V primeru, da ravnate
več projektov v vaši pisarni, je zelo verjetno, da boste v svoj nabiralnik prejeli številna e-poštna sporočila, povezana s temi projekti. Sčasoma postaja vse težje slediti pogovorom, ki ste jih imeli v zvezi s posameznim projektom. Vendar pa je z Outlookom preprosto mogoče organizirati pogovore in urejeno shraniti e-pošto. Oglejmo si nekaj praktičnih nasvetov, kako doseči isto.
Ustvarite ločene mape za shranjevanje e-poštnih sporočil za vsak projekt, na katerem delate
Za začetek bi morali ustvariti ločene mape za vsak tekoči projekt, ki ga trenutno izvajate v Outlooku. Ko prejmete e-poštno sporočilo v zvezi z določenim projektom, ga lahko ločite od mape »Prejeto« in premaknete v ustrezno mapo.
Uporabite pravila za filtriranje e-pošte v ustrezne mape
V programu Ms Outlook lahko ustvarite pravila za prenos e-poštnih sporočil, ki imajo določeno zadevo. V idealnem primeru bi morali spodbuditi vse člane skupine, da vključijo ime projekta v zadevo e-poštnega sporočila, kar bo omogočilo samodejno ločevanje e-poštnih sporočil s pomočjo pravil.
Ustvarite kategorije za vsak projekt in jih povežite z edinstvenimi barvami
Aplikacija Ms Outlook vam omogoča ustvarjanje kategorij, ki jih lahko uporabite za hitro prepoznavanje e-poštnih sporočil. Prav tako lahko določeno barvo povežete z določeno kategorijo, kar vam bo omogočilo učinkovito razvrščanje e-poštnih sporočil. Vendar morate najprej ustvariti edinstvene kategorije za organiziranje svojih e-poštnih sporočil. To storite tako, da v meniju orodne vrstice kliknete Kategoriziraj in nato kliknete Vse kategorije. Nato lahko izberete eno od obstoječih kategorij in jih preimenujete s smiselnim imenom. Poleg tega lahko spremenite barvo, povezano z omenjeno kategorijo. Outlook vam celo omogoča, da bližnjico povežete s posamezno kategorijo. Pomembno je, da imate ustvarjeno kategorijo za vsak od svojih neprekinjenih projektov, da jih lahko preprosto označite. Ko je seznam kategorij na mestu, lahko z desno miškino tipko kliknete poljubno e-pošto in kliknete kategorije. Na pojavnem zaslonu lahko izberete ustrezno kategorijo in jo uporabite za e-pošto. Mimogrede, pojavni zaslon vsebuje povezavo do glavnega seznama kategorij, za primer, če želite spremeniti katerega od njegovih elementov.
Ne izgubite svojih e-poštnih sporočil zaradi zrušitve Outlooka – obnovite jih nazaj
Če kdaj naletite na popolno zrušitev Outlooka, lahko vaši e-poštni podatki postanejo nedostopni. V takem primeru je edina možnost, ki je pred vami, obnovitev e-poštnih podatkov s pomočjo a pst popravilo orodje kot DataNumen Outlook RepairTa vsestranska aplikacija je opremljena z najbolj zaznavnim in naprednim algoritmom, zasnovanim za pridobivanje podatkov PST iz popolnoma poškodovanih datotek. Aplikacija je opremljena tudi za obvladovanje številnih vrst medijev in deluje brezhibno tudi na pogonih virtualnih strojev.
Uvod avtorja:
Alan Chen je predsednik in predsednik DataNumen, Inc., ki je vodilna na svetu na področju tehnologij za obnovitev podatkov, vključno z obnovitev sql in obeti za popravilo programskih izdelkov. Za več informacij obiščite www.datanumen.com