Kuinka saada varoitus lähettämällä sähköpostia yrityksen ulkopuolisille henkilöille

Jos yritykselläsi on tarkka käytäntö, jonka mukaan sinun ei pitäisi lähettää sähköposteja yrityksesi ulkopuolisille henkilöille, voit käyttää tässä artikkelissa esitettyä tapaa. Se opettaa sinulle, kuinka käyttää VBA: ta varoituksen saamiseksi, jos sähköposti lähetetään yrityksesi ulkopuolelle.

Joskus yrityksesi voi tietoturvan suojaamiseksi vaatia sinua lähettämään sähköposteja vain yrityksesi sisällä oleville henkilöille käyttäessäsi yrityksen sähköpostitiliä. Toisin sanoen et saa lähettää sähköpostia yrityksen ulkopuolisille henkilöille, nimittäin ulkoisten verkkotunnusten sähköpostiosoitteita. Olet kuitenkin joskus hieman unohdettava. Tässä tapauksessa saatat haluta, että Outlook voi varoittaa sinua automaattisesti, kun lähetät sähköposteja ulkopuoliselle yritykselle. Täällä keskitymme tähän kysymykseen ja opastamme, miten se saavutetaan Outlook VBA: n kautta.

Saat varoituksen, kun lähetät sähköpostia yrityksen ulkopuolisille henkilöille

1. Käynnistä ensin Outlook-ohjelmasi.
2. Paina sitten Alt + F11-pikanäppäimiä.
3. Seuraavaksi saat pääsyn Outlook VBA -editori -ikkunaan.
4. Avaa tämän jälkeen ”ThisOutlookSession” -projekti.
5. Kopioi ja liitä sitten seuraavat VBA-koodit tähän projektiikkunaan.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Sen jälkeen sinun tulee allekirjoittaa tämä koodi.
7. Muuta myöhemmin Outlook-makroasetuksia sallimaan allekirjoitetut makrot.
8. Lopuksi, tästä eteenpäin aina, kun aiot lähettää sähköposteja sähköpostiosoitteisiin, jotka eivät ole yrityksesi verkkotunnuksessa, saat seuraavan kuvan mukaisen varoituksen:

Sulje Outlookia oikein

Outlook pyrkii kaatumaan, jos suljet Outlookin usein väärin, kuten pakotat sen sulkeutumaan äkillisten virtakatkosten vuoksi. Joka kerta, kun Outlook kaatuu, myös PST-tiedostosi kärsii. Kun PST-tiedostosi vaarantuu, vietät paljon enemmän ponnisteluja saadaksesi takaisin vahingoittunut Outlook kuin päivittäinen suojaus. Siinä tapauksessa scanpst.exe ei ole paljon apua. Sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin palata tehokkaampaan työkaluun, kuten DataNumen Outlook Repair.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien SQL Server korjata ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com