้ ทุกครั้งที่คุณเปิด Word จะมีกล่องข้อความแสดงรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จ เมื่อคลิก "ตกลง" คุณสามารถเปิดและแก้ไขเอกสารที่ต้องการต่อได้

หมายเหตุ:

1. ในบรรทัดรหัส“dtDate = #2/20/2017#” วันที่คือวันที่คุณต้องดำเนินการทั้งหมด อย่าลืมเปลี่ยนตาม
2. ในบรรทัดรหัส“MsgBox “งานที่ต้องทำวันนี้:” & vbCr & “1: ส่งไฟล์XX ไปยัง John Smith ” & vbCr & “2: เสร็จสิ้นไฟล์ YY”” เนื้อหาทั้งหมดระหว่างเครื่องหมายคำพูดคือรายการงานที่คุณต้องปฏิบัติตาม แทนที่มันด้วยภารกิจที่เป็นรูปธรรมของคุณเอง คุณควรใส่แต่ละรายการไว้ในเครื่องหมายคำพูดและรวมเข้ากับรายการก่อนหน้าด้วย "& vbCr &” (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด)

แบบที่สอง: การแจ้งเตือนสำหรับงานที่เกิดซ้ำ

การแจ้งเตือนประจำสัปดาห์

การแจ้งเตือนรายสัปดาห์มาถึงแล้ว โดยแจ้งเตือนสิ่งที่คุณต้องทำในวันเดียวกันทุกสัปดาห์

1. ขั้นแรก ทำซ้ำ 4 ขั้นตอนแรกข้างต้น
2. เฉพาะครั้งนี้ คุณวางมาโครต่อไปนี้:

Sub AutoExec()
  Dim dtWeekDay As Date

  dtWeekDay = vbMonday
 
  If dtWeekDay = Weekday(Date) Then
    MsgBox "Back up today of each week."
  End If
End Sub

3. ในทำนองเดียวกันให้คลิกปุ่ม "บันทึกปกติ" ในที่สุด

ในทำนองเดียวกันก็จะมีกล่องข้อความ คลิก "ตกลง" เพื่อเขียนต่อใน Word

หมายเหตุ:

ในบรรทัดรหัส“dtWeekDay = vbวันจันทร์” คุณสามารถเปลี่ยนได้ “vbวันจันทร์"ถึง"vbวันอังคาร","vbวันพุธ","vbวันพฤหัสบดี","vbวันศุกร์","vbวันเสาร์", หรือ "vbวันอาทิตย์” ตามนั้น

การแจ้งเตือนรายเดือน

ในทำนองเดียวกันมีการเตือนความจำรายเดือนเพื่อเตือนคุณถึงงานประจำเดือน

1. ยังคงทำตาม 4 ขั้นตอนแรกใน “The First Kind: The Daily Reminder”
2. จากนั้นวางรหัสที่นั่น:

Sub AutoExec()
  Dim dtDay As Date

  dtDay = 20
 
  If dtDay = Day(Date) Then
    MsgBox "Back up today of each month."
  End If
End Sub

3. สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คลิก “บันทึกปกติ”

ในทำนองเดียวกัน กล่องข้อความจะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่คุณเปิด Word

หมายเหตุ:

ในบรรทัดรหัส“dtDay = 20” ตัวเลขคือวันที่ที่คุณต้องทำงานรายเดือนให้สำเร็จ อย่าลืมแก้ไขก่อนเรียกใช้แมโคร

แบบที่สาม: การแจ้งเตือนวันที่หรือเวลาที่แตกต่าง

เนื่องจากเกือบทุกอย่างมีกำหนดส่ง จึงจำเป็นต้องจำจำนวนวันหรือเวลาที่เหลืออยู่ให้แม่นยำ ดังนั้น มาโคร 2 ตัวต่อไปนี้จะคำนวณความแตกต่างระหว่างวันที่หรือเวลาปัจจุบันกับวันที่หรือเวลากำหนดส่งโดยอัตโนมัติ และจะแสดงผลลัพธ์ในกล่องข้อความเมื่อคุณเปิด Word

ขั้นตอนในการเรียกใช้และบันทึกมาโครจะเหมือนกับขั้นตอนข้างต้น

นี่คือมาโครเพื่อดูส่วนต่างของวัน:

Sub Autoexec()
  Dim dtDeadlineDay As Date
  Dim nDaysLeft As Long

  'Specify the deadline date and calculate the days left.
  dtDeadlineDay = #2/20/2017#
  nDaysLeft = DateDiff("d", Now, dtDeadlineDay)
 
  ' Show the days left before deadline.
  If nDaysLeft > 1 Then
    MsgBox "There are " & nDaysLeft & " days left before " & dtDeadlineDay & "."
  ElseIf nDaysLeft = 1 Then
    MsgBox "There is 1 day left before " & dtDeadlineDay & "."
  ElseIf nDaysLeft = 0 Then
    MsgBox "Today is the deadline!"
  End If
End Sub

และผลลัพธ์คือ:

หมายเหตุ:

อย่าลืมแก้ไขบรรทัดโค้ด “dtDeadlineDay = #2/20/2017#". เพียงเปลี่ยนวันที่ตามที่คุณต้องการ

ต่อไปคือมาโครเพื่อรับผลต่างของเวลา:

Sub Autoexec()
  Dim dtCurrentTime As Date
  Dim dtDeadlineTime As Date
  Dim nTimeLeft As Long, nHour As Long, nMinute As Long, nSecond As Long
 
 
  ' Specify the current time and the deadline time.
  dtCurrentTime = TimeValue(Now)
  dtDeadlineTime = TimeValue("16:40:00 PM")
 
  ' Calculate and show the time difference.
  nTimeLeft = DateDiff("s", dtCurrentTime, dtDeadlineTime)
  nHour = nTimeLeft \ 3600
  nTimeLeft = nTimeLeft - nHour * 3600
  nMinute = nTimeLeft \ 60
  nSecond = nTimeLeft - nMinute * 60
 
  MsgBox "There are " & nHour & " hours " & nMinute & " minutes " & nSecond & " seconds left before " & dtDeadlineTime & "."
End Sub

และผลลัพธ์ก็คือ:

หมายเหตุ:

แทนที่เวลาใน “dtDeadlineTime = TimeValue(“16:40:00 น.”)”อย่างมีความหมายอย่างหนึ่ง

การสำรองข้อมูลที่คุ้มค่า

เราจะไม่ประเมินความสำคัญและสิ่งที่สามารถทำได้ต่ำเกินไปหลังจากไฟล์เสียหาย นอกจากนี้เราแนะนำให้จัดทำแผนสำรองเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนเป็นอย่างน้อย การสำรองข้อมูลคือการเตรียมการที่แน่นอนที่เราควรทำเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลของเราเสียหาย มิฉะนั้น ความพยายามครั้งสุดท้ายที่เราทำได้คือการได้รับ เครื่องมือการกู้คืนข้อมูล Word ที่เสียหาย.

บทนำผู้เขียน:

Vera Chen เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ เครื่องมือซ่อมแซม Excel xls ที่เสียหาย และ pdf ซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.