Como contar automaticamente os participantes antes de enviar um convite de reunião no Outlook

Este artigo ensinará como utilizar o Outlook VBA para obter automaticamente uma contagem de participantes antes de enviar um convite de reunião. 

Assim como alguns usuários contam os destinatários antes de enviar um e-mail, outros também desejam contar os participantes antes de enviar um convite para uma reunião. O objetivo é estimar o custo total da reunião proposta e, então, decidir se o convite deve ser enviado aos participantes. Além disso, como o Outlook permite que os usuários definam os participantes como obrigatórios ou opcionais, alguns gostariam de contar os participantes em diferentes categorias. E seria ainda melhor se os recursos e a duração da reunião pudessem ser incluídos. Embora o Outlook não tenha um recurso nativo para isso, ainda é possível usar código VBA para implementar essa funcionalidade.

Contagem automática dos participantes antes de enviar um convite de reunião

1. Para começar, abra o programa Outlook.
2. Em seguida, na janela principal do Outlook, pressione os atalhos de teclado “Alt + F11”.
3. Em seguida, você entrará no editor VBA do Outlook com sucesso. Agora você precisa encontrar e abrir o projeto “ThisOutlookSession”.
4. Posteriormente, copie e cole os seguintes códigos VBA neste projeto.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Depois disso, você precisa assinar este código.
6. Mais tarde, certifique-se de que seu Outlook permite as macros assinadas digitalmente.
7. A partir de agora, toda vez que você clicar no botão “Enviar” nos convites de reunião, receberá uma mensagem mostrando a contagem de participantes, recursos e duração, conforme a imagem a seguir:

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