Ինչպես արխիվացնել էլ. նամակները Outlook-ում. Ամբողջական ուղեցույց [2026]

1: ներածություն

1.1 Ի՞նչ է էլ.փոստերի արխիվացումը Outlook-ում:

Outlook-ում էլ.փոստերի արխիվացումը էլեկտրոնային նամակները ձեր հիմնական մուտքի արկղից նշանակված պահեստային վայր տեղափոխելու գործընթաց է՝ ձեր փոստարկղը կազմակերպված և կառավարելի պահելու համար: Ի տարբերություն էլ.փոստերը ջնջելու, արխիվացումը պահպանում է դրանք ապագա հղումների համար՝ միաժամանակ ազատելով ձեր ակտիվ աշխատանքային տարածքը ավելորդ իրերից: Այս ուղեցույցում մենք ձեզ կցույց տանք, թե ինչպես արխիվացնել էլ.փոստերը Outlook-ում՝ տարբեր մեթոդներով:

1.2 Ինչո՞ւ արխիվացնել էլ.փոստերը Outlook-ում:

Էլ․փոստերի արխիվացումը մի քանի կարևոր առավելություններ ունի.

• Կազմակերպության պահպանում. Պահպանում է ձեր մուտքի արկղի մաքրությունը և կենտրոնացնում այն ​​ընթացիկ էլ.փոստերի վրա՝ առանց հին հաղորդագրությունները մշտապես կորցնելու։
• Բարելավում է կատարումը. Նվազեցնում է մուտքային արկղի խառնաշփոթը՝ Outlook-ը դարձնելով ավելի արագ և ավելի արագ արձագանքող։
• Պահպանում է կարևոր տեղեկություններ՝ Պահպանում է այն էլեկտրոնային նամակների հասանելիությունը, որոնք ձեզ կարող են անհրաժեշտ լինել հղման, համապատասխանության կամ գրառումների պահպանման համար։
• Կառավարում է պահեստը՝ Կախված արխիվացման մեթոդից, կարող եք ազատել փոստարկղի տարածք և մնալ պահեստավորման սահմաններում։
• Հեշտացնում է որոնումը. Արխիվացված էլեկտրոնային նամակները մնում են որոնելի, ինչը թույլ է տալիս գտնել դրանք անհրաժեշտության դեպքում։

2. Outlook-ում արխիվացման տարբեր մեթոդների ըմբռնումը

Outlook-ը տրամադրում է էլփոստերի արխիվացման չորս տարբեր մեթոդներ, որոնցից յուրաքանչյուրը նախատեսված է տարբեր օգտագործման դեպքերի և պահեստավորման պահանջների համար։

2.1 Ձեռքով արխիվացում ներկառուցված թղթապանակում (Արխիվացման կոճակ)

«Արխիվ» կոճակը էլեկտրոնային նամակները տեղափոխում է ձեր փոստարկղի ներկառուցված «Արխիվ» պանակ: Այն էլեկտրոնային նամակները պահում է ձեր հիմնական փոստարկղում և իդեալական է ձեր մուտքի արկղը կազմակերպելու համար՝ առանց պահեստի օգտագործումը կրճատելու: Արխիվացված տարրերը մնում են հասանելի բոլոր սարքերից:

2.2 Ձեռքով արխիվացում արտաքին ֆայլի մեջ (հին տարրերի մաքրման գործիք)

«Մաքրել հին իրերը» գործիքը էլեկտրոնային նամակները տեղափոխում է ձեր համակարգչում տեղայնորեն պահվող առանձին արխիվային ֆայլ: Այս մեթոդը իրականում հեռացնում է էլեկտրոնային նամակները ձեր փոստարկղից՝ ազատելով սերվերի պահեստային տարածք: Սա նախընտրելի տարբերակ է, երբ անհրաժեշտ է կրճատել փոստարկղի չափը:

2.3 Ավտոմատ արխիվացում

AutoArchive-ը ավտոմատ կերպով տեղափոխում է հին նամակները տեղական PST ֆայլ՝ հիմնվելով կարգավորելի կարգավորումների և հնացման ժամանակահատվածների վրա: Այս գործառույթը աշխատում է ժամանակացույցով և կառավարում է փոստարկղի չափը առանց ձեռքով միջամտության, ինչը այն իդեալական է դարձնում այն ​​օգտատերերի համար, ովքեր ստանում են մեծ ծավալի նամակներ:

2.4 Exchange Server Online արխիվ (ձեռնարկության գործառույթ)

Exchange Server Online Archive-ը, որը նաև կոչվում է In-Place Archiving, Microsoft 365-ի ամպային, ձեռնարկության դասի լուծում է, որն աշխատում է որպես առանձին փոստարկղ սերվերի վրա: Ադմինիստրատորները միացնում և կառավարում են այս գործառույթը, որը ապահովում է լրացուցիչ պահեստ՝ միաժամանակ արխիվացված էլ.փոստերը հասանելի պահելով ցանկացած սարքից: Երբ Online Archive-ը միացված է, AutoArchive-ը ավտոմատ կերպով անջատվում է:

3. Ձեռքով արխիվացնել ներկառուցված թղթապանակում (Արխիվացման կոճակ)

3.1 Արխիվացնել նոր Outlook-ում

Նոր Outlook-ում «Արխիվացնել» կոճակով էլ. նամակները արխիվացնելու համար՝

1. Ընտրեք այն էլ.փոստը կամ էլ.փոստերը, որոնք ցանկանում եք արխիվացնել։
2. Սեղմել Արխիվ գործիքագոտում:
3. Կհայտնվի հաստատման հաղորդագրություն։ Կարող եք սեղմել արձակել անհրաժեշտության դեպքում.

Նշում: Նոր Outlook-ը չի աջակցում AutoArchive ֆունկցիան։

3.2 Արխիվը դասական Outlook-ում

3.2.1 Արխիվացման կոճակ

Դասական Outlook-ում «Արխիվացնել» կոճակի միջոցով էլ. նամակները արխիվացնելու համար՝

1. Ընտրեք արխիվացվող էլ.փոստերը։
2. Տակ է Գլխավոր հատվածում ջնջել խումբ, սեղմեք Արխիվ.
3. Outlook-ը էլեկտրոնային նամակները կտեղափոխի «Արխիվ» պանակ։

Եթե ​​սխալմամբ արխիվացնում եք էլ. նամակը, անցեք «Արխիվ» պանակ և տեղափոխեք էլ. նամակը իր սկզբնական պանակ։

3.2.2 Ստեղնաշարի կարճ ստեղների օգտագործումը (Backspace ստեղն)

Դուք կարող եք արագ արխիվացնել ընտրված էլ. նամակները ստեղնաշարի միջոցով՝

1. Ընտրեք արխիվացվող էլ.փոստերը։
2. Սեղմեք Backspace բանալի.
3. Ընտրված էլ.փոստերը անմիջապես կարխիվացվեն։

Կարեւոր է. Եթե ​​էլ. նամակը բացում եք նոր պատուհանում, ապա պետք է փակեք պատուհանը, ապա օգտագործեք վերը նշված քայլերը՝ այն արխիվացնելու համար։

3.2.3 Ինչպես անջատել Backspace բանալիների արխիվացումը

Որոշ օգտատերեր նախընտրում են անջատել Backspace ստեղների արխիվացման գործառույթը հետևյալ պատճառներով.

• Պատահական արխիվացում. Այս գործառույթին անծանոթ օգտատերերը կարող են սխալմամբ կամ այլ նպատակներով սեղմել Backspace կոճակը, ինչի հետևանքով էլ. նամակները անսպասելիորեն անհետանում են նրանց մուտքի արկղից։
• Ջնջման բանալու հետ կապված շփոթմունք. Backspace ստեղնը մոտ է Delete ստեղնին, բայց ունի անհամապատասխան վարքագիծ, որը կարող է շփոթեցնող լինել։
• Կազմակերպչական քաղաքականություն. Որոշ կազմակերպություններ նախընտրում են վերահսկել արխիվացման մեթոդները և կանխել աշխատակիցների կողմից ստեղնաշարի կարճ ստեղների օգտագործումը։
• Արխիվային գործառույթի չօգտագործում. Օգտատերերը, ովքեր չեն օգտագործում «Արխիվ» պանակը, կարող են այս կարճ ստեղնը անօգուտ համարել։

Backspace ստեղնով տարրերի արխիվացումը կանխելու համար դուք պետք է անեք հետևյալը.

1. Ամբողջությամբ փակեք Outlook-ը։
2. մամուլ Windows + R- ը բացել Run երկխոսությունը:
3. Տիպ regedit և սեղմեք Enter՝ ռեգիստրի խմբագրիչը բացելու համար։
4. Նավարկեք դեպի: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Սեղմեք աջ մկնիկի կոճակը աջ վահանակում և ընտրեք նոր -> DWORD (32-bit) արժեքը.
6. Անվանեք արժեքը DisableOneClickArchive.
7. Կրկնակի սեղմեք նոր արժեքի վրա և սահմանեք այն 1.
8. Սեղմել OK և փակեք գրանցամատյանի խմբագրիչը։
9. Restarտ Outlook.

Նշում: Այս գրանցամատյանի լուծումը վերաբերում է Outlook-ի Microsoft 365-ին և չի աշխատում հավերժական տարբերակների հետ։

3.2.4 Արխիվացնելու համար սեղմեք աջ կոճակը

Արխիվացնելու համար համատեքստային մենյուի միջոցով՝

1. Սեղմեք աջ կոճակով այն էլ.փոստի վրա, որը ցանկանում եք արխիվացնել։
2. ընտրել Արխիվ թռուցիկ ընտրացանկից:
3. Էլ․փոստերը կտեղափոխվեն «Արխիվ» պանակ։

3.2.5 Քաշել և գցել արխիվային թղթապանակ

Արխիվացման ձեռքով կառավարման համար՝

1. Տեղադրել այն Արխիվ թղթապանակը Նավիգացիոն վահանակում։
2. Սեղմեք և պահեք այն էլ.փոստը, որը ցանկանում եք արխիվացնել։
3. Քաշեք այն Արխիվ թղթապանակ և գցեք։

3.3 Արխիվային տարրեր ըստ որոշակի չափանիշների

Ըստ լռելյայնի, Outlook-ի արխիվացման գործառույթը կարող է մաքրել միայն հին տարրերը ըստ ամսաթվի: Եթե ցանկանում եք արխիվացնել որոշակի չափանիշներին համապատասխանող բոլոր տարրերը, խնդրում ենք՝

1. Է Ընդլայնված որոնում երկխոսություն, սեղմեք Թերթել ... ընտրելու այն թղթապանակը, որտեղ ցանկանում եք գտնել իրերը։
2. Սահմանեք որոնման չափանիշները։
3. Սեղմել Գտնել հիմա չափանիշներին համապատասխանող բոլոր կետերը գտնելու համար։
4. Ընտրեք բոլոր գտնված իրերը։
5. Ընտրված իրերի վրա սեղմեք աջ կոճակը և սեղմեք Շարժվելև ընտրեք ձեր Արխիվ պանակը որպես tarստացեք:
6. Բոլոր գտնված իրերը կտեղափոխվեն արխիվային պանակ։

Օրինակ 1. Արխիվացրեք 10 ԿԲ-ից մեծ բոլոր էլ. նամակները։

1. Է Ընդլայնված որոնում երկխոսության պատուհան, սեղմեք Թերթել ... ընտրելու այն թղթապանակը, որտեղ ցանկանում եք գտնել իրերը։
2. Սեղմեք է Լրացուցիչ ընտրություններ ականջակալ
3. հավաքածու Չափը (կիլոբայթ) դեպի ավելի քան 10
4. Սեղմել Գտնել հիմա
   

Նմուշ 2. Արխիվացրեք բոլոր ժամկետանց էլ. նամակները։

1. Է Ընդլայնված որոնում երկխոսության պատուհան, սեղմեք Թերթել ... ընտրելու այն թղթապանակը, որտեղ ցանկանում եք գտնել իրերը։
2. Սեղմեք է Առաջադեմ ականջակալ
3. In Սահմանեք ավելի շատ չափանիշներ բաժին ընտրեք Սպառվում է - ից Փոստի բոլոր դաշտերը.
4. Սահմանեք պայմանը, օրինակ՝ Վաղը.
5. Սեղմել Ավելացնել ցուցակում
6. Սեղմել Գտնել հիմա

Նմուշ 3. Արխիվացրեք բոլոր դրոշակավորված լրացված էլ. նամակները։

Օրինակ 4. Արխիվացրեք բոլոր էլ. նամակները որոշակի գունային կատեգորիայով։

Նմուշ 5. Արխիվացրեք բոլոր էլեկտրոնային նամակները առանց հետագա պատասխանի։

դրոշ՝

 

4. Ձեռքով արխիվացնել արտաքին ֆայլում (Մաքրել հին իրերը գործիք)

4.1 «Մաքրել հին իրերը» գործիքի օգտագործումը

Outlook-ում Outlook-ի էլ.փոստերը PST ֆայլի մեջ ձեռքով արխիվացնելու համար՝

1. Սեղմեք է Ֆայլ էջանիշը.
2. Սեղմել Info, ապա սեղմեք Գործիքներ.
3. ընտրել Մաքրել հին իրերը.
   
4.   Արխիվ երկխոսության պատուհանը կցուցադրվի։
5. Ընտրել Արխիվացրեք այս պանակը և բոլոր ենթապանակները տարբերակ.
6. Ընտրեք այն թղթապանակը, որը ցանկանում եք արխիվացնել (օրինակ՝ Մուտքային արկղ): Բոլոր տարրերը արխիվացնելու համար ընտրեք ձեր փոստարկղի արմատային թղթապանակը:
7. Under Արխիվացրեք ավելի քան հին իրերը, մուտքագրեք ամսաթիվ։ Այս ամսաթվից հին տարրերը կարխիվացվեն։
8. Under Արխիվի ֆայլը, ընդունեք լռելյայն տեղադրությունը կամ սեղմեք Թերթել այլ տեղ և ֆայլի անուն ընտրելու համար։
9. Ըստ ցանկության, ստուգեք Ներառել «Չարխիվացնել ավտոմատ արխիվացումը» նշված տարրերը եթե ցանկանում եք արխիվացնել ավտոմատ արխիվացումից նախկինում բացառված տարրերը։
10. Սեղմել OK դեպի սtarարխիվացում:
    

Ավարտելուց հետո ձախ վահանակում կհայտնվի «Արխիվներ» փոստարկղը, որը թույլ կտա ձեզ մուտք գործել ձեր արխիվացված էլ.փոստերին։

4.2 Տարբեր պահպանման ժամկետներով բազմաթիվ թղթապանակների արխիվացում։

Տարբեր թղթապանակներում տարբեր պահպանման ժամկետներով տարրերը նույն PST ֆայլում պահելու համար՝

1. Բացեք «Արխիվ» երկխոսության պատուհանը (Ֆայլ -> Info -> Գործիքներ -> Մաքրել հին իրերը).
2. Ընտրեք առաջին թղթապանակը (օրինակ՝ «Ներդրվող փոստարկղ») և ամսաթիվը սահմանեք «6 ամիս առաջ»։ Դեռ մի սեղմեք «Լավ»։
3. Ընտրեք մեկ այլ թղթապանակ (օրինակ՝ Ուղարկված նյութեր) և սահմանեք այլ ամսաթիվ (օրինակ՝ 1 տարի առաջ): Դեռ մի սեղմեք «Լավ»։
4. Շարունակեք ընտրել թղթապանակներ և անհրաժեշտության դեպքում սահմանել տարբեր ամսաթվեր։
5. Համոզվեք, որ բոլոր թղթապանակները օգտագործում են նույն արխիվային ֆայլի ուղին։
6. Սեղմել OK բոլոր թղթապանակները կարգավորելուց հետո։

5. Outlook-ում էլ.փոստերի ավտոմատ արխիվացում

5.1 AutoArchive-ի միացում

Դասական Outlook-ում AutoArchive-ը միացնելու և կարգավորելու համար՝

1. Սեղմել Ֆայլ -> Ընտրանքներ.
2. Ընտրել Առաջադեմ էջանիշը.
3. Տակ է Ավտոարխիվ բաժին, սեղմեք AutoArchive- ի կարգավորումներ կոճակը:
   
4. Ստուգել Գործարկեք AutoArchive-ը յուրաքանչյուր N օրը մեկ տուփ:
5. Նշեք, թե որքան հաճախ եք ուզում, որ AutoArchive-ը աշխատի (օրինակ՝ յուրաքանչյուր 14 օրը մեկ):
6. Կարգավորեք լրացուցիչ կարգավորումներ, ինչպիսիք են արխիվի տեղադրությունը և պահպանման ժամկետը: Մենք մանրամասն կբացատրենք այս կարգավորումները հաջորդ բաժնում:
7. Սեղմել OK պահպանել ձեր պարամետրերը:
   

AutoArchive-ը այժմ կաշխատի ավտոմատ կերպով՝ ձեր կարգավորված ժամանակացույցի համաձայն։

5.2 Ավտոմատ արխիվացման կարգավորումների բացատրություն

AutoArchive-ի յուրաքանչյուր կարգավորումը հասկանալը կօգնի ձեզ արդյունավետորեն վերահսկել արխիվացման գործընթացը։

• Գործարկեք AutoArchive-ը յուրաքանչյուր N օրը մեկ։ Կառավարում է ավտոմատ արխիվացման ժամանակացույցը: Այն հաճախակի աշխատեցնելը (օրինակ՝ շաբաթական) մշակում է էլ.փոստերի փոքր խմբաքանակներ, ինչը ավելի լավ է աշխատում, քան միաժամանակ հազարավոր տարրերի արխիվացումը: Ավտոմատ արխիվացումն ամբողջությամբ դադարեցնելու համար հանեք այս տարբերակի նշումը:
• Հուշում AutoArchive-ի գործարկումից առաջ՝ Եթե ​​​​ցանկանում եք նախապես տեղեկացնել արխիվացումից առաջtarts, միացրեք այս տարբերակը: Դուք կտեսնեք ծանուցում, որը թույլ կտա անհրաժեշտության դեպքում չեղարկել գործողությունը:
• Ջնջել ժամկետանց տարրերը (միայն էլ. փոստի թղթապանակներ): Սա հեռացնում է ժամկետանց հաղորդագրությունները։ Նկատի ունեցեք, որ ժամկետանց նյութերը տարբերվում են հին նյութերից. ժամկետը սահմանվում է ձեռքով, երբ գրում եք էլ. նամակներ հետևյալ բաժնում։ Ընտրանքներ ներդիր։ Զգույշ եղեք այս կարգավորման հետ, քանի որ այն ջնջում է տարրերը, այլ ոչ թե արխիվացնում դրանք։
• Արխիվացնել կամ ջնջել հին տարրերը՝ Այս գլխավոր անջատիչը ակտիվացնում է ձեր հատուկ AutoArchive կարգավորումը: Թողեք այն չնշված՝ Outlook-ի ներկառուցված լռելյայն կարգավորումներն օգտագործելու համար:
• Ցուցադրել արխիվային պանակը պանակների ցանկում։ Երբ այս գործառույթը միացված է, ձեր արխիվային թղթապանակները ավտոմատ կերպով կհայտնվեն Նավիգացիոն վահանակում: Առանց դրա, դուք ստիպված կլինեք ձեռքով բացել արխիվային PST ֆայլը ամեն անգամ, երբ ցանկանաք մուտք գործել արխիվացված տարրերի:
• Մաքրեք հետևյալից հին իրերը՝ Սահմանում է արխիվացման վերջնաժամկետը։ Այս շեմից հին տարրերը տեղափոխվում են արխիվային ֆայլ։ Միջակայքը ճկուն է՝ 1 օրից մինչև 60 ամիս, նշված օրերով, շաբաթներով կամ ամիսներով։
• Տեղափոխել հին իրերը դեպի՝ Outlook-ին ասում է, թե որտեղ պահել արխիվացված տարրերը: Ըստ լռելյայնի, այն ստեղծում է archive.pst ֆայլը ձեր Documents\Outlook Files պանակում: Սեղմեք Թերթել այլ տեղանք կամ ֆայլի անուն ընտրելու համար: Այս տարբերակի ընտրությունը կանջատի ստորև նշված մշտական ​​ջնջման կարգավորումը:
• Մշտապես ջնջել տարրերը՝ Արխիվացված պատճենները պահելու փոխարեն, այս կարգավորումը ամբողջությամբ ջնջում է հին տարրերը, երբ դրանք հասնում են տարիքային շեմին: Օգտագործեք սա զգուշորեն. ջնջված տարրերը չեն կարող վերականգնվել: Այս կարգավորումը միացնելով՝ անջատվում է վերևում գտնվող արխիվացման տարբերակը:
• Կիրառեք այս կարգավորումները բոլոր թղթապանակների վրա հիմա՝ Այս կոճակը անմիջապես կիրառում է ձեր ընթացիկ կարգավորումը Outlook-ի բոլոր թղթապանակների վրա: Բաց թողեք սա, եթե ցանկանում եք տարբեր կանոններ սահմանել առանձին թղթապանակների համար. դուք կարող եք դրանք կարգավորել յուրաքանչյուր թղթապանակի հատկությունների միջոցով:

5.3 Outlook-ի թղթապանակների համար նախատեսված լռելյայն ծերացման ժամանակահատվածներ

Outlook-ը տարբեր թղթապանակների տեսակների համար կիրառում է տարբեր լռելյայն ծերացման ժամանակահատվածներ՝

• Մուտքային արկղ և սևագրեր. 6 ամիս
• Ուղարկված և ջնջված նյութեր՝ 2 ամիս
• Ելքային արկղ՝ 3 ամիս
• Օրացույց, առաջադրանքներ, նշումներ և օրագիր. 6 ամիս
• Կոնտակտներ: Ըստ լռելյայնի ավտոմատ արխիվացված չէ

Ձեր ստեղծած թղթապանակները ժառանգում են նմանատիպ լռելյայն թղթապանակների հնացման ժամանակահատվածը: Օրինակ՝ հատուկ փոստի թղթապանակները, ինչպես «Մուտքային արկղը», ստանում են 6-ամսյա հնացման ժամանակահատված:

5.4 Ինչպես է որոշվում իրի տարիքը

Outlook-ի տարբեր տեսակի տարրերը օգտագործում են տարբեր ամսաթվի չափանիշներ՝ որոշելու համար, թե արդյոք դրանք բավականաչափ հին են արխիվացման համար.

• Էլ․ փոստի հաղորդագրություններ։ Համակարգը ստուգում է և՛ հաղորդագրությունը ստանալու, և՛ վերջին անգամ այն ​​փոփոխելու ամսաթիվը, ապա օգտագործում է ավելի ուշ նշված ամսաթիվը։ Նույնիսկ պարզ գործողությունները, ինչպիսիք են՝ ընթերցված/չընթերցված նշելը կամ էլ. նամակը տեղափոխելը, թարմացնում են փոփոխման ժամանակային նշիչը։
• Օրացույցի տարրեր՝ Հանդիպումների և հանդիպումների համար համապատասխան ամսաթիվը այն է, երբ դուք մost Վերջերս խմբագրվել և պահպանվել է գրառումը: Կրկնության օրինաչափություններ ունեցող տարրերը բացառված են ավտոմատ արխիվացումից: Կարևոր է, որ արխիվացման համար իրավասու են միայն անցյալ իրադարձությունները. ապագա հանդիպումները մնում են տեղում՝ անկախ դրանց վերջին փոփոխման ամսաթվից:
• Խնդիրներ. Այստեղ կարևոր են երկու ամսաթվեր՝ ավարտի ամսաթիվը և վերջին փոփոխման ամսաթիվը։ Ավելի նորը որոշում է իրավասությունը։ Անավարտ մնացած առաջադրանքները երբեք ավտոմատ կերպով չեն արխիվացվում։ Պատվիրակված առաջադրանքների համար արխիվացումը տեղի է ունենում միայն այն բանից հետո, երբ ինչ-որ մեկը դրանք նշում է որպես ավարտված։
• Նշումներ: Ամսաթիվը, որը դուք մost Վերջերս խմբագրված և պահպանված նշումը որոշում է, թե երբ է նշումը դառնում արխիվացման համար պիտանի։
• Օրագրի գրառումներ՝ Կամ սկզբնական ստեղծման ամսաթիվը, կամ մost կիրառվում է վերջին փոփոխության ամսաթիվը, գերակայությունը տրվում է ավելի նոր ամսաթվին։
• Կոնտակտներ: Ավտոմատ արխիվացման գործառույթը կոնտակտները ամբողջությամբ բաց է թողնում: Եթե անհրաժեշտ է արխիվացնել ձեր Կոնտակտների պանակը, ձեռքով օգտագործեք «Մաքրել հին իրերը» գործիքը:

5.5 AutoArchive-ի անհատականացում որոշակի թղթապանակների համար

Հատուկ թղթապանակի համար AutoArchive-ի հատուկ կարգավորումները կարգավորելու համար՝

1. Նավիգացիոն վահանակի թղթապանակների ցանկում աջ սեղմեք այն թղթապանակի վրա, որը ցանկանում եք հարմարեցնել:
2. Սեղմել Հատկություններ.
3. Սեղմեք է Ավտոարխիվ էջանիշը.
4. ընտրել Արխիվացրեք այս պանակը ՝ օգտագործելով այս կարգավորումները.
5. Կարգավորեք այս թղթապանակին հատուկ ծերացման ժամանակահատվածը և այլ ընտրանքներ։
6. Սեղմել OK պահպանել պարամետրերը:

Նշում: Օգտագործում Մշտապես ջնջեք հին իրերը հնացած էլ.փոստերը ավտոմատ կերպով հեռացնելու տարբերակ Ջնջված իրերը և Անպիտան էլ թղթապանակներ որոշակի պահպանման ժամկետից հետո։

5.6 Բացառել/ներառել տարրերը AutoArchive-ից

Երբեմն դուք չեք ցանկանում արխիվացնել որոշ տարրեր, որոնք հաճախ կօգտագործվեն: Ստորև ներկայացված են լուծումներ 3 տարբեր սցենարների համար: Իհարկե, դուք կարող եք նաև չեղարկել գործողությունը և ներառել տարրերը AutoArchive-ից:

5.6.1 Բացառել մեկ տարր

1. Ընտրեք կոնկրետ տարրը։
2. մամուլ Alt + Enter ստեղները:
3. A Հատկություններ կցուցադրվի երկխոսության պատուհանը։
4. Ստուգել Այս տարրը ավտոմատ կերպով չարխիվացնել տարբերակ.

5.6.2 Բացառել բազմաթիվ տարրեր

1. 1. Կարդացեք Դիտել ականջակալ
   2. Սեղմել Դիտեք Պարամետրերը
   3. Է Դիտման առաջադեմ կարգավորումներ երկխոսության վանդակում, սեղմեք Սյունակ:
   4.   Showուցադրել սյունակները կհայտնվի երկխոսության պատուհանը։ Հետևեք ստորև նշված քայլերին՝ ավելացնելու համար Մի AutoArchive սյունակ:
      • ընտրել Փոստի բոլոր դաշտերը.
      • ընտրել Մի AutoArchive հասանելի սյուներում։
      • Սեղմել Ավելացնել
      • Եթե ​​ցանկանում եք փոխել դրա հերթականությունը, ընտրեք այն և օգտագործեք Տեղափոխել or Իջնել.
      • Սեղմել OK
   5. Սեղմելուց հետո OK, դուք կվերադառնաք դեպի Դիտման առաջադեմ կարգավորումներ երկխոսության պատուհան, որտեղ դուք պետք է սեղմեք Այլ կարգավորումներ.
   6. Է Այլ կարգավորումներ երկխոսության տուփ, ստուգեք Թույլատրել ներբջջային խմբագրումը տարբերակ.
   7. Սեղմեք մի շարք OK փոփոխությունները պահպանելու և Outlook-ի գլխավոր պատուհան վերադառնալու համար։ Այժմ, որոշակի տարրեր ավտոմատ արխիվացումից բացառելու համար պարզապես նշեք Մի AutoArchive սյունակ նրանց համար՝

5.6.3 Բացառել թղթապանակը

1. Նավիգացիոն վահանակում գտնվող թղթապանակի վրա սեղմեք աջ կոճակը։
2. ընտրել Հատկություններ.
3. Սեղմեք է Ավտոարխիվ էջանիշը.
4. ընտրել Արխիվացրեք այս թղթապանակի իրերը.
5. Սեղմել OK.

6. Outlook-ում էլ.փոստերի ավտոմատ արխիվացում կանոններով

Outlook-ի կանոնները թույլ են տալիս ավտոմատ կերպով արխիվացնել որոշակի ուղարկողներից կամ որոշակի չափանիշներին համապատասխանող էլ. նամակները: Արխիվացման կանոն ստեղծելու համար՝

1. Սեղմեք աջ կոճակով այն էլ.փոստի վրա, որը ցանկանում եք արխիվացնել։
2. Սեղմել Կանոններ -> Ստեղծել կանոն բացվող ընտրացանկում:
3.   Ստեղծել կանոն երկխոսության պատուհանը կցուցադրվի։
4. Է Երբ ես ստանում եմ էլեկտրոնային նամակ բոլոր ընտրված պայմաններով բաժին, նշեք կանոնի պայմանը, օրինակ՝ From, Առարկան պարունակում էԿամ Ուղարկվել էԱվելի բարդ պայմանների համար սեղմեք Ընդլայնված Options ներքեւի աջ անկյունում:
5. Է Կատարեք հետևյալը բաժին ընտրեք Տեղափոխել տարրը թղթապանակ՝ և նշեք Արխիվ թղթապանակը՝ սեղմելով Ընտրեք թղթապանակ… կոճակը:
6. Սեղմել OK կանոնը փրկելու համար:

Outlook-ը այժմ ավտոմատ կերպով կտեղափոխի բոլոր պայմանները բավարարող էլ.փոստերը «Արխիվ» պանակ։

7. Արխիվացում՝ ստացված ամսաթվի հիման վրա

Ըստ լռելյայնի, Outlook AutoArchive-ը օգտագործում է փոփոխված կամ ստացման ամսաթիվը՝ կախված նրանից, թե որն է ավելի ուշ։ Եթե ցանկանում եք, որ Outlook-ը արխիվացնի էլ. նամակները միայն ստացված ամսաթվի հիման վրա (անտեսելով փոփոխությունները), ապա անհրաժեշտ է փոփոխել Windows գրանցամատյանը։

1. Ամբողջությամբ փակեք Outlook-ը։
2. Բացեք ռեգիստրի խմբագրիչը։
3. Նավարկեք դեպի: HKEY_CURRENT_USER\Ծրագրային ապահովում\Microsoft\Office\ \Նախապատվություններ.
4. Աջ - կտտացրեք նախապատվություններ եւ ընտրել նոր -> DWORD (32-bit) արժեքը.
5. Անվանեք նոր արժեքը ԱրխիվացնելՎերջինԽմբագրմանԺամանակըԱնտեսել։
6. Սեղմեք նոր ստեղծված արժեքի վրա աջ կոճակով և սեղմեք Փոփոխել.
7. Սահմանեք արժեքը 1 եւ սեղմեք OK.
8. Փակեք ռեգիստրի խմբագրիչը և վերագործարկեքtarտ Outlook.

Այս փոփոխություններից հետո Outlook-ը կարխիվացնի էլեկտրոնային նամակները՝ հիմնվելով դրանց ստացման ամսաթվի վրա, այլ ոչ թե փոփոխված ամսաթվի։

8. Ընդլայնված. Ավտոմատ արխիվացում VBA-ի միջոցով

Եթե ​​ձեզ անհրաժեշտ են ավելի առաջադեմ կառավարման տարրեր, ավտոմատ արխիվացում, կարող եք օգտագործել Outlook VBA մակրոները: Ստորև բերված են մի քանի օրինակելի սցենարներ՝

• Ավարտված առաջադրանքների ավտոմատ արխիվացում Outlook-ում
• Արխիվացրեք որոշակի չափից մեծ էլ. նամակները
• Ավտոմատ արխիվացնել որոշակի չափից մեծ հին էլ. նամակները
• Ավտոմատ դասակարգել և արխիվացնել էլ.փոստերը ըստ ամսվա
• Ավտոմատ դասակարգել և արխիվացնել մուտքային էլ.փոստերը ըստ ուղարկողի անվան
• Մերժված հանդիպումների ավտոմատ արխիվացում որոշակի օրացույցում
• Ավտոմատ արխիվացնել ամենահին էլ.փոստը, երբ նոր էլ.փոստ է գալիս
• Մուտքային էլ.փոստերի ավտոմատ արխիվացում առանց հետագա գործողությունների դրոշների
• Ավտոմատ արխիվացնել հին իրերը, երբ մուտքի արկղում չափազանց շատ իրեր կան
• Արխիվացնել բոլոր ուշացած հանդիպումներն ու առաջադրանքները
• Արխիվացնել բոլոր ժամկետանց էլ.փոստերը
• Ավտոմատ արխիվացրեք դրոշակավորված էլփոստը այն ավարտված նշելուց հետո
• Ավտոմատ արխիվացնել ժամկետանց տարրերը, երբ Outlook ֆայլը մեծ է որոշակի չափից
• Արխիվացնել բոլոր կարդացված RSS նյութերը
• Արխիվացնել կարդացված էլ. նամակները տարբեր թղթապանակներում՝ ըստ ուղարկողների
• Խմբային անջատում «AutoArchive» տարբերակը Outlook-ի բոլոր թղթապանակների համար
• Փաթեթային կիրառում նույն «AutoArchive» կարգավորումը Outlook-ի բոլոր թղթապանակների համար
• Մի քանի Outlook էլ.փոստերի համար խմբային ակտիվացում «Մի՛ ավտոմատ արխիվացրեք այս տարրը» տարբերակի համար
• «AutoArchive» տարբերակի խմբային անջատում բոլոր կրկնվող օրացույցի տարրերի համար

9. Exchange Server Online արխիվ

Exchange Server Online Archive-ը (նաև կոչվում է տեղում արխիվացում) Microsoft 365-ի համար նախատեսված ձեռնարկության մակարդակի արխիվացման գործառույթ է, որը օգտատերերին տրամադրում է լրացուցիչ փոստարկղերի պահեստային տարածք՝ հին էլեկտրոնային նամակները արխիվացնելով փոստարկղերում: Ի տարբերություն հաճախորդի կողմից արխիվացման մեթոդների, այս գործառույթն ամբողջությամբ կառավարվում է ադմինիստրատորների կողմից և գործում է սերվերի վրա:

9.1 Ադմինիստրատորի կարգավորման պահանջներ

Միայն ադմինիստրատորները կարող են միացնել կամ անջատել Exchange Server Online Archive-ը: Արխիվային փոստարկղերը կարգավորելու համար ադմինիստրատորները պետք է.

• Exchange Online-ում նշանակեք փոստ ստացողի դերը
• Մուտք գործեք Exchange-ի կառավարման կենտրոն (EAC)
• Ունենալ համապատասխան Microsoft 365 լիցենզիա օգտատերերի համար

9.2 Ինչպես են ադմինիստրատորները միացնում արխիվային փոստարկղերը

Ադմինիստրատորները կարող են միացնել արխիվային փոստարկղերը Exchange-ի կառավարման կենտրոնի միջոցով՝

1. Մուտք գործեք Exchange-ի կառավարման կենտրոն (EAC) և անցեք Ստացողներ -> Փոստարկղեր.
2. Ընտրեք օգտատիրոջը՝ նրա փոստարկղը արխիվացնելու համար միացնելու համար։
3. Թռիչքային պատուհանում ընտրեք Մյուսներըեւ ներքեւում Փոստարկղի արխիվընտրեք Կառավարեք փոստարկղի արխիվը.
4. Միացնել Փոստարկղի արխիվ, ապա սեղմեք Փրկել.

Արխիվի փոստարկղի կարգավիճակը կցուցադրվի որպես ակտիվ ընտրված օգտատիրոջ համար։

9.3 Արխիվային փոստարկղերի ավտոմատ միացում

Ադմինիստրատորները կարող են օգտագործել PowerShell-ը՝ արխիվային փոստարկղերը ավտոմատ կերպով միացնելու համար, երբ հիմնական փոստարկղը հասնում է իր քվոտայի 90%-ին։

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Արխիվային փոստարկղերի փուլային դուրսբերում

Եթե ​​​​ցանկանում եք աստիճանաբար դադարեցնել արխիվային փոստարկղերի օգտագործումը տարբեր պատճառներով, ինչպիսիք են սահմանափակ տարածքները, կարող եք անել հետևյալը.

1. Արտահանել արխիվային փոստարկղերը։
2. Անջատեք արխիվացումը։

9.5 Ազդեցությունը արխիվի այլ գործառույթների վրա

Երբ Exchange Server Online Archive-ը միացված է օգտատիրոջ համար՝

• Ավտոմատ արխիվացման և հին տարրերի մաքրման գործիքները դառնում են անհասանելի դասական Outlook-ում
• Outlook-ում «Արխիվ» կոճակը շարունակում է աշխատել սովորականի պես
• Exchange Online փոստարկղերին նշանակված պահպանման քաղաքականությունները կարգավորում են արխիվացման վարքագիծը

Նշում: Այս գործառույթը հասանելի չէ Microsoft 365 Government ամպային համակարգերում, 21Vianet-ի կողմից գործարկվող Microsoft 365-ում կամ Microsoft 365 Germany-ում։

10. Outlook-ում արխիվացված էլ.փոստերի որոնում և կառավարում

10.1 Արխիվի թղթապանակի և ֆայլի տեղորոշումը

Ձեր արխիվացված նամակները գտնելու համար՝

• Արխիվային թղթապանակ՝ Ներկառուցված Արխիվ պանակը հայտնվում է ձեր Նավիգացիոն վահանակի պանակների ցանկում։ Ընտրեք Դիտել -> Թղթապանակ -> սովորական ցուցադրել թղթապանակների ցանկը, եթե այն թաքնված է։
• Արխիվների փոստարկղ (PST ֆայլ): AutoArchive-ը կամ Clean Up Old Items գործիքն օգտագործելիս, Archives փոստարկղը ձեր թղթապանակների ցանկում հայտնվում է որպես առանձին տարր, եթե ընտրել եք Ցուցադրել արխիվային պանակը պանակների ցանկում AutoArchive-ի կարգավորումներում։

Եթե ​​«Արխիվներ» փոստարկղը չի երևում, կարող եք այն ձեռքով բացել՝

1. Գնալ Ֆայլ -> Ընտրանքներ -> Ընդլայնված 
2. Տակ է Ավտոարխիվ բաժին, սեղմեք AutoArchive- ի կարգավորումներ կոճակը:
3. Գտեք արխիվային PST ֆայլի ամբողջական ուղին հետևյալ հասցեով. Տեղափոխեք հին իրերը։
4. Սեղմել Ֆայլ -> Բացել և արտահանել -> Բացեք Outlook- ի տվյալների ֆայլը և ընտրեք ձեր արխիվային PST ֆայլը դրա ամբողջական ուղու միջոցով։
   

10.2 Արխիվային ֆայլի տեղափոխումը

1. Փակեք արխիվային PST ֆայլը Outlook-ում։
2. Տեղափոխեք ֆայլը նոր տեղ։
3. Վերաբացեք այն Outlook-ում։
4. Փոխեք ուղին դեպի Ֆայլ -> Պարամետրեր -> Լրացուցիչ -> Ավտոմատ արխիվացում -> Ավտոմատ արխիվացման կարգավորումներ -> Տեղափոխել հին տարրերը

10.3 Արխիվացված էլ.փոստերի որոնում

Արխիվային պանակում արխիվացված էլ. նամակներ որոնելու համար՝

1. Ըստ լռելյայնի, երբ Outlook-ի վերևի մասում գտնվող «Որոնում» դաշտում մուտքագրում եք որոնման տերմին, այն որոնում է կատարում ձեր փոստարկղի բոլոր պանակներում, ներառյալ արխիվացված տարրերը:
2. Ձեր որոնումը միայն «Արխիվ» թղթապանակով սահմանափակելու համար նախ ընտրեք Արխիվ թղթապանակը Նավիգացիոն վահանակում։
3. Այնուհետև մուտքագրեք որոնման բառը որոնման դաշտում։
4. Որոնման արդյունքները կցուցադրեն միայն «Արխիվ» պանակի տարրերը։

Արխիվային ֆայլում արխիվացված էլ. նամակներ որոնելու համար՝

1. Սեղմեք ձախ վահանակում գտնվող արխիվային ֆայլի վրա։
2. Սեղմեք որոնման դաշտի վրա կենտրոնում։
3. Կհայտնվի Որոնման ներդիրը։
4. Սեղմեք է Որոնել ականջակալ
5. Սեղմել Որոնում գործիքներ -> Ընդլայնված որոնում…
   
   
6.   Ընդլայնված որոնում երկխոսության պատուհանը կցուցադրվի։
7. Սեղմեք է Թերթել ... կոճակը:
8. Է Ընտրեք պանակ (ներ) երկխոսության պատուհանում ստուգեք արխիվային ֆայլը
9. Ստուգել Որոնել ենթապանակները
10. Սեղմել OK
11. Outlook-ը այնուհետև կհայտնվիtart որոնում արխիվային ֆայլում, ներառյալ դրա բոլոր ենթապանակները՝
    

10.4 Արխիվացված էլ. նամակների վերականգնումը մուտքային արկղում

Արխիվացված նամակները ձեր մուտքի արկղ վերադարձնելու համար՝

1. Նավարկեք դեպի «Արխիվ» պանակ կամ «Արխիվներ» փոստարկղ։
2. Ընտրեք այն էլ. փոստը կամ էլ. փոստերը, որոնք ցանկանում եք վերականգնել։
3. Քաշեք և գցեք էլ. նամակները ձեր մուտքի արկղ, կամ սեղմեք աջ կոճակը և ընտրեք Շարժվել -> Inbox.

Էլ․փոստերը կվերադառնան ձեր մուտքի արկղ և կհեռացվեն արխիվից։

11. Արխիվային ֆայլերի չափի սահմանափակումներ և կառավարում

11.1 PST ֆայլի չափի լռելյայն սահմանափակումներ

Outlook PST ֆայլն ունի լռելյայն չափի սահմանափակում՝

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 և 2013: 50 GB
• Outlook 2010 և ավելի վաղ տարբերակները. 20 GB

Երբ արխիվային PST ֆայլը մոտենում կամ հասնում է այս սահմանին, Outlook-ը կարող է դադարեցնել նոր տարրերի արխիվացումը կամ անկանխատեսելիորեն գործել։

11.2 Մեծ արխիվային ֆայլերի կառավարում

Երբ ձեր արխիվային ֆայլը մոտենում է չափի սահմանաչափին, հաշվի առեք այս տարբերակները.

• Նոր արխիվային ֆայլերի ստեղծում. Ստեղծեք նոր արխիվային PST ֆայլ և այլնtarOutlook-ում էլեկտրոնային նամակների արխիվացում։ Դուք կարող եք պահպանել բազմաթիվ արխիվային ֆայլեր՝ կազմակերպված ըստ տարվա կամ նախագծի։
• Անօգուտ իրերի ջնջում. Վերանայեք ձեր արխիվացված էլեկտրոնային նամակները և ընդմիշտ ջնջեք այլևս անհրաժեշտ չլինող տարրերը, այնուհետև սեղմել արխիվային ֆայլը.

11.3 PST ֆայլի չափի սահմանաչափի ավելացում (չի խորհուրդ տրվում)

Թեև կարող եք գրանցամատյանի փոփոխությունների միջոցով լռելյայն 50 ԳԲ սահմանաչափը մեծացնել մինչև 100 ԳԲ, սա խորհուրդ չի տրվում: Մեծ PST ֆայլերը կդանդաղեցնեն Outlook-ը և կմեծացնեն վնասման ռիսկը: Եթե անհրաժեշտ է մեծացնել սահմանաչափը, կարող եք հետևել հետևյալ հրահանգներին: Այս ուղեցույցը .

Չափի սահմանաչափը մեծացնելու փոխարեն, խորհուրդ է տրվում ստեղծել նոր արխիվային ֆայլեր կամ օգտագործել առցանց արխիվը։

12. Outlook-ի արխիվային խնդիրների լուծում

12.1 Ավտոմատ արխիվացումը հասանելի չէ

Եթե ​​AutoArchive-ի ընտրանքները անհասանելի են կամ մոխրագույն են, պատճառը կարող է լինել՝

• Exchange Server Online արխիվացումը միացված է՝ Եթե ​​ձեր կազմակերպությունը միացնում է Exchange Server Online Archive-ը, AutoArchive-ը ավտոմատ կերպով անջատվում է: Online Archive-ը ծառայում է որպես AutoArchive-ի ձեռնարկության մակարդակի փոխարինող: Կապվեք ձեր ադմինիստրատորի հետ՝ Online Archive-ն օգտագործելու համար:
• Ադմինիստրատորի կողմից անջատված գործառույթ՝ Հնարավոր է՝ ձեր ցանցի ադմինիստրատորը անջատել է AutoArchive-ը խմբային քաղաքականության կամ պահպանման քաղաքականությունների միջոցով, որոնք անտեսում են AutoArchive ֆունկցիոնալությունը: Կապվեք համակարգի ադմինիստրատորի հետ՝ ձեր կազմակերպության էլ. փոստի կառավարման քաղաքականության վերաբերյալ տեղեկություններ ստանալու համար:
• Նոր հեռանկարի սահմանափակումներ. Նոր Outlook-ը չի աջակցում AutoArchive-ը և «Մաքրել հին տարրերը» գործիքը: Այս գործառույթներին մուտք գործելու համար օգտագործեք դասական Outlook-ը:

12.2 AutoArchive-ը չի աշխատում

Եթե ​​AutoArchive-ը դադարեցրել է աշխատանքը, ստուգեք հետևյալը՝

• AutoArchive-ի կարգավորումների ստուգում. Բացեք AutoArchive կարգավորումները (Ֆայլ -> Ընտրանքներ -> Առաջադեմ -> AutoArchive- ի կարգավորումներ) և ստուգեք, որ ձեր կարգավորումները ճիշտ են։
• Գործարկել AutoArchive-ի նշավանդակը։ Ապահովել Գործարկեք AutoArchive-ը յուրաքանչյուր N օրը մեկ Նշված է տարբերակը։ Եթե այն չնշվի, AutoArchive-ը չի աշխատի ավտոմատ կերպով։

12.3 Հատուկ տարրեր, որոնք չեն արխիվացվում

Եթե ​​որոշ տարրեր արխիվացված չեն, պատճառները կարող են ներառել՝

• Փոփոխված ամսաթիվը չափազանց վերջերս է։ Ըստ լռելյայնի, Outlook-ը օգտագործում է ստացման կամ փոփոխման ամսաթիվը՝ կախված նրանից, թե որն է ավելի ուշ։ Եթե վերջերս փոփոխել եք էլ. նամակը, այն չի արխիվացվի մինչև մեկ այլ ծերացման ժամանակահատվածի անցումը։
• «Մի՛ արխիվացրեք ավտոմատ կերպով» Հատկությունը միացված է: Տարրերը կարող են միացված ունենալ «Չարխիվացնել այս տարրը ավտոմատ կերպով» հատկությունը։
  • Մեկ տարրը նշելու համար կրկնակի սեղմեք դրա վրա՝ այն նոր պատուհանում բացելու համար, այնուհետև սեղմեք Ֆայլ -> Հատկություններ, և ստուգեք Մի արհեստավարժ պահեք այս ապրանքը տարբերակ.
  • Մի քանի տարրեր խմբաքանակով ստուգելու համար ձեր դիտման կարգավորումներին ավելացրեք «Չարխիվացնել ավտոմատ արխիվացումը» սյունակը, այնուհետև մեծացրեք էլփոստի ցուցակի լայնությունը, որպեսզի այն կարողանա ցուցադրել այս սյունակը։

12.4 Արխիվի պանակը չի ցուցադրվում

Եթե Արխիվային թղթապանակներ (Արխիվային փոստարկղի ֆայլը) չի երևում Outlook-ի ձախ վահանակում: Փորձեք այս լուծումները՝

• Արխիվային պանակի ցուցադրման միացում. Բացեք AutoArchive-ի կարգավորումները և համոզվեք, որ Ցուցադրել արխիվային պանակը պանակների ցանկում ստուգվում է:
• Արխիվային ֆայլի ձեռքով ավելացում. Եթե ​​«Արխիվներ» փոստարկղը դեռ չի երևում, բացեք այն ձեռքով՝ սեղմելով Ֆայլ -> Բացել և արտահանել -> Բացեք Outlook- ի տվյալների ֆայլը և ընտրելով ձեր արխիվային PST ֆայլը։
• Outlook-ի թարմացում. Microsoft 365, Exchange, Exchange Online և Outlook.com հաշիվների համար ձեր «Արխիվ» պանակը պետք է գոյություն ունենա ըստ լռելյայնի։ Եթե այն չեք տեսնում Outlook 2016-ում կամ Outlook for Microsoft 365-ում, անցեք Ֆայլ -> Գրասենյակային հաշիվ -> Թարմացրեք ընտրանքները -> Թարմացրեք հիմա.

12.5 Արխիվային PST ֆայլը վնասված է

Եթե ​​արխիվային PST ֆայլը վնասված է, Outlook-ը չի կարող նոր նամակները տեղափոխել այնտեղ։ Դուք կարող եք շտկել PST ֆայլը հետևյալ կերպ.

• Մուտքային արկղի վերականգնման գործիքի (scanpst.exe) օգտագործումը
• Երրորդ կողմի վերականգնման գործիքների օգտագործումը

Խնդրում ենք տեսնելու մեր ամբողջական ուղեցույցը վերը նշված մեթոդների, ինչպես նաև այլ վերանորոգման մեթոդների վրա։

13. Էլ․ փոստի արխիվացման լավագույն փորձը

13.1 Ի՞նչ էլ.փոստեր արխիվացնել

Կարևոր գրառումները պահպանելու համար որոշակի տեսակի էլեկտրոնային նամակներ պետք է արխիվացվեն, այլ ոչ թե ջնջվեն։

• Ֆինանսական գրառումներ. Արխիվացրեք բանկային քաղվածքներ, հաշիվ-ապրանքագրեր, կտրոններ, կտրոններ և հարկային տեղեկատվություն պարունակող էլեկտրոնային նամակները՝ ապագա հղումների և բյուջետավորման նպատակներով։
• Աշխատանքային զրույցներ՝ Պահպանեք աշխատանքի հետ կապված կարևոր քննարկումները, որոշումները, նախագծի մանրամասները և փաստաթղթերը որպես հղում կամ կատարողականի վերանայում։
• Ստացականներ և հաստատումներ. Պահպանեք գնման հաստատումները, ամրագրումները, ծառայության բաժանորդագրությունները և պատվերի կտրոնները՝ խնդիրների առաջացման դեպքում։
• Իրավական փաստաթղթեր. Արխիվացրեք պայմանագրեր, համաձայնագրեր, իրավական հաղորդագրություններ կամ իրավական գրառումներ ծառայող ցանկացած նամակագրություն պարունակող էլեկտրոնային նամակները։
• Նախագծի ֆայլեր՝ Պահպանեք ընթացիկ կամ ավարտված նախագծերին վերաբերող էլեկտրոնային նամակները, ներառյալ քննարկումները, նախագծերը, արձագանքները և առաջարկները՝ ապագա հղումների համար։
• Անձնական նվաճումներ՝ Պահպանեք կյանքի կարևոր իրադարձությունների, ինչպիսիք են աշխատանքի առաջարկները, ընդունման նամակները և կարիերայի նվաճումները, նշող էլեկտրոնային նամակները՝ հուզական արժեք հաղորդելու համար։
• Ճամփորդական փաստաթղթեր. Արխիվացրեք տոմսերը, հյուրանոցների ամրագրումները և ճանապարհորդության երթուղինrarորոնք կարող են ծառայել որպես ձեր ճանապարհորդության պատմության իրավական գրառումներ։

13.2 Արխիվացման և ջնջման որոշման ուղեցույց

Երբ որոշում եք՝ արխիվացնել, թե ջնջել էլեկտրոնային նամակը, հաշվի առեք դրա ապագա արժեքը։ Արխիվացրեք այն հաղորդագրությունները, որոնք կարող են հետագայում անհրաժեշտ լինել՝ հղումներ կատարելու, համապատասխանության կամ գրառումներ պահելու համար։ Ջնջեք այն էլեկտրոնային նամակները, որոնք անտեղի են կամ այլևս անհրաժեշտ չեն, ինչպիսիք են հնացած լրատուները, սպամը կամ տեմպոն։rary ծանուցումներ։ Եթե ​​համոզված չեք, արխիվացրեք այն. միշտ կարող եք ջնջել այն ավելի ուշ, բայց չեք կարող վերականգնել ընդմիշտ ջնջված էլ. նամակները։

13.3 Արխիվի կանոնավոր պահպանում

Պարբերաբար պահպանեք ձեր արխիվը՝ պարբերաբար վերանայելով արխիվացված նյութերը և ջնջելով այլևս անհրաժեշտ չլինող նյութերը: Սա կանխում է ձեր արխիվի կուտակումը ձեր էլ. փոստի արկղի նման և ֆայլերի չափերը կառավարելի է դարձնում: Պլանավորեք ձեր արխիվի եռամսյակային կամ տարեկան վերանայումներ՝ համոզվելու համար, որ այն պարունակում է միայն արժեքավոր տեղեկատվություն:

13.4 Արխիվային ֆայլերի պահուստավորում

Պաշտպանեք ձեր արխիվացված էլեկտրոնային նամակները՝ ստեղծելով պահուստային պատճեններ.

• Տեղական պահուստային պատճեններ՝ Պատճենեք ձեր արխիվային PST ֆայլը արտաքին կոշտ սկավառակի կամ USB կրիչի վրա: Պահեք պահուստային պատճենը ձեր համակարգչից առանձին անվտանգ տեղում:
• Ամպային պահեստի պահուստավորում. Վերբեռնեք ձեր արխիվային PST ֆայլը ամպային պահեստավորման ծառայություններ, ինչպիսիք են OneDrive-ը, Dropbox-ը կամ Google Drive-ը՝ արտաքին պահուստավորման և սարքավորումների խափանումներից պաշտպանության համար:

Հիշե՛ք, որ արխիվային ֆայլերը նույնը չեն, ինչ պահուստային պատճենները: Միշտ պահեք ձեր արխիվային PST ֆայլի առանձին պահուստային պատճենները:

13.5 Օպտիմալ ավտոարխիվացման հաճախականություն

Կարգավորեք AutoArchive-ը բավականաչափ հաճախակի աշխատելու համար՝ մեծ կուտակումները կանխելու համար, բայց ոչ այնքան հաճախ, որ դա ազդի աշխատանքի արդյունավետության վրա։ost օգտատերերի համար, AutoArchive-ը յուրաքանչյուր 14 օրը մեկ գործարկելը լավ է աշխատում: Եթե ամեն օր մեծ ծավալի էլ.փոստ եք ստանում, խորհուրդ ենք տալիս այն շաբաթական ռեժիմով գործարկել: Ավելի փոքր խմբաքանակները ավելի հաճախ արխիվացնելն ավելի լավ է, քան միաժամանակ հազարավոր տարրեր մշակելը, ինչը կարող է դանդաղեցնել ձեր համակարգիչը:

14. Կարևոր փաստեր Outlook արխիվի մասին

14.1 PST ֆայլի ձևաչափ

PST (անձնական պահեստ) ֆայլի ձևաչափը Outlook-ի տվյալների ֆայլի տեսակն է, որն օգտագործվում է ձեր համակարգչում էլեկտրոնային նամակներ, օրացույցի տարրեր, կոնտակտներ և Outlook-ի այլ տվյալներ տեղային կերպով պահելու համար: PST ֆայլերը կարող են բացվել Outlook-ում և տեղափոխվել համակարգիչների միջև: Դրանք առանձին են ձեր փոստարկղից և պահվում են ձեր նշած տեղում, սովորաբար C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\-ում:

14.2 Արխիվացում ընդդեմ արտահանման

Արխիվացումը և արտահանումը տարբեր գործընթացներ են: Արխիվացումը տեղափոխում է տարրերը իրենց սկզբնական տեղակայությունից արխիվային ֆայլ՝ հեռացնելով դրանք հիմնական PST ֆայլից և ազատելով տարածք: Արտահանումը ստեղծում է ընտրված տարրերի պատճենը, բայց չի հեռացնում դրանք իրենց սկզբնական տեղակայումից կամ չի նվազեցնում փոստարկղի չափը: Օգտագործեք արխիվացումը՝ փոստարկղի չափը կառավարելու և արտահանումը՝ պահուստային պատճեններ ստեղծելու համար:

14.3 Արխիվ vs Պահուստավորում

Արխիվային ֆայլը նույնը չէ, ինչ պահուստային պատճենը: Արխիվները նախատեսված են հին տարրերի երկարաժամկետ պահպանման համար, որոնց կանոնավոր մուտքի կարիք չունեք: Պահուստային պատճենները աղետներից հետո վերականգնման համար առանձին պահվող տվյալների կրկնօրինակ պատճեններ են: Եթե ​​ցանկանում եք պահուստային պատճենել ձեր արխիվացված էլեկտրոնային նամակները, պատճենեք ձեր արխիվային PST ֆայլը և պահեք այն անվտանգ վայրում, ինչպիսիք են OneDrive-ը, Dropbox-ը կամ արտաքին սկավառակը:

Տեսեք մեր համապարփակ ուղեցույցը Ինչպես պահուստավորել Outlook-ի էլ.փոստերը.

14.4 Կոնտակտները ավտոմատ կերպով չեն արխիվացվում

Outlook-ը լռելյայնորեն ավտոմատ կերպով չի արխիվացնում կոնտակտները: Մինչ AutoArchive-ը մշակում է էլփոստի թղթապանակներ, օրացույցներ, առաջադրանքներ, նշումներ և օրագրեր, «Կոնտակտներ» պանակը բացառված է: Այնուամենայնիվ, անհրաժեշտության դեպքում կարող եք ձեռքով արխիվացնել «Կոնտակտներ» պանակը «Մաքրել հին իրերը» գործիքի միջոցով:

15. Հաճախակի տրվող հարցեր

Հարց. Ինչպե՞ս արխիվացնել էլ. նամակները Outlook-ում:

Ա. Outlook-ում էլ. նամակները արխիվացնելու համար ընտրեք այն էլ. նամակը կամ էլ. նամակները, որոնք ցանկանում եք արխիվացնել, և սեղմեք գործիքագոտու «Արխիվ» կոճակը: Կարող եք նաև աջ սեղմել և համատեքստային ցանկից ընտրել «Արխիվ», սեղմել Backspace ստեղնը կամ քաշել էլ. նամակները «Արխիվ» պանակ: Ավտոմատ արխիվացման համար կարգավորեք AutoArchive-ը կամ օգտագործեք կանոններ՝ որոշակի ուղարկողներից էլ. նամակները արխիվացնելու համար:

Հարց. Ինչպե՞ս արխիվացնել հազարավոր էլ. նամակներ Outlook-ում:

Ա. Մեծ ծավալի էլ. նամակների արխիվացման համար օգտագործեք AutoArchive-ը՝ հին հաղորդագրությունների կանոնավոր արխիվացումը պլանավորելու համար, կամ օգտագործեք Clean Up Old Items գործիքը՝ նշված ամսաթվից հին էլ. նամակները ձեռքով արխիվացնելու համար: Դուք կարող եք նաև էլ. նամակները արտահանել PST ֆայլ՝ անցնելով Ֆայլ -> Բացել և արտահանել -> Ներմուծել/Արտահանել -> Արտահանել ֆայլ և ընտրելով Outlook Data File (.pst): Այս մեթոդները արդյունավետորեն կառավարում են զանգվածային հաղորդագրությունները՝ առանց ձեռքով տեսակավորման անհրաժեշտության:

Հարց. Նամակների արխիվացումը տեղ ազատո՞ւմ է Outlook-ում:

Ա. Դա կախված է արխիվացման մեթոդից: Եթե օգտագործեք «Արխիվ» կոճակը, արխիվացված էլեկտրոնային նամակները տեղափոխվում են ներկառուցված «Արխիվ» պանակ, որը դեռևս գտնվում է ձեր հիմնական փոստարկղում, ուստի այն տեղ չի ազատի: Այնուամենայնիվ, AutoArchive-ի կամ «Մաքրել հին իրերը» գործիքի օգտագործումը էլեկտրոնային նամակները առանձին արխիվային ֆայլ տեղափոխելու համար ազատում է հիմնական փոստարկղի պահեստը: Առցանց արխիվը նաև տեղ է ազատում ձեր հիմնական փոստարկղում՝ էլեկտրոնային նամակները տեղափոխելով առանձին սերվերի կողմի փոստարկղ:

Հարց. Ինչպե՞ս գտնել արխիվացված էլ.փոստերը Outlook-ում:

Ա. Արխիվացված էլ. նամակները գտնելու համար անցեք ձեր թղթապանակների ցանկի «Արխիվ» թղթապանակ կամ «Արխիվ» փոստարկղ, եթե օգտագործում եք AutoArchive: Օգտագործեք Outlook-ի վերևի մասում գտնվող որոնման դաշտը՝ որոշակի էլ. նամակներ որոնելու համար ըստ ուղարկողի, թեմայի, ամսաթվի կամ բանալի բառերի: Ըստ լռելյայնի, Outlook-ը որոնում է բոլոր թղթապանակները, այդ թվում՝ արխիվացված տարրերը: Որոնումը միայն արխիվացված էլ. նամակներով սահմանափակելու համար որոնումից առաջ ընտրեք «Արխիվ» թղթապանակը:

Հարց. Outlook-ում ավելի լավ է արխիվացնել, թե՞ ջնջել էլեկտրոնային նամակները:

Ա. Արխիվացրեք այն էլեկտրոնային նամակները, որոնք կարող են ձեզ հետագայում անհրաժեշտ լինել հղման, համապատասխանության կամ գրառումների պահպանման համար: Ջնջեք այն էլեկտրոնային նամակները, որոնք անտեղի են կամ այլևս անհրաժեշտ չեն: Եթե ապագայում անհրաժեշտ լինի հղում կատարել որևէ էլեկտրոնային նամակի, արխիվացրեք այն՝ ջնջելու փոխարեն: Արխիվացված էլեկտրոնային նամակները մնում են որոնելի և կարող են վերականգնվել ցանկացած պահի, մինչդեռ ջնջված էլեկտրոնային նամակները ի վերջո ընդմիշտ անհետանում են:

Հարց. Կարո՞ղ եմ ավտոմատ կերպով արխիվացնել էլ.փոստերը Outlook-ում:

Ա. Այո, AutoArchive-ը թույլ է տալիս սահմանել էլ.փոստերի արխիվացման ժամանակացույցեր՝ հիմնվելով տարիքի, թղթապանակի կամ այլ չափանիշների վրա: Սա ձեր մուտքի արկղը կպահպանի կազմակերպված՝ առանց ձեռքով միջամտության անհրաժեշտության: Դուք կարող եք նաև ստեղծել Outlook-ի կանոններ՝ որոշակի պայմաններին համապատասխանող էլ.փոստերը ավտոմատ կերպով Archive թղթապանակ տեղափոխելու համար: Նկատի ունեցեք, որ AutoArchive-ը հասանելի է միայն Classic Outlook-ում, այլ ոչ թե New Outlook-ում կամ վեբ տարբերակում:

Հարց. Արխիվացումը կազդի՞ իմ էլ.փոստի որոնման արդյունքների վրա։

Ա. Ոչ, արխիվացված էլ.փոստերը մնում են որոնելի Outlook-ում: Ըստ լռելյայնի, երբ որոնում եք Outlook-ում, այն որոնում է ձեր փոստարկղի բոլոր պանակները, ներառյալ «Արխիվ» պանակները և «Արխիվ» փոստարկղը: Դուք կարող եք գտնել արխիվացված էլ.փոստերը նույնքան հեշտությամբ, որքան ձեր մուտքի արկղում գտնվող էլ.փոստերը:

Հարց. Ինչպե՞ս փոխել tarՍտանալ արխիվի տեղը՞

Ա. Microsoft 365, Exchange, Exchange Online կամ Outlook.com հաշիվների համար դուք չեք կարող փոխել ներկառուցված Արխիվ պանակի տեղը. դա լռելյայն համակարգային պանակ է, որը չի կարող վերանվանվել, տեղափոխվել կամ ջնջվել: POP և IMAP հաշիվների համար դուք կարող եք փոխել Արխիվ պանակի տեղը՝ ընտրելով Ֆայլ -> Փոստարկղի կարգավորումներ -> Գործիքներ -> Սահմանել Արխիվային պանակը: Ավտոմատ Արխիվացում կամ Հին տարրերի մաքրում օգտագործելիս կարող եք նշել, թե որտեղ է պահվում արխիվային PST ֆայլը՝ արխիվային կարգավորումներում սեղմելով «Փնտրել»:

Հարց. Ի՞նչ կապ կա AutoArchive-ի և Exchange Server Online Archive-ի միջև։

Ա. AutoArchive-ը Outlook-ի ավելի հին գործառույթ է, որն ավտոմատ կերպով տեղափոխում է հին էլեկտրոնային նամակները տեղական PST ֆայլ: Սա նշանակում է, որ հաղորդագրությունները հեռացվում են սերվերից և դժվար է գտնել որոնման միջոցով: Եթե AutoArchive PST ֆայլը պարունակող կոշտ սկավառակը դառնում է անօգտագործելի, այդ հաղորդագրությունները կջնջվեն:ostExchange Server Online Archive-ը AutoArchive-ի ձեռնարկությունների մակարդակի փոխարինող է, որը արխիվացված էլ.փոստերը պահում է սերվերի վրա՝ դրանք հասանելի դարձնելով ցանկացած սարքից: AutoArchive-ը դեռ կարող է օգտագործվել, եթե դուք չունեք Exchange Server Online Archive, և ձեր IT բաժինը չի անջատել այդ գործառույթը:

Հարց. Ի՞նչ անել, եթե իմ AutoArchive PST ֆայլը վնասվի կամ չբացվի։

Ա. Եթե ձեր AutoArchive PST ֆայլը վնասված է, և Outlook-ը չի կարող այն բացել, կարող եք օգտագործել մասնագիտացված Outlook PST վերանորոգման գործիք Ձեր արխիվացված էլ.փոստերը և այլ տվյալները վերականգնելու համար: Վերականգնման փորձից առաջ միշտ ստեղծեք վնասված արխիվային ֆայլի պահուստային պատճենը: Հետագա խնդիրներից խուսափելու համար պարբերաբար ստուգեք, որ ձեր արխիվային ֆայլերը կարող են բացվել և, եթե հնարավոր է, դիտարկեք կարևոր արխիվները Exchange Server Online Archive տեղափոխելը:

Հարց. Ինչպե՞ս անջատել արխիվացումը Backspace ստեղնով։

Ա. Backspace ստեղնի կողմից տարրերի արխիվացումը կանխելու համար անհրաժեշտ է ավելացնել գրանցամատյանի գրառում: Անցեք HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (կամ OCT ուղին), ստեղծեք DisableOneClickArchive անունով DWORD արժեք և սահմանեք այն 1: Այս գրանցամատյանի ուղղումը վերաբերում է Outlook-ի Microsoft 365-ին և չի աշխատում հավերժական տարբերակների հետ: Փոփոխություններ կատարելուց առաջ միշտ պահուստավորեք ձեր գրանցամատյանը:

Հարց. Ինչպե՞ս անջատել կրկնվող օրացույցի տարրերի ավտոմատ արխիվացումը

Ա. Դուք կարող եք բացառել այս կետերը 3 մեթոդով.

1. Բացառեք ամբողջ «Օրացույց» պանակը։
2. Բացառել առանձին օրացույցի տարրը։
3. Բացառեք օրացույցի բազմաթիվ տարրեր։

Ավելի մանրամասն տեղեկություններ կարող եք ստանալ՝ այս բաժինը.

16: եզրափակում

16.1 Արխիվային մեթոդների համեմատություն

Արխիվացման մեթոդների միջև եղած տարբերությունները հասկանալը կօգնի ձեզ ընտրել ձեր կարիքներին համապատասխանող ճիշտ մոտեցումը.

Մեթոդ	Արխիվային նպատակակետ	Հաճախորդ/Սերվեր	Նոր Outlook	Դասական Outlook	վեբ	Երբ օգտագործել	Ազդեցությունը փոստարկղի չափի վրա
Ձեռքով արխիվացում (Արխիվացման կոճակ)	Ներկառուցված արխիվային թղթապանակ	Հաճախորդի կողմից գործողություն	Այո	Այո	Այո	Մուտքային արկղի արագ կազմակերպում՝ առանց պահեստը կրճատելու	Զեղչ չկա՝ էլեկտրոնային նամակները մնում են փոստարկղում
Ձեռքով արխիվացում (մաքրում)	Տեղական PST ֆայլ	Հաճախորդի կողմից գործողություն	Ոչ	Այո	Ոչ	Միանգամյա արխիվացում՝ փոստարկղի տարածք ազատելու համար	Զգալիորեն կրճատում է փոստարկղի չափը
Ավտոարխիվ	Տեղական PST ֆայլ	Հաճախորդի կողմից գործողություն	Ոչ	Այո	Ոչ	Ավտոմատ շարունակական փոստարկղի կառավարում	Ժամանակի ընթացքում կրճատում է փոստարկղի չափը
Exchange Server Online արխիվ	Առանձին սերվերի փոստարկղ	Սերվերի կողմից գործողություն	Այո	Այո	Այո	Մեծ փոստարկղերով կորպորատիվ օգտատերեր	Նվազեցնում է հիմնական փոստարկղի չափը

Նշում: Փոստարկղի չափը փոքրացնելու համար անհրաժեշտ է՝ կոմպակտ այն հին էլեկտրոնային նամակները արխիվացնելուց հետո։

16.2 Մաքուր մուտքային արկղի պահպանում

Արխիվացումը արդյունավետ էլ. փոստի կառավարման միայն մեկ մասն է: Մշակեք էլ. փոստերի մշակման հետևողական ռեժիմ, արխիվացրեք կամ ջնջեք դրանք մշակելուց անմիջապես հետո և պարբերաբար վերանայեք ձեր արխիվը՝ այլևս անհրաժեշտ չլինող տարրերը հեռացնելու համար: Այս գործելակերպերը համապատասխան արխիվացման կարգավորումների հետ միասին կիրառելով՝ դուք կպահպանեք մաքուր, արդյունավետ մուտքի արկղ, որը կօգնի ձեզ մնալ արդյունավետ և կենտրոնացած կարևոր հաղորդագրությունների վրա:

Սայլակ

• Microsoft-ի պաշտոնական փաստաթուղթ. Արխիվացրեք տարրերը ձեռքով
• Microsoft-ի պաշտոնական փաստաթուղթ. Արխիվ Outlook for Windows-ում
• Microsoft-ի պաշտոնական փաստաթուղթ. Ավտոմատ կերպով արխիվացրեք հին տարրերը
• Microsoft-ի պաշտոնական փաստաթուղթ. AutoArchive կարգավորումների բացատրությունը
• Microsoft-ի պաշտոնական փաստաթուղթ. Միացնել արխիվային փոստարկղերը Microsoft 365-ի համար

---

Հեղինակի մասին

Սիու Սինգ փորձառու ՏՏ մասնագետ է՝ ձեռնարկությունների էլ. փոստի համակարգերի և Microsoft Office-ի խնդիրների լուծման ավելի քան 8 տարվա փորձով: Նա օգնել է հազարավոր օգտատերերի լուծել Outlook-ի բարդ խնդիրներ տարբեր կորպորատիվ միջավայրերում:

Շիուն մասնագիտանում է էլեկտրոնային փոստի համակարգերի տեղափոխման, տվյալների վերականգնման և արտադրողականության ծրագրային ապահովման օպտիմալացման մեջ: Նրա գործնական փորձը ներառում է Exchange Server տեղակայումների կառավարում, MAPI կապի խնդիրների լուծում և կարևորագույն էլեկտրոնային փոստի համակարգերի համար հուսալի պահուստավորման ռազմավարությունների ներդրում:

Իր տեխնիկական գրավոր աշխատանքների միջոցով Շյուն նվիրված է բարդ ՏՏ լուծումները հասանելի դարձնելուն առօրյա օգտատերերի համար: Նա անընդհատ տեղեկացված է Office 365-ի և Exchange Online-ի վերջին զարգացումների և էլ. փոստի նոր տեխնոլոգիաների մասին: Երբ չի լուծում էլ. փոստի հետ կապված խնդիրները, Շյուն սիրում է կիսվել գործնական տեխնոլոգիական խորհուրդներով, որոնք օգնում են մարդկանց ավելի արդյունավետ աշխատել:

Հարցեր ունե՞ք այս ուղեցույցի վերաբերյալ կամ լրացուցիչ օգնության կարիք ունե՞ք Outlook-ի հետ կապված խնդիրների հետ կապված: Խիուն ողջունում է ձեզ: արձագանքներ և առաջարկություններ այս խնդիրների լուծման ռեսուրսները բարելավելու համար։