Kuinka lisätä tehokkaasti muistiinpanoja Outlook-sähköposteihin VBA:n ja UserFormin kautta

Joskus saatat toivoa, että voit muokata tai lisätä muistiinpanoja sähköpostiisi Outlookissa. Tämä artikkeli esittelee sinulle tehokkaan tavan saavuttaa tämä toiminto.

Lähettäjä:4 helppoa tapaa lisätä huomautus Outlook-viesteihin", voit oppia lisäämään muistiinpanoja viesteihin Outlookin alkuperäisten toimintojen avulla, kuten käyttämällä mukautettuja lippuja, kirjoittamalla huomautuksen aiheeseen tai leipätekstiin tai liittämällä tähän sähköpostiin olemassa olevia huomautuskohteita. Silti ne kaikki ovat vain kiertotapoja. Täällä opetamme sinulle paljon tehokkaamman menetelmän. Sen avulla voit lisätä muistiinpanoja sähköposteihin ja muokata tai poistaa olemassa olevia muistiinpanoja haluamallasi tavalla.

Lisää muistiinpanoja Outlook-sähköposteihin

1. Aluksi pääset VBA-editoriin painamalla "Alt + F11" Outlookissa.
2. Napsauta sitten “Lisää”> “UserForm”.
3. Luo seuraavaksi uudessa UserFormissa alla olevan kuvan mukainen tekstilaatikko.
4. Muuta sitten tekstilaatikon "Nimi" muotoon "txtNotes", kuten kuvakaappauksessa.
5. Luo sen jälkeen lomakkeeseen kaksi komentopainiketta.
6. Valitse sitten "CommandButton 1". Muuta sen "Nimi" muotoon "btnOK" ja muuta sen "Caption" muotoon "OK".
7. Muuta sen jälkeen "CommandVutton 2":n "Nimi" muotoon "btnCancel" ja "Caption" muotoon "Peruuta".
8. Valitse seuraavaksi koko UserForm ja muuta sen "Nimi" muotoon "frmAddNote" ja "Caption" muotoon "Kirjoita muistiinpano".
9. Napsauta sitten hiiren oikealla painikkeella "fromAddNote" ja valitse "Näytä koodi".
10. Kopioi uudessa näytössä seuraava koodi siihen.

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
 
    objNote.Body = strNote
    objNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNote
    objMail.Save
    objNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

11. Laita myöhemmin alla oleva VBA-koodi käyttämättömään moduuliin.

Sub AddNote()
    frmAddNote.Show
End Sub

12. Siirry lopuksi kohtaan "Tiedosto"> "Asetukset"> "Muokkaa nauhaa" lisätäksesi tämän makron nauhaan.
13. Nyt voit kokeilla. Valitse sähköposti ja napsauta uutta "Lisää huomautus" -painiketta nauhassa.
14. Ponnahdusikkunassa voit kirjoittaa muistiinpanosi ja napsauttaa "OK".
15. Valittuun sähköpostiin lisätään välittömästi uusi huomautus.

Muokkaa tai poista Outlook-sähköpostien muistiinpanoja

Joskus saatat haluta muokata tai poistaa sähköpostissa olevia muistiinpanoja. Voit seurata alla olevia ohjeita.

1. Luo ensin toinen käyttäjälomake ja nimeä se nimellä "frmEditNote" ja muuta sen otsikko muotoon "Muokkaa muistiinpanoa".
2. Lisää sitten lomakkeeseen uusi tekstilaatikko ja muuta sen "Nimi" muotoon "txtNotes".
3. Lisää seuraavaksi kaksi komentopainiketta - "OK" ja "Peruuta".
4. Napsauta sen jälkeen hiiren oikealla painikkeella "frmEditNote" ja valitse "Näytä koodi".
5. Syötä seuraava koodi "frmEditNoten" uudelle koodisivulle.

Private Sub UserForm_Initialize()
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objTempNote As Outlook.NoteItem

    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    Set objMail = objAttachNote.Parent
 
    If Right(objAttachNote.FileName, 3) = "msg" Then
       strTempFolder = Environ("Temp")
       strFilePath = strTempFolder & "\" & objAttachNote.FileName
       objAttachNote.SaveAsFile strFilePath
    End If
 
    Set objTempNote = Session.OpenSharedItem(strFilePath)
    txtNotes.Text = objTempNote.Body

    objTempNote.Close olDiscard
End Sub

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objNewNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objNewNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    objAttachNote.Delete

    objNewNote.Body = strNote
    objNewNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNewNote
    objMail.Save
    objNewNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

6. Avaa sen jälkeen moduuli ja kopioi VBA-koodi siihen.

Sub EditNote()
    frmEditNote.Show
End Sub

Sub DeleteNotes()
    Dim objSelectedAttachments As Outlook.AttachmentSelection
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
    Dim objMail As Outlook.MailItem
 
    Set objSelectedAttachments = Application.ActiveExplorer.AttachmentSelection
 
    For Each objAttachment In objSelectedAttachments
        If Right(objAttachment.FileName, 3) = "msg" Then
           objAttachment.Delete
        End If
    Next
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    objMail.Save
End Sub

7. Lopuksi voit lisätä "EditNote"- ja "DeleteNotes" -makrot nauhaan.
8. Lopuksi, kun napsautat "OK" ja palaat pääikkunaan, voit yrittää muokata muistiinpanoa.

• Valitse muistiinpano ja napsauta "Muokkaa huomautusta" -painiketta.
• Sitten näkyviin tulee uusi valintaikkuna, jossa voit muokata valittua muistiinpanoa.
• Muokkauksen jälkeen napsauta "OK". Huomautus päivitetään.

9. Voit myös yrittää poistaa kaikki muistiinpanot.

• Valitse muistiinpano, jonka haluat poistaa.
• Napsauta "Poista muistiinpanot" -painiketta nauhassa.
• Tämä muistiinpano poistetaan heti.

Estä Outlookin tietojen menetys

Etsitkö tehokasta ratkaisua Outlookin tietojen katoamisen estämiseen? Rehellisesti sanottuna, niin kauan kuin teet säännöllisesti Outlook-tietojen varmuuskopioita, voit välttää PST-tietojen katoamisen helposti. Esimerkiksi vaikka PST vaurioituisi, voit silti helposti palauttaa PST tiedot varmuuskopioidusta PST-tiedostosta kuin tuulta.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien palauttaa sql ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com