Neste artigo, explicamos as etapas de uso do aplicativo MS Access para digitalizar documentos e por que você deve fazê-lo.
Se você usa o MS Access regularmente, deve estar ciente da multiplicidade de funcionalidades que ele oferece. Embora muitos deles sejam conhecidos pelos usuários, muitos deles são os que não são usados com tanta frequência, e muitas vezes acabamos esquecendo completamente de sua existência. O que também esquecemos é que o que não existe por padrão no MS Access pode ser adicionado adicionalmente, para facilitar o uso do aplicativo e para executar determinadas tarefas mais rapidamente. Uma dessas funcionalidades adicionais que podem ser adicionadas ao MS Access para facilitar o trabalho no aplicativo é a funcionalidade de digitalização.
Todos nós falamos sobre a grande quantidade de danos que os humanos estão causando a este ambiente, mas com que sinceridade fazemos tentativas de mudar as coisas? Estamos mesmo tentando nos tornar uma organização que reutiliza e recicla papel? Ou melhor ainda, não usa papel? Isso pode parecer bom demais para ser verdade, mas o que vamos sugerir a você agora pode ajudá-lo muito a provocar uma mudança positiva.
Digitalização através do MS Access para proteção
Embora não haja uma necessidade muito frequente de imprimir documentos ao usar o MS Access, pode haver uma necessidade a qualquer momento em que você precise compartilhar ou armazenar documentos para proteção. Nesse tipo de situação, digitalizá-los pode ser de grande ajuda. Isso permite armazená-los em um local seguro de onde possam ser acessados sempre que necessário.
Para usar o aplicativo Access para digitalização, primeiro você precisa adicionar um botão de digitalização à tela do Access. Este é o único procedimento que você precisa aprender antes de começar a digitalizar pelo aplicativo. Os passos para adicionar um recurso de digitalização à tela do Access são descritos abaixo.
- Vá para qualquer um dos formulários do Access e clique na opção Digitalizar que está lá.
- Na tela que aparece, você terá que decidir o local para salvar o documento, você pode escolher um local central em seu servidor.
- É aqui que a tela do scanner aparecerá, solicitando que você selecione o scanner que deseja usar. Quanto maior o número de scanners conectados ao seu computador, maior será a lista de opções.
- Inicie a digitalização e, assim que terminar, você encontrará o documento salvo no servidor em formato PDF.
- Um link para este documento digitalizado será armazenado automaticamente no banco de dados. Isso permitirá que você recupere facilmente o documento em um estágio posterior.
Por que você deve digitalizar documentos do Access
Para além de todo o papel que vai conseguir poupar neste ato, isto também ajuda a poupar todo aquele tempo que normalmente gasta a digitalizar documentos manualmente e depois a guardá-los. Com o uso da opção de digitalização dentro do aplicativo, ele não apenas digitalizará automaticamente, mas também armazenará um link para o mesmo em seu banco de dados.
Todos os dados armazenados no MS Access são vulneráveis a travamentos. Uma falha no banco de dados pode deixar você com um acesso corrompido arquivo e você precisará de uma ferramenta especializada como DataNumen Access Repair para corrigir a situação.
Introdução do autor:
Vivian Stevens é especialista em recuperação de dados em DataNumen, Inc., líder mundial em tecnologias de recuperação de dados, incluindo recuperação sql e produtos de software de recuperação do Excel. Para mais informações visite www.datanumen.com