Sužinokite 17 geriausių patarimų, kaip išvengti PowerPoint failų sugadinimas. Sutaupykite laiko ir išvengsite nusivylimo šiais esminiais failų valdymo būdais.
Prarastos darbo valandos, nes jūsų PowerPoint pristatymas neatsidarys?
Ši širdį verianti akimirka užklumpa visus – jūsų svarbus pristatymo failas atrodo sugadintas prieš pat svarbų susitikimą. PowerPoint failų sugadinimas ne tik jus vargina – tai eikvoja jūsų brangų laiką ir pastangas. Jūsų profesinė reputacija taip pat gali nukentėti.
Štai keletas gerų naujienų. Galite išvengti daugumos PowerPoint failų sugadinimo problemos. Išsamus praktinių patarimų sąrašas padės apsaugoti failus ir juos pasiekti. Šie patarimai padės apsaugoti būsimus pristatymus.
Naudodamiesi šiais patarimais galite išvengti daugumos failų sugadinimo atvejų. Tačiau vis dar pasitaiko atvejų, kai jūsų failas sugadinamas. Tokiu atveju galite naudoti galingą MS PowerPoint Atkūrimo įrankis Norėdami atkurti sugadintus failus:
1. NENAUDOKITE nestandartinių šablonų
PowerPoint failai dažnai sugadinami, nes žmonės naudoja nestandartinius šablonus. Šablonai gali atrodyti kaip laiko taupymas, tačiau jie gali pakenkti failo vientisumui. Leiskite paaiškinti, kodėl turėtumėte būti atsargūs su šablonais ir ką galite padaryti:
- Dydis dalykai: Profesionaliuose šablonuose paprastai yra daugiau nei 100 skirtingų skaidrių maketų, vaizdų ir sudėtingo formatavimo. Tai labai svarbu, nes tai reiškia, kad didesni nei 50 MB failai tampa nestabilūs ir bet kuriuo metu gali sugadinti.
- Nereikalingas išsipūtimas: tikriausiai naudosite tik nedidelę išdėstymo ir turinio dalį. Failo struktūra tampa nestabili, kai pašalinate nenaudojamus elementus, o tai padidina sugadinimo riziką.
- Kokybės klausimai: nestandartiniuose šablonuose paprastai yra žemos kokybės grafika ir probleminis formatavimas. Tai gali netikėtai sukelti failų sugadinimą.
- Suderinamumo problemos: Šablonai iš eskizinių šaltinių gali neveikti su jūsų PowerPoint versija. Tai veda prie sistemos klaidų ir galimos korupcijos.
Vietoje to siūlome štai ką:
- Pradėti PowerPointintegruotus šablonus
- Sukurkite savo paprastus pasirinktinius šablonus
- Laikykitės pagrindinių išdėstymų ir formatavimo parinkčių
- Laikykitės atokiau nuo nepatvirtintų šablonų šaltinių
Atminkite, kad šablonai iš pradžių gali sutaupyti laiko, tačiau ištaisydami sugadintą PowerPoint failas neužima tiek daug laiko ir vėliau sukelia daug daugiau streso.
2. NEkopijuokite objektų ar formatų iš kito failo
Kopijavimas ir įklijavimas tarp PowerPoint atrodo kaip greitas pataisymas, tačiau tai yra viena iš pagrindinių failų sugadinimo priežasčių. Pažvelkime į keletą būdų, kaip apsaugoti pristatymus.
Šios gairės padės saugiai kopijuoti turinį:
- Naudokite „Tik teksto“ kopijavimą: parinktis „Tik tekstas“ yra geriausias draugas, kai perkeliate tekstą iš vienos pristatymo į kitą. Taip pašalinsite probleminį formatavimą, kuris gali sugadinti failą.
- Tvarkykite objektus atskirai: skaidrių objektų perkėlimas po vieną yra prasmingesnis atkuriant skaidres iš senų pristatymų. Šis veiksmas sumažina sugadintų elementų įsiskverbimo tikimybę.
- Būkite atsargūs su grupėmis: sugrupuoti objektai aplink juos sukuria papildomos erdvės. Kad išvengtumėte formatavimo problemų, prieš kopijuodami objektus geriau išgrupuoti.
- Žiūrėkite temų konfliktus: skirtingos temos gali susidurti, kai kopijuojate skaidres tarp pristatymų. Parinktis „Naudoti paskirties temą“ padeda išlaikyti nuoseklų formatavimą įklijuojant.
- Venkite tiesioginio formatavimo perdavimo: sudėtingas senų pristatymų formatavimas dažnai sukelia problemų. Naujo formatavimo kūrimas naujame pristatyme užima daugiau laiko, bet apsaugo failą nuo sugadinimo.
Šios atsargumo priemonės iš pradžių gali atrodyti nuobodžios, tačiau jos gali sutaupyti daugybę valandų, kai taisysite sugadintą PowerPoint failus vėliau.
3. Neleiskite per didelio failo dydžio
PowerPoint failai gali tapti katastrofa, kuri laukia, kai jie išaugs per dideli, ypač jei bendrinate pristatymus internete arba dirbate su komandos nariais. Daugelis vartotojų patyrė strigčių, lėtą veikimą ir sugadintus failus dėl didelių pristatymų.
Šios patikrintos strategijos padės išlaikyti savo PowerPoint failai kompaktiški ir nesugadinti:
- Tinkamai suspausti vaizdus
- Skirtuke Vaizdo formatas pasirinkite „Suspausti paveikslėlius“.
- Skiltyje Rezoliucija pasirinkite „Naudoti numatytąją skiriamąją gebą“.
- Įgalinti „Ištrinti apkarpytas nuotraukų sritis“
- Valdykite medijos turinį
- Prieš importuodami garso ir vaizdo failus, suspauskite juos
- Konvertuokite didelės raiškos laikmenas į žiniatinkliui pritaikytus formatus
- Ištrinkite visus nenaudojamus daugialypės terpės elementus
- Valdykite šrifto naudojimą
- Įterpkite tik tuos simbolius, kuriuos naudojate pristatyme
- Praleiskite visų šriftų šeimų įterpimą
- Kai tik įmanoma, laikykitės sistemos šriftų
- Suardykite didelius failus
- Padalinkite ilgas pristatymus į mažesnius, sutvarkytus failus
- Kiekvieną failą laikykite iki 1 GB, kad „SharePoint“ veiktų sklandžiai
- Įrašyti kaip PDF kai dalijimasis turi prasmę
Atkreipkite dėmesį, kad PowerPoint nėra griežto failo dydžio apribojimo, tačiau patirtis rodo, kad didesni nei 1 GB failai tampa nestabilūs, ypač bendradarbiaujant komandai. Šie dydžio mažinimo būdai žymiai sumažins failų sugadinimo riziką ir padės išlaikyti pristatymo kokybę.
4. Būkite atsargūs su priedais
PowerPoint priedai pagerina pateikimo galimybes, tačiau gali sugadinti failus, jei jie netinkamai tvarkomi. Daugelis vartotojų pranešė apie sugadintus PowerPoint failus dėl probleminių priedų.
Štai viskas, ką reikia žinoti apie valdymą PowerPoint priedai saugiai:
- Pasitikėjimo patvirtinimas: įsitikinkite, kad jūsų priedai yra iš patikimų leidėjų, turinčių galiojančius parašus. Nepasirašyti priedai kelia saugumo pavojų ir gali sugadinti jūsų PowerPoint failai.
- Atrankinis montavimas: Atsisiųskite priedus tik iš „Microsoft AppSource“ arba patvirtintų šaltinių. Nežinomi trečiosios šalies priedai gali pažeisti failo vientisumą.
- Reguliari techninė priežiūra: Pradėti gedimų šalinimą PowerPoint failus išjungę visus priedus. Įgalinkite juos po vieną, kad rastumėte probleminius.
- Konfliktų prevencija: Keli kartu veikiantys priedai dažnai sukelia konfliktus. Per darbo sesijas laikykite aktyvius tik jums reikalingus priedus.
- Apsaugos Nustatymai: Tavo PowerPoint failai gauna papildomą apsaugą, kai patikimumo centre įgalinate parinktį „Reikalauti, kad programos priedus pasirašytų patikimas leidėjas“.
Atminkite, kad priedai veikia smėlio dėžės aplinkoje su ribota prieiga, tačiau jie vis tiek gali turėti įtakos failo stabilumui. Vartotojai, kurie dažnai susiduria PowerPoint failų sugadinimas turėtų peržiūrėti įdiegtus priedus ir pašalinti įtartinus ar nereikalingus.
5. Uždarykite PowerPoint prieš išjungiant kompiuterį
Didelės išjungimo procedūros neleidžia PowerPoint failų sugadinimas. Daugelis vartotojų patyrė niokojančių failų sistemos klaidų tiesiog ištraukę kištuką arba priverstinai išjungę.
Šios gairės padės saugiai užsidaryti PowerPoint:
- Išsaugokite dažnai: Įpraskite reguliariai spausti CTRL+S, ypač prieš uždarant dangtį arba atsitraukiant nuo kompiuterio.
- Tinkamai uždarykite failus: Jūsų kompiuteriui reikia visko PowerPoint failai tinkamai uždaryti ir išsaugoti prieš išjungiant.
- Patikrinkite Vykdymo procesus: Įsitikinkite PowerPoint nevykdo fone prieš pradedant sistemos išjungimą.
- Vykdykite sistemos procedūras: Tinkama „Windows“ išjungimo procedūra veikia geriau nei priverstinis maitinimo išjungimas.
Netikėtas išsijungimas arba elektros energijos tiekimo nutraukimas reikalauja sistemos patikrinimo (chkdsk), kad patikrintumėte failų sistemos vientisumą. Šis žingsnis gali užkirsti kelią PowerPoint failų sugadinimą ir padėti atkurti sugadintus failus.
„Windows“ paleidimas iš naujo gali atrodyti nepatogus, tačiau tai toli gražu nėra tokia problematiška, kaip prarasti valandas darbo dėl failų sugadinimo. Papildomas laikas, skirtas tinkamam išjungimui, apsaugo jūsų vertingus pristatymo failus.
6. Naudokite patikimą maitinimo šaltinį
Stabilus maitinimo šaltinis yra apsaugos pagrindas PowerPoint failus nuo korupcijos. Maitinimo šaltinis veikia kaip širdis, kuri pumpuoja kraują per mūsų kūną, tiekdama gyvybinę energiją kompiuterinei sistemai, o tai tiesiogiai veikia failo vientisumą.
Šie veiksmai padeda apsaugoti PowerPoint failus naudodami tinkamą maitinimo valdymą:
- Kokybiškas maitinimo blokas (PSU)
- Pasirinkite PSU, kurio efektyvumas yra 85% ar didesnis
- Užtikrinkite pakankamą sistemos galią
- Pasirinkite gerbiamus prekės ženklus su kokybiškais komponentais
Naudokite viršįtampių apsaugą nuo galios smaigalių
Apsaugos nuo viršįtampių yra pirmoji gynybos linija nuo galios svyravimų. Kokybiška apsauga nuo viršįtampių, įvertinta bent 2000 džaulių, padeda išvengti duomenų sugadinimo. Jis išfiltruoja kenksmingus galios šuolius, kurie gali sugadinti sistemą, kol dirbate su pristatymais.
Nutrūkus elektros tiekimui naudokite UPS
Nepertraukiamo maitinimo šaltinis (UPS) veikia kaip draudimo polisas nuo staigių energijos praradimų. Jame yra:
- Laikinas atsarginis maitinimas (paprastai 15–30 minučių)
- Laikas išsaugoti failus ir tinkamai išjungti sistemą
- Apsauga nuo duomenų sugadinimo elektros energijos tiekimo nutraukimo metu
- Automatinio išjungimo galimybė neprižiūrintoms sistemoms
Apsauga nuo viršįtampių apsaugo nuo galios šuolių, tačiau apsaugoti gali tik UPS PowerPoint failus visiškai nutrūkus maitinimui. Naudojant abu įrenginius kartu užtikrinama visapusiška apsauga nuo su energija susijusių failų sugadinimo.
7. Atsisiųsdami failus naudokite patikimą tinklą
Tinklo patikimumas vaidina svarbų vaidmenį užkertant kelią PowerPoint failų sugadinimas atsisiuntimo metu. Nestabilūs ryšiai dažnai sukelia nebaigtus arba sugadintus atsisiuntimus, ypač kai turite didesnius pristatymo failus.
Šios patikrintos gairės padės atsisiųsti PowerPoint failus saugiai:
- Patikrinkite tinklo stabilumą
- Dideliems pristatymams naudokite laidinį ryšį
- Venkite atsisiųsti per viešuosius „Wi-Fi“ tinklus
- Prieš pradėdami patikrinkite savo ryšio greitį
- Įgalinti tiesioginę apsaugą
- Nuolat atnaujinkite antivirusinę programinę įrangą
- Leisti saugos nuskaitymą atsisiuntimo metu
- Naudokite tik patikimus atsisiuntimo šaltinius
- Tinkamai tvarkykite didelius failus
- Parsisiųsti failus po vieną
- Didesniems pristatymams naudokite atsisiuntimo tvarkykles
- Prieš atsisiųsdami pagalvokite apie suspaudimą
- Laikykitės saugios praktikos
- Pirmiausia atsisiųskite į vietinį diską
- Atsisiuntę patikrinkite failo vientisumą
- Išsaugokite failus prieš juos atidarydami
Viso atsisiuntimo proceso metu turi būti palaikomas stabilus interneto ryšys. Trumpi ryšio nutrūkimai gali sugadinti PowerPoint failus, ypač pristatymus, kuriuose yra daugialypės terpės elementų arba sudėtingos animacijos.
8. Neredaguokite failų išimamuose diskuose tiesiogiai
PowerPoint failai, saugomi išimamuose diskuose, kelia vieną didžiausių pavojų, kuriuos matėme dirbdami su pristatymais. Daugelis vartotojų tai atranda tuo metu, kai sugadinami jų reikšmingi pristatymai, nes jie netinkamai tvarkė saugyklą.
Štai patikrinta darbo eiga, kuri padeda išvengti PowerPoint failų sugadinimas keičiamuose diskuose:
- Pirmiausia nukopijuokite, vėliau redaguokite
- Prieš pradėdami redaguoti, perkelkite failus į vietinį standųjį diską
- Atlikite pakeitimus dirbdami kompiuteriu
- Išsaugokite atliktą darbą išimamame diske, kad galėtumėte saugoti arba perkelti failus
- Tinkama saugojimo praktika
- Failams transportuoti naudojome nuimamus diskus
- Pagrindinis jūsų kompiuterio diskas turėtų saugoti darbinius failus
- Skirtingi saugojimo įrenginiai turi turėti atskiras atsargines kopijas
- Saugus failų valdymas
- Atidaryti pristatymus tiesiai iš USB atmintinių nėra saugu
- Redaguojant failus įrašant atgal į keičiamąją laikmeną kyla problemų
- Prieš atjungdami diskus, leiskite visoms išsaugojimo operacijoms baigti
Šios rekomendacijos padeda išvengti PowerPoint failų sugadinimo ir pagerinti failo našumą bei stabilumą. Atminkite, kad keičiamieji diskai puikiai tinka failams perkelti, tačiau jie netinkamai tinka tiesioginiam failų redagavimui.
9. Nukopijavę failus saugiai pašalinkite išorinius diskus
Tinkamas išorinių diskų atjungimas po kopijavimo PowerPoint failai yra svarbūs siekiant išvengti failų sugadinimo. Daugelis pristatymų sugenda dėl netinkamo disko pašalinimo, tačiau mūsų išbandytas protokolas padeda išvengti šios problemos.
Mūsų patikrintas procesas užtikrina, kad išoriniai diskai išliks saugūs po failų perdavimo:
- Patvirtinkite perdavimo sėkmę
- Atidarykite nukopijuotą pristatymą, kad įsitikintumėte, jog visos skaidrės nepažeistos
- Patikrinkite, ar tinkamai veikia formatavimas ir medijos elementai
- Po patikrinimo visiškai uždarykite failą
- Pasiruoškite saugiam pašalinimui
- Uždarykite visus PowerPoint failus išoriniame diske
- Išeikite iš visų programų, kurios gali pasiekti diską
- Palaukite kelias minutes, kad įsitikintumėte, jog visos rašymo operacijos baigtos
- Atlikite saugaus pašalinimo veiksmus
- Spustelėkite piktogramą „Saugiai pašalinti aparatinę įrangą ir išimti laikmeną“.
- Iš sąrašo pasirinkite konkretų diską
- Palaukite pranešimo „Saugu pašalinti aparatūrą“.
- Tik tada fiziškai atjunkite diską
Trumpalaikis failų operacijų nutraukimas gali sugadinti PowerPoint failus. Šių papildomų atsargumo priemonių verta imtis, nes sugadintų pristatymų atkūrimas neužtrunka tiek daug laiko, kiek atliekant tinkamus pašalinimo veiksmus.
10. Turėkite pakankamai vietos diske
Jūsų PowerPoint failams reikia pakankamai vietos diske, kad būtų išvengta sugadinimo. Mes nustatėme, kad yra tiesioginis ryšys tarp mažos vietos saugykloje ir netikėtų gedimų redaguojant pristatymą.
Tai yra disko vietos valdymo pagrindai:
- Išlaikykite optimalią laisvą erdvę
- Jūsų sistemos diskas geriausiai veikia, kai jis užpildytas mažiau nei 50 %
- Jūsų sistemos tūriui reikia 10–20% laisvos vietos
- PowerPoint veikia sklandžiai su mažiausiai 1 GB laisvos vietos
- Stebėkite sistemos būklę
- Atkreipkite dėmesį į įspėjimus apie mažai vietos diske
- Prieš atidarydami didelius pristatymus, pažiūrėkite į laisvą erdvę
- Naudokite integruotus valymo įrankius laikiniesiems failams pašalinti
- Praktikuokite išmaniąją saugyklą
- Saugokite senus pristatymus archyvo diskuose
- Pašalinkite nenaudojamą PowerPoint Laikini failai
- Užbaikite pristatymus ir ištrinkite ankstesnes versijas
PowerPoint veikia patikimai, kai yra pakankamai laisvos vietos laikiniesiems failams ir sistemos operacijoms. Atminkite, kad šiuolaikiniai standieji diskai yra dideli, tačiau jų užpildymas daugiau nei 80 % talpos labai padidina failų sugadinimo riziką ir paveikia našumą.
11. Užkirsti kelią failų sistemos klaidoms
Failų sistemos klaidos gali sugadinti PowerPoint pristatymai be jokių įspėjamųjų ženklų. Sveika sistema yra tokia pat svarbi, kaip ir tinkamas pristatymo valdymas.
Mūsų sistemingas požiūris apsaugo nuo failų sistemos klaidų:
- Reguliari sistemos priežiūra
- Kas tris mėnesius paleiskite „Windows“ klaidų tikrinimo įrankį
- Patikrinti PowerPointpatikimų vietų nustatymus
- Jei kyla našumo problemų, taisykite internetu
- Atnaujinimo valdymas
- Atnaujinkite „Windows“.
- Iš karto įdiekite „Office“ naujinimus
- Įgalinkite automatinius saugos pataisų naujinimus
- Pasitikėjimo nustatymų konfigūracija
- Pridėkite įprastus tinklo diskus į patikimas vietas
- Tinkamai sukonfigūruokite apsaugoto rodinio nustatymus
- Peržiūrėkite saugos nustatymus PowerPointPasitikėjimo centras
- Sistemos sveikatos stebėjimas
- Reguliariai planuokite disko patikras
- Stebėkite sistemos veikimą
- Greitai ištaisykite klaidų pranešimus
Klaidų tikrinimo įrankis (chkdsk) padeda nustatyti ir išspręsti galimas problemas, kol jos nesugadintos PowerPoint failus. Atminkite, kad prieš paleisdami sistemos priežiūros įrankius turėtumėte uždaryti visas programas, kad užtikrintumėte visišką nuskaitymą ir taisymą.
12. Užkirsti kelią aparatinės įrangos problemoms
PowerPoint failo stabilumas labai priklauso nuo jūsų aparatinės įrangos patikimumo. Mūsų darbas su tūkstančiais pristatymų rodo, kad aparatinės įrangos problemos dažnai kyla tyliai PowerPoint failų sugadinimas.
- Svarbiausi techninės įrangos klausimai
- Dažnai tikrinkite sistemos temperatūrą
- Atnaujinkite aparatinės įrangos tvarkykles
- Kas tris mėnesius atlikite aparatinės įrangos diagnostiką
- Nedelsdami pataisykite įspėjamuosius ženklus
Naudokite patikimus saugojimo įrenginius
Saugojimo įrenginio patikimumas tiesiogiai priklauso nuo jo stabilumo PowerPoint bėga. Štai ką mes siūlome:
- Pasirinkite saugojimo įrenginius su geru oro srautu
- Darbinę temperatūrą laikykite žemesnę nei 50°C
- Gaukite įrenginius, kuriuose yra daugiau vietos nei jums reikia
- Peržiūrėkite įmonės lygio saugyklą svarbiems pristatymams
NENAUDOKITE netinkamai veikiančių RAM
RAM problemos dažnai sukelia PowerPoint failų sugadinimas. Kad jūsų RAM veiktų gerai:
- Reguliariai atlikite atminties testus
- Naudojant 64 bitų PowerPoint geriau valdyti atmintį
- Tinkamo virtualios atminties dydžio nustatymas
- Keičiami RAM moduliai, kurie rodo problemas
Naudokite suderinamas vaizdo plokštes
Vaizdo plokštės suderinamumas labai lemia pristatymų veikimą. Štai ko jums reikia:
- Atrask PowerPointpagrindiniai grafikos reikalavimai
- Įdiekite gamintojų patvirtintas tvarkykles
- Dirbdami su sudėtingais pristatymais naudokite tam skirtus GPU
- Stebėkite grafinės atminties naudojimą
Atminkite, kad programinės įrangos sprendimai padeda išvengti PowerPoint failų sugadinimas, tačiau gera aparatinė įranga sukuria sklandaus pristatymo pagrindą.
13. Užkirsti kelią virusų ir kenkėjiškų programų atakoms
Apsaugo PowerPoint failai iš kenkėjiškos programinės įrangos yra tokie pat svarbūs, kaip ir aparatinės įrangos saugumas. Virusų ir kenkėjiškų programų atakos gali sugadinti pristatymo failus ir jų atkurti.
Naudokite atnaujintą antivirusinę programinę įrangą
„Windows Security“ integruota apsauga yra mūsų pirmoji gynybos linija nuo PowerPoint failų sugadinimas. Mūsų patikrinta apsaugos strategija veikia taip:
- Įgalinkite apsaugą realiuoju laiku
- Laikykite „Windows“ apsaugą aktyvią
- Leisti automatiškai atnaujinti viruso apibrėžimą
- Vykdykite savaitinį sistemos nuskaitymą
- Įgalinti debesyje teikiamą apsaugą
Apsaugokite nuo duomenų sukčiavimo el. paštu
Sukčiavimo apsimetant atakos dažnai nukreipiamos į pristatymų failus per el. laiškus, kurie atrodo teisėti. Jūsų PowerPoint failai bus apsaugoti, kai:
- Patikrinkite siuntėjo autentifikavimą: atidžiai patikrinkite el. pašto antraštes ir siuntėjų adresus
- Venkite įtartinų atsisiuntimų: praleiskite pristatymo priedus iš nežinomų šaltinių
- Naudokite išmanųjį ekraną: įgalinkite „Microsoft Defender SmartScreen“, kad blokuotų pavojingus atsisiuntimus
- Pranešti apie įtartiną veiklą: siųskite įtartinus el. laiškus IT saugos komandoms
Atminkite, kad nuskaitymas atsisiųstas PowerPoint failai prieš juos atidarant, net iš patikimų šaltinių, yra labai svarbūs. Šis paprastas veiksmas užkirto kelią daugybei failų sugadinimo dėl kenkėjiškos programinės įrangos problemų.
14. Užkirsti kelią galimiems konfliktams tarp PowerPoint ir kita programinė įranga
Programinės įrangos konfliktai gali tyliai pakenkti PowerPoint failus, ypač jei naudojate skirtingas versijas arba dirbate su komandos nariais. Nustatėme pagrindinius veiksmus, kaip apsaugoti pristatymus nuo šių konfliktų.
Šios patikrintos strategijos padės išvengti su programine įranga susijusių problemų PowerPoint failo sugadinimas:
- Įjungti suderinamumo režimą
- Naudokite suderinamumo režimą su senesniais PowerPoint versijos
- Taip redagavimo funkcijos išlieka nepakitusios
- Jūsų failai išlieka nuoseklūs PowerPoint versijos
- Pagrindinis šablonų valdymas
- Nekeiskite pagrindinių šablonų iš senesnių versijų
- Jei reikia, atidžiai pakoreguokite esamus išdėstymus
- Tai neleidžia šablonų konfliktams sugadinti failus
- Geriausios praktikos bendraautorius
- Laikykite bendrinamus failus „OneDrive“ arba „SharePoint“.
- Atnaujinkite į naujausią „Microsoft 365“.
- Leiskite neprieštaraujantiems pakeitimams automatiškai susijungti
- Versijos valdymas
- Laikykite svarbius pristatymus dabartiniais ir senais formatais
- Prieš išsaugodami senesnėse versijose patikrinkite suderinamumą
- Originalius failus laikykite atskirai nuo konvertuotų
- Reguliarūs atnaujinimai
- Visoms „Office“ programoms palikite tą pačią versiją
- Nedelsdami atnaujinkite rekomenduojamus ir svarbius pataisymus
- Ištaisykite „Office“ diegimą, jei problemos vis iškyla
Atlikdami šiuos pakeitimus dažnai išsaugokite savo darbą. Programinės įrangos konfliktai gali atsirasti be įspėjimo keičiant versiją arba komandos redagavimo seansus.
15. Užkirsti kelią kelioms prieigoms prie to paties failo vienu metu
PowerPoint pristatymai susiduria su unikaliais iššūkiais, kai prieiga prie failų vienu metu. Mes nustatėme, kad tinkamas vienalaikės prieigos valdymas padeda išvengti failų sugadinimo, ypač įmonės nustatymuose.
Neleiskite keliems vartotojams vienu metu pasiekti to paties failo
Šie veiksmai padeda valdyti PowerPoint failai tinklo diskuose efektyviai:
- Įjungti failų apsaugą
- Naudokite funkciją „Apsaugoti pristatymą“.
- Bendrindami pristatymus pažymėkite kaip galutinius
- Taikyti modifikuotus slaptažodžius jautriam turiniui
- Įdiekite prieigos valdiklius
- Nustatykite konkrečius vartotojo leidimus
- Jei reikia, apribokite redagavimo prieigą
- Norėdami apsaugoti jautrius failus, naudokite „Ribotą prieigą“.
Neleiskite kelioms programinėms programoms vienu metu pasiekti tą patį failą
Programinės įrangos konfliktai gali pakenkti PowerPoint failus. Štai kaip valdyti šią riziką:
- Prieigos prie failų valdymas
- arti PowerPoint prieš failų operacijas
- Venkite paleisti kelias Office programas vienu metu
- Leiskite baigti foninius procesus
- Saugaus bendradarbiavimo praktika
- Naudokite „Microsoft 365“ kaip bendraautorius
- Redaguokite vietinius failus nuosekliai
- Išsaugokite skirtingas kopijas įvairiems tikslams
Atminkite, kad „Microsoft 365“ palaiko bendrą kūrimą, tačiau vietinio tinklo diskuose šios funkcijos nėra. Saugojimo debesyje sprendimai geriausiai veikia, kai komandos nariams reikia kartu dirbti su tuo pačiu pristatymu.
16. Reguliariai kurkite atsargines kopijas
PowerPoint Failų sugadinimas gali būti pražūtingas, tačiau reguliarios atsarginės kopijos suteikia didžiausią saugumo garantiją. Mūsų išsami atsarginių kopijų kūrimo strategija padėjo išsaugoti daugybę pristatymų nuo praradimo visam laikui.
Šios patikrintos atsarginės strategijos nuosekliai apsaugo PowerPoint failai:
- Įgalinti automatinio išsaugojimo funkciją
- Automatinis išsaugojimas išlieka aktyvus dirbant su saugykla debesyje
- Automatinė versijų istorija sukuriama kas kelias minutes
- Jei įvyksta korupcija, ankstesnes versijas galima greitai atkurti
- Įdiekite kelias atsargines vietas
- Saugokite pristatymus vietiniuose diskuose
- Sinchronizuokite svarbius failus su OneDrive
- Išsaugokite svarbių pristatymų neprisijungus kopijas
- Suplanuokite reguliarias atsargines kopijas
- Aktyviems projektams reikia kasdienių atsarginių kopijų
- Užbaigtiems pristatymams reikia kas savaitę daryti atsargines kopijas
- Ilgalaikiam saugojimui reikalingi mėnesio archyvai
- Naudokite versijų istoriją
- Sukurkite laipsniškas versijas naudodami „Išsaugoti kaip“
- Ankstesnės versijos turėtų būti saugomos mažiausiai 30 dienų
- Skirtingos versijos yra atskiruose aplankuose
Debesų saugykla kartu su vietinėmis atsarginėmis kopijomis siūlo patikimiausią apsaugą nuo PowerPoint failų sugadinimas. Atsarginės kopijos turėtų būti reguliariai tikrinamos jas atidarant, kad jos būtų prieinamos ir nesugadintos.
17. Suspauskite failus prieš siųsdami juos el. paštu
Siunčiamas didelis PowerPoint pristatymai el. paštu gali būti sudėtingi, bet mes įgudę suspausti, kad būtų išsaugota kokybė. Štai mūsų požiūris į prevenciją PowerPoint kad failai nebūtų sugadinti, kai juos bendrinate:
- Pirmiausia suspauskite vaizdus
- Pristatyme pasirinkite paveikslėlius
- Naudokite skirtuką Paveikslėlių formatas „Suspausti paveikslėlius“.
- Norėdami subalansuoti kokybę, pasirinkite „Naudoti numatytąją skiriamąją gebą“.
- Įgalinti „Ištrinti apkarpytas nuotraukų sritis“
- Sumažinti šrifto duomenis
- Įterpti tik pristatyme naudojamus simbolius
- Venkite įterpti visas šriftų šeimas
- Tai žymiai sumažina failo dydį, o jūs išlaikote skaitomumo kontrolę
- Konvertuoti į PDF
- Išsaugokite pristatymą kaip a PDF sumažinti dydį
- Geriausiai veikia, kai pristatymų nereikia redaguoti
- Suteiks sklandžią patirtį visuose įrenginiuose
- kurti ZIP failai
- Naudokite „Windows“ arba „Mac“ įtaisytuosius glaudinimo įrankius
- Suglaudinkite kelis pristatymo failus kartu
- Sumažina failus, išlaikant pradinę kokybę
Atminkite, kad dideli el. pašto priedai gali perkrauti gautuosius ir suaktyvinti serverio apribojimus. Mobiliųjų telefonų naudotojai vertina mažesnius failus, ypač kai jie turi saugyklos ir atsisiuntimo apribojimus. Siūlome naudoti debesies bendrinimo paslaugas, o ne el. pašto priedus, kai pristatomos didesnės nei 20 MB.
18. Atkurti sugadintą PowerPoint failai
PowerPoint failai gali būti sugadinti nepaisant mūsų prevencinių priemonių. Profesionalas PPT atkūrimo įrankis padeda mums atkurti šiuos vertingus pristatymus tokiomis krizinėmis situacijomis:
19. Išvada
PowerPoint Failų sugadinimas gali sutrikdyti jūsų darbą ir sukelti stresą. Geros žinios yra tai, kad tinkamai juos prižiūrint ir tvarkant galite išvengti daugumos problemų. Šiame straipsnyje aptariama viskas – nuo šablono pasirinkimo iki failų atkūrimo metodų.
Štai patikrinti būdai, kaip išvengti failų sugadinimo:
- Naudokite standartinius šablonus ir venkite kopijavimo tarp failų
- Išlaikykite mažus failų dydžius ir tinkamai valdykite priedus
- Teisingai išjunkite sistemą
- Darbas su stabiliais maitinimo šaltiniais ir tinklo jungtimis
- Su išoriniais diskais elkitės atsargiai
- Palikite pakankamai vietos diske, kad išvengtumėte sistemos klaidų
- Laikykite savo aparatinę įrangą sveiką ir saugią
- Kontroliuokite prieigą prie failų ir reguliariai kurkite atsargines kopijas
Iš pradžių ši praktika gali atrodyti kaip papildomas darbas, tačiau sutaupys jus nuo nusivylimo ir duomenų praradimo valandų. Atminkite, kad prevencija veikia geriau nei pasveikimas PowerPoint failai.
Geriausias būdas – įtraukti šiuos metodus į savo kasdienybę. Jūsų pristatymų darbai bus apsaugoti nuo failų sugadinimo, jei pradėsite taikyti šiuos patarimus jau šiandien.
Nuorodos:
Autoriaus įvadas:
Vivian Stevens yra duomenų atkūrimo ekspertė DataNumen, Inc., kuri yra pasaulyje duomenų atkūrimo technologijų lyderė. Norėdami gauti daugiau informacijos, apsilankykite WWW.datanumen.com