Dalam artikel ini, kami memahami konsep Sistem Pengurusan Dokumen, bersama dengan petua untuk membuatnya di MS Access
Keperluan utama untuk kelancaran operasi syarikat melibatkan pengurusan semua aset dan sumber yang cekap. Semasa berurusan dengan data, kita tidak hanya memerlukan pengurusan, tetapi Pengurusan Dokumen yang Berkesan. Ini serupa dengan konsep Sistem Pengurusan Kandungan dan merupakan sebahagian daripada Sistem Pengurusan Kandungan Perusahaan. DMS melibatkan sistem pengurusan bangunan yang dapat digunakan untuk menguruskan dokumen digital secara berkesan dengan cara yang bukan hanya mempermudah proses penyimpanan tetapi juga mengurangkan keperluan kertas. Sistem yang dibuat juga harus dapat membolehkan pengesanan semua perubahan yang dibuat dengan cekap.
Menggunakan MS Access untuk DMS Berkesan
Membuat DMS yang berkesan tidak akan mungkin dilakukan sekiranya anda tidak menggunakan aplikasi yang betul untuk perkara yang sama. MS Access menyediakan penggunanya pangkalan data yang dapat berfungsi sebagai templat untuk membangun DMS pilihan anda, yang dapat digunakan untuk melakukan semua tugas penting untuk menyunting dan melihat selain menyimpan data dengan selamat.
Pangkalan data ini dilengkapi dengan beberapa ciri yang menjadikannya sangat mudah untuk digunakan oleh pengguna. Data yang ada di pangkalan data Akses anda dapat diimport ke templat ini, dengan bantuan fungsi 'Klasifikasi'. Untuk berkongsi DMS di antara beberapa pengguna yang hadir di rangkaian, anda boleh menggunakan fungsi 'Splitting'. Oleh itu, membolehkan pengguna bekerja dan berkongsi dokumen secara serentak.
Berikut adalah lima petua penting yang akan membantu anda dalam mewujudkan DMS yang berkesan.
Semasa cuba membuat DMS yang berkesan ada petua tertentu yang selalu perlu kita ingat, 5 daripadanya diberikan di bawah.
- Mempunyai Metadata yang mencukupi - Pastikan DMS dapat mengakses metadata semua dokumen yang sepatutnya diuruskan. Kadang kala DMS secara automatik akan mengekstrak metadata dari dokumen, dan kadangkala anda mungkin perlu membekalkannya secara manual.
- Pastikan Penyatuan Dokumen yang betul - DMS seharusnya memberi anda akses yang lancar ke aplikasi yang berkaitan juga sehingga anda dapat mengambil dokumen dari repositori sistem. Oleh itu, pastikan DMS yang anda buat digabungkan dengan aplikasi utama.
- Tangkap Gambar Dokumen - DMS menggunakan gambar dokumen yang telah diambil oleh peranti terpasang seperti pengimbas, pencetak pelbagai fungsi dan banyak lagi. Pastikan gambar ini ditangkap dengan baik.
- Pengindeksan yang betul - Anda tidak akan dapat mengambil dokumen yang diperlukan jika indeks DMS tidak dibuat dengan betul. Pastikan bahawa semua objek utama adalah bahagian dari indeks, dan objek itu menyeluruh dan tidak kompleks.
- Jaga Keselamatan Dokumen - Salah satu perkara penting yang tidak boleh anda anggap remeh termasuk keselamatan DMS. Pastikan semua mekanisme keselamatan utama ada dan hanya orang penting yang mempunyai akses ke sistem. Ini adalah salah satu petua yang jika tidak dilaksanakan dengan betul, dapat membazirkan seluruh usaha. Juga jadikan titik untuk memastikan keselamatan data yang tersimpan dalam aplikasi Akses dengan melabur dalam Pembaikan akses alat.
Pengenalan Pengarang:
Vivian Stevens adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk pemulihan sql dan produk perisian pemulihan yang unggul. Untuk maklumat lebih lanjut, lawati www.datanumen.com