Setelah menyelesaikan tugas di Outlook, banyak pengguna mungkin ingin mengirim email notifikasi untuk memberi tahu seseorang, seperti atasan. Mengirim email secara manual akan memakan waktu. Artikel ini akan memperkenalkan metode cepat untuk mengirim email semacam ini secara otomatis.
Dari artikel "4 Langkah Cepat untuk Menugaskan Tugas ke Orang Lain di Outlook Anda”, Anda dapat mengetahui bahwa jika tugas diberikan kepada Anda dari atasan Anda dan mereka telah meminta laporan status terlebih dahulu, seperti tangkapan layar di bawah ini, mereka akan dapat menerima email laporan secara otomatis.
Namun, jika tugas dibuat sendiri, Outlook tidak akan pernah mengirimkan email pemberitahuan kepada siapa pun saat Anda menandainya sebagai selesai. Dalam hal ini, jika Anda ingin mengirim email notifikasi untuk melaporkan pekerjaan Anda, Anda harus melakukannya secara manual. Namun dengan kode VBA berikut, Anda dapat membiarkan Outlook menyelesaikannya secara otomatis.
Kirim Otomatis Email Pemberitahuan Saat Tugas Tertentu Selesai
- Pertama-tama, Anda harus membuka Outlook dan beralih ke tab "Pengembang".
- Kemudian cari dan klik tombol "Visual Basic". Jendela "Microsoft Visual Basic for Applications" baru akan muncul.
- Setelah itu, klik dua kali proyek "ThisOutlookSession" untuk membukanya lalu salin kode VBA berikut ke dalamnya.
Public WithEvents olItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub
Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
Dim obApp As Outlook.Application
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim Recip As String
'Replace "test" as per your needs
If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
'Replace with your desired contact
Recip = "John Smith"
If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
Set obApp = Outlook.Application
Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.To = Recip
.Subject = "Complete: " & Item.Subject
.Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
.ReadReceiptRequested = True
'To directly send it,use ".Send" instead
.Display
End With
End If
End If
End Sub
- Selanjutnya lanjutkan untuk menandatangani kode ini dan ubah pengaturan makro untuk hanya mengizinkan makro yang ditandatangani secara digital.
- Akhirnya Anda dapat keluar dari jendela saat ini dan mencoba.
- Saat Anda menandai tugas sebagai selesai, Anda akan menerima pesan, seperti gambar berikut:
- Ketika Anda mengklik tombol “Ya”, sebuah pesan baru akan terbuka, seperti gambar di bawah ini:
Catatan: Jika Anda mengganti baris “.display” dengan “.Send”, email ini akan dikirim langsung tanpa muncul.
Perhatikan Pesan dari Alamat Email Tidak Dikenal
Anda pasti pernah menerima banyak email dari alamat yang tidak dikenal. Dianjurkan untuk tetap berhati-hati terhadap email semacam ini. Itu karena mereka mungkin terlihat tidak berbahaya tetapi berisi tautan, lampiran, atau makro berbahaya. Setelah Anda mengklik atau membukanya, Outlook Anda mungkin terinfeksi. Pada saat itu, untuk mendapatkan kembali data Outlook Anda, Anda tidak punya pilihan selain menggunakan bintang utilitas perbaikan data Outlook yang rusak, Seperti DataNumen Outlook Repair.
Pengantar Penulis:
Shirley Zhang adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk memperbaiki masalah mdf SQL dan produk perangkat lunak perbaikan pandangan. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.datanumen.com