Salah satu kunci 
kelebihan menggunakan suite aplikasi Ms Office berkaitan dengan fleksibiliti memasukkan data dari satu aplikasi ke aplikasi yang lain. Contohnya anda boleh memasukkan jadual excel dalam PPT atau dokumen perkataan dengan mudah. Begitu juga di Access, anda boleh memasukkan fail data Ms Office seperti dokumen perkataan dengan menggunakan jenis bidang OLE. Mungkin ada banyak senario di mana anda mungkin perlu memasukkan fail dunia dalam pangkalan data Access. Bayangkan anda membuat pangkalan data pekerja dan ingin memasukkan resume mereka untuk rujukan berguna. Oleh kerana resume biasanya tersedia dalam bentuk file word, kemampuan untuk memasukkannya ke dalam Access terbukti agak bermanfaat. Ketika menyisipkan file word ke Access, Anda harus selalu mengawasi jumlah ruang disk yang akan digunakan oleh dokumen. Sekiranya anda ingin memasukkan beberapa ratus dokumen, adalah pilihan yang lebih bijak untuk memasukkan pautan ke dokumen daripada memasukkan seluruh fail data ke dalam jadual Akses.
Termasuk fail Ms Word di Access
- Lancarkan aplikasi Ms Access dan buat jadual baru di pangkalan data anda
- Sekarang buat medan dan tetapkan jenisnya ke OLE Object
- Seterusnya buka jadual yang anda buat dan pindah ke medan lajur. Setelah sampai, klik kanan dan menuju ke Insert Object dan klik padanya
- Tetingkap baru akan terbuka di mana anda akan mendapat dua pilihan Buat Baru dan Buat dari fail. Sekarang jika anda ingin memasukkan dokumen kata yang ada, pilih Buat dari fail dan pilih dokumen kata Microsoft dari senarai drop-down
- Pada skrin seterusnya anda akan mendapat pilihan untuk memasukkan dokumen sebagai pautan. Anda semestinya memilih pilihan ini sekiranya dokumen perkataan tetap ada di sistem tempatan. Menggunakan pautan akan menjimatkan banyak ruang pangkalan data.
- Klik Ok untuk menyimpan perubahan.
Data Objek yang tersimpan di Pangkalan Data Akses boleh menjadi rentan semasa kemalangan Akses
Sekiranya anda menyimpan maklumat penting di medan OLE di Access, perkara yang sama mungkin terdedah semasa kemalangan Access. Kerosakan fail MDB yang mendasari boleh membahayakan keseluruhan pangkalan data anda termasuk bidang OLE. Hanya yang berkuasa pembaikan akses alatan seperti DataNumen Access Repair dapat membantu anda mendapatkan kembali rekod anda termasuk objek tertanam. Ia juga memiliki kemampuan untuk memulihkan formulir dan indeks yang dibuat dengan lancar dalam aplikasi Akses dan bahkan dapat mengembalikan data yang disimpan di bidang nombor automatik. Sekarang jika anda telah menyimpan salinan sandaran pangkalan data Access pada cakera optik dan jika ia juga telah dikompromikan, aplikasi ini boleh dipanggil tanpa berfikir panjang. Dalam beberapa senario ketika kemalangan Access berlaku, fail MDB dialihkan dari lokasi asalnya. Aplikasi ini dapat berfungsi sebagai program e-penemuan dan mengesan fail MDB yang hilang dalam sekejap.
Pengenalan Pengarang:
Alan Chen adalah Presiden & Pengerusi DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk pembaikan akses dan pemulihan sql produk perisian. Untuk maklumat lebih lanjut, lawati www.datanumen.com