データ検証のドロップダウンリストは、Excelで頻繁に使用される機能です。 この記事では、ドロップダウンリストを自動更新するXNUMXつの方法を紹介します。
前回の記事で Excelのセルの範囲からドロップダウンリストを作成する方法ドロップダウンリストについては、これまで詳しく説明してきました。ソース範囲が変更されると、ドロップダウンリストも影響を受けます。範囲内に項目を追加または削除するたびに、対象セルのドロップダウンリストを確認する必要があります。これは非常に煩わしい作業です。しかし、今回は効果的な方法を2つご紹介します。これらの方法を使えば、ドロップダウンリストが自動的に更新されます。
方法1：オフセット関数を使用する
この方法では、データ検証でOFFSET関数を使用できます。 以下の画像は、ワークシートのソース範囲です。 この範囲には6つの製品名があります。
- リストを作成する対象セルをクリックしてください。ここでは、別のワークシートのセルA2をクリックします。
- 次に、リボンの[データ]タブをクリックします。
- その後、ツールバーの「データ検証」ボタンをクリックします。
- 新しいポップアップウィンドウで、[許可]のテキストボックスから[リスト]を選択します。
- 次に、この式を「ソース」テキストボックスに入力します。
= OFFSET（ 'ソース範囲'！$ A $ 2,0,0、COUNTA（ 'ソース範囲'！$ A：$ A）-1）
実際のワークシートに従って、式の特定の要素を変更できます。
- 次に、リボンの[OK]ボタンをクリックして設定を保存します。
したがって、ドロップダウンリストがセルに作成されています。 次回ソース範囲のアイテムを追加または削除すると、リスト内のアイテムが自動的に更新されます。 たとえば、セルA8の元の範囲に新しいアイテムを追加します。 そして、7つのアイテムがあります。 ドロップダウンリストには、7つのアイテムも表示されます。
次回、ドロップダウンリストを作成して別の範囲を参照する必要がある場合は、この方法を使用できます。 ただし、この方法を使用する場合は、同じ列に追加のアイテムがないこと、または範囲内に空白のアイテムがないことを確認する必要があります。
方法2：名前を定義してテーブルを使用する
数式を使用する場合を除いて、ワークシートにテーブルを作成し、この範囲の名前を定義することもできます。
- ソース範囲を選択します。
- 次に、リボンの[数式]タブをクリックします。
- その後、ツールバーの「名前の定義」ボタンをクリックします。
- 次に、新しいウィンドウが表示されます。 「名前」テキストボックスに名前を入力します。 ここに「製品」と入力します。
- 次に、「参照先」テキストボックスに範囲を入力します。
- 次に、「OK」ボタンをクリックして範囲を保存します。
- この手順では、ソース範囲内のセルをクリックします。
- 次に、リボンの[挿入]タブをクリックします。
- その後、ツールバーの「テーブル」ボタンをクリックします。
- 「テーブルの作成」ウィンドウで、必要に応じてヘッダーのオプションを確認します。
- 次に、「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。
- 次に、ドロップダウンリストを作成する対象セルをクリックします。
- 前のパートのステップ2-4を繰り返します。
- 次に、この式を「ソース」テキストボックスに入力します。
=製品
これは、ステップ4で作成した定義名です。
- 次に、「OK」をクリックしてデータ検証を保存します。
これで設定は完了です。 次回ソース範囲に新しいアイテムを追加すると、ドロップダウンリストも更新されます。 アイテムを削除する必要がある場合は、テーブルの行を削除することを忘れないでください。 それ以外の場合は、リストに空白の項目があります。
XNUMXつの方法の比較
XNUMXつの方法はどちらも非常に効果的です。 しかし、それでも彼らには長所と短所があります。 以下の表も参照してください。
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比較 |
オフセット機能を使用する |
名前と使用テーブルを定義する |
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優位性 |
1.このメソッドには、より少ないステップが含まれます。 そして、それは実行するのは簡単です。
2.機能を使用することにより、ワークシートが混乱することはありません。 |
1.この方法を使用すると、同じ行または列の他のセルに項目を入力できます。
2.テーブルを使用したり、名前を定義したりする必要がある場合は、他のタスクにかかる時間を大幅に節約できます。 |
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デメリット |
1. OFFSET関数に慣れていない場合は、数式を変更するときにエラーが発生する可能性があります。
2.範囲内に他の項目または空白のセルがある場合、ドロップダウンリストが混乱します。 |
1.この方法にはさらに多くのステップがあります。 プロセスの実行により多くの時間を費やすことができます。
2.アイテムを削除するときは、値だけでなくテーブルの行を削除する必要があります。 |
次回、自動的に更新できるドロップダウンリストを作成する必要がある場合は、いずれかの方法を選択できます。 どちらも非常に効果的です。
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著者紹介：
Anna Maは、のデータ復旧の専門家です。 DataNumen、Inc。は、以下を含むデータ復旧技術の世界的リーダーです。 Wordのdocxファイルエラーを修復します と見通し修理ソフトウェア製品。 詳細については、次のWebサイトをご覧ください。 WWW。datanumen.com