Jos käsittelet
Useita projekteja toimistossasi, on hyvin todennäköistä, että saat postilaatikkoosi useita näihin projekteihin liittyviä sähköposteja. Ajan mittaan sinun on yhä vaikeampaa seurata yksittäiseen projektiin liittyviä keskusteluja. Outlookin avulla on kuitenkin helppo järjestää keskustelut ja arkistoida sähköpostit siististi. Katsotaanpa joitain käytännön vinkkejä saman saavuttamiseksi.
Luo erilliset kansiot sähköpostien tallentamiseen jokaiselle käsittelemällesi projektille
Aluksi sinun tulee luoda erilliset kansiot jokaiselle käynnissä olevalle projektille, jota käsittelet parhaillaan Outlookissa. Kun saat tiettyyn projektiin liittyvän sähköpostin, voit erottaa sen Saapuneet-kansiosta ja siirtää sen vastaavaan kansioon.
Käytä sääntöjä sähköpostien suodattamiseen asiaankuuluviin kansioihin
Ms Outlookissa voit luoda sääntöjä tietyn aiherivin sisältävien sähköpostien siirtämiseksi. Ihannetapauksessa sinun tulisi rohkaista kaikkia tiimin jäseniä lisäämään projektin nimi sähköpostin aiheriville, jolloin sähköpostit voidaan erottaa automaattisesti sääntöjen avulla.
Luo luokkia jokaiselle projektille ja yhdistä ne ainutlaatuisiin väreihin
Ms Outlook -sovelluksen avulla voit luoda luokkia, joiden avulla voit tunnistaa sähköpostit nopeasti. Voit myös liittää tiettyyn luokkaan tietyn värin, jonka avulla voit lajitella sähköpostit tehokkaasti. Sinun on kuitenkin ensin luotava yksilölliset luokat sähköpostisi järjestämistä varten. Voit tehdä tämän napsauttamalla työkalupalkin valikosta Luokittele ja napsauttamalla sitten Kaikki luokat. Seuraavaksi voit valita jonkin olemassa olevista luokista ja nimetä ne uudelleen merkityksellisellä nimellä. Lisäksi voit vaihtaa mainittuun kategoriaan liittyvää väriä. Outlookissa voit jopa liittää pikanäppäimen yksittäiseen luokkaan. On tärkeää, että jokaiselle jatkuvalle projektille on luotu luokka, jotta voit merkitä ne helposti. Kun luokkaluettelo on paikallaan, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sähköpostia ja napsauttaa luokkia. Ponnahdusikkunasta voit valita sopivan luokan ja käyttää sitä sähköpostissa. Ponnahdusikkuna sisältää muuten linkin pääluokkaluetteloon siltä varalta, että haluat muokata jotakin sen elementtejä.
Älä menetä sähköpostejasi Outlookin kaatumisen vuoksi – Palauta ne takaisin
Jos kohtaat täydellisen Outlookin kaatumisen, sähköpostitietosi eivät ehkä pääse käsiksi. Tällaisessa tilanteessa ainoa vaihtoehto ennen sinua on sähköpostitietojen palauttaminen a pst-korjaus työkalu kuten DataNumen Outlook Repair. Tämä monipuolinen sovellus on ladattu most havaittavissa oleva ja edistyksellinen algoritmi, joka on suunniteltu noutamaan PST-tiedot täysin viallisista tiedostoista. Sovellus on myös varustettu käsittelemään lukuisia mediatyyppejä ja toimii kuin unelma jopa virtuaalikoneen asemilla.
Tekijän esittely:
Alan Chen on hallituksen puheenjohtaja ja puheenjohtaja DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien sql-palautus ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com