Cara Mengekspor Informasi Email Masuk secara Otomatis ke File Excel dengan Outlook VBA

Banyak pengguna berharap Outlook dapat secara otomatis mengekspor informasi utama dari email masuk ke file Excel. Artikel ini akan melihat persyaratan ini dan memperkenalkan metode cepat melalui Outlook VBA.

Terkadang, karena beberapa alasan, seperti statistik email, Anda mungkin sering perlu mengekspor email ke file Excel. Umumnya, untuk email yang diterima saat ini, Anda dapat menggunakan fitur "Impor dan Ekspor" untuk mengekspornya ke Excel sekaligus. Namun, mungkin Anda bahkan menginginkan Outlook dapat secara otomatis mengekspor email masuk ke Excel segera setelah mereka tiba di kotak surat Anda. Tanpa ragu, tidak ada fitur asli seperti itu di Outlook. Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan pendekatan lain, seperti add-in pihak ketiga atau Outlook VBA. Di sini kami akan mengajari Anda cara membuatnya otomatis dengan Outlook VBA. Baca terus untuk mendapatkan langkah-langkah dan kode yang sesuai.

Informasi Ekspor Otomatis dari Email Masuk ke File Excel

1. Pertama-tama, Anda harus membuat file Excel.

• Buka file Excel baru.
• Kemudian Anda harus mengetik "Tidak." di Sel A1, "Nama Pengirim" di Sel B1, "Alamat Email Pengirim" di Sel C1, dan "Subjek Email" di Sel D1, dan "Waktu Diterima" di Sel E1, seperti gambar berikut.
• Terakhir simpan di nama yang Anda inginkan dan folder yang Anda inginkan.

2. Setelah itu, Anda harus meluncurkan Outlook.
3. Kemudian tekan tombol "Alt + F11", yang akan membawa Anda ke editor VBA.
4. Selanjutnya di jendela popup, Anda harus mengklik dua kali "ThisOutlookSession" di sisi kiri.
5. Selanjutnya, di jendela proyek "ThisOutlookSession", Anda perlu menyalin dan menempelkan kode VBA berikut ke dalamnya.

Public WithEvents objMails As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set objMails = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub objMails_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim strExcelFile As String
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkBook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorkSheet As Excel.Worksheet
    Dim nNextEmptyRow As Integer
    Dim strColumnB As String
    Dim strColumnC As String
    Dim strColumnD As String
    Dim strColumnE As String

    If Item.Class = olMail Then
       Set objMail = Item
    End If
 
    'Specify the Excel file which you want to auto export the email list
    'You can change it as per your case
    strExcelFile = "E:\Email\Email Statistics.xlsx"
 
    'Get Access to the Excel file
    On Error Resume Next
    Set objExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
    If Error <> 0 Then
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    End If
    Set objExcelWorkBook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
    Set objExcelWorkSheet = objExcelWorkBook.Sheets("Sheet1")
 
    'Get the next empty row in the Excel worksheet
    nNextEmptyRow = objExcelWorkSheet.Range("B" & objExcelWorkSheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
    'Specify the corresponding values in the different columns
    strColumnB = objMail.SenderName
    strColumnC = objMail.SenderEmailAddress
    strColumnD = objMail.Subject
    strColumnE = objMail.ReceivedTime
 
    'Add the vaules into the columns
    objExcelWorkSheet.Range("A" & nNextEmptyRow) = nNextEmptyRow - 1
    objExcelWorkSheet.Range("B" & nNextEmptyRow) = strColumnB
    objExcelWorkSheet.Range("C" & nNextEmptyRow) = strColumnC
    objExcelWorkSheet.Range("D" & nNextEmptyRow) = strColumnD
    objExcelWorkSheet.Range("E" & nNextEmptyRow) = strColumnE
 
    'Fit the columns from A to E
    objExcelWorkSheet.Columns("A:E").AutoFit
 
    'Save the changes and close the Excel file
    objExcelWorkBook.Close SaveChanges:=True
End Sub

6. Nanti Anda harus menandatangani kode ini.
7. Selanjutnya, restart Outlook untuk mengaktifkan proyek VBA baru.
8. Akhirnya, mulai sekarang, semua email masuk akan secara otomatis diekspor ke file Excel yang telah ditetapkan segera setelah mereka masuk ke folder Kotak Masuk Anda. File excel akan terlihat seperti gambar berikut:

Mencegah Korupsi Data PST yang Menyakitkan

Outlook telah mendapatkan banyak pujian karena berbagai fiturnya. Namun, itu tidak berarti itu sangat mudah. Itu masih bisa disusupi kapan saja. Misalnya, jika Anda sering menutup Outlook Anda dengan tidak benar, kemungkinan besar data PST Anda akan berada dalam bahaya. Dalam hal ini, jika Anda mau memperbaiki PST data, Anda harus mengambil jalan lain ke alat yang berpengalaman, seperti DataNumen Outlook Repair.

Pengantar Penulis:

Shirley Zhang adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk memulihkan mdf dan produk perangkat lunak perbaikan pandangan. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.datanumen.com