Jika Anda menangani
beberapa proyek di kantor Anda, kemungkinan besar Anda akan menerima banyak email terkait proyek ini di kotak surat Anda. Selama periode waktu, semakin sulit bagi Anda untuk melacak percakapan yang Anda miliki terkait dengan proyek individu. Namun dengan Outlook, Anda dapat dengan mudah mengatur percakapan dan mengarsipkan email dengan rapi. Mari kita lihat beberapa tips praktis untuk mencapai hal yang sama.
Buat Folder Terpisah untuk Menyimpan Email untuk Setiap Proyek yang Anda kerjakan
Untuk memulainya, Anda harus membuat folder terpisah untuk setiap proyek yang sedang berlangsung yang sedang Anda tangani di Outlook. Setelah Anda menerima email yang terkait dengan proyek tertentu, Anda dapat memisahkannya dari Kotak Masuk dan memindahkannya ke folder yang relevan.
Gunakan Aturan untuk Memfilter Email ke Folder yang Relevan
Di Ms Outlook Anda dapat membuat aturan untuk mentransfer email yang membawa baris subjek tertentu. Idealnya Anda harus mendorong semua anggota tim untuk memasukkan nama proyek di baris subjek email dan ini akan memungkinkan pemisahan email secara otomatis dengan bantuan aturan.
Buat Kategori untuk Setiap Proyek dan Kaitkan dengan warna unik
Aplikasi Ms Outlook memungkinkan Anda membuat kategori yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi email dalam waktu cepat. Anda juga dapat mengaitkan warna tertentu ke kategori tertentu yang memungkinkan Anda menyortir email dengan cara yang efisien. Namun Anda harus terlebih dahulu membuat kategori unik untuk mengatur email Anda. Untuk melakukannya, Anda dapat mengklik Kategorikan di menu bilah alat dan kemudian tekan Semua kategori. Selanjutnya Anda dapat memilih salah satu kategori yang ada dan mengganti namanya dengan nama yang bermakna. Selain itu Anda dapat memilih untuk mengubah warna yang terkait dengan kategori tersebut. Outlook bahkan memungkinkan Anda untuk mengaitkan tombol pintas ke kategori individual. Penting untuk memiliki kategori yang dibuat untuk setiap proyek berkelanjutan Anda sehingga Anda dapat menandainya dengan mudah. Setelah daftar kategori Anda ada, Anda dapat mengklik kanan pada email apa saja dan mengklik kategori. Dari layar pop up Anda dapat memilih kategori yang relevan dan menerapkannya ke email. Kebetulan layar popup berisi tautan ke daftar kategori master, untuk berjaga-jaga jika Anda ingin mengubah salah satu elemennya.
Jangan kehilangan Email Anda karena Outlook Crash – Pulihkan kembali
Jika Anda pernah mengalami crash Outlook yang lengkap, data email Anda mungkin menjadi tidak dapat diakses. Dalam skenario seperti itu, satu-satunya pilihan sebelum Anda melibatkan pemulihan data email dengan bantuan a perbaikan pst alat seperti DataNumen Outlook RepairAplikasi serbaguna ini dilengkapi dengan algoritma paling canggih dan mudah dipahami yang dirancang untuk mengambil data PST dari file yang benar-benar rusak. Aplikasi ini juga mampu menangani berbagai jenis media dan bekerja dengan sangat baik bahkan pada drive mesin virtual.
Pengantar Penulis:
Alan Chen adalah Presiden & Ketua DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk pemulihan sql dan produk perangkat lunak perbaikan pandangan. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.datanumen.com