Sähköpostien arkistointi Outlookissa: Täydellinen opas [2026]

1. Esittely

1.1 Mitä on sähköpostien arkistointi Outlookissa?

Sähköpostien arkistointi Outlookissa tarkoittaa sähköpostien siirtämistä ensisijaisesta postilaatikostasi tiettyyn tallennuspaikkaan, jotta postilaatikkosi pysyy järjestyksessä ja hallittavissa. Toisin kuin sähköpostien poistaminen, arkistointi säilyttää ne myöhempää tarvetta varten ja samalla karsii aktiivista työtilaasi. Tässä oppaassa näytämme, kuinka voit arkistoida sähköposteja Outlookissa eri menetelmillä.

1.2 Miksi sähköpostit arkistoidaan Outlookissa?

Sähköpostien arkistointi tarjoaa useita tärkeitä etuja:

• Ylläpitää organisaatiota: Pitää postilaatikkosi siistinä ja keskittyy ajankohtaisiin sähköposteihin menettämättä pysyvästi vanhempia viestejä.
• Parantaa suorituskykyä: Vähentää postilaatikon sotkua, mikä tekee Outlookista nopeamman ja reagoivamman.
• Säilyttää tärkeät tiedot: Säilyttää pääsyn sähköposteihin, joita saatat tarvita viitteenä, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi tai kirjanpitoa varten.
• Hallitsee tallennustilaa: Arkistointitavasta riippuen voit vapauttaa postilaatikkotilaa ja pysyä tallennusrajoituksissa.
• Helpottaa hakua: Arkistoidut sähköpostit pysyvät haettavissa, joten löydät ne tarvittaessa.

2. Erilaisten arkistointimenetelmien ymmärtäminen Outlookissa

Outlook tarjoaa neljä erilaista sähköpostien arkistointimenetelmää, joista jokainen on suunniteltu erilaisiin käyttötapauksiin ja tallennusvaatimuksiin.

2.1 Manuaalinen arkistointi sisäänrakennettuun kansioon (Arkisto-painike)

Arkisto-painike siirtää sähköpostit postilaatikkosi sisäänrakennettuun arkistokansioon. Se pitää sähköpostit ensisijaisessa postilaatikossasi ja on ihanteellinen postilaatikon järjestämiseen vähentämättä tallennustilan käyttöä. Arkistoidut viestit pysyvät käytettävissä kaikilla laitteilla.

2.2 Manuaalinen arkistointi ulkoiseen tiedostoon (Vanhojen kohteiden siivoustyökalu)

Vanhat kohteet -työkalu siirtää sähköpostit erilliseen arkistotiedostoon, joka on tallennettu paikallisesti tietokoneellesi. Tämä menetelmä poistaa sähköpostit postilaatikostasi, mikä vapauttaa palvelimen tallennustilaa. Se on ensisijainen vaihtoehto, kun postilaatikon kokoa on pienennettävä.

2.3 Automaattinen arkistointi

Automaattinen arkistointi siirtää vanhemmat sähköpostit automaattisesti paikalliseen PST-tiedostoon määritettävien asetusten ja vanhenemisjaksojen perusteella. Tämä ominaisuus toimii aikataulun mukaisesti ja hallitsee postilaatikon kokoa ilman manuaalisia toimia, joten se on ihanteellinen käyttäjille, jotka vastaanottavat paljon sähköpostia.

2.4 Exchange Serverin online-arkisto (yritysominaisuus)

Exchange Server Online Archive, jota kutsutaan myös In-Place Archivingiksi, on Microsoft 365:n pilvipohjainen yritystason ratkaisu, joka toimii erillisenä postilaatikkona palvelimella. Järjestelmänvalvojat ottavat tämän ominaisuuden käyttöön ja hallitsevat sitä, mikä tarjoaa lisää tallennustilaa ja pitää arkistoidut sähköpostit käytettävissä millä tahansa laitteella. Kun Online Archive on käytössä, automaattinen arkistointi poistetaan automaattisesti käytöstä.

3. Manuaalinen arkistointi sisäänrakennettuun kansioon (Arkisto-painike)

3.1 Arkisto uudessa Outlookissa

Sähköpostien arkistointi uudella Outlook-versiolla Arkistoi-painikkeella:

1. Valitse arkistoitava(t) sähköpostiviesti(t).
2. Napauta Archive työkalupalkissa.
3. Vahvistusviesti tulee näkyviin. Voit napsauttaa purkaa tarvittaessa.

Huomautus: Uusi Outlook ei tue automaattista arkistointia.

3.2 Arkisto perinteisessä Outlookissa

3.2.1 Arkistopainike

Sähköpostien arkistointi Arkisto-painikkeella perinteisessä Outlookissa:

1. Valitse arkistoitavat sähköpostit.
2. Alla Etusivu osiossa Poista ryhmää, napsauta Archive.
3. Outlook siirtää sähköpostit Arkisto-kansioon.

Jos arkistoit sähköpostin vahingossa, siirry Arkisto-kansioon ja siirrä sähköposti takaisin alkuperäiseen kansioonsa.

3.2.2 Pikanäppäinten käyttö (Backspace-näppäin)

Voit arkistoida valitut sähköpostit nopeasti näppäimistön avulla:

1. Valitse arkistoitavat sähköpostit.
2. paina Backspace näppäintä.
3. Valitut sähköpostit arkistoidaan välittömästi.

Tärkeää: Jos avaat sähköpostin uudessa ikkunassa, sinun on suljettava ikkuna ja arkistoitava se sitten yllä olevien ohjeiden mukaisesti.

3.2.3 Askelpalautinnäppäimen arkistoinnin poistaminen käytöstä

Jotkut käyttäjät haluavat poistaa Backspace-näppäimen arkistointitoiminnon käytöstä seuraavista syistä:

• Vahingossa tapahtunut arkistointi: Käyttäjät, jotka eivät ole tottuneet tähän ominaisuuteen, saattavat painaa vahingossa tai muista syistä askelpalautinta, jolloin sähköpostit katoavat odottamatta postilaatikostaan.
• Sekaannus Delete-näppäimen kanssa: Askelpalautinnäppäin on lähellä Delete-näppäintä, mutta sen toiminta on epäjohdonmukaista ja voi olla hämmentävää.
• Organisaatiokäytännöt: Jotkut organisaatiot haluavat hallita arkistointimenetelmiä ja estää työntekijöitä käyttämästä pikanäppäimiä.
• Arkistotoiminnon käyttämättä jättäminen: Käyttäjät, jotka eivät käytä Arkisto-kansiota, saattavat pitää tätä pikakuvaketta hyödyttömänä.

Estääksesi Backspace-näppäimen arkistoinnin, sinun on tehtävä seuraavaa:

1. Sulje Outlook kokonaan.
2. lehdistö Windows + R avaa Suorita-valintaikkuna.
3. Tyyppi regedit ja avaa rekisterieditori painamalla Enter-näppäintä.
4. Navigoida johonkin: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\käytännöt\Microsoft\office\16.0\outlook\asetukset
5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella oikeanpuoleista ruutua ja valitse Uusi -> DWORD (32-bittinen).
6. Nimeä arvo Poista käytöstä OneClickArchive.
7. Kaksoisnapsauta uutta arvoa ja aseta se arvoon 1.
8. Napauta OK ja sulje Rekisterieditori.
9. Restart Outlook.

Huomautus: Tämä rekisterikorjaus koskee Outlookin Microsoft 365:tä eikä toimi pysyvien versioiden kanssa.

3.2.4 Arkistoi hiiren kakkospainikkeella

Arkistointi pikavalikon avulla:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostia, jonka haluat arkistoida.
2. valita Archive ponnahdusvalikosta.
3. Sähköpostit siirretään Arkisto-kansioon.

3.2.5 Vedä ja pudota arkistokansioon

Arkistoinnin manuaalista hallintaa varten:

1. Etsi Archive kansio navigointiruudussa.
2. Napsauta ja pidä painettuna sähköpostia, jonka haluat arkistoida.
3. Vedä se Arkisto-kansioon ja pudota.

3.3 Arkistoi kohteet tiettyjen kriteerien mukaan

Oletusarvoisesti Outlookin arkistointitoiminto voi siivota vain vanhat kohteet päivämäärän mukaan. Jos haluat arkistoida kaikki tietyt kriteerit täyttävät kohteet, toimi seuraavasti:

1. In Tarkennettu haku valintaikkunassa, napsauta Selaa ... valitaksesi kansion, josta haluat etsiä kohteita.
2. Aseta hakuehdot.
3. Napauta Etsi nyt löytääksesi kaikki kriteerit täyttävät kohteet.
4. Valitse kaikki löydetyt kohteet.
5. Napsauta valittuja kohteita hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Liikkuaja valitse arkistokansiosi tarpäästä.
6. Kaikki löydetyt kohteet siirretään arkistokansioon.

Esimerkki 1: Arkistoi kaikki yli 10 kt:n kokoiset sähköpostit:

1. In Tarkennettu haku valintaikkuna, napsauta Selaa ... valitaksesi kansion, josta haluat etsiä kohteita.
2. Valitse Lisää valintoja kieleke
3. Asettaa Koko (kilotavua) että suurempi kuin 10
4. Napauta Etsi nyt
   

Esimerkki 2: Arkistoi kaikki vanhentuneet sähköpostit:

1. In Tarkennettu haku valintaikkuna, napsauta Selaa ... valitaksesi kansion, josta haluat etsiä kohteita.
2. Valitse Lisää kieleke
3. In Määrittele lisää kriteerejä , valitse Vanhenee alkaen Kaikki postikentät.
4. Aseta ehto, kuten Huomenna.
5. Napauta Lisätä listaan
6. Napauta Etsi nyt

Esimerkki 3: Arkistoi kaikki liputuksen valmistumisesta kertovat sähköpostit:

Esimerkki 4: Arkistoi kaikki tietyn väriluokan sähköpostit:

Esimerkki 5: Arkistoi kaikki sähköpostit ilman seurantaa:

lippu:

 

4. Manuaalinen arkistointi ulkoiseen tiedostoon (Vanhojen kohteiden siivoustyökalu)

4.1 Siivoa vanhat kohteet -työkalun käyttö

Outlook-sähköpostien manuaalinen arkistointi PST-tiedostoon Outlookissa:

1. Valitse filee Tab.
2. Napauta Tiedot, napsauta sitten Työkalut.
3. valita Siivoa vanhat tavarat.
   
4. Archive valintaikkuna tulee näkyviin.
5. Valitse Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot vaihtoehto.
6. Valitse arkistoitava kansio (esim. Saapuneet). Jos haluat arkistoida kaikki viestit, valitse postilaatikon juurikansio.
7. Alle Arkistoi kohteet, jotka ovat vanhempia kuin, anna päivämäärä. Tätä päivämäärää vanhemmat kohteet arkistoidaan.
8. Alle Arkistotiedosto, hyväksy oletussijainti tai napsauta selailla valitaksesi eri sijainnin ja tiedostonimen.
9. Valinnaisesti, tarkista Sisällytä kohteet, joiden kohdalla on valittuna ”Älä arkistoi automaattisesti” jos haluat arkistoida aiemmin automaattisesta arkistoinnista pois jätetyt kohteet.
10. Napauta OK start arkistointi.
    

Kun arkistointi on valmis, Arkisto-postilaatikko ilmestyy vasempaan paneeliin, josta pääset käsiksi arkistoituihin sähköposteihisi.

4.2 Useiden kansioiden arkistointi eri säilytysajoilla.

Kohteiden arkistointi eri kansioihin eri säilytysajoilla ja niiden säilyttäminen samassa PST-tiedostossa:

1. Avaa Arkisto-valintaikkuna (filee -> Tiedot -> Työkalut -> Siivoa vanhat tavarat).
2. Valitse ensimmäinen kansio (esim. Saapuneet) ja aseta päivämääräksi 6 kuukautta sitten. Älä vielä napsauta OK.
3. Valitse toinen kansio (esim. Lähetetyt) ja aseta eri päivämäärä (esim. 1 vuosi sitten). Älä vielä napsauta OK.
4. Jatka kansioiden valitsemista ja eri päivämäärien asettamista tarpeen mukaan.
5. Varmista, että kaikki kansiot käyttävät samaa arkistotiedostopolkua.
6. Napauta OK kun kaikki kansiot on määritetty.

5. Sähköpostien automaattinen arkistointi Outlookissa

5.1 Automaattisen arkistoinnin käyttöönotto

Automaattisen arkistoinnin ottaminen käyttöön ja määrittäminen Outlookin klassisessa versiossa:

1. Napauta filee -> Vaihtoehdot.
2. Valitse Lisää Tab.
3. Alla Automaattinen arkistointi -osassa, napsauta Automaattisen arkistoinnin asetukset painike:
   
4. Tarkista Suorita automaattinen arkistointi joka N. päivä laatikko.
5. Määritä, kuinka usein haluat automaattisen arkistoinnin toimivan (esim. 14 päivän välein).
6. Määritä lisäasetuksia, kuten arkiston sijainti ja vanhenemisjakso. Selitämme nämä asetukset yksityiskohtaisesti seuraavassa osiossa.
7. Napauta OK tallentaaksesi asetukset.
   

Automaattinen arkistointi toimii nyt automaattisesti määrittämäsi aikataulun mukaisesti.

5.2 Automaattisen arkistoinnin asetusten selitys

Kunkin automaattisen arkistoinnin asetuksen ymmärtäminen auttaa sinua hallitsemaan arkistointiprosessia tehokkaasti:

• Suorita automaattinen arkistointi joka N. päivä: Hallitsee automaattisen arkistoinnin aikataulua. Usein suoritettuna (esim. viikoittain) käsitellään pienempiä sähköpostieriä, mikä toimii paremmin kuin tuhansien kohteiden arkistointi kerralla. Voit pysäyttää automaattisen arkistoinnin kokonaan poistamalla tämän asetuksen valinnan.
• Kysy ennen automaattisen arkistoinnin suorittamista: Jos haluat ennakkovaroituksen ennen arkistointiatarOta tämä vaihtoehto käyttöön. Näet ilmoituksen, jonka avulla voit tarvittaessa peruuttaa toiminnon.
• Poista vanhentuneet viestit (vain sähköpostikansiot): Tämä poistaa viestit, joiden vanhentumispäivä on mennyt. Huomaa, että vanhentuneet viestit eroavat vanhoista viesteistä – vanhenemispäivä asetetaan manuaalisesti, kun kirjoitat sähköposteja kohdassa Vaihtoehdot välilehti. Ole varovainen tämän asetuksen kanssa, sillä se poistaa kohteita arkistoinnin sijaan.
• Arkistoi tai poista vanhoja kohteita: Tämä pääkytkin aktivoi mukautetun automaattisen arkistoinnin määrityksesi. Jätä se valitsematta, jos haluat käyttää Outlookin sisäänrakennettuja oletusasetuksia.
• Näytä arkistokansio kansioluettelossa: Kun tämä on käytössä, arkistokansiosi näkyvät automaattisesti navigointiruudussa. Ilman tätä sinun on avattava arkistoitu PST-tiedosto manuaalisesti aina, kun haluat käyttää arkistoituja kohteita.
• Siivoa pois esineet, jotka ovat vanhempia kuin: Asettaa arkistoinnin raja-arvon. Tätä rajaa vanhemmat tiedostot siirretään arkistotiedostoon. Aikaväli on joustava – yhdestä päivästä 60 kuukauteen, ja se voidaan määrittää päivinä, viikkoina tai kuukausina.
• Siirrä vanhat kohteet kohteeseen: Kertoo Outlookille, minne arkistoidut kohteet tallennetaan. Oletusarvoisesti se luo archive.pst-tiedoston Tiedostot\Outlook-tiedostot-kansioon. Napsauta selailla valitaksesi eri sijainnin tai tiedostonimen. Tämän vaihtoehdon valitseminen poistaa käytöstä alla olevan pysyvän poiston asetuksen.
• Poista kohteet pysyvästi: Arkistoitujen kopioiden säilyttämisen sijaan tämä asetus poistaa vanhat kohteet kokonaan, kun ne saavuttavat ikärajan. Käytä tätä varoen – poistettuja kohteita ei voida palauttaa. Tämän käyttöönotto poistaa yllä olevan arkistointivaihtoehdon käytöstä.
• Käytä näitä asetuksia kaikkiin kansioihin nyt: Tämä painike ottaa nykyiset määrityksesi välittömästi käyttöön kaikissa Outlook-kansioissa. Ohita tämä, jos haluat asettaa eri säännöt yksittäisille kansioille – voit määrittää ne kunkin kansion ominaisuuksien kautta.

5.3 Outlook-kansioiden oletusarvoiset vanhenemisjaksot

Outlook käyttää erilaisia ​​oletusarvoisia vanhenemisjaksoja eri kansiotyypeille:

• Saapuneet ja luonnokset: 6 kuukautta
• Lähetetyt ja poistetut viestit: 2 kuukautta
• Lähtevät: 3 kuukautta
• Kalenteri, tehtävät, muistiinpanot ja päiväkirja: 6 kuukautta
• Yhteydet: Ei oletusarvoisesti arkistoitu automaattisesti

Luomasi kansiot perivät samankaltaisten oletuskansioiden vanhenemisjakson. Esimerkiksi mukautetut sähköpostikansiot saavat 6 kuukauden vanhenemisjakson kuten Saapuneet-kansio.

5.4 Esineen iän määrittäminen

Erityyppiset Outlook-kohteet käyttävät erilaisia ​​päivämääräkriteerejä sen määrittämiseen, ovatko ne riittävän vanhoja arkistointia varten:

• Sähköpostiviestit: Järjestelmä tarkistaa sekä viestin vastaanottoajankohdan että viimeisimmän muokkauksen päivämäärän ja käyttää sitten myöhäisempää päivämäärää. Jopa yksinkertaiset toiminnot, kuten viestin merkitseminen luetuksi/lukemattomaksi tai siirtäminen, päivittävät muokkauksen aikaleiman.
• Kalenterimerkinnät: Kokousten ja tapaamisten osalta kyseinen päivämäärä on se, jolloinost muokannut ja tallentanut merkinnän äskettäin. Toistuvia tapahtumia ei arkistoida automaattisesti. On tärkeää huomata, että vain menneet tapahtumat voidaan arkistoida – tulevat merkinnät pysyvät tallessa riippumatta niiden viimeisimmästä muokkauspäivästä.
• tehtävät: Kaksi päivämäärää on tässä merkityksellisiä: valmistumispäivämäärä ja viimeisin muokkauspäivämäärä. Uudempi päivämäärä ratkaisee kelpoisuuden. Keskeneräisinä näkyvät tehtävät eivät koskaan arkistoidu automaattisesti. Delegoidut tehtävät arkistoidaan vasta, kun joku merkitsee ne valmiiksi.
• Huomautuksia: Päivämäärä, jolloin most Äskettäin muokattu ja tallennettu muistiinpano määrittää, milloin siitä tulee arkistointikelpoinen.
• Päiväkirjamerkinnät: Joko alkuperäinen luontipäivämäärä tai most Viimeisin muutospäivämäärä on voimassa, ja uudempi päivämäärä on etusijalla.
• Yhteydet: Automaattinen arkistointi -toiminto ohittaa yhteystiedot kokonaan. Jos sinun on arkistoitava Yhteystiedot-kansiosi, käytä Siivoa vanhat -työkalua manuaalisesti.

5.5 Automaattisen arkistoinnin mukauttaminen tietyille kansioille

Voit määrittää mukautettuja automaattisen arkistoinnin asetuksia tietylle kansiolle seuraavasti:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella navigointiruudun kansioluettelossa kansiota, jota haluat mukauttaa.
2. Napauta Kiinteistöt.
3. Valitse Automaattinen arkistointi Tab.
4. valita Arkistoi tämä kansio näillä asetuksilla.
5. Määritä tälle kansiolle ikääntymisjakso ja muut asetukset.
6. Napauta OK Tallenna asetukset.

Huomautus: Käytä Poista vanhat kohteet pysyvästi vaihtoehto poistaa vanhentuneet sähköpostit automaattisesti Poistetut kohteet ja Roskapostia kansiot määritetyn säilytysajan jälkeen.

5.6 Kohteiden sisällyttäminen/jättäminen pois automaattisesta arkistoinnista

Joskus et halua arkistoida usein käytettyjä kohteita. Alla on ratkaisut kolmeen eri tilanteeseen. Voit tietenkin myös kumota toiminnon ja sisällyttää kohteita automaattisesta arkistoinnista.

5.6.1 Yhden kohteen poisjättäminen

1. Valitse tietty kohde.
2. lehdistö Alt + Enter avaimet.
3. A Kiinteistöt valintaikkuna tulee näkyviin.
4. Tarkista Älä arkistoi tätä kohdetta automaattisesti vaihtoehto.

5.6.2 Useiden kohteiden poissulkeminen

1. 1. Siirry Näytä kieleke
   2. Napauta Näytä asetukset
   3. In Näkymän lisäasetukset valintaikkunassa, napsauta Pylväät:
   4. Näytä sarakkeet valintaikkuna tulee näkyviin. Lisää noudattamalla alla olevia ohjeita Älä arkistoi automaattisesti sarake:
      • valita Kaikki postikentät.
      • valita Älä arkistoi automaattisesti käytettävissä olevissa sarakkeissa.
      • Napauta Lisää
      • Jos haluat muuttaa järjestystä, valitse se ja käytä Siirrä ylös or Siirry alas.
      • Napauta OK
   5. Napsautuksen jälkeen OK, palaat takaisin Näkymän lisäasetukset valintaikkuna, jossa sinun on napsautettava Muut asetukset.
   6. In Muut asetukset valintaikkunassa tarkista Salli muokkaus solussa vaihtoehto.
   7. Napsauta sarjaa OK , jos haluat tallentaa muutokset ja palata Outlookin pääikkunaan. Jos haluat nyt jättää tiettyjä kohteita pois automaattisesta arkistoinnista, valitse vain Älä arkistoi automaattisesti sarake heille:

5.6.3 Kansion poisjättäminen

1. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella navigointiruudussa.
2. valita Kiinteistöt.
3. Valitse Automaattinen arkistointi Tab.
4. valita Älä arkistoi tämän kansion kohteita.
5. Napauta OK.

6. Sähköpostien automaattinen arkistointi Outlookissa sääntöjen avulla

Outlookin sääntöjen avulla voit arkistoida automaattisesti tiettyjen lähettäjien tai tiettyjä kriteerejä vastaavien sähköpostien tiedot. Arkistointisäännön luominen:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostia, jonka haluat arkistoida.
2. Napauta Säännöt -> Luo sääntö ponnahdusvalikossa.
3. Luo sääntö valintaikkuna tulee näkyviin.
4. In Kun saan sähköpostin, jossa on kaikki valitut ehdot osiossa määritä säännön ehto, kuten alkaen, Aihe sisältäätai LähetettyMonimutkaisempien ehtojen osalta napsauta Lisäasetukset oikeassa alakulmassa.
5. In Tee seuraavat toimet , valitse Siirrä kohde kansioon: ja määritä arkistokansio napsauttamalla Valitse kansio… painiketta.
6. Napauta OK säännön tallentamiseksi.

Outlook siirtää nyt automaattisesti kaikki ehdot täyttävät sähköpostit Arkisto-kansioon.

7. Arkistointi vastaanottopäivämäärän perusteella

Oletusarvoisesti Outlookin automaattinen arkistointi käyttää muokkauspäivämäärää tai vastaanottopäivämäärää sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos haluat, että Outlook arkistoi sähköpostit yksinomaan vastaanottopäivämäärän perusteella (muutoksia huomiotta jättäen), sinun on muokattava Windowsin rekisteriä:

1. Sulje Outlook kokonaan.
2. Avaa rekisterieditori.
3. Navigoida johonkin: HKEY_CURRENT_USER\Ohjelmisto\Microsoft\Office\ \Asetukset.
4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Asetukset ja valitse Uusi -> DWORD (32-bittinen).
5. Nimeä uusi arvo Arkiston ohittamisen viimeisin muokkausaika.
6. Napsauta hiiren kakkospainikkeella juuri luotua arvoa ja napsauta Muuttaa.
7. Aseta arvo kohtaan 1 ja valitse OK.
8. Sulje rekisterieditori ja jatkatart Outlook.

Näiden muutosten jälkeen Outlook arkistoi sähköpostit niiden vastaanottopäivämäärän perusteella muokkauspäivämäärän sijaan.

8. Edistynyt: Automaattinen arkistointi VBA:lla

Jos tarvitset edistyneempiä hallintalaitteita automaattinen arkistointi, voit käyttää Outlookin VBA-makroja. Alla on joitakin esimerkkejä:

• Valmiiden tehtävien automaattinen arkistointi Outlookissa
• Arkistoi tiettyä kokoa suuremmat sähköpostit
• Arkistoi automaattisesti vanhat, tiettyä kokoa suuremmat sähköpostit
• Sähköpostien automaattinen luokittelu ja arkistointi kuukauden mukaan
• Luokittele ja arkistoi saapuvat sähköpostit automaattisesti lähettäjän nimen mukaan
• Hylättyjen kokousten automaattinen arkistointi tiettyyn kalenteriin
• Arkistoi vanhin sähköposti automaattisesti, kun uusi sähköposti saapuu
• Saapuvien sähköpostien automaattinen arkistointi ilman seurantamerkintöjä
• Arkistoi vanhat viestit automaattisesti, kun Saapuneet-kansiossa on liikaa viestejä
• Arkistoi kaikki myöhässä olevat tapaamiset ja tehtävät
• Arkistoi kaikki vanhentuneet sähköpostit
• Arkistoi merkitty sähköposti automaattisesti merkitsemällä sen valmiiksi
• Vanhentuneiden kohteiden automaattinen arkistointi, kun Outlook-tiedosto on tiettyä kokoa suurempi
• Arkistoi kaikki luetut RSS-viestit
• Arkistoi luetut sähköpostit eri kansioihin lähettäjien perusteella
• Erä Poista käytöstä "AutoArchive" -vaihtoehto kaikille Outlook-kansioille
• Erä Käytä samaa "AutoArchive" -asetusta kaikkiin Outlook-kansioihin
• Eräkäyttöönotto "Älä arkistoi tätä kohdetta automaattisesti" -vaihtoehto useille Outlook-sähköposteille
• Erä Poista käytöstä "AutoArchive" -vaihtoehto kaikille toistuville kalenterimerkinnöille

9. Exchange Server Online -arkisto

Exchange Server Online Archive (tunnetaan myös nimellä In-Place Archiving) on ​​yritystason arkistointitoiminto Microsoft 365:lle, joka tarjoaa käyttäjille lisää postilaatikoiden tallennustilaa arkistoimalla vanhat sähköpostit arkistopostilaatikoihin. Toisin kuin asiakaspuolen arkistointimenetelmissä, tätä ominaisuutta hallinnoivat kokonaan järjestelmänvalvojat, ja se toimii palvelimella.

9.1 Järjestelmänvalvojan asennusvaatimukset

Vain järjestelmänvalvojat voivat ottaa Exchange Server Online Archiven käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Arkistopostilaatikoiden määrittämiseksi järjestelmänvalvojien on tehtävä seuraavaa:

• Sinulle on määritettävä Sähköpostin vastaanottajien rooli Exchange Onlinessa
• Exchange-hallintakeskuksen (EAC) käyttö
• Käyttäjillä on oltava asianmukaiset Microsoft 365 -lisenssit

9.2 Miten järjestelmänvalvojat ottavat arkistopostilaatikot käyttöön

Järjestelmänvalvojat voivat ottaa arkistopostilaatikot käyttöön Exchange-hallintakeskuksen kautta:

1. Kirjaudu sisään Exchange-hallintakeskukseen (EAC) ja siirry kohtaan vastaanottajat -> postilaatikot.
2. Valitse käyttäjä, jonka postilaatikon arkistointi otetaan käyttöön.
3. Valitse pikavalikosta Muuta, ja alle Postilaatikon arkistovalitse Hallitse postilaatikon arkistoa.
4. Turn on Postilaatikon arkisto, napsauta sitten Säästä.

Arkistopostilaatikon tila näkyy seuraavasti: Aktiiviset valitulle käyttäjälle.

9.3 Arkistopostilaatikoiden automaattinen käyttöönotto

Järjestelmänvalvojat voivat PowerShellin avulla ottaa arkistopostilaatikot automaattisesti käyttöön, kun ensisijainen postilaatikko saavuttaa 90 % kiintiöstään:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Arkistopostilaatikoiden poistaminen käytöstä

Jos haluat poistaa arkistopostilaatikot käytöstä eri syistä, kuten rajoitetun tilan vuoksi, voit tehdä seuraavasti:

1. Vie arkistopostilaatikot.
2. Poista arkisto käytöstä.

9.5 Vaikutus muihin arkiston ominaisuuksiin

Kun Exchange Server Online Archive on käytössä käyttäjälle:

• Automaattinen arkistointi- ja vanhojen kohteiden tyhjennystyökalut eivät ole enää käytettävissä Outlookin perinteisessä versiossa
• Outlookin Arkisto-painike toimii edelleen normaalisti
• Exchange Online -postilaatikoille määritetyt säilytyskäytännöt hallitsevat arkistointitoimintoja

Huomautus: Tämä ominaisuus ei ole käytettävissä Microsoft 365 Government -pilvipalveluissa, 21Vianetin ylläpitämässä Microsoft 365:ssä tai Microsoft 365 Germanyssa.

10. Arkistoitujen sähköpostien etsiminen ja hallinta Outlookissa

10.1 Arkistokansion ja -tiedoston paikantaminen

Arkistoitujen sähköpostien löytäminen:

• Arkistokansio: Sisäänrakennettu Arkisto-kansio näkyy siirtymisruudun kansioluettelossa. Valitse Näytä -> Kansioruutu -> normaali näyttääksesi kansioluettelon, jos se on piilotettu.
• Arkiston postilaatikko (PST-tiedosto): Kun käytät automaattista arkistointia tai vanhojen kohteiden tyhjennystyökalua, Arkisto-postilaatikko näkyy erillisenä kohteena kansioluettelossa, jos olet valinnut sen. Näytä arkistokansio kansioluettelossa Automaattisen arkistoinnin asetuksissa.

Jos Arkisto-postilaatikkoa ei näy, voit avata sen manuaalisesti seuraavasti:

1. Mene filee -> Asetukset -> Lisäasetukset 
2. Alla Automaattinen arkistointi -osassa, napsauta Automaattisen arkistoinnin asetukset painiketta.
3. Etsi arkistoitujen PST-tiedostojen koko polku osoitteesta Siirrä vanhat tavarat kohteeseen.
4. Napauta filee -> Avaa ja vie -> Avaa Outlook-datatiedosto ja valitse arkistoitu PST-tiedostosi koko polun kautta.
   

10.2 Arkistotiedoston siirtäminen

1. Sulje arkistoitu PST-tiedosto Outlookissa.
2. Siirrä tiedosto uuteen sijaintiin.
3. Avaa se uudelleen Outlookissa.
4. Muuta polkua sisään filee -> Asetukset -> Lisäasetukset -> Automaattinen arkistointi -> Automaattisen arkistoinnin asetukset -> Siirrä vanhat kohteet kansioon

10.3 Arkistoitujen sähköpostien hakeminen

Arkistoitujen sähköpostien etsiminen Arkisto-kansiosta:

1. Oletusarvoisesti, kun kirjoitat hakusanan Outlookin yläreunassa olevaan hakukenttään, se hakee kaikista postilaatikon kansioista, mukaan lukien arkistoidut viestit.
2. Jos haluat rajata haun vain Arkisto-kansioon, valitse ensin Archive kansio navigointiruudussa.
3. Kirjoita sitten hakusanasi hakukenttään.
4. Hakutulokset näyttävät vain Arkisto-kansion kohteet.

Arkistoitujen sähköpostien etsiminen arkistotiedostosta:

1. Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa olevaa Arkisto-tiedostoa.
2. Napsauta keskellä olevaa hakukenttää.
3. Haku-välilehti tulee näkyviin.
4. Valitse Haku kieleke
5. Napauta Hakutyökalut -> Tarkennettu haku …
   
   
6. Tarkennettu haku valintaikkuna tulee näkyviin.
7. Valitse Selaa ... painiketta.
8. In Valitse kansio(t) valintaikkunassa tarkista Arkistotiedosto
9. Tarkista Hae alikansioita
10. Napauta OK
11. Outlook näyttää sittentart haku arkistotiedostosta, mukaan lukien kaikki sen alikansiot:
    

10.4 Arkistoitujen sähköpostien palauttaminen Saapuneet-kansioon

Arkistoitujen sähköpostien siirtäminen takaisin Saapuneet-kansioon:

1. Siirry Arkisto-kansioon tai Arkisto-postilaatikkoon.
2. Valitse palautettava sähköposti tai sähköpostit.
3. Vedä ja pudota sähköpostit Saapuneet-kansioon tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liikkua -> Saapuneet.

Sähköpostit siirretään takaisin Saapuneet-kansioosi ja poistetaan arkistosijainnista.

11. Arkistotiedostojen kokorajoitukset ja hallinta

11.1 PST-tiedostojen oletuskokorajoitukset

Outlook PST -tiedostolla on oletuskokorajoitus:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 ja 2013: 50 GB
• Outlook 2010 ja aiemmat versiot: 20 GB

Kun arkistoitu PST-tiedosto lähestyy tätä rajaa tai saavuttaa sen, Outlook saattaa lopettaa uusien kohteiden arkistoinnin tai toimia arvaamattomasti.

11.2 Suurten arkistotiedostojen hallinta

Kun arkistotiedostosi lähestyy kokorajoitusta, harkitse seuraavia vaihtoehtoja:

• Uusien arkistotiedostojen luominen: Luo uusi arkistoitu PST-tiedosto ja starsähköpostien arkistointi Outlookissa siihen. Voit ylläpitää useita arkistotiedostoja järjestettynä vuoden tai projektin mukaan.
• Tarpeettomien kohteiden poistaminen: Tarkista arkistoidut sähköpostisi ja poista pysyvästi viestit, joita et enää tarvitse, ja tiivistä arkistotiedosto.

11.3 PST-tiedoston kokorajoituksen nostaminen (ei suositella)

Vaikka voit nostaa oletusarvoisen 50 gigatavun rajan 100 gigatavuun rekisterimuutoksilla, tätä ei suositella. Suuret PST-tiedostot hidastavat Outlookia ja lisäävät vioittumisriskiä. Jos sinun on pakko nostaa rajaa, voit noudattaa seuraavia ohjeita. Tämän oppaan .

Harkitse uusien arkistotiedostojen luomista tai Online-arkiston käyttöä kokorajoituksen nostamisen sijaan.

12. Outlook-arkistointiongelmien vianmääritys

12.1 Automaattinen arkistointi ei ole käytettävissä

Jos automaattisen arkistoinnin asetukset eivät ole käytettävissä tai ne ovat harmaina, syynä voi olla:

• Exchange Server Online -arkisto käytössä: Jos organisaatiosi ottaa Exchange Serverin online-arkiston käyttöön, automaattinen arkistointi poistetaan automaattisesti käytöstä. Online-arkisto toimii automaattisen arkistoinnin yritystason korvikkeena. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos haluat käyttää online-arkistoa.
• Järjestelmänvalvojan käytöstä poistettu ominaisuus: Verkonvalvoja on saattanut poistaa automaattisen arkistoinnin käytöstä ryhmäkäytännön tai säilytyskäytäntöjen kautta, jotka ohittavat automaattisen arkistoinnin toiminnon. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan saadaksesi lisätietoja organisaatiosi sähköpostinhallintakäytännöistä.
• Uudet Outlook-rajoitukset: Uusi Outlook ei tue automaattista arkistointia ja vanhojen kohteiden tyhjennystyökalua. Käytä näitä ominaisuuksia perinteisessä Outlookissa.

12.2 Automaattinen arkistointi ei ole käynnissä

Jos automaattinen arkistointi on lakannut toimimasta, tarkista seuraavat asiat:

• Automaattisen arkistoinnin asetusten tarkistaminen: Avaa automaattisen arkistoinnin asetukset (filee -> Vaihtoehdot -> Lisää -> Automaattisen arkistoinnin asetukset) ja varmista, että kokoonpanosi on oikein.
• Suorita automaattinen arkistointi -valintaruutu: Varmista, että Suorita automaattinen arkistointi joka N. päivä vaihtoehto on valittuna. Jos sitä ei ole valittu, automaattinen arkistointi ei käynnisty automaattisesti.

12.3 Tietyt arkistoimatta jäävät kohteet

Jos joitakin kohteita ei arkistoida, syitä voi olla:

• Muokkauspäivämäärä liian äskettäinen: Oletusarvoisesti Outlook käyttää vastaanottopäivämäärää tai muokkauspäivämäärää sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos olet äskettäin muokannut sähköpostia, sitä ei arkistoida ennen kuin uusi vanhenemisjakso on kulunut umpeen.
• "Älä arkistoi automaattisesti" Ominaisuus käytössä: Kohteilla voi olla käytössä ominaisuus ”Älä arkistoi tätä kohdetta automaattisesti”.
  • Jos haluat tarkistaa yhden kohteen, kaksoisnapsauta sitä avataksesi sen uuteen ikkunaan ja napsauta sitten filee -> Kiinteistöt, ja tarkista Älä arkistoi tätä kohdetta automaattisesti vaihtoehto.
  • Jos haluat tarkistaa useita kohteita eränä, lisää "Älä arkistoi automaattisesti" -sarake näkymäasetuksiin ja suurenna sitten sähköpostilistan leveyttä, jotta tämä sarake näkyy.

12.4 Arkistokansio ei näy

Jos Arkistokansiot (Arkistopostilaatikon tiedosto) ei näy Outlookin vasemmassa paneelissa. Kokeile näitä ratkaisuja:

• Arkistokansion näyttämisen ottaminen käyttöön: Avaa automaattisen arkistoinnin asetukset ja varmista, että Näytä arkistokansio kansioluettelossa tarkistetaan.
• Arkistotiedoston lisääminen manuaalisesti: Jos Arkisto-postilaatikko ei vieläkään näy, avaa se manuaalisesti napsauttamalla filee -> Avaa ja vie -> Avaa Outlook-datatiedosto ja valitsemalla arkistoitu PST-tiedostosi.
• Outlookin päivittäminen: Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- ja Outlook.com-tileillä Arkisto-kansion pitäisi olla oletusarvoisesti olemassa. Jos et näe sitä Outlook 2016:ssa tai Outlook for Microsoft 365:ssä, siirry osoitteeseen filee -> Office-tili -> Päivitä asetukset -> Päivitä nyt.

12.5 Arkistoitu PST-tiedosto on vioittunut

Jos arkistoitu PST-tiedosto on vioittunut, Outlook ei voi siirtää uusia sähköposteja siihen. Voit korjata PST-tiedoston seuraavasti:

• Saapuneiden kansioiden korjaustyökalun (scanpst.exe) käyttäminen
• Kolmannen osapuolen palautustyökalujen käyttäminen

Katso täydellinen oppaamme edellä mainituista menetelmistä sekä muista korjausmenetelmistä.

13. Sähköpostin arkistoinnin parhaat käytännöt

13.1 Arkistoitavat sähköpostit

Tietyntyyppiset sähköpostit tulisi arkistoida poistamisen sijaan tärkeiden tietojen säilyttämiseksi:

• Taloustiedot: Arkistoi sähköpostit, jotka sisältävät tiliotteita, laskuja, kuitteja ja verotukseen liittyviä tietoja myöhempää tarvetta ja budjetointia varten.
• Työkeskustelut: Säilytä tärkeät työhön liittyvät keskustelut, päätökset, projektitiedot ja asiakirjat viitteenä tai suoritusarviointeja varten.
• Kuitit ja vahvistukset: Säilytä ostovahvistukset, varaukset, palvelutilaukset ja tilauskuitit mahdollisten ongelmien varalta.
• Lailliset asiakirjat: Arkistoi sähköpostit, jotka sisältävät sopimuksia, oikeudellisia tiedonantoja tai mitä tahansa oikeudellisina asiakirjoina toimivaa kirjeenvaihtoa.
• Projektitiedostot: Säilytä meneillään oleviin tai valmistuneisiin projekteihin liittyvät sähköpostit, mukaan lukien keskustelut, luonnokset, palaute ja ehdotukset, myöhempää tarvetta varten.
• Henkilökohtaiset virstanpylväät: Pidä sähköpostit, joissa merkitset tärkeitä elämäntapahtumia, kuten työtarjouksia, hyväksymiskirjeitä ja urasaavutuksia, emotionaalisen arvon saamiseksi.
• Matkustusasiakirjat: Arkistoi liput, hotellivaraukset ja matkasuunnitelmatrarjotka voivat toimia matkustushistoriasi laillisina tallenteina.

13.2 Arkistointi- vs. poistaminen -päätösopas

Kun päätät sähköpostin arkistoinnista tai poistamisesta, ota huomioon sen tuleva arvo. Arkistoi viestit, joita saatat tarvita myöhemmin viitteenä, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi tai kirjanpitoa varten. Poista sähköpostit, jotka ovat epäolennaisia ​​tai joita ei enää tarvita, kuten vanhentuneet uutiskirjeet, roskaposti tai väliaikaiset viestit.rarilmoituksia. Jos olet epävarma, arkistoi se – voit aina poistaa sen myöhemmin, mutta et voi palauttaa pysyvästi poistettuja sähköposteja.

13.3 Säännöllinen arkiston ylläpito

Ylläpidä arkistoasi säännöllisesti tarkistamalla arkistoidut tiedostot ajoittain ja poistamalla ne, joita et enää tarvitse. Tämä estää arkistoasi täyttymästä yhtä paljon kuin postilaatikkoasi ja pitää tiedostokoot hallittavissa. Ajoita arkistosi neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset tarkastukset varmistaaksesi, että se sisältää vain arvokasta tietoa.

13.4 Arkistotiedostojen varmuuskopiointi

Suojaa arkistoidut sähköpostisi luomalla varmuuskopioita:

• Paikalliset varmuuskopiot: Kopioi arkistoitu PST-tiedostosi ulkoiselle kiintolevylle tai USB-muistitikulle. Säilytä varmuuskopio turvallisessa paikassa erillään tietokoneestasi.
• Pilvitallennuksen varmuuskopiointi: Lataa arkistoitu PST-tiedostosi pilvitallennuspalveluihin, kuten OneDriveen, Dropboxiin tai Google Driveen, varmuuskopiointia varten ja laitteistovikojen varalta suojautumista varten.

Muista, että arkistotiedostot eivät ole sama asia kuin varmuuskopiot. Pidä aina erilliset varmuuskopiot arkistoitujen PST-tiedostojen varmuuskopioista.

13.5 Optimaalinen automaattisen arkistoinnin tiheys

Aseta automaattinen arkistointi toimimaan riittävän usein suurten ruuhkien välttämiseksi, mutta ei niin usein, että se vaikuttaa suorituskykyyn.ost käyttäjille AutoArchive-toiminnon suorittaminen 14 päivän välein toimii hyvin. Jos saat päivittäin paljon sähköpostia, harkitse sen asettamista suoritettavaksi viikoittain. Pienempien erien arkistointi useammin on parempi kuin tuhansien kohteiden käsittely kerralla, mikä voi hidastaa tietokonettasi.

14. Tärkeitä tietoja Outlook-arkistosta

14.1 PST-tiedostomuoto

PST (Personal Store) -tiedostomuoto on Outlookin datatiedostotyyppi, jota käytetään sähköpostien, kalenterimerkintöjen, yhteystietojen ja muiden Outlook-tietojen tallentamiseen paikallisesti tietokoneellesi. PST-tiedostoja voidaan avata Outlookissa ja siirtää tietokoneiden välillä. Ne ovat erillään postilaatikostasi ja tallennetaan määrittämääsi sijaintiin, yleensä kansioon C:\Käyttäjät\Käyttäjänimesi\Tiedostot\Outlook-tiedostot\.

14.2 Arkistointi vs. vienti

Arkistointi ja vienti ovat eri prosesseja. Arkistointi siirtää kohteet alkuperäisestä sijainnistaan ​​arkistotiedostoon, jolloin ne poistetaan pää-PST-tiedostosta ja vapautetaan tilaa. Vienti luo kopion valituista kohteista, mutta ei poista niitä alkuperäisestä sijainnistaan ​​eikä pienennä postilaatikon kokoa. Arkistointia käytetään postilaatikon koon hallintaan ja vientiä varmuuskopioiden luomiseen.

14.3 Arkisto vs. varmuuskopiointi

Arkistotiedosto ei ole sama asia kuin varmuuskopio. Arkistot on tarkoitettu vanhojen tiedostojen pitkäaikaiseen säilytykseen, joihin et tarvitse säännöllistä pääsyä. Varmuuskopiot ovat tietojen kaksoiskappaleita, jotka on tallennettu erikseen katastrofien jälkeistä palautusta varten. Jos haluat varmuuskopioida arkistoidut sähköpostisi, tee kopio arkistoidusta PST-tiedostostasi ja tallenna se turvalliseen sijaintiin, kuten OneDriveen, Dropboxiin tai ulkoiselle asemalle.

Katso kattava oppaamme aiheesta Outlook-sähköpostien varmuuskopiointi.

14.4 Yhteystietoja ei arkistoida automaattisesti

Outlook ei arkistoi yhteystietoja automaattisesti oletusarvoisesti. Vaikka automaattinen arkistointi käsittelee sähköpostikansioita, kalentereita, tehtäviä, muistiinpanoja ja päiväkirjoja, Yhteystiedot-kansio jätetään pois. Voit kuitenkin arkistoida Yhteystiedot-kansion manuaalisesti Siivoa vanhat -työkalulla tarvittaessa.

15. Usein Kysytyt Kysymykset

K: Miten arkistoin sähköposteja Outlookissa?

A: Voit arkistoida sähköposteja Outlookissa valitsemalla arkistoitavan sähköpostin tai sähköpostit ja napsauttamalla työkalupalkin Arkisto-painiketta. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita pikavalikosta Arkisto, painaa askelpalautinta tai vetää sähköposteja Arkisto-kansioon. Jos haluat arkistoida automaattisesti, määritä automaattinen arkistointi tai käytä sääntöjä tiettyjen lähettäjien sähköpostien arkistointiin.

K: Miten arkistoin tuhansia sähköposteja Outlookissa?

A: Jos haluat arkistoida suuria määriä sähköposteja, käytä automaattista arkistointia vanhojen viestien säännöllisen arkistoinnin ajoittamiseen tai käytä Siivoa vanhat kohteet -työkalua arkistoidaksesi manuaalisesti tiettyä päivämäärää vanhemmat sähköpostit. Voit myös viedä sähköposteja PST-tiedostoon siirtymällä kohtaan Tiedosto -> Avaa ja vie -> Tuo/Vie -> Vie tiedostoon ja valitsemalla Outlookin datatiedosto (.pst). Nämä menetelmät hallitsevat joukkoviestejä tehokkaasti ilman manuaalista lajittelua.

K: Vapauttaako sähköpostien arkistointi tilaa Outlookissa?

V: Se riippuu arkistointitavasta. Jos käytät Arkisto-painiketta, arkistoidut sähköpostit siirretään sisäänrakennettuun Arkisto-kansioon, joka on edelleen ensisijaisessa postilaatikossasi, joten se ei vapauta tilaa. Automaattisen arkistoinnin tai Vanhojen kohteiden tyhjennys -työkalun käyttäminen sähköpostien siirtämiseen erilliseen arkistotiedostoon kuitenkin vapauttaa ensisijaisen postilaatikon tallennustilaa. Myös Online-arkisto vapauttaa tilaa ensisijaisessa postilaatikossasi siirtämällä sähköpostit erilliseen palvelinpuolen postilaatikkoon.

K: Miten löydän arkistoidut sähköpostit Outlookista?

A: Löydät arkistoidut sähköpostit siirtymällä kansioluettelon Arkisto-kansioon tai Arkisto-postilaatikkoon, jos käytät automaattista arkistointia. Käytä Outlookin yläosassa olevaa hakupalkkia etsiäksesi tiettyjä sähköposteja lähettäjän, aiheen, päivämäärän tai avainsanojen mukaan. Oletusarvoisesti Outlook hakee kaikista kansioista, myös arkistoiduista kohteista. Jos haluat rajoittaa haun vain arkistoituihin sähköposteihin, valitse Arkisto-kansio ennen hakua.

K: Onko parempi arkistoida vai poistaa sähköposteja Outlookissa?

A: Arkistoi sähköpostit, joita saatat tarvita myöhemmin viitteeksi, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi tai kirjanpitoa varten. Poista sähköpostit, jotka ovat epäolennaisia ​​tai joita ei enää tarvita. Jos on mahdollista, että sinun on viitattava sähköpostiin tulevaisuudessa, arkistoi se poistamisen sijaan. Arkistoituihin sähköposteihin voi edelleen tehdä hakuja ja ne voidaan palauttaa milloin tahansa, kun taas poistetut sähköpostit katoavat lopulta pysyvästi.

K: Voinko arkistoida sähköposteja automaattisesti Outlookissa?

V: Kyllä, automaattinen arkistointi antaa sinun asettaa aikatauluja sähköpostien arkistoinnille iän, kansion tai muiden kriteerien perusteella. Tämä pitää postilaatikkosi järjestyksessä ilman manuaalisia toimia. Voit myös luoda Outlook-sääntöjä siirtääksesi tietyt ehdot täyttävät sähköpostit automaattisesti Arkisto-kansioon. Huomaa, että automaattinen arkistointi on käytettävissä vain perinteisessä Outlookissa, ei uudessa Outlookissa tai verkkoversiossa.

K: Vaikuttaako arkistointi sähköpostihakutuloksiini?

V: Ei, arkistoidut sähköpostit ovat edelleen haettavissa Outlookissa. Oletusarvoisesti Outlookissa haettaessa kaikki postilaatikkosi kansiot, mukaan lukien Arkisto-kansio ja Arkisto-postilaatikko, löytyvät. Voit löytää arkistoidut sähköpostit yhtä helposti kuin Saapuneet-kansion sähköpostit.

K: Kuinka muuttaa tarSaada arkiston sijainti?

A: Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- tai Outlook.com-tileillä et voi muuttaa sisäänrakennetun arkistokansion sijaintia – se on oletusarvoinen järjestelmäkansio, jota ei voi nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa. POP- ja IMAP-tileillä voit muuttaa arkistokansion sijaintia valitsemalla Tiedosto -> Postilaatikon asetukset -> Työkalut -> Aseta arkistokansio. Kun käytät automaattista arkistointia tai vanhojen kohteiden tyhjentämistä, voit määrittää arkistoitujen PST-tiedostojen tallennuspaikan napsauttamalla Selaa-painiketta arkistoasetuksissa.

K: Mikä on automaattisen arkistoinnin ja Exchange Server Online Archiven välinen suhde?

A: Automaattinen arkistointi on vanhempi Outlook-ominaisuus, joka siirtää vanhat sähköpostit automaattisesti paikalliseen PST-tiedostoon. Tämä tarkoittaa, että viestit poistetaan palvelimelta ja niitä on vaikeampi löytää haun avulla. Jos automaattisen arkistoinnin PST-tiedostoa sisältävä kiintolevy muuttuu käyttökelvottomaksi, nämä viestit tallennetaan.ostExchange Server Online Archive on yritystason korvaaja automaattiselle arkistoinnille, joka tallentaa arkistoidut sähköpostit palvelimelle, jolloin ne ovat käytettävissä mistä tahansa laitteesta. Automaattista arkistointia voi käyttää, vaikka sinulla ei olisi Exchange Server Online Archivea ja IT-osastosi ei ole poistanut toimintoa käytöstä.

K: Mitä jos AutoArchive PST -tiedostoni vioittuu tai ei avaudu?

A: Jos AutoArchive PST -tiedostosi on vioittunut eikä Outlook pysty avaamaan sitä, voit käyttää erikoistunutta Outlook PST -korjaustyökalu palauttaaksesi arkistoidut sähköpostisi ja muut tietosi. Ennen palautuksen yrittämistä luo aina varmuuskopio vioittuneesta arkistotiedostosta. Vältä tulevat ongelmat tarkistamalla säännöllisesti, että arkistotiedostosi voidaan avata, ja harkitse tärkeiden arkistojen siirtämistä Exchange Server Online Archiveen, jos mahdollista.

K: Miten poistan arkistoinnin käytöstä Backspace-näppäimellä?

A: Jotta Backspace-näppäin ei arkistoi kohteita, sinun on lisättävä rekisterimerkintä. Siirry kansioon HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (tai OCT-polkuun), luo DWORD-arvo nimeltä DisableOneClickArchive ja aseta se arvoon 1. Tämä rekisterikorjaus koskee Outlookin Microsoft 365:tä eikä toimi pysyvien versioiden kanssa. Varmuuskopioi aina rekisteri ennen muutosten tekemistä.

K: Kuinka poistaa käytöstä toistuvien kalenterimerkintöjen automaattinen arkistointi

A: Voit sulkea nämä kohteet pois kolmella tavalla:

1. Jätä koko Kalenteri-kansio pois.
2. Yksittäisen kalenterimerkinnän poisjättäminen.
3. Sulje pois useita kalenterimerkintöjä.

Saat lisätietoja osoitteessa Tässä jaksossa.

16. Päätelmä

16.1 Arkistointimenetelmien vertailu

Arkistointimenetelmien erojen ymmärtäminen auttaa sinua valitsemaan tarpeisiisi sopivan lähestymistavan:

Menetelmä	Arkiston kohde	Asiakas / Palvelin	Uusi Outlook	Klassinen Outlook	verkko	Milloin käyttää	Vaikutus postilaatikon kokoon
Manuaalinen arkistointi (Arkisto-painike)	Sisäänrakennettu arkistokansio	Asiakaspuolen toiminta	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Nopea postilaatikon järjestäminen ilman tallennustilan vähentämistä	Ei vähennystä – sähköpostit pysyvät postilaatikossa
Manuaalinen arkistointi (siivous)	Paikallinen PST-tiedosto	Asiakaspuolen toiminta	Ei	Kyllä	Ei	Kertaluonteinen arkistointi postilaatikon tilan vapauttamiseksi	Pienentää postilaatikon kokoa merkittävästi
Automaattinen arkistointi	Paikallinen PST-tiedosto	Asiakaspuolen toiminta	Ei	Kyllä	Ei	Automaattinen jatkuva postilaatikon hallinta	Pienentää postilaatikon kokoa ajan myötä
Exchange Server Online -arkisto	Erillinen palvelimen postilaatikko	Palvelinpuolen toiminta	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Yrityskäyttäjät, joilla on suuret postilaatikot	Pienentää ensisijaisen postilaatikon kokoa

Huomautus: Postilaatikon koon pienentämiseksi sinun on tiivistä se vanhojen sähköpostien arkistoinnin jälkeen.

16.2 Saapuneet-kansion siistinä pitäminen

Arkistointi on vain yksi osa tehokasta sähköpostin hallintaa. Kehitä johdonmukainen rutiini sähköpostien käsittelyyn, arkistoi tai poista sähköpostit heti niiden käsittelyn jälkeen ja tarkista arkisto säännöllisesti poistaaksesi tarpeettomat viestit. Näiden käytäntöjen ja asianmukaisten arkistointiasetusten avulla ylläpidät siistiä ja tehokasta postilaatikkoa, joka auttaa sinua pysymään tuottavana ja keskittymään tärkeisiin viesteihin.

Viitteet

• Microsoftin virallinen asiakirja: Kohteiden arkistointi manuaalisesti
• Microsoftin virallinen asiakirja: Arkisto Outlookissa Windowsissa
• Microsoftin virallinen asiakirja: Arkistoi vanhemmat kohteet automaattisesti
• Microsoftin virallinen dokumentti: Automaattisen arkistoinnin asetusten selitys
• Microsoftin virallinen dokumentti: Arkistopostilaatikoiden ottaminen käyttöön Microsoft 365:ssä

---

kirjailijasta

Xiu Xing on kokenut IT-ammattilainen, jolla on yli 8 vuoden kokemus yrityssähköpostijärjestelmistä ja Microsoft Officen vianmäärityksestä. Hän on auttanut tuhansia käyttäjiä ratkaisemaan monimutkaisia Outlook-ongelmia erilaisissa yritysympäristöissä.

Xiu on erikoistunut sähköpostijärjestelmien migraatioihin, tietojen palautukseen ja tuottavuusohjelmistojen optimointiin. Hänen käytännön kokemukseensa kuuluu Exchange Server -käyttöönottojen hallinta, MAPI-yhteysongelmien vianmääritys ja vankkojen varmuuskopiointistrategioiden toteuttaminen kriittisille sähköpostijärjestelmille.

Teknisen kirjoittamisensa kautta Xiu on sitoutunut tekemään monimutkaisista IT-ratkaisuista helppokäyttöisiä jokapäiväisille käyttäjille. Hän pysyy jatkuvasti ajan tasalla uusimmista Office 365:n ja Exchange Onlinen kehitysaskeleista sekä kehittyvistä sähköpostiteknologioista. Kun Xiu ei ratkaise sähköpostimysteerejä, hän jakaa mielellään käytännön teknisiä vinkkejä, jotka auttavat ihmisiä työskentelemään tehokkaammin.

Onko sinulla kysyttävää tästä oppaasta tai tarvitsetko lisäapua Outlook-ongelmiin? Xiu toivottaa sinut tervetulleeksi. palautetta ja ehdotuksia näiden vianmääritysresurssien parantamiseksi.