Bagaimana Mendapatkan Peringatan Saat Mengirim Email ke Orang di Luar Perusahaan Anda

Jika perusahaan Anda memiliki kebijakan yang tepat bahwa Anda tidak boleh mengirim email ke orang di luar perusahaan Anda, Anda dapat menggunakan cara yang diperkenalkan dalam artikel ini. Ini akan mengajari Anda cara menggunakan VBA untuk mendapatkan peringatan jika email dikirim ke luar perusahaan Anda.

Terkadang, untuk melindungi keamanan data, perusahaan Anda mungkin meminta Anda bahwa saat menggunakan akun email bisnis, Anda hanya boleh mengirim email ke orang di dalam perusahaan Anda. Dengan kata lain, Anda tidak diperbolehkan mengirim email ke orang di luar perusahaan, yaitu alamat email di domain eksternal. Namun, mungkin terkadang Anda agak dilupakan. Dalam kasus ini, Anda mungkin berharap Outlook dapat secara otomatis memperingatkan Anda saat Anda mengirim email ke perusahaan luar. Di sini kami akan fokus pada masalah ini dan memandu Anda cara mencapainya melalui Outlook VBA.

Dapatkan Peringatan Saat Mengirim Email ke Orang di Luar Perusahaan Anda

1. Pertama-tama, start program Outlook Anda.
2. Kemudian tekan pintasan tombol "Alt + F11".
3. Selanjutnya Anda akan mendapatkan akses ke jendela editor Outlook VBA.
4. Selanjutnya, buka proyek "ThisOutlookSession".
5. Kemudian salin dan tempel kode VBA berikut ke jendela proyek ini.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Setelah itu, Anda harus menandatangani kode ini.
7. Kemudian ubah pengaturan makro Outlook Anda untuk memperbolehkan makro yang ditandatangani.
8. Terakhir, mulai sekarang, setiap kali Anda berniat mengirim email ke alamat email yang tidak ada di domain perusahaan Anda, Anda akan menerima peringatan seperti screenshot berikut:

Tetap Tutup Outlook Anda dengan Benar

Outlook cenderung macet jika Anda sering menutup Outlook Anda dengan tidak benar, seperti memaksanya untuk menutup karena pemadaman listrik yang tiba-tiba. Setiap kali Outlook Anda macet, file PST Anda juga akan rusak. Setelah file PST Anda disusupi, Anda akan menghabiskan lebih banyak upaya untuk mendapatkan kembali file Outlook rusak data daripada perlindungan harian. Dalam hal ini, scanpst.exe tidak akan banyak membantu. Anda tidak punya pilihan selain menggunakan alat yang lebih ampuh, seperti DataNumen Outlook Repair.

Pengantar Penulis:

Shirley Zhang adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk SQL Server memperbaiki dan produk perangkat lunak perbaikan pandangan. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.datanumen.com