Ebben a cikkben megismerjük a dokumentumkezelő rendszer fogalmát, valamint az MS Accessben való létrehozására vonatkozó tippeket
A vállalat zavartalan működésének kulcsfontosságú követelményei közé tartozik az összes eszköz és erőforrás hatékony kezelése. Az adatok kezelése során nem csupán kezelésre, hanem hatékony dokumentumkezelésre is szükségünk van. Ez hasonló a tartalomkezelő rendszer koncepciójához, és a vállalati tartalomkezelő rendszer része. A DMS olyan épületfelügyeleti rendszereket foglal magában, amelyek hatékonyan használhatók a digitális dokumentumok kezelésére oly módon, hogy nem csak a tárolási folyamatot könnyítik meg, hanem a papírigényt is. A létrehozott rendszernek lehetővé kell tennie az összes végrehajtott változtatás hatékony nyomon követését is.
Az MS Access használata a hatékony DMS-hez
Hatékony DMS létrehozása nem lehetséges, ha nem a megfelelő alkalmazást használja ehhez. Az MS Access olyan adatbázisokkal látja el felhasználóit, amelyek sablonként működhetnek az Ön által választott DMS felépítéséhez, amelyek az adatok biztonságos tárolásán kívül a szerkesztés és megtekintés minden fontos feladatának elvégzésére használhatók.
Ezek az adatbázisok számos olyan funkcióval rendelkeznek, amelyek rendkívül egyszerűvé teszik a felhasználó számára a használatát. Ezekbe a sablonokba az 'Osztályozás' funkció segítségével importálhatók az Access adatbázisaiban meglévő adatok. A DMS megosztásához a hálózaton jelenlévő több felhasználó között használhatja a „Splitting” funkciót. Így a felhasználók dolgozhatnak, és egyidejűleg megoszthatják a dokumentumot.
Az alábbiakban öt kulcsfontosságú tipp található, amelyek segítenek a hatékony DMS létrehozásában.
Ha egy hatékony DMS-t próbálunk létrehozni, vannak bizonyos tippek, amelyeket mindig szem előtt kell tartanunk, ezek közül 5 az alábbiakban található.
- Legyen elegendő metaadata – Győződjön meg arról, hogy a DMS hozzá tud férni minden olyan dokumentum metaadatához, amelyet kezelnie kell. Néha a DMS automatikusan kivonja a metaadatokat a dokumentumból, néha pedig előfordulhat, hogy manuálisan kell megadnia azokat.
- Biztosítsa a dokumentumok megfelelő integrálását – A DMS-nek zökkenőmentes hozzáférést kell biztosítania a kapcsolódó alkalmazásokhoz is, hogy le tudja kérni a dokumentumokat a rendszer tárolójából. Ezért győződjön meg arról, hogy az Ön által létrehozott DMS jól integrálva van a kulcsfontosságú alkalmazásokkal.
- Dokumentumképek rögzítése – A DMS olyan dokumentumok képeit használja fel, amelyeket csatolt eszközök, például szkennerek, többfunkciós nyomtatók és egyebek készítettek. Győződjön meg arról, hogy ezeket a képeket jól rögzítette.
- Megfelelő indexelés – Nem tudja lekérni a szükséges dokumentumokat, ha a DMS indexe nincs megfelelően létrehozva. Győződjön meg arról, hogy minden kulcsobjektum része az indexnek, és hogy az átfogó és nem összetett.
- Fenntartja a dokumentumbiztonságot – Az egyik legfontosabb dolog, amit soha nem szabad természetesnek venni, a DMS biztonsága. Győződjön meg arról, hogy az összes kulcsfontosságú biztonsági mechanizmus a helyén van, és csak a fontos személyek férhetnek hozzá a rendszerhez. Ez egyike azoknak a tippeknek, amelyeket ha nem hajtanak végre megfelelően, az egész erőfeszítés kárba veszhet. Szintén ügyeljen arra, hogy biztosítsa az Access alkalmazásban tárolt adatok biztonságát egy Hozzáférés javítása eszköz.
Szerző Bevezetés:
Vivian Stevens adat-helyreállítási szakértő DataNumen, Inc., amely világelső az adat-helyreállítási technológiák területén, beleértve sql helyreállítás és Excel helyreállítási szoftvertermékek. További információért látogasson el www.datanumen.com