Бұл мақалада біз құжаттарды басқару жүйесінің тұжырымдамасын, оны MS Access-те құру бойынша кеңестермен бірге түсінеміз
Компанияның үздіксіз жұмыс істеуіне қойылатын негізгі талаптар барлық активтер мен ресурстарды тиімді басқаруды көздейді. Деректермен жұмыс істеген кезде біз тек басқаруды ғана емес, құжаттарды тиімді басқаруды қажет етеміз. Бұл Мазмұнды басқару жүйесінің тұжырымдамасына ұқсас және Кәсіпорынның Мазмұнды басқару жүйелерінің бөлігі болып табылады. DMS цифрлық құжаттарды сақтауды жеңілдетіп қана қоймай, қағазға деген қажеттілікті азайтатындай етіп басқаруға болатын басқару жүйесін құруды қамтиды. Құрылған жүйе барлық өзгертулерді тиімді бақылауға мүмкіндік беруі керек.
Тиімді DMS үшін MS Access қолдану
Егер сіз дәл сол үшін қажетті қосымшаны пайдаланбасаңыз, тиімді DMS құру мүмкін болмайды. MS Access өз пайдаланушыларына деректерді қауіпсіз түрде сақтаудан басқа редакциялау мен қараудың барлық маңызды тапсырмаларын орындау үшін пайдаланылатын таңдаған DMS құру шаблоны бола алатын мәліметтер қорымен қамтамасыз етеді.
Бұл мәліметтер базасында бірнеше ерекшеліктер бар, бұл оларды пайдаланушыға өте оңай қолданады. Сіздің Access дерекқорларыңыздағы бар деректерді осы үлгілерге «Классификация» функциясы көмегімен импорттауға болады. Желіде бар бірнеше қолданушылар арасында DMS бөлісу үшін сіз «Бөлу» функциясын қолдана аласыз. Осылайша, пайдаланушыларға жұмыс істеуге және бір уақытта құжатты бөлуге мүмкіндік береді.
Төменде тиімді DMS құруға көмектесетін бес маңызды кеңестер берілген.
Тиімді DMS құруға тырысқан кезде біз әрқашан есте ұстауымыз керек белгілі кеңестер бар, оның 5-еуі төменде келтірілген.
- Метадеректер жеткілікті - DMS өзі басқаруы керек барлық құжаттардың метадеректеріне қол жеткізе алатындығына көз жеткізіңіз. Кейде DMS құжаттан метадеректерді автоматты түрде шығарып алады, ал кейде оны қолмен жеткізуге тура келуі мүмкін.
- Құжаттардың дұрыс интеграциялануын қамтамасыз етіңіз - DMS сізге жүйенің репозиторийінен құжаттарды шығарып алу үшін байланысты қосымшаларға үздіксіз қол жеткізуді қамтамасыз етеді. Сонымен, сіз жасаған DMS негізгі қосымшалармен жақсы үйлескеніне көз жеткізіңіз.
- Құжат кескіндерін түсіріңіз - DMS сканерлер, көпфункционалды принтерлер және басқалары сияқты тіркелген құрылғылармен алынған құжаттардың суреттерін қолданады. Бұл кескіндердің жақсы түсірілгеніне көз жеткізіңіз.
- Дұрыс индекстеу - Егер DMS индексі дұрыс жасалмаса, сіз қажетті құжаттарды ала алмайсыз. Барлық негізгі объектілер индекстің бөлігі екендігіне және оның кешенді және күрделі емес екеніне көз жеткізіңіз.
- Құжат қауіпсіздігін сақтаңыз - Сіз ешқашан қарапайым деп санауға болмайтын негізгі нәрселердің бірі - DMS қауіпсіздігі. Қауіпсіздіктің барлық негізгі тетіктері дайын екендігіне және жүйеге тек маңызды адамдар ғана кіре алатындығына көз жеткізіңіз. Бұл дұрыс орындалмаса, барлық күш-жігерді босқа жіберуі мүмкін кеңестердің бірі. Инвестициялау арқылы Access қосымшасында сақталған деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз етуді де мақсат етіңіз Кіруді жөндеу құрал.
Автордың кіріспесі:
Вивиан Стивенс - деректерді қалпына келтіру бойынша сарапшы DataNumen, Соның ішінде деректерді қалпына келтіру технологиялары бойынша әлемдік көшбасшы болып табылатын Inc. SQL қалпына келтіру және excel қалпына келтіру бағдарламалық жасақтама өнімдері. Қосымша ақпарат алу үшін кіріңіз WWW.datanumen.com